图档管理系统

“北京建设数字科技股份有限公司”专注设计院综合管理系统20年，为上百家设计院提供整体的信息化解决方案。

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一、建设数字图档管理系统产生的背景
上世纪80年代末期开始使用计算机绘图，这一阶段计算机只是作为新的绘图工具替代了图板，提高设计工作效率的主要矛盾在熟练掌握CAD软件的使用，电子图档不多,管理问题不突出。

二十世纪90年代后期，计算机应用突飞猛进，各设计部门逐渐积累起了数量庞大的以电子形式存在的图纸和文档，利用电子图纸的重用性，已是提高设计工作效率的一个重要途径，因此，这些电子图档已构成了本单位重要的设计资源和无形财产。

随着生产规模的不断扩大，管理上存在的问题日益突显，其现状是:
1.各设计院所沉积的.DWG设计文档，少则数万张，多则数十万甚至上百万张,随着生产的不断继续, 沉积越来越大;
2.这些大量的电子文档,都没有全面、系统的归类整理。

管理较好的单位也只是简单的刻制光盘集中保存，有的单位甚至还分散存储在各个设计人员计算机中；
3.所有这些电子图档，在产生之初并没有为以后管理考虑，文件名、格式内容等都不规范，不便于自动化处理，而人工整理，将耗资、耗时巨大；
4.由于未能有效的组织和管理这些电子图纸，因此，无法快速准确的检索查询并利用，造成巨大的资源闲置浪费，成为制约为设计工作的一个重大的瓶颈；
5.目前流行使用的一些图档管理软件，大都是针对档案管理，解决了纸质图档的扫描输入、登记、归档、借阅等方面的问题，而对重用性极高的.DWG电子图纸，缺乏真正有效的组织和管理；
因此，解决自动、准确提取.DWG标题栏信息问题，使图档管理系统能够和查询检索这些电子图档,就成为打破上述瓶颈的一个重要技术手段。

设计单位最核心的产品就是图，随着CAD技术的逐步成熟，设计单位出现了
大量的电子图档，而且电子图档在数量上往往会呈指数级地增长。

在这样的情况下，如何有效地管理电子图档并挖掘其中的价值，理顺设计产品和生产（施工）的数据关系，是设计院必须面临的问题。

加强电子图档的管理，就是加强设计院等用户的产品数据管理。

以更快更好的管理电子图档数据。

增强企业办事效率和企业竞争力。

二、系统简概
建设数字图档管理系统，贯穿图文档案资源“收集、整理、保存、统计、检索和利用”六个环节，涵盖动态和静态图文档案全生命周期的管理，符合国家和行业对档案管理的相关要求，为图文档案数字化提供全面的解决方案。

三、管理的内容
3.1文件管理
市面上很多的图档管理只是对图档进行简单的入库管理和扫描管理，实际上这离数字化档案室差距很大。

建设数字图档管理系统的内容包括图纸档案、文书档案、标准规范、科研档案和近400多种电子文件信息，其载体形式也延伸到语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，是一个以档案信息资源为核心内容的全方位数字档案馆。

对由CAD软件产生的DWG图纸文件的管理，一直走在行界的领头。

3.2流程管理
对分散的电子、实物、光盘或其他知识文件，予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的电子、实物或其他知识文件，需要对其进行收集、存储。

而每一个过程又包括文件、图纸等档案的版本控制和安全控制。

四、图档管理
通过图档管理系统的建设，解决贵院图纸文件的管理问题，实现DWG电子图纸的自动收集分析管理。

能够完成多图拆分、图签信息提取、图纸分类整理及监控打印、归档过程，便于打印成本进行统计核算，能方便的分权限借阅、查询等，支持全文检索、缩略图、PDF格式等，自动备份图纸字体，支持条形码，自动生成多种格式保存。

与设计项目管理等其他系统实现对接。

图文档管理包含电子档案管理和实物档案管理。

4.1、使用环境
1 出图管理系统目前支持AUTOCAD2004-2014.
2 使用之前，客户端必须安装了相应版本的AUTOCAD软件和公司信息化平台系统。

4.2、图框管理
系统后台有对公司标准图框的定义和管理，可以根据公司标准体系文件规定来定义图签栏属性，字体和图框大小等；可以根据不同院所和规格分组定义图
框所属类别；如图：
4.3、修改图框属性
4.3.1属性的批量修改
在插入图框完成后，点击工程设计平台中的属性替换可对已插入的图框属性进行批量修改。

如下图：
属性替换对话框：
在需要修改的字段前打勾，然后在字段后输入或选择相关信息。

字段前未勾选或是未录入字段信息都不会替换已插入图框的相对应信息。

4.3.2 单个图框标签栏的修改
在以下情况下用户会需要对插入的某一个图框的图签栏信息进行修改：
1.在插入完一套图框后要在中间插入一张图，此后的图需要修改图号。

2.在复制相同图框后修改图名、图号。

3.对于个别已插入图框的图签栏信息进行修改。

出图管理系统支持在CAD上直接修改图签栏信息，但只能对已填入信息进行修改，不允许直接在CAD下填写或复制图签栏信息。

这样做可能导致数据写入数据库错误，影响归档时的数据提取。

如图，可以直接在图库上做单个图框属性修改
4.4、图纸自动拆分工具
在自动收集图纸的过程中系统自动将同一个DWG文件中的多张图拆分成多个文件，自动提取图签信息作为文件名。

根据目前设计院的实际情况，很多设计人员将多张图纸画在同一个AutoCAD 文件里。

在归档时系统需自动将其拆分成多个文件。

4.5、电子签名
与设计项目管理系统相结合，对DWG、Word、Excel等格式文件进行批量电子签名。

能够将签名100%的签上去、签正确，并提供检验工具，并且可以将指定文件夹下的所有图纸批量自动完成电子签名。

指定的文件夹中可以包含多个子文件夹，每个子文件夹中可以包含多个DWG文件，每个DWG文件中又可以包含多张图纸。

电子签名支持嵌入图片格式或集成有电子证书的格式（预留接口）。

4.6、自动生成条码
在打印时，系统自动生成具有唯一编号的条形码，并插入到DWG文件中预定的位置。

通过监控打印机收集的方式打印OFFICE文件时，系统自动往OFFICE 条形码标签处喷上条形码图形。

利用条形码技术，结合企业规章制度，有效解决电子文件收集难题，实现电
子文件与纸质文件一一对应。

档案管理员进行归档时，通过扫描条形码进行确认图纸的准确性，如果系统中有相应的电子文件，则允许归档。

通过技术与企业管理制度的结合，可以实现设计人员在院内打印图纸、在院外打印图纸等情况下电子文件的自动、准确收集。

4.7、图纸打印
打印图纸（包括利用PLT文件进行打印）时，系统自动将该图纸的DWG文件存档，同步归档统一的PDF格式，并利用条形码功能识别出电子图纸的最后版本。

同时，本系统重点解决打印时经常碰到的几个问题，以提高系统的实用性及设计人员的便利性：
①在一个画有多张图纸的AutoCAD文件中，选取其中一张图纸打印时，系统会自动将这张图纸的信息从整个AutoCAD文件中截取下来，生成一个与打印图纸相对应的新AutoCAD文件，并进行归档。

②如果在一个画有多张图纸的AutoCAD文件中，选取其中几张图纸打印到一张图纸上时（如几张A3图打印到同一张A1图纸上），系统会自动将其切分成几个AutoCAD文件，并分别归档。

③成功地解决图纸有插入外部参照和光栅图像时的各种情况：
不管外部参照和光栅图像是在图纸内部（比图纸小），还是仅有一部分在图纸内，或者覆盖整张图纸（比图纸大），系统均能准确地解决在打印时与图纸同步归档的问题。

归档时，系统自动获取图纸的外部参照和光栅图像，并将其与图纸同时归档。

图纸复用时与图纸同步下载，保证图纸信息的完整性。

打印图纸时，系统能实现自动存档，并利用条形码功能识别出电子图纸的最后版本。

④自动归档时将该图纸涉及到的所有类型字体也一并归档，并与该图纸方便的一一对应。

另外，打印方式可采用集中打印和分散打印。

1、集中打印
针对于国产CAD产生的文件、需要在文印中心打印的。

结合资料加工收费单流程。

集中在文印中心打印，此时可在文印中心将国产CAD的文件
2、分散打印
针对于建筑院设计人员，通过建筑院打印室，或者基于AutoCad环境的文件，设计人员，直接给打印机输送图纸。

4.8、图纸预归档
系统收集到各种电子文件后，经过自动分析和处理、提取信息，最后自动归档到预归档库中，并根据工程图纸、文档信息，自动按树状目录结构，分门别类存储电子文件，相关信息存储到数据库中。

管理员可查询归档状态信息，打印归档清单。

归档方式一般分为两种：流程归档和条码归档。

4.8.1流程归档
当发起出图申请流程时候，通过流程来进行归档，可以在发起流程时查找目录中的文件放到附件中，然后在流程结束（或其他节点）用脚本创建目录并将工程附件归档到档案如果需要在流程结束的时候把归档的信息归档到档案表，则需要在流程的最后一个节点发送完成后进行归档处理。

4.8.2条码归档
利用条形码进行归档是推荐的归档方式，他能够用条形码这种较低代价的识别方式很好的识别图纸、文件等档案载体，降低归档工作量，提高归档的准确性。

4.9、图纸多格式转换
自动收集图纸过程中系统可以自动将指定文件夹下的所有图纸自动转换成PDF、JPG、DWF等格式，并自动根据图号、图名等命名。

指定的文件夹中可以包含多个子文件夹，每个子文件夹中可以包含多个DWG 文件，每个DWG文件中又可以包含多张图纸。

对于一个DWG文件中包含多张图纸时，系统应能够自动将其转换为多个PDF 文件，其中的每一张图纸都对应着一个PDF文件。

而不是将这个文件只转换成一个PDF文件。

4.10、自动收集图文信息
在打印中自动收集图文信息，如图纸名、图纸号、设计人、项目名称、设计日期等，并能自动按工程、图名、图号分类并建立索引树结构；
不影响现有系统使用，不增加设计人员和档案管理人员、打印人员工作负担实现自动入库；自动统计打印图纸数量和图幅，最大限度降低打印成本；
4.11、设计图纸资源查询利用
设计人员可以依权限通过浏览器登陆系统直接访问企业的设计资源，系统提供了多条件组合查询，模糊查询等高级搜索工具，可以根据图纸（包括Word\Excel格式电子文件）上的任何文字、数字等检索图纸，便于设计人员快
速准确的定位，系统同时提供图纸预览功能。

4.12、统计分析
通过长时间积累，系统可根据院里需求做各式图档的统计分析。

比如按照时间、部门、人员、分类、工程、项目，对工程、项目、图档的数量进行统计分析，使领导查询数据更加方便、快捷。

五、系统效益分析
5.1、规范了管理
对各种库存档案和图纸资料，实现数字化、电子化管理，对不断产生的分散的电子图档文件，也实现收集、存储、整理、使之有序化。

符合档案管理工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

5.2、提高了效率
随着社会的进步和企业的竞争压力，传统的图档管理方式已不能适应图档信息化的要求，图档数字化成为发展的必然趋势。

数字图档着眼于整个单位与各相关单位、各部门、子公司之间信息的互联互通，提供了档案、图纸资料的远程服务和知识共享，改变了散乱的管理方式，大大提高效率。

5.3、降低了成本
按照预定的权限和流转流程，在网上实现对文件特别是电子文件的收集、整理、归档、借阅、打印，避免频繁的原件借阅和复印，不但减少了人力、物力、财力和时间的浪费，而且大幅度节省了费用，提高了企业的经济效益。

5.4、积累了成果
原始档案图纸反复复印，容易造成原件的破损、老化，不利于档案资料的保护保存，同时复印出的图纸非常不清晰，影响了产品的质量和增加了施工的难度。

实现档案图纸资料的电子化、网络化管理，避免图纸资料原件的频繁借阅和复印而造成的破损、老化，有利于做好档案图纸资料的保存保护工作。

同时，档案管理将以往相关档案、信息资源加以积累，为知识的延续和创新提供了很好的基础。

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