关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405(1)

一、档案盒的规格及材质档案盒使用由山东省交通厅监制的标准档案盒。

档案盒尺寸为310×220×40mm和310×220×60mm。

310×220×40mm的档案盒装除图纸以外的资料；310×220×60mm的档案盒仅限用于图纸资料。

二、档案盒封面、内封与脊背制作案卷封面、档案盒封面与脊背均采用与档案盒色泽一致的无酸牛皮纸制作。

封面与脊背的粘贴使用白乳胶，要平整，避免产生气泡。

三、档号的编制本工程项目档号形式：G18DYDQTS·×－×××具体档号编制要求如下：G18DYDQTS·×—×××（用4号宋体字）案卷流水顺序号1，八部分排序一级类目为工程项目代号，G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程代号为“G18DYDQTS”(其中“TS”指“提升”，“DYDQ”指“东营大桥”，G18根据具体桩号予以确定）。

当材料中缺项时，依据下表（表1）序号应向前递补。

表1示例：监理单位档号为G18DYDQTS·4－×××（流水号）施工单位档号为G18DYDQTS·5—×××（流水号）四、组卷要求（一）收集归档的项目文件材料应为原件。

其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。

复印件应清晰。

（二）收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。

勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

（三）案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用纸统一规范（A4,A3）制作和书写材料，必须利于长期保存。

小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。

凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。

工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。

（四）案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。

1. 分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程。

监理单位施工期间存查，完工后不再整理组卷。

2. 普发性管理文件（如质量、进度、安全、环保、廉政）按照谁制发谁归档的原则进行。

3. 针对某一合同段，某一分项工程或某一事件（如原材料的确认）的管理性发文，相关合同段和制发单位都应归档，便于相关责任的界定。

4. 工程合同文件（施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同，招标文件、技术规范等）由项目法人统一归档，其他单位只做留存。

5. 计量支付和最终计量支付文件由项目法人按合同段分别进行整理归档，按时间进行排列。

（五）卷内文件材料系统化排列1. 立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

2. 设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

3. 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

4. 项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

一般应正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。

（六）施工文件材料1. 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。

2. 变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。

3. 各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

4. 工程资料按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。

各单位工程按分部、分项工程按照自下而上的顺序排列。

5. 合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

6. 竣工图按照专业结合图号依次进行排列。

7. 设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（七）监理文件1. 监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2. 监理抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

3. 监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。

（八）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

（九）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

（十）科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（十一）卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。

（十二）声像（照片）按照形成时间顺序排列。

各单位档案资料按路线前进方向整理，按分部工程组卷，按分项工程排序。

按档案盒厚度整理每一卷资料的厚度，不得出现盒空的现象，原则上一盒一卷，也可一盒多册作为一卷。

不同类别的案卷不得装入同一盒内。

封面与脊背的格式、字号大小请严格按照格式实施，脊背上档号原则按两行布设（详见附件）。

在卷内文件目录等地方使用单位简称时，请参考下表（表2）。

表2五、案卷题名案卷题名应简明扼要、准确的揭示卷内文件材料的内容。

案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称、如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。

封面上已写明工程项目名称，案卷题名可直接写具体内容。

1. 公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）及文件；①项目法人、总监处管理文件案卷题名的表示形式：××高速公路××责任者××问题××名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程总监代表处关于加强安全生产管理工作的文件材料②施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：××高速公路××桩号（标合同段项目总桩号）××问题××名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程K0+000-K23+000关于加强安全生产管理工作的文件材料③项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理单位）：××高速公路××桩号××工程××结构××部位××名称示例：G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程K12+200-K12+300路面工程检测表2. 编制单位：是指案卷形成单位。

（填写法人单位全称。

如：科达集团股份有限公司）。

3. 起止日期：是指本案卷内形成的最早和最晚的时间。

（用阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略，如2015年4月30日）。

4. 保管期限：填写其规定的保管期限。

参见附表一“公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。

5. 密级：参见附件1根据文件实际情况填写，有就填写，没有就空着。

每一案卷外封皮都要写“G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程”简称字样，案卷题名直接写具体内容；脊背应写案卷题名的全称，工程项目名称统一为“G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程”。

案卷题名中不允许出现关于文种的描述，比如“函”、“通知”等，统一概述为“文件材料”、“记录”、“会议纪要”等。

禁止出现同类案卷题名，不便于日后文件检索，如××工程变更文件（一），××工程变更文件（二）。

六、案卷页码卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页码。

单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角）。

监理实施细则、施工组织设计等原本装订的材料，如自成一册的，不需重新编写页码；如与其他已装订的文件材料组成一卷的，不需重新编写页码，但每册应加盖档号章（档号章内容包括该册所在案卷档号和案卷内序号）；如与其他未装订的文件材料组成一卷的，应重新编页码，编页码时若封面与扉页内容一致，从扉页开始编页码，封面可以不编页码。

借阅守则、卷内目录、备考表不编页码。

案卷的页码，要求以卷为单位编写小流水。

页码用铅笔或号码机编写，阿拉伯数字，应便于确认。

七、竣工图的整理竣工图要按照专业、图号分别整理组卷，竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。

并详细填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表。

对于A3号图纸（420mm×297mm）应装订，成册后对折入盒。

对于大于A3图纸应采用手风琴式折叠方式，折叠成297mm×210mm（A4）规格，加盖归档章入盒，图标外露，按顺序入盒。

归档章的使用详见归档章使用说明。

竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为80mm×60mm。

（注：编制单位名称和监理负责人为公司全称，可以刻制在竣工图章上，其余必须为本人亲笔签名）。

竣工图章（见下图）用红色印泥盖在竣工图右下方，竣工图标之上空白处；当该处有图表或文字时，竣工图章可盖80mm注：图章字体用4号仿宋刻制。

将《卷内目录》、《备考表》装无酸牛皮纸《卷内目录、备考表》档案封中。

八、装订方法所有文件在装订前取掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

每卷文件装订采用三孔一线（双线）方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。

装订时，文件材料装订边和下边一定取齐，横表格的文件材料，要求表头在上或在左，左侧装订。

原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上，纸张规格大于A4型号的，要求按297mm×210mm折叠成手风琴式，右下角的图标应外露。