货品基础数据字段填写规范

PM4系统基础数据字段填写说明
一、供应商基础数据：
1、全局级字段说明：
供应商：以《营业执照》名称为准，必须全称；
供应商操作码：录入供应商后系统自动生成该操作码，基础数据员检查核对；
GSP管控标志：选“是”；
拼音：录入供应商后系统自动生成；
分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；；
组织代码：依据《组织代码证》，录入证号；
进口供应商标志：（暂时不维护）；
农户标志：中药材供应商根据实际情况维护；
税号：依据《税务登记证》，录入税号；
地区：指《营业执照》住所地址所在市；
法人代表：依据《营业执照》上登记的法人代表姓名录入；
缺省付款外币操作码：（暂时不维护）；
缺省付款外币：（暂时不维护）；
财务编码：如果是内部关联公司，其财务编码等于客户ID和供应商ID；如果是外部单位，已在系统中预先录入一个虚拟客户/供应商ID：外部单位（ID号：16345），所有外部单位的财务编码均填16345；如果还需要对某些特定客户/特定供应商进行区分，请先报集团备案，同意后可新增虚拟客户/供应商ID用以专门核算。

市操作码：《营业执照》住所地址所在市选择；
县操作码：《营业执照》住所地址所在县选择；
供应商分类：分为合资、国产、商业（依据《营业执照》做选择，外国法人独资选合资）；
注册地址：指《营业执照》上的住所；
生产或仓库：指《生产许可证》或者《经营许可证》上的地址。

2、独立单元级字段说明：
所属部门操作码：按申请的子公司和部门填写。

采购负责人操作码：按申请人填写，需要变更时，原则上应在每月第一个工作日变更。

二、客户基础数据：
1、全局级字段说明：
客户名称：以《营业执照》的名称为准，没有《营业执照》的以《医疗机构执业许可证》的名称为准；
客户操作码：录入客户名称后系统自动生成该操作码，基础数据员检查核对；
拼音：录入客户名称后系统自动生成；
GSP管控标志：选“是”；
客户性质：按照《PM4系统客户性质选项字典》进行选择，详见附表一；
法人代表：以《营业执照》的法人代表为准，没有《营业执照》的以《医疗机构执业许可证》的为准；
打印质检标志：以客户的需求做选择，用于区分客户是否要求所有供货品种均附检验报告书；税号：依据《税务登记证》，录入税号；
经营范围：（暂时不维护，经营范围在证照管理模块体现和管控；）
送货待遇：依据业务需要填写；
运输级别：（暂时不维护）
运输方式：依据业务需要选填；（铁路快件，铁路慢件，包裹，速递，船运，汽运，空运，联运，特快专递）
缺省收款外币操作码：（暂时不维护）
分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；
财务编码：如果是内部关联公司，其财务编码等于客户ID和供应商ID；如果是外部单位，已在系统中预先录入一个虚拟客户/供应商ID：外部单位（ID号：16345），所有外部单位的财务编码均填16345；如果还需要对某些特定客户/特定供应商进行区分，请先报集团备案，同意后可新增虚拟客户/供应商ID用以专门核算。

医院床位数：按业务员提供的信息填写；
日门诊量：按业务员提供的信息填写；
地区：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》住所地址所在市
市操作码：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的住所选择
县操作码：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的住所选择
注册地址：依据《营业执照》或《医疗机构执业许可证》上的注册地址填写；
生产或仓库：商业客户依《经营许可证》。

医疗机构不填写；
是否DTC、是否医保单位、是否医疗机构、是否营利性医疗机构：依据业务的实际情况选择。

客户财务统计分类：为便于集团按统一口径统计各子公司的销售业绩，根据28类客户性质，我集团将所有客户按分类规则、规整为更直观的九大类“客户财务统计分类”。

具体包括：医院（二级及以上公立医院）、医院（二级及以上民营医院）、OTC（跟标卫生院、社区、门诊等）、OTC（不跟标卫生所、诊所等）、OTC（单体、连锁药店）、零售（DTC店及零售个人）、调拨（外部客户）、调拨（关联公司-批发）、调拨（关联公司-OTC）。

详见《客户财务统计分类选项字典》（附表六）。

2、独立单元级字段说明：
是否控制信用额度：依据业务需要选择；
信用额度：依据业务需要填写；若“是否控制信用额度”选择为“是”，则该项必须填写；
欠款金额：（暂时不维护）
是否控制信用天数：依据业务需要选择；
信用天数：依据业务需要填写；若“是否控制信用天数”选择为“是”，则该项必须填写；
缺省发票类型：按需要选取，如果选择增值税发票，应同时准备客户的发票信息，在独立单元客户发票表填写，否则会造成系统错误；
客户等级：按公司定义分类填写；
客户业务员表：填写各子公司负责该客户联系的业务员；
客户发票表：按客户提供的开户或开票信息填写，发票类型为“增值税发票”的客户应包含相关信息，字段内容包括：客户发票名称、税号、账号、地址、开户行等信息。

客户联系人：填写客户与我子公司进行业务联系的人员的相关信息
运输地点表：按客户备案的要求填写。

用于区分同一客户的不同收货地点，确定相关信息后，还应由储运部门根据每一个运输地点的距离定义“地点序号”，同时根据物流车
辆的运输线路定义“运输线路”。

可维护多个地点，但至少需维护一个，用于物
流部门分配送货路线及下发运输任务，内容包括地点名称、地址；
客户代理人：当客户名下有多个需要分开结算的下级机构，且其下级机构不具有独立采购权的
客户需要进行维护；
缺省信息定义：
送货待遇：分为“送货”及“自提”
价格类型：用于定义开票时客户所适用的缺省价格类型；
是否控制最低限价：勾选后，当开票时货品价格低于最低限价时，相应的销售单不能保存；打印质检标志：选择“需要”时，发货时会自动打印客户所购进货品的同批号检验报告书
麻黄碱销售限量：用于控制该客户单次可购入含麻黄碱复方制剂和含可待因复方制剂的上限。

不维护时不进行控制，维护时，则客户单次可销售数量不能超过所填写
的数字；
银行名称：用于标记我单位同该客户进行结算的银行账户信息；
结算方式：用于定义该客户的缺省结算方式。

三、货品基础数据
1、全局级字段说明：
货品通用名：以批件上的名字为准
货品商品名：以批件为准，没有的不录
操作码：系统自动生成（一般组成如下：商品名首字母+通用名首字母），基础数据员检查核对；规格：按照产品说明书所载明的内容填写。

常见规格的规范填写，详见附表二。

基本单位：（暂无标准）一般根据货品剂型及包装等实际情况填写（结合说明书），如：片剂的基本单位为片；胶囊基本单位为粒；栓剂基本单位为枚；颗粒剂、干混悬剂的基本单位为袋；定量吸入剂的基本单位为吸。

包装材料为“安瓿瓶”，基本单位定义为“支”；包装材料为“西林瓶”，基本单位定义为“瓶”；液体溶液剂或其他制剂外包装盒内用单个瓶子装的，基本单位定义为“瓶”；其他固体制剂外包装是盒的，基本单位定义为“盒”等。

基本单位禁止写错别字。

产地：（一般以批件为准，医药批发模块暂时不维护），中药材必须维护（中药材填写药材的道地产地或主产地）；
品种操作码：以说明书选填；（没有提供的可暂不维护）
品种：品种操作码选定后，此项内容系统自动生成；
品类名称：品种操作码选定后，此项内容系统自动生成；
分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；
集团货品管理分类：根据货品属性及生产厂商情况，划分为九类，即合资/进口、国产西药、国产中成药、器械、中药材、中药饮片、保健食品、食品、其他。

详见《集团货品管理分类选项字典》（附表五）。

【ERP系统中应单独在《集团货品管理分类（100001）》中维护】
拼音：系统自动生成；
生产厂商：以批件为准，有更名的以补充批件为准（需先新增生产厂商数据，再由操作码输入选取）。

药材填写规则如下：批发与零售公司应填生产该饮片的生产企业，制药公司就填本公司名称。

对于进口分包装药品，生产企业为其在国内的分包装厂；对于进口药品，使用其生产企业的英文名，加上该企业所属国别和该药品的品牌持有企业名称中文译名作为生产企业名称。

如海捷亚的注册证上，生产厂商(英文名) Merck Sharp & Dohme Limited、厂商国家（中文）英国，在我集团ERP系统中，其生产企业应标注为“Merck Sharp & Dohme Limited英国默克”。

对于委托生产的品种，生产厂商应填写委托方的名称（即：填写批件持有人的名称）。

条形码：（暂时不维护）
行业标准码：（暂时不维护）
商标：（暂时不维护），器械需要维护
简称：（暂时不维护）
英文名：需要可按批件填，也可不填
学名：（暂时不维护）
货品ID：保存时自动生成，不填
使用状态：自动生成
适应症：按说明书填写
GSP管控标志：选是
批准文号：以批件为准，国家药监局公布的数据为准；进口药品，填写进口注册证上的注册证号。

财务分类：按货品性质分类选取。

详见《财务分类、经营类别选项字典》（附表三）
货品分类：（暂时不维护）
剂型ID: 以说明书为准做选择，主要用于药品定价文件的核对。

详见《剂型选项字典》（附表四）
剂型：选完ID自动生成。

大输液，包装材料应体现在“剂型”字段上，写在准确剂型的前面，如“塑瓶大容量注射剂”“玻瓶大容量注射剂”、“软袋大容量注射剂”。

并在货品名称后直
接备注含量百分比，如“葡萄糖注射液5%”等。

经营类别ID：应为根据货品监管属性，从财务分类、经营类别选项字典中选取，详见《财务分类、经营类别选项字典》（附表三）
质量标准：按批件填写为准
注册证号：不录，进口药品的注册证号统一填写在“批准文号”字段上；
存储条件：按说明书所载填写（分为常温、冷藏、冷冻、阴凉、恒温）。

储运温度的准确来源，为说明书或质量标准上的贮藏项，判定的标准如下：
①常温：对应库房温度设定为10~30℃，适用于说明书注明为常温、30℃以下或其他未明确注明温度要求（如密闭，遮光）的品种；
②阴凉：对应库房温度设定为0~20℃；适用于说明书注明为20℃以下、25℃以下、凉暗、阴凉的品种：
③冷藏：对应库房温度设定为2~8℃；适用于说明书注明为冷藏，冷处、2~8℃、2~10℃的品种；储存温度为0~5℃的视为冷藏，但储存时应有辅助措施；
④冷冻：对应库房温度设定为<0℃；适用于说明书注明需要冷冻，或储存温度低于0℃的品种；
⑤恒温：对应库房温度设定为15~25℃，适用于说明书注明需要10~25℃或15~25℃储存的品种。

运输条件：按说明书所载填写（分为常温、冷藏、冷冻、阴凉、恒温），同时参考“存储条件”的说明。

药物类型：不需要维护
OTC标志：按说明书填写。

非药品不填写（分为处方药、甲类非处方药、乙类非处方药）
批件有效期：国家食品药品监督管理局公布的数据，按照货品生产或进口批准证明文件上的有效期进行填写。

无需药监管控的非药品，确实没有批件的，该字段放空，不填写。

对于委托生产的品种，填写《委托生产批件》的有效期。

GMP有效期：国家食品药品监督管理局公布的数据，非药品和进口药品不需要填写，该字段放空。

药品按照预期剂型或品名相对应的GMP证书的有效期填写（编号为字母加4位阿拉伯
数字的针剂最长效期到2013.12.31。

省份简称加4位阿拉伯数字的普通剂型最长不超过2015.12.31）。

对于委托生产的品种，填写被委托方的GMP证书有效期（即实际生产该品种的工厂的GMP证书有效期）。

进货税率：根据供应商的发票信息及品种的实际税收政策，由采购员在做货品新增申请时、与公司财务部确认后填写确定。

（此字段为全局字段，不允许集团基础数据员依据某个独立单元的修改申请表就进行修改。

比如，对于生物制品等货品，国家目前有“简易征收”政策，各地区需向当地的税务局申请后才能执行新政策，因此各地区的税收政策可能不同。

单个独立单元需要修改税率的目前可通过《货品的汇率管理》（ID:80003）功能进行维护，在进货模块可自动默认更新。

）
销售税率：根据供应商的发票信息及品种的实际税收政策，由采购员在做货品新增申请时、与公司财务部确认后填写确定。

（此字段为全局字段，不允许集团基础数据员依据某个独立单元的修改申请表就进行修改。

比如，对于生物制品等货品，国家目前有“简易征收”政策，各地区需向当地的税务局申请后才能执行新政策，因此各地区的税收政策可能不同。

单个独立单元需要修改税率的目前可通过《货品的汇率管理》（ID:80003）功能进行维护，在进货模块可自动默认更新。

）
是否配额销售：（暂时不维护）
箱号维护：（暂时不维护）
使用属性：填商品或赠品
代销标志：填经销或代销
最小请货数：用于规范药品零售连锁门店申请配送的数量，填写后，门店只能按照所填写数字的整数倍申请配送货品；非零售连锁企业不需要填写
最小销售数量：用于规范药品批发企业单次货品的销售量，填写后，只能按照所填写数字的整数倍销售货品。

定价类型：填写货品的定价部门，选项为：国家定价，地方定价，厂家定价。

有效期：结合“期间单位”字段一起，表述该货品总的有效期长度，用数字表示。

期间单位：结合“有效期”字段一起，表述该货品总的有效期长度，填写“年”、“月”。

以下特殊标志按根据货品的属性进行勾选
麻精药品标志
医疗用毒性药品标志
含麻黄碱标志
专利药标志
是否蛋肽类标志
生物制品标志
植入性器械
进口分装标志
GMP标志
双人作业标志
疫苗标志
医疗设备标志
介入性器械标志
进口药品标志
计生用品标志
非药品标志
高值耗材标志
人工器官标志
中成药标志
普通药品标志
电子监管码标志
低值耗材标志
体外诊断试剂标志
折扣商品标志
2、独立单元级字段说明：
重点养护标志：按业务需求选取。

不勾选的货品，养护周期为三个月，勾选的货品，养护周期为一个月；
首营期天数：按业务需求填写；
普通养护天数:按业务需求填写；
重点养护天数：按业务需求选取
是否战略品种：按业务需求
卖点：按业务需求
打印分类：以说明书做选择，阴凉选择常温。

主要是为了仓库方便备货用。

目前包括：常温、冷藏、含麻黄碱、器械、中药等5大类。

品种整合: 填写集团合作的投标品种的所属类别名称，类别名称可各公司自行定义，一般填写代理商名称、合并的厂家名称等，如某代理商的所有在合作品种应全部填写该代理商姓名；或同一合资厂牌包含多个国家生产地址的，应填写该合资厂牌的简称，如辉瑞、礼来等。

可用于统计集团品种的月销量等。

组合商品标志：（暂时不维护）
最后销售日期：系统自动生成
货品分类：依公司业务自定义填写
首次进货日期：系统自动生成
近效期天数：开单时，距离货品有效期到期日少于所填写近效期天数时，开票时会跳出提示货品为近效期品种；
是否集团品种：由公司业务决定，此字段针对零售模块；
承付模式：依据与供应商达成的协议填写；
承付天数：依据与供应商达成的协议填写；
中标期次：按中标情况填写。

是否基本药物：按公司所在地的基本药物目录勾选；
是否医保药品：由政府公布的为准，用于区分货品是否属于公司所在地的医保报销范围；
医保编码：系统自动生成
最后销售日期：系统自动生成
最后销售发货单ID：（暂时不维护）
最后进货日期：系统自动生成
独立单元发票名称：一般是“通用名+商品名”，手工输入，商品名加半角括号。

此字段内容将作为货品名称打印在发票及销售清单上。

不设置的，打印发票及销售清单时系统自动调用货品通用名作为货品名称。

独立单元备注：各子公司可根据各地该品种的销售渠道、价格限制等，填写相关情况说明，以供开单人员或业务员在销售开单或报价时参考。

是否基本药物：属于基本药物的，该选项框应打勾。

政府对基本药物目录进行调整时，相应品种该字段应做相应的维护。

独立单元基本药物类别：根据目前各地区正在执行的基本药物目录来源进行分类，该字段总共
有以下四个选项：国家基药、省增补基药、市增补基药、非基药。

①国家基药：全国执行同一个目录。

目前执行的是2012版《国家基药》目录（又称“520基药”）；②省增补基药：此部分基药，是各省在国家基药的基础上所做的增补部分。

同一个省执行同一个目录；不同省则可能有所不同；③市增补基药：此部分基药，是各市区在国家基药和省基药基础上所做出的增补部分，仅在同一市区执行该目录，其他市区可不执行。

当“是否基本药物”已打勾时，“独立单元基本药物类别”字段的选项内容不能是“非基药”。

【ERP系统中应单独在《独立单元基本药物类别等信息管理》（101028）中维护】
四、生产厂商基础数据
1、全局级字段说明：
厂商名称：以国家食品药品监督管理局公布的药品批件上的厂商名称为依据录入
生产厂商操作码：录入厂商名称后系统自动生成该操作码，基础数据员检查核对；
厂商拼音：系统自动生成
组织代码：以组织代码证号录入，没有则不填
分类编码：由集团基础数据员维护，在录入系统时，集团基础数据员选择（或填写）申请该数据新增的独立单元名称；
市操作码：以生产厂地址选取
县操作码：以生产厂地址选取
厂家分类：（暂时不维护）
厂牌整合：（暂时不维护）
独立单元级字段说明：
联系人：由委托书填写
电话：由业务员提供
地址：按国家食品药品监督管理局公布为准
邮编：按说明书填写
地区：按说明书填写
五、附表：
附表一：
附表三：《财务分类、经营类别选项字典》：（2014-5整理：A、因认为原类别多余，厦门器械公司删除了以下16个药品经营类别，均属于器械类的，ID分别为：62，64，79，82，85，87，88，89，90，94，101，104，109，113，114，115；B、在子公司GSP 验收过程中，集团质量领导陈淑玲要求将某几个经营类别的表述方法作规范性调整，具体为：
“3 药品抗生素(抗微生物药)”修改为“药品抗生素制剂”，“21药材饮片中药材”修改为“中药材”，“22 药材饮片普通中药饮片”修改为“中药饮片（普通）”，“23 药材饮片中药配方颗粒”修改为“中药饮片（中药配方颗粒）”，“26 诊断药品”修改为“体外诊断试剂（药品）”，“127 化学药制剂（复方甘草片，含可待因、地芬诺酯复方制剂）”修改为“药品化学药制剂（复方甘草片，含可待因、地芬诺酯复方制剂）”；另新增两类：“128 Ⅱ类体外诊断试剂6840”，
附表五：《集团货品管理分类选项字典》--根据货品属性及生产厂商情况，划分为
特别说明：
1、对于基础数据管理窗口（包括货品、客户、供应商三大类），点击“GSP**管控数据修改”进入，界面上对应的所有字段为全局级字段，此部分字段的修改必须向集团提交申请，由集团基础数据员统一修改；点击“独立单元**数据修改”进入，界面上对应的所有字段为独立单元字段，此部分字段的修改可由各子公司走内部流程申请后，由各子公司的基础数据员修改。

2、此规范仅针对中西成药；若涉及器械、中药材及其他非药品，请参照对应的货品数据整理规范。