公司借款与报销管理制度

公司借款与报销管

理制度

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公司借款及报销管理制度

1．目的:为了加强借款、报销管理,规范借款、报销手续,特制定本规定。

2．适用范围:本规定适用于本公司的全体员工。

3．借款、报销办理流程:

4．借款报销单据种类及适用范围:

4.1借款单:用于除劳务费外其它所有费用类、采购类的借款业务。

4.2报销单:用于除差旅费、劳务费外其它所有费用类、采购类的报销业务。

4.3差旅费报销单:专门用于差旅费报销业务。

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4.4招待费支出审批清单:用于招待费报销业务。(暂用4.2报销单) 5．借款的办理规定:

5.1公司内人员借款必须是因公借款,坚持”前账不清后账不立”

原则。

5.2因公借款必须是正式员工(含试用期员工),临时员工不能借款

报销;

5.3所有借款必须写明归还日期,财务方可办理;

5.4借款均必须填列”借款单”,按借款单内容、项目,真实、完整

填写,经审批人或授权人签批并经财务人员审核无误后方可办理借款;

5.5在财务部借支票、汇款或办理汇票均需详细填写借款单,写明

收款单位、用途、金额或限额等,经签字审批人签字审批并经财务审核后方可办理,内容不全或未经签字审批的财务部拒绝办理。

5.6谁的费用谁报销;谁借款谁报销。

6．报销的办理规定:

6.1所有报销业务要填制”报销单”或”差旅费报销单”,将原始

单据顺序粘贴在与报销单同样大小的空白纸张上,并将该纸张粘附在报销单后,如果签立了合同,须后附拨款单,经审批人或其签字授权人在报销单和原始票据上签批后,到财务办理审核和登记手续,经财务审核无误后付款或冲账;

6.2报销招待费需注明招待费支出原因;

7．专项支出借款报销的管理:

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专项支出(如批量购置家具、大型维修、装修、广告、劳务

费等)借款时,应该将批准的项目计划报财务部。计划内容应包括项目的总支出金额、明细项目支出计划金额、项目完成时

间、结算方式及结算时间等,财务部据此办理付款。(具体规定见资金拨付制度)

8．借款报销签字权限规定:

8.1公司规定按授权权限由总经理,分管副总,办公室主任审批;

8.2员工发生的借款、报销规定:

8.2.1 行政费用支出的借款、报销由项目文员经办并签字,报项目

经理审核后,由办公室主任审批;5000元以上报总经理审批,办公室主任发生的借款,报销由总经理审批;总经理发生借款,报销由财务审批。

8.2.2 经营费用发生的借款,报销由部门负责人经办并签字,报项目经理审核后,由分管副总审批;5000以上报总经理审批;分管副总发生借款,报销由总经理审批。

9．借款报销的时限规定:

9.1现金借款报销的时限:

9.1.1一次性现金借款报销超过元的,必须提前一天预约;

9.1.2未借款的现金票据(不包括差旅费)的报销,必须在票据注明日期30天内办理,超期不予报销,票据作废;在财务有借款的票据(不包括差旅费)报销,应在借款后一周内办理。超过报销期15日以内的,每笔处20元罚款;超过报销期15日以上的拒报,票据作废,

扣发当事人工薪还款,当事人无力偿还或调离的,扣发借款审批人

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工薪还款,直至还清为止;

9.1.3差旅费报销应在返回公司后一周内办理,多退少补。超过报销期15日以内的,每笔处20元罚款;超过报销期15日以上的,拒报,票据作废,扣发当事人工薪还款,当事人无力偿还或调离的,扣发借款审批人工薪还款,直至还清为止;

9.1.4丢失车票、发票并不能提供公安部门报案证明的,报销人应提出书面说明及申请,经公司总经理审批后,可给予报销票据金额70%的款项,其余30%个人承担;能够提交公安部门报案证明的,可给予全额报销。

9.2银行存款借款报销的时限

所有借款均应在规定期内报账,支票应在借出后10天内报账。未使用的支票应在借出后有效期5天之内返还财务部。

汇票、汇款30天内报账。财务部按月公布过期未报账名单,通知借款人报账,对过期不报又无书面说明者提出警告直至缓发、停发工资。

10．对采购各类物品的发票要求:

10.1 购买实物的发票,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由库管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。部门直接领用的物资,除采购人员在凭证上签章外,必须由库管人员进行验收办理直提手续,部门使用人也要在凭证上签章。

10.2 支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及

签字,有审批人签字,并有付款的依据。

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10.3 预付性汇款,由经办人填制借款单,经总经理批准后方可汇款。

10.4 以各类形式发放现金时,原则上应由本人签名领取。有委托她人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签一个章。

11.报销时间:报销人应在业务活动结束后一周内,向有关单位取得相关票据,(如相同报销内容三张以上单据的需填写报销单),到财务部办理报销手续,不得无故推诿延误报销时间。特殊情况,需向财务部做出书面说明;

12. 本制度由公司财务部制定并负责解释。

附注:

一、对原始单据的一般要求:

(一)发票必须是发票联和报销联,用复写或计算机打印,不得用圆珠笔或铅笔填写,存根联、发货联、记账联不能作报销单据。

(二)内容要齐全台头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全,字迹要清楚,金额要准确,大、小写一致,涂改无效。

(三)印章要齐全须有收款单位公章(或收款专用章)及收款人签字(章);事业单位的收据,要有财务专章。

(四)普通复写发票需要经手人在背面左下角签字并注明用途日期;无碳复写发票需经手人在正面右角注明用途签字日期等。所有发票报销时均要注明使用部门,否则一律不予报销。

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