Access 应用基础—查询设计(一)

Access 应用基础—查询设计 (1)●一. 查询的基础知识 11. 查询的类型 (2)2. 查询的作用 (2)●二. 进入QBE视图 2●三. 在QBE视图中创建查询 3●四. 选择查询 3示例1：查找－男生 (4)示例2：查找－奖学金 (4)示例3：查找－党员和奖惩 (4)示例4：查找－97级和05级陈姓同学 (5)示例5：查找－78国贸 (5)●五. 汇总查询 6示例6：统计人数 (6)示例7：统计奖学金 (7)●六. 动作查询之更新查询9示例8：更新奖学金 (9)●七．课堂练习10Access 应用基础—查询设计一. 查询的基础知识所谓查询是指根据用户指定的一个或多个条件，在表或查询中查找满足条件的记录，并将查询的设计作为一个对象存储起来。

在Access中，查询是数据库中的一种组件，其目的是以一定的结构存储用户检索到的一组数据。

用户通过查询告诉Access检索条件，Access根据用户提供的条件将查询到的数据反馈给用户。

1. 查询的类型根据用户提供的条件，从一个或多个表（或查询）中检索数据，并且在数据表中显示结果。

参数查询：是一种动态查询，在建立查询时为用户留有动态参数接口。

在执行时显示“输入参数值”的对话框，提示用户根据当时需要输入参数信息，然后再检索相应的记录。

再次执行该查询时，输入其他参数信息，就会得到另外一组数据。

汇总查询：在选择查询的基础上对数据进行分组，并且对查找到的数据记录进行总计、计数、求平均以及其他类型的统计计算。

交叉表查询：可以显示来源于表中某个字段的统计值（求和、平均等），并将它们分组，分别列在数据表的左侧和上方，构成一个二维表格。

动作查询：在数据表中，用户一次只能修改一处数据，而在查询中，用户一次可以根据条件修改、删除多处数据或者增加一组记录，还可以利用一个或多个表中的全部或部分数据创建新表。

●删除查询--从一个或多个表中删除一组记录；●更新查询—将一个或多个表中的记录做全局性的修改；●追加查询--从一个或多个表中将一组记录添加到另一个表的末尾；●生成表查询--利用一个或多个表中的全部或部分数据创建一个新表。

2. 查询的作用●进行了查询操作以后，Access将检索到的数据存入一个动态数据集中，供用户浏览和分析，用户对记录所做的修改将直接存入到对应的表中。

●可将查询得到的结果用作窗体和报表的数据来源。

每次打开窗体或打印报表时，该查询从数据表中检索最新数据，供窗体或报表使用。

用户也可以在基于查询的窗体上直接输入或修改数据，这些记录内容的变化将引起查询内容的变化，并且通过查询反映到数据表中。

●计算字段--在查询中除了选择表中的字段以外，还可以建立一些新的字段，并用这些字段保存计算结果，这样的字段被称为计算字段。

二. 进入QBE视图“数据库”窗口→“查询”→“新建”→简单查询向导/设计视图（重点掌握），如下图所示查询设计网格QBE。

三. 在QBE视图中创建查询要点1：在“显示表”对话框中选择基于查询的表；要点2：如是多表查询，在QBE视图上方的两表之间会出现一对多的连线（或是一对一）。

要点3：分别双击表中各个字段，可使其填入QBE下方的“字段”位置。

或单击设计网格中字段的空白列，在出现的下拉列表中选择字段；如果一次要增加所有字段，可双击数据表字段列表框最前面的星号（*）行，这时，被增加的字段名称为“表名.*”，虽然此时在“设计”视图中看不到单独的字段列，但在运行查询时会显示所有字段的内容。

其缺点是无法对某个字段作准则等设置。

要点4：指定需“排序”的字段（升序/降序），使动态数据集中的记录以新的次序重新排列。

要点5：输入“准则”（复杂的条件可使用表达式生成器）●多项准则在若干字段的同一行，表示各条件相与●多项准则在若干字段的不同行，表示各条件相或要点6：“显示”处打钩，表示当切换到数据表视图时，能看见该字段的值，反之看不见。

四. 选择查询示例1：查找－男生查找所有男生的记录，按专业编号升序排列，不显示照片与备注字段，取名为：查找－男生。

提示：由于性别为文本类型字段，所以在准则中要以西文引号作为字段值的定界符（自动生成）。

示例2：查找－奖学金查找奖学金在200至500元（包括200、500）同学的学号、姓名、性别及奖学金，以性别降序排列，取名为：查找－奖学金。

提示： Between是比较运算符，可用表达式生成器来生成。

该准则也可写成：>=200 And <=500。

示例3：查找－党员和奖惩查找党员或备注不空的同学的学号、姓名、性别、专业、党员、备注，取名为：查找－党员和奖惩。

提示：准则中“是/否”类型字段若要表示为“是”，可用Yes或True或On或-1。

准则中的“备注”类型字段的准则有“Null”/“Not Null”，显示时会自动加上“Is”。

思考01：若要选择非党员，准则中应怎样表示？示例4：查找－97级和05级陈姓同学查找97和05级的姓陈的同学的所有信息，取名为：查找－97和05级陈姓同学。

或：提示：表达式中的通配符“*”――代表任意多个字符“?”――代表任意一个字符准则中含有通配符时，系统自动加上Like。

注意：这里的*和？必须用西文符号。

示例5：查找－78国贸查找1978年出生的“国际经济与贸易”专业的所有同学的学号、姓名、出生日期、奖学金字段，取名为：查找－78国贸。

说明：有关的日期函数日期函数Date() 返回系统当前日期Year([日期型字段]) 返回日期中的年份Month([日期型字段]) 返回日期中的月份Day([日期型字段]) 返回日期中的日数Now() 返回系统当前的日期和时间Year([S]![Birthday])是表达式字段，在此作为准则，不需要显示出来；[学生表]![出生日期]表示“出生日期”字段来自于学生表提示：学生表的“专业编号”字段是专业表的外码，即定义了参照完整性，（参照专业表的主码“专业编号”），所以，如果用学生表的“专业编号”，则查询中的准则应写成“01”，而不能写成“国际经济与贸易”；五. 汇总查询在选择查询的基础上对数据进行分组，并且对查找到的记录的数据进行总计、计数、求平均以及其他类型的统计计算。

方法有：●向导生成：最简单的方法是利用“简单查询向导”形成汇总查询后，再在QBE视图下进行修改。

●QBE视图：Σ 按钮。

一些常用的统计函数：sum-求和、avg-平均、count-计数、min-最小值、max-最大值。

示例6：统计人数统计男女同学的人数，取名为：统计人数。

示例7：统计奖学金统计各专业同学奖学金的平均值、最大值及各专业同学的人数，按专业编号升序排列，取名为：统计奖学金。

用向导建立查询的参考步骤：查询→新建→简单查询向导→确定→选择学生表→选择专业编号、奖学金字段→下一步→选“汇总”单选按钮→“汇总选项”→选“平均值”、“最大值”、“统计学生表中的记录数”复选框→确定→下一步→输入查询名称→完成。

提示1：此例是以专业分组，因此，查询为每个专业生成一条动态的记录；提示2：切换到QBE视图，将“Avg 之奖学金”改为“奖学金平均值”等等，注意：一定要以西文冒号分隔；提示3：奖学金的平均值保留三位小数、固定（或标准）格式。

思考02：固定和标准格式有何不同？用设计视图建立查询的参考步骤：查询→新建→设计视图→显示学生表→单击Σ 按钮→字段中，选择专业编号、奖学金（2次）、输入count(*)→其它设置请参看上图。

六. 动作查询之更新查询动作查询强调的是查询的执行，用“！”命令按钮触发查询的执行。

而在这以前我们所学的各种类型的查询，通常是在设计视图与表视图之间切换，这一过程的目的是寻求设计一个最优的动态集合，而不会对查询的数据源――表，及表中的数据做任何的修改。

动作查询是在一次查询执行中，根据不同的条件更改多条记录的查询方法一般操作方法：查询对象→新建→设计视图→添加数据表→查询菜单→选择相应的动作查询→生成表查询/更新查询/追加查询/删除查询。

提示：动作查询的执行过程是不可逆的，请注意以下四个方面：1.动作查询执行后会修改数据表原始数据(为破坏性查询)，而且不能撤消，所以，执行前一定要确定查询设计正确与否, 最好在执行前做好相关的备份；2.动作查询在设置完字段和条件后，切换到“数据表视图”只是看到查询执行之前所选定的记录，一定要执行查询后才可看到结果；3.点击工具栏中的“运行”按钮执行动作查询，然后切换到“数据表视图”可看到查询的结果；4.动作查询不能多次执行，某种条件下可能造成循环更新或不正确的替代。

更新查询：对一个或多个表中满足特定条件的记录，对相应字段中的值进行更新。

如果查询中没有加条件，则所有记录的指定字段都改成新值。

提示：只需选择要更新和有条件的字段。

示例8：更新奖学金给获得三好学生的同学奖学金增加500元，取名为：更新奖学金。

七．课堂练习1. 完成本课中的7个示例；2. 查询9月份出生的学生，显示所有字段，查询名称：查询－9月；3. 查询备注为空的男同学，显示学号、姓名、专业名称和备注，查询名称：查询－男备注空；4. 查找全体党员，列出学号，姓名，性别、党员，查询名称：查询－党员；5. 查询不姓陈和不姓王的同学的学号和姓名，查询名称：查询－不姓陈和王；6. 查找出生日期为1987年3月的同学的所有字段，查询名称：查询－87年3月；7. 查找所有的三好学生的学号、姓名、专业和备注，查询名称：查询－三好学生；8. 查询选修了“计算机应用基础”课程的同学的学号、姓名、课程名称和成绩，并按成绩降序排列，查询名称：查询－计算机应用基础课程。