文件控制管理规范
文控管理试行规范
文控管理试行规范一、背景介绍文控管理是指对组织内各类文档、文件进行规范化管理的一种方法，旨在提高文档管理的效率和质量。
为了更好地实施文控管理，制定本试行规范，以确保文档的准确性、一致性和可追溯性。
二、适合范围本试行规范适合于组织内所有文档和文件的管理，包括但不限于公司内部文件、合同、报告、工作指引等。
三、文档命名规范1. 文件名应简明扼要，能够准确反映文档的内容；2. 文件名应使用英文或者数字，不得包含特殊字符或者空格；3. 文件名应以日期或者版本号作为后缀，以便追踪和管理不同版本的文档。
四、文档格式规范1. 文档应使用标准字体和字号，确保易读性；2. 文档应使用统一的页眉和页脚，包括文档标题、页码等信息；3. 文档应使用统一的标题层次结构，便于阅读和导航；4. 文档中的图表、表格应清晰可辨，编号规范，并在文中引用。
五、文档版本控制1. 每一个文档应有惟一的版本号，以确保文档的更新和追溯；2. 文档的版本号应使用标准格式，例如“V1.0”，其中“V”表示版本，后面的数字表示主版本号和次版本号；3. 每次对文档进行修改时，应更新版本号，并记录修改内容和日期；4. 旧版本的文档应妥善保存，以备查阅和比对。
六、文档审批流程1. 文档的编制人应将文档提交给相关部门或者人员进行审批；2. 审批人应按照规定的流程和时间要求审批文档；3. 审批人应对文档提出意见或者修改建议，并在规定时间内完成审批；4. 审批完成后，文档应及时归档并通知相关人员。
七、文档归档管理1. 完成审批的文档应按照规定的分类和编号进行归档；2. 归档的文档应保存在指定的存储介质中，确保安全可靠；3. 归档的文档应标注归档日期、归档人员和归档位置；4. 归档的文档应定期进行备份和检查，以确保数据的完整性和可用性。
八、文档查询和检索1. 组织内部应建立文档查询和检索系统，方便快速查找和获取文档；2. 查询和检索系统应具备关键词搜索、分类浏览等功能；3. 查询和检索系统应定期更新和维护，确保信息的准确性和及时性；4. 查询和检索系统的使用权限应进行合理分配，以保护文档的安全性。
文件控制管理规范
文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
文件控制管理制度范文
文件控制管理制度范文文件控制管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件的产生、使用、保管和销毁，确保文件的合法性、真实性、完整性和保密性，提高办公效率，制定本制度。
第二条文件是信息载体，包括纸质文件和电子文件。
第三条本制度适用于本单位的所有文件管理活动。
第四条文件管理应遵循合法、实际、合理、经济的原则。
第五条文件管理应遵循统一规划、有序管理、增效利用、安全保管的原则。
第六条文件应当分类管理，并建立相应的档案目录。
第七条文件应当按照文件工作流程进行处理，确保及时、准确、规范。
第八条文件管理应当强化信息安全管理，保护文件的机密性和完整性。
第九条文件权限分级管理，明确各级权限的使用范围和操作权限。
第十条文件管理应当有权责清晰、责权结合的岗位职责。
第二章文件的产生和标识第十一条文件的产生应当符合国家法律法规、行政规章的要求。
第十二条文件产生前应当明确责任人员和审批程序。
第十三条对于需要编号的文件，应当按照一定规则进行编号，确保编号的唯一性和顺序性。
第三章文件的登记和流转第十四条文件应当在产生之日起进行登记，并按照一定的流转程序进行处理。
第十五条文件登记应当包括文件编号、文件名称、文种、文号、发文单位、发文日期、及时性要求等信息。
第十六条文件流转应当明确流转范围和流转顺序，确保流转畅通。
第四章文件的归档和保管第十七条文件应当按照一定的规则进行分类归档，便于查找和利用。
第十八条文件应当规范保存，使用档案袋或箱进行封存，并登记封存信息。
第十九条文件保管应当建立相应的档案库房，定期巡回检查并进行防火、防潮、防鼠等措施。
第二十条文件保管期满后，应当按照一定的程序进行销毁，销毁时应当做好记录。
第五章文件的安全保密第二十一条文件的机密性应当根据文件的内容和涉密程度进行分级，并限制在特定人员范围内传阅。
第二十二条文件的传输应当使用安全通道，并对传输过程进行记录。
第二十三条文件的抄录应当遵循原则，规定抄录的范围和目的，并进行相应的审核。
文件管理规范
文件管理规范一、文件管理的背景和意义随着信息技术的快速发展和信息化程度的提高，各类组织和企业的文件数量不断增加，文件管理变得越来越重要。
良好的文件管理规范能够提高工作效率，保证信息的准确性和完整性，提升组织的整体管理水平。
本文旨在介绍文件管理规范的制定和实施，以匡助组织和企业建立科学、规范的文件管理体系。
二、文件管理规范的制定和实施步骤1.明确文件管理的目标和原则文件管理的目标是确保文件的安全、准确、及时和完整，以支持组织的正常运作。
文件管理的原则包括合规性、保密性、可追溯性、便捷性和持续性等。
2.确定文件管理的组织架构和职责建立文件管理部门或者委员会，明确各级文件管理人员的职责和权限。
文件管理人员应具备专业的文件管理知识和技能，能够有效地管理和维护文件。
3.制定文件管理的流程和规范根据组织的实际情况，制定文件管理的流程和规范，包括文件的创建、归档、检索、借阅、销毁等各个环节的具体操作步骤和要求。
确保文件的生命周期得到有效管理。
4.建立文件管理的信息系统利用信息技术手段，建立文件管理的信息系统，实现文件的电子化管理。
包括文件的电子化存储、检索、传输和备份等功能，提高文件管理的效率和便捷性。
5.加强文件管理人员的培训和监督组织定期的文件管理培训，提高文件管理人员的专业素质和技能水平。
同时，建立文件管理的监督机制，对文件管理的执行情况进行检查和评估。
6.建立文件管理的安全措施制定文件管理的安全措施，包括物理安全和信息安全两个方面。
物理安全主要是保护文件的存储环境和设备安全；信息安全主要是保护文件的机密性、完整性和可用性。
三、文件管理规范的具体要求1.文件的创建和命名规范文件应按照一定的命名规范进行命名，包括文件名称、文件编号、文件类型、文件版本等信息。
文件的创建应注明文件的作者、创建时间和文件的目的和内容。
2.文件的归档和分类规范文件应按照一定的分类和归档规范进行管理，确保文件的有序存放和易于检索。
文件与资料控制管理制度范文
文件与资料控制管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强文件和资料的管理工作，提高工作效率，保证文件资料的安全性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件和资料的管理工作。
第三条文件和资料的管理应当遵循严谨、规范、高效、便捷的原则。
第二章文件管理第四条文件管理是指为了实现信息流转，把信息及时、准确地传递给有关方面，使其得到遵纪守法的使用和按期外送的管理活动。
第五条文件的管理应包括编制、审核、定稿、印制、发放、核销、存档等环节。
第六条文件的编制应符合实际需要，准确合理，语言简练，格式完整。
第七条文件的审核应根据文件的重要性和机密程度层层审核，确保文件的内容准确、合规。
第八条文件的定稿应由责任人负责，在审核完毕后进行仔细审查，确保内容无误。
第九条文件的印制应符合印刷文件管理的有关规定，印刷时应注意使用合格的印刷材料和设备，确保印刷品质量。
第十条文件的发放应按照规定程序进行，对于重要文件应采取签发方式，确保控制发放权限。
第十一条文件的核销应及时进行，核销后的文件应及时清理。
第十二条文件的存档应建立档案管理制度，确保文件的安全和易查。
第三章资料管理第十三条资料管理是指对单位内部或外部事务有关的信息和材料的收集、整理、维护、利用以及安全保密的一系列工作。
第十四条资料的收集应根据单位的工作需要进行，确保收集到的资料准确、全面。
第十五条资料的整理应进行分类归档，确保资料的秩序和易查。
第十六条资料的维护应定期检查、整理、修复，确保资料的完好性和持久性。
第十七条资料的利用应根据需要合理提取并加以利用，遵守文件和资料的使用规定。
第十八条资料的安全保密应建立相应的保密措施，明确保密级别和权限，遵守保密规定。
第四章文件与资料的流转第十九条文件与资料的流转应按照正常流程进行，确保流转的准确性和及时性。
第二十条文件与资料的传递应采取书面方式，确保内容的完整和准确。
第二十一条文件与资料的外送应按指定程序进行，确保外送的安全性和及时性。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文控文件管理制度范文
文控文件管理制度范文文控文件管理制度一、总则为规范公司文控文件的管理和使用，提高文件的传递效率和使用效益，特制定本文件管理制度。
二、文件的定义文控文件是指公司内部或外部产生的各类文件、资料和信息等。
包括但不限于合同、协议、报告、函件、会议纪要、通知、规章制度、标准化文件、技术资料等。
三、文控文件的分类文控文件根据用途和形式的不同，可分为以下几类：1. 内部文件：仅在公司内部使用的文件，包括公司内部规章制度、实施细则、工作流程、内部通知等。
2. 外部文件：向外部机构、合作伙伴、客户发送的文件，包括合同、协议、报告、函件等。
3. 档案文件：公司历史记录、经验总结、资料备份等文件，包括纸质档案和电子档案等。
四、文控文件的管理流程1. 文件编制：文件的编制由文件责任人负责，必须严格按照公司规定的格式和标准进行编制，确保文件的准确性和规范性。
2. 文件复核：对于重要文件，应设置复核环节，由专门的人员对文件内容进行复核，确保文件的准确性和合规性。
3. 文件审批：对于需要审批的文件，应按照公司规定的审批流程进行审批，确保文件的合法性和可行性。
4. 文件分发：完成文件编制、复核和审批后，应按照文件的用途和需要，通过公司内部的文控系统或其他方式进行分发。
5. 文件传阅：接收到传阅文件的人员应按要求及时阅读，如有需要，可对文件进行批注并反馈意见，确保文件的传递效率和信息的准确性。
6. 文件归档：对于执行完毕的文件，应及时归档，确保文件的安全性和可检索性。
五、文控文件的存储和保密1. 纸质文控文件的存储：应设立专门的文控文件库房，对文件进行分类、整理和存储，保证文件的安全性和完整性。
2. 电子文控文件的存储：应建立文控文件管理系统，将电子文件进行分类、整理和存储，确保文件的安全性和可检索性。
3. 文件的保密：对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保密管理，确保文件的机密性和安全性。
六、文件的使用和销毁1. 文件的使用：公司内部人员在使用文控文件时应遵循以下原则：- 准确性原则：使用文件时要准确理解文件内容并按要求执行。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
质量控制文件管理规范
质量控制文件管理规范在企业管理中，质量是非常重要的一个方面。
对于产品或服务的质量控制，需要有完善的文件管理规范来保证其可控可追溯。
本文将介绍质量控制文件管理的规范要求和实施方法。
第一部分：质量控制文件的分类质量控制文件可以分为制度文件、程序文件和记录文件三类。
1. 制度文件制度文件是质量控制体系的框架文件，包括各类质量管理制度、标准和规范。
制度文件规定了企业质量管理的基本原则、组织结构、职责分工等内容，对于确保质量目标的实现起着基础性的作用。
在制度文件中，要明确规定文件的编号、版本、发布日期等信息，以便于管理和查阅。
2. 程序文件程序文件是具体实施质量管理工作的文件，包括各类作业指导书、检测标准、流程图等。
程序文件规范了各项具体工作的实施步骤、方法和要求，确保相关操作按照统一标准进行。
在程序文件中，应明确规定文件的适用范围、修订情况、有效期限等内容，以保证文件的有效性和可追溯性。
3. 记录文件记录文件是对质量管理活动的记录和证明文件，包括各类检测报告、验收记录、问题反馈表等。
记录文件是质量管理的实际成果，反映了质量管理工作的执行情况和结果。
在记录文件中，应明确记录内容、保存期限、保密要求等内容，以确保记录的完整性和可靠性。
第二部分：质量控制文件的管理质量控制文件的管理需要符合以下规范要求：1. 统一管理质量控制文件应由专门的质量管理部门进行管理，统一设立文档管理岗位，负责文件的起草、审核、发布、变更和废止工作。
所有相关部门和人员必须按照规定的程序和流程进行文件管理，确保文件的一致性和有效性。
2. 规范制定质量控制文件的制定必须遵循标准化的规范，内容应简明清晰、规范准确。
制定前需进行充分的调研和论证，确保文件符合实际需求和质量管理要求。
制定过程中应征求相关部门和人员的意见，凝聚共识，提高文件的可操作性和实效性。
3. 有效实施质量控制文件的实施需要明确责任部门和责任人员，建立有效的执行机制和监督制度。
文件控制管理制度(范本3个)
文件控制管理制度一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性,特制定本制度。
二、适用范围本规定适用于公司内部所有文件的管理。
三、职责1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技术部统一管控），每个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。
3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。
4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。
5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）四、相关文件的术语和定义:（一）公司内部文件包含：1、告示类文件：告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。
（1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。
（2）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。
（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。
（4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。
2、内控类文件：内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。
各内控类文件分为四个级别,分别为:一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。
（1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。
如员工手册、质量环境管理手册等。
（2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。
（3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检测报告等。
（4）四级内控文件：如相关记录表单。
（二）内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机密、绝密。
五、程序说明（一）文件拟定和审核1、质量环境管理手册由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核，总裁批准。
文件管理及控制管理制度
文件管理及控制管理制度第一章总则第一条为了规范和加强文件管理及控制管理，促进信息化管理水平，保障公司各项业务运行的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工和相关人员，包括但不限于领导、管理人员、行政人员以及其他工作人员。
第三条文件管理及控制管理是公司的基本管理工作，各级领导和工作人员都要认真贯彻执行，确保文件管理及控制管理工作的严格规范和有效实施。
第二章文件管理第四条文件管理是指公司对各类文件（包括电子文档）的归档、存档、检索、借阅、销毁、备份等管理工作。
第五条文件管理的基本原则是按照“政策法规、分工协作、保密安全、及时准确”的要求进行。
第六条公司文件按照重要性和保密程度进行分类管理，分为绝密、机密、秘密、一般文件等级。
第七条文件管理应采取三级审批制度，即文件的审批、签署和批准应分别由上一级、同级以及下一级领导进行。
第八条文件的归档、存档和备份应按照规定的时间和地点进行，确保文件的安全性和完整性。
第九条文件的借阅和查阅应符合规范程序，行政人员要对借阅人员和查阅人员进行登记备案。
第十条文件销毁应按照规定的流程和程序进行，必须经过多级审批，并由专人进行操作，确保文件的绝对安全。
第三章控制管理第十一条控制管理是指公司对各项业务的监督和检查，以确保公司各项业务符合规定的程序和标准，保证公司的正常运营。
第十二条控制管理的基本原则是建立健全的内部控制机制，完善的制度和流程，有效的监督和检查。
第十三条控制管理应对公司各项业务的关键环节进行监督和检查，及时发现并解决问题，保证业务的顺利进行。
第十四条控制管理应建立健全的档案管理制度，对各项业务的相关档案进行及时归档、存档、检索和备份。
第十五条控制管理应对公司的资产和财务进行有效的监督和检查，确保公司的资产安全和财务稳健。
第十六条控制管理要建立风险管理机制，对各项业务的风险进行识别、评估、控制和应对，确保公司的风险可控。
第四章问责机制第十七条公司应建立健全的问责机制，对于文件管理和控制管理中的违规行为，要追究责任，依法依规进行处罚。
文件与资料控制管理制度（5篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。
公司文件控制管理制度
一、总则为规范公司文件的管理和使用，提高文件利用效率，保障文件的安全性和保密性，特制定本制度。
二、文件管理的基本原则1.文件管理应遵循“便捷、高效、有序、安全、保密”的原则。
2.文件管理应依法依规，严格按照国家法律法规和公司规章制度办事。
3.文件管理应科学合理，做到分类、分级、备份、限制、归档等步骤。
4.文件管理应有明确责任人，分工协作，各司其职，形成有效的管理机制。
三、文件管理的责任人员1.公司领导对文件管理工作负总责，制定文件管理制度并督促执行。
2.行政管理部门负责具体的文件管理工作，包括文件的收集、整理、归档、借阅等。
3.各部门负责本部门文件管理工作，保证文件的完整性和安全性。
四、文件的分类1.按用途分类，包括会议文件、内部文件、外部文件、保密文件等。
2.按密级分类，包括绝密、机密、秘密、一般四级。
3.按内容分类，包括规章制度文件、合同文件、技术文件、财务文件等。
五、文件的流转方式1.内部文件流转采用电子邮件、内部通知等形式。
2.外部文件流转采用快递、快递、传真等形式。
3.秘密级文件流转应采用专门的密件袋、密码传送等方式。
六、文件的存储和归档1.电子文件应存储在公司指定的服务器上，建立备份和恢复机制。
2.纸质文件应按照规定进行分类归档，设置密封柜进行保管。
3.完成文件的存储和归档后要做好相应的档案管理工作，确保文件的完整性和安全性。
1.借阅文件应填写借阅单，经主管部门同意后方可借阅。
2.被借阅文件要做好记录，借出时应保证文件的完整性。
3.借阅结束后应及时归还文件，保证文件的及时整理和归档。
八、文件的销毁和报废1.文件保管期满或者不再需要使用时，应及时报请行政管理部门进行销毁或者报废处理。
2.销毁文件应有明确程序，包括经过审核、备案、证明等环节。
3.严禁私自销毁文件或者擅自处理文件。
九、文件管理的监督和检查1.公司领导应当定期对文件管理工作进行检查，督促各部门加强文件管理工作。
2.行政管理部门应当定期对文件管理工作进行抽查和检查，发现问题及时整改。
文件管理规范
文件管理规范一、引言文件管理是组织和管理文件的过程，对于一个组织或机构来说，良好的文件管理是保证工作高效运行和信息安全的基础。
本文旨在为组织制定一套文件管理规范，以确保文件的有效管理、保密性和可追溯性。
二、文件分类和命名规范1. 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
每个类别下可以再进行细分，确保文件的归类清晰明确。
2. 文件命名文件命名应简洁明了，能够准确描述文件内容。
建议采用以下格式：- 文件名-日期-版本号.文件格式例如：报告-20220101-V1.docx三、文件存储规范1. 存储位置文件应存储在指定的网络共享文件夹或云存储平台中，确保所有相关人员都能够方便地访问和共享文件。
2. 文件夹结构建议建立清晰的文件夹结构，以便快速定位和管理文件。
可以按照部门、项目、年份等进行分类，例如：- 行政文件- 2022年- 1月- 2月- 2023年- 财务文件- 2022年- 2023年3. 文件备份定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份可以存储在不同的地点或设备上，以防止数据丢失或损坏。
四、文件访问和权限管理1. 访问权限根据不同的职责和工作需要，设置不同的文件访问权限。
只有授权人员才能够查看、编辑或删除文件，确保文件的机密性和完整性。
2. 文件共享对于需要多人合作的文件，可以设置共享权限，允许多人同时编辑和查看文件。
同时，应设定版本控制，确保文件的更新和追溯。
五、文件归档和销毁1. 文件归档根据文件的保管期限和重要性，制定文件归档策略。
将不再频繁使用的文件进行归档，确保主要工作区域的整洁和高效。
2. 文件销毁对于已经过期或不再需要的文件，应进行安全的销毁。
可以采用物理销毁（如纸质文件的碎纸机处理）或数字化销毁（如硬盘数据的彻底擦除）。
六、文件审计和追溯1. 文件审计定期进行文件审计，检查文件的完整性和合规性。
审计过程可以包括文件的访问记录、修改记录和备份记录等。
公司文件控制管理制度（通用12篇）
公司文件控制管理制度公司文件控制管理制度公司文件控制管理制度（通用12篇）在生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
到底应如何拟定制度呢？以下是小编精心整理的公司文件控制管理制度（通用12篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
公司文件控制管理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
文件控制管理规范
文件控制管理规范文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
公司文件控制管理制度
公司文件控制管理制度一、目的规范公司文件编制、审批、修订、发布、回收等各项管理，确保公司文件得到有效控制和管理。
二、适用范围适用于公司所有列入控制范围文件的管控。
三、定义（一）第一级文件：手册类、汇编类——简要说明公司各项管理体系如何满足相关国际、国家标准要求；各类文件的汇编。
（二）第二级文件：程序文件、规章制度、流程、政策性文件——全公司范围实施的管理要求和程序规定；跨多个部门运行的管理要求和程序规定；各项工作流程。
（三）第三级文件：指导书、各类规范标准——各个部门内部岗位要求、规范、管理细则等；说明某项工作、任务等如何做。
（不涉及跨部门运行的文件）（四）第四级文件：表单——用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。
（五）外部文件1、公司产品相关的国际、国家、行业标准、法律、法规要求等。
2、公司各管理体系的国际、国家标准、法律、法规要求等。
3、公司经营管理过程中相关行业、法律、法规要求等；政府公文、政策文件等。
4、其他外部文件。
（六）日常办公文件：用于日常办公事务的文件。
（如：报告类、提案类、事务记录类等）四、职责（一）行政部负责公司所有文件与资料的管理控制。
（二）各部门负责相关文件的编制和对接收文件的保管与维护及其使用前的培训。
五、制度细则（一）文件编制及格式规定1、一级文件按照：目录、主要内容、附录、修改记录的顺序编写。
2、二级文件按照：标题、正文、附录、修改记录的顺序编写。
《公司制度格式要求》（详见附表四）。
3、三级文件参照二级文件编制及格式规定。
4、四级文件具体设定格式根据各部门的管理要求进行设计。
总体要求使用公司图标标准化、具有表格编号和版本号。
5、版本号和修订号版本号：以 A、B、C、D……Z 表示。
四级文件只设定版本号管理。
修订号：一、二、三级文件，每修改一次即变更修订号，修订号以0.1.2.3……9 表示，修改完 9 次后即变更版本号。
6、公司公文：用于公司人事任命、重要通告、公司决议、文件发布通知等行政文书使用。
日常文件控制管理制度
第一章总则第一条为加强我单位文件管理工作，提高文件管理效率，确保文件安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有部门、岗位及工作人员在日常工作中涉及文件管理的各项活动。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格按照国家法律法规和文件管理规定执行；2. 安全原则：确保文件安全，防止文件丢失、泄密；3. 效率原则：提高文件处理效率，确保文件及时传递、归档；4. 完整原则：保持文件完整，确保文件内容真实、准确；5. 节约原则：合理使用文件，降低文件消耗。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：1. 行政文件：包括通知、通报、报告、请示、批复等；2. 事务文件：包括会议记录、工作计划、工作总结、工作汇报等；3. 技术文件：包括技术规范、操作规程、设计文件等；4. 其他文件：包括合同、协议、档案等。
第五条文件编号按照以下规则进行：1. 行政文件：以年份+部门简称+序号组成；2. 事务文件：以年份+部门简称+序号组成；3. 技术文件：以项目名称+年份+序号组成；4. 其他文件：以文件类型+年份+序号组成。
第三章文件收发与传递第六条文件收发实行逐级负责制，各部门负责人负责本部门文件的收发工作。
第七条文件收发应遵循以下程序：1. 收件人收到文件后，应在文件上签收；2. 收件人应及时将文件转交相关部门或负责人；3. 文件传递过程中，应确保文件完整无损。
第八条文件传递应采用以下方式：1. 面传：由收件人亲自将文件送达；2. 传阅：由收件人将文件送至相关部门或负责人，由其传阅；3. 电子邮件：对于可以电子化处理的文件，可通过电子邮件进行传递。
第四章文件归档与保管第九条文件归档应按照以下要求进行：1. 归档文件应按照文件类别、年份、编号等顺序排列；2. 归档文件应填写归档目录，包括文件名称、编号、归档日期等；3. 归档文件应进行编号、分类、装订、贴标签等工作。
第十条文件保管应遵循以下规定：1. 文件柜应定期检查，确保文件柜完好无损；2. 文件柜钥匙由专人保管，不得随意转借；3. 文件柜应保持整洁、有序，便于查找；4. 文件保管期限根据文件性质和规定执行。
文件管理制度及规范
文件管理制度及规范一、总则为加强文件管理工作，规范文件管理行为，提高文件管理效率，保障信息安全，制定本制度。
二、文件管理范围文件管理范围包括但不限于机构内部所有文件、资料以及电子文档。
三、文件管理原则1.文件管理应遵循合法、规范、安全、高效的原则。
2.文件管理要求实行分类管理、归档管理、鉴定管理和清理管理。
3.文件管理应严格保密，确保文件安全。
4.文件管理应做到信息共享、传递迅速、审批流畅。
5.文件管理应遵循便民、高效、服务、规范的原则。
四、文件管理流程1.文件的起草（1）文件起草必须清晰明确，信息准确完整。
（2）文件的起草必须符合相关法律法规和政策规定。
2.文件的审批（1）文件的审批应符合机构内部的审批流程和权限规定。
（2）对于重要文件，应进行多级审批，确保文件的合法性和权威性。
3.文件的签发（1）签发文件必须由主管领导亲自签字，确保文件的权威性。
（2）签发文件要在规定的时间内完成，确保文件的及时性。
4.文件的传阅（1）文件的传阅要求明确，接收人必须在规定的时间内完成阅读并签字确认。
（2）对于重要文件，传阅必须经过机构内部的授权人员。
5.文件的归档（1）文件的归档要按照规定的分类标准进行整理，确保文件的有序性。
（2）文件的归档要保证文件的安全和完整性，避免文件的遗失和损坏。
6.文件的保密（1）对于涉密文件，必须严格限制查看范围，并采取相应的安全措施。
（2）避免在公共场合或非授权人员面前泄露文件内容。
7.文件的销毁（1）对于已经失效或过期的文件，应按照规定的销毁程序进行销毁。
（2）对于重要文件，必须经过主管领导的批准后才能进行销毁。
五、文件管理规范1.对于涉密文件，必须进行专门管理，严格控制查看权限。
2.文件的编号、标题、日期、密级等信息必须准确无误。
3.文件内容必须清晰明确，避免模糊和歧义。
4.文件应标明文件的保存期限和销毁程序。
5.对于电子文档，应定期进行备份，确保文件的安全性。
6.对于重要文件，必须设置相关保密措施，防止泄密事件发生。
文件管理及控制管理制度范文
文件管理及控制管理制度范文文件管理及控制管理制度范文第一章总则第一条为了规范公司的文件管理和控制管理工作，做好文件的收集、传达、保存和归档工作，提高工作效率和信息安全保障水平，制定本制度。
第二条文件管理和控制管理制度是公司的内部管理规范，适用于公司内所有文件的管理和控制工作。
第三条公司要加强文件管理和控制管理人员的培训和管理，提高相关管理人员的专业素质和管理水平。
第四条公司领导要高度重视文件管理和控制工作，加强对文件管理和控制管理人员的指导和监督，确保制度的执行效果。
第五条公司要建立合理的文件管理和控制管理网络系统，完善文件的收集、传达、保存和归档流程，提高工作效率和信息安全保护水平。
第二章文件管理第六条公司要建立健全的文件管理流程，实现文件的全过程管理。
第七条公司要明确文件的分类标准和文件编号规则，做到文件分类清晰，编号有序。
第八条公司要制定文件的创建和修改规范，明确文件编写要求和文件修改程序。
第九条公司要建立文件传达制度，确保文件的及时传达，做到信息畅通。
第十条公司要加强文件的保存和归档工作，建立合理的文件保存期限，对文件进行分类归档。
第十一条公司要建立文件查询和借阅管理制度，确保文件的及时查询和合理借阅，提高工作效率。
第三章控制管理第十二条公司要建立合理的控制管理制度，对权限进行科学配置和管理。
第十三条公司要制定权限批准和变更规定，明确权限批准和变更的程序和责任。
第十四条公司要加强对权限的控制和监督，防止权限的滥用和泄露。
第十五条公司要建立权限审计制度，对权限的使用情况进行定期审计，发现问题及时处理。
第四章信息安全保障第十六条公司要加强信息安全保障，确保文件的安全性和机密性。
第十七条公司要制定信息安全保障制度，加强对文件的访问控制和传递安全的管理。
第十八条公司要加强网络安全保障，建立完善的网络安全措施，防止网络攻击和信息泄露。
第十九条公司要加强对信息安全管理人员的培训和管理，提高相关人员的专业技能和责任意识。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。
作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。
作业文件为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。
2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。
记录为质量管理体系的第四阶文件。
3. 职责3.1 文件主要使用/涉及人员或文件主要业务归口人员负责文件的编制及维护，保证文件与现场运作、管理的一致性。
3.2 文件编制区域主管/经理负责文件的审核/批准，文件使用/涉及区域相关负责人或业务归口人进行文件的评审及会签。
同时负责本区域相关文件的定期评审及协调、改善推动工作。
3.3 各区域质量体系文件协调人（后文简称区域协调人）负责定期或必要时本区域/职能块内文件编制、评审的组织及协调工作和一般性的跨区域/职能块文件的编制、评审的组织、协调工作；负责本区域受控文件原件的保管和区域内发放工作，并负责保证本区域内受控文件培训、目视及操作管理的规范性督导和推进。
3.4 体系工程师负责特别的（比较复杂的）跨区域/职能块文件的编制、评审的组织和协调；负责对公司文件原件的存档及对受控文件的发放回收。
同时，定期评审各区域受控文件的存档、培训及操作管理是否符合文件规范，并出具相关报告。
3.5 班组长组织班组内文件的编制、更改及班组人员的培训工作，接受培训人员填写培训记录。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
3.6 记录文件格式由各相关区域业务归口负责人自行编制、区域主管及经理评审批准，管理并由上一级领导监督实施。
4. 规定4.1 文件分类本文件所涉及质量管理体系文件主要包括:1）程序支持规范性文件；2）管理文件；3）作业文件（如：流程、STS/TIS、技术/操作要求&规范等）；4）外来文件；5）质量管理体系文件所要求的记录。
4.2 文件编写、更改及废止4.2.1 程序支持规范性文件、管理文件、作业文件由主要业务归口人员或文件使用/涉及人员负责编制文件草稿，格式、内容等按照《受控文件格式标准》规定执行。
4.2.2质量体系文件修改规范作业文件：STS/TIS有轻微更改的在原文件上用签字笔进行划改即可，并在更改记录中将填写更改原因，并签字培训。
但需在两周内完善成电子版，其他文件除外。
4.2. 3 文件使用/涉及区域相关负责人评审后，由编制人员将更改（如需）完毕文件的电子版交与体系工程师对文件统一编号。
4.2.4 文件编制人员在已编号书面文件及《发文审批单》“编制”栏签字，并呈交区域主管在“审核”栏签字、区域经理在“批准”栏签字。
若文件内容涉及其他区域，还需由相关区域经理、主管、工程师“会签”。
注：只程序支持规范性文件、管理文件、文件发放时需签署《发文审批单》。
4.2.5 区域/职能块内文件由文件编制/维护归口人或区域协调人、区域负责人经评估确认需新增、更改、作废文件，由区域协调人提报书面更改或废止申请至体系工程师后进行后续操作；一般性跨区域/职能块文件的编制、更改需由文件编制/维护归口人所在区域的区域协调人提报体系工程师，或提议区域的区域协调人联系文件编制/维护归口区域的协调人并提报体系工程师后进行操作管理（注：此类文件评审中发现涉及其他区域的操作内容不符合规范和标准，追究文件编制/维护区域责任）。
特别的跨区域/职能块文件由体系工程师协调文件主要归口区域协调人，由归口区域协调人组织、协调文件业务归口人员进行操作。
文件更改、换版按照编写、评审、修改、编号、审批、发布流程进行。
作废/销毁文件不得再行使用（但可供参考）。
4.3文件保存、分发：4.3.1体系工程师对签字完毕的《发文审批单》及书面签字版文件原件统一存档，并及时更新《受控文件清单》。
4.3.2 受控文件以区域（运作部）或部门（其它部门）为单位进行下发：体系工程师按照《发文审批单》发放范围及数量影印适当份数，加盖红色受控章后发放至文件涉及/使用区域，即会签区域。
文件收文单位需在《文件发放回收记录》上签收。
“受控”、“作废”等印章由体系工程师专门保管。
4.3.3各区域应建立文件签收记录，凡接收/分发的文件及各质量记录均需存档、记录（文件属会签、传阅者不在此限）。
记录文件由各相关区域自行编号、保管。
4.3.4 各类质量文件的保存期限，如无特殊情况一般记录报表至少保存二年，有特殊情况者可根据实际情况具体确认。
4.4文件的废止、收回、销毁：4.4.1文件修订及废止时，应由体系工程师按照《文件发放回收记录》回收旧版文件并予以统一销毁。
各区域不得保有旧版及作废文件，在接收最新版文件的同时将旧版本文件退还给体系工程师并签字确认，双方均需做好相关回收记录。
更改及废止文件时，旧版失效文件原则上应于颁布后五天内回收完毕。
4.4.2体系工程师需将存档的原件加盖作废章、注明作废日期，与有效受控文件隔离后长期存放。
4.4.3 逾保存期限的记录文件，可由各类文件保管单位自行销毁。
4.5文件的档案管理4.5.1 各区域盖受控章的文件原件须由各区域协调人现场管理。
4.5.2 现场作业场所贴置、目视的受控文件为盖红色受控章文件，禁止使用复印件。
4.5.3 各区域须于每一受控文件档案册内建立目录（含文件名称、编号及入档日期等）以利迅速寻找及便于与体系工程师每月发出的文件最新版次一览表核对，以确保所使用为最新资料。
4.5.4 体系工程师每月1次《受控文件最新版次一览表》，供各使用单位核对其使用是否为最新资料。
4.5.5 各区域受控文件原件如发现有缺页、破损，字迹模糊，不得以影印方式自行处理，应到体系工程师处填写《文件发放回收记录》，重新领取一份新文件，破损的文件同时回收作废，新文件仍沿用原文件分发号。
4.5.6 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。
4.5.7 文件查/借阅规定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查阅，需经标准化推进办公室经理批准，在体系工程师处查阅；如需长期借阅，由借阅者先填写《文件借阅记录表》由持续改善部经理审核签字后，体系工程师提供复印件。
4.5.8 文件持有者应妥善保管文件，保持其清晰、完整，调离岗位时必须将所持有的文件交回所在区域，否则不予办理调动手续。
4.6文件的培训及实施 4.6.1 培训文件发放当日由班组长组织班组内人员进行培训学习，接受培训人员填写培训记录。
与受控文件有关的岗位在收到文件当日必须培训完毕，其它岗位在不影响使用的前提下两天内培训结束。
班组长要对培训效果进行评估以保证员工掌握文件内容。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
4.6.2实施4.6.2.1从接收到受控文件的当日起，相关岗位要按照新流程内容操作。
4.6.2.2发放到工段的有效受控文件应以工段为单位负责管理，工段长对文件有效性负责。
4.7文件的评审4.7.1 班组长每周回顾评审一份文件，工段长、工程师、主管每半月回顾评审一份文件，区域（副）经理每月回顾评审一份文件；4.7.2 各区域协调人、各文件编制/维护归口负责人对文件进行定期或不定期（必要时）评审，确保文件与实际操作、管理的一致性；4.7.3标准化推进办公室每年组织对文件评审一次，评审要填写“文件评审报告”并存档管理。
4.7.4文件评审后如需要修改，按文件编制、更改、作废流程操作。
4.8 文件的编号4.8.1 所有受控文件都应有标准且唯一的编号，并标示在文件的指定位置。
4.8.2 三阶文件的编号规则如下：部门代码：⑤年号④文件顺序号③文件类别代码 ②区域/职能块① 编制/发文部门代码⑥版本号②区域/职能块代码：用2位阿拉伯数字表示，如下：③文件类别代码：④文件顺序号：用3位阿拉伯数字表示,如001、002，文件顺序号以部门、区域/职能块及年份为分类标准进行排列，不考虑文件类别，即同年份编制的同一区域/职能块内的文件即使类别不同，编码时也依数字顺序堆加号码。
如同一文件不同年份的更改，则对文件进行重新编码，原版本和编码的文件作废存档。
⑤年号：编制年份，4位长度，如:2012。
⑥版本号：“26个英文字母/一位数字”。
以年度为单位划分，新编制文件统一为A 版，年度内换版只需更换数字；如2012年度发布的第一版文件为A/0版，第二版为A/1版，如不同年份的更改则以B 、C 、D ……顺序类推，如2013年度此文件有新版本，文件前边的编码变更的同时，版本分别更改为B/0、B/1版，原版本和编码的文件作废存档。