会展旅游策划步骤

会展旅游策划流程图
组建会展旅游策划小组
分析相关信息 确立活动目标 分析目标公众 设计活动主题 拟定初步方案 财物收支预算 审定初拟方案 否
策划准备阶段
策划进行阶段
是否通过 是 形成策划文件 策划完成阶段 后续工作阶段
跟踪会展旅游策划书的实施
二、专业知识 1、组建会展旅游策划小组 ※在会展旅游策划工作开展之前必须组建一个策划小组，小 组成员必须清楚组织者内部各个部门的职能分工，并能依 此统筹策划出各个部门在本次会展旅游活动中的分工与协 作。只有将每个部门的工作职责、每项工作的预期目标等 事先明确列出，才能保证没有无事可做的部门，也没有无 人去做的工作，从而使活动得以顺利开展。 ※要达到预期目标，对策划小组人员的组成要有一定的要求。 很多情况下，会展旅游活动的策划小组由活动组织者直接 领导，各部门派人员参加。
第二章 会展旅游策划
第一节 会展旅游策划步骤
Leabharlann Baidu
前言 “预则立，不预则废”，好的策划是成功的基石，会 展旅游策划就是对会展旅游活动的全过程的计划。
一、工作实施 1、准备工作 ※组建会展旅游策划小组。 ※分析本次会展旅游的相关信息。 ※确立本次会展旅游的活动目标。
一、工作实施 2、工作步骤 ※第一步：分析目标群众。初步圈定活动的参与者，分析目 标公众的主要来源地区、行业、年龄和性别结构等群体性 情况。 ※第二步：设计活动主题。策划者需要重点考虑几个因素， 包括活动目标、信息个性、地方特色和公众需求等。 ※第三步：拟定初步方案。对整个会展旅游活动的形式、创 意、思路及模式等进行深入思考，使总体构想细化，具有 可操作性。 ※第四步：财务收支预算。
一、工作实施 3、特别提示 ※一次会展活动，最好只有一个主题，这样才能把组织者最 想传达的信息最充分地传达给目标公众，才能引起受众群 体的关注，并且比较容易记住主题所要表达的信息。 ※至少准备两套初步方案，以备情况有变化时，能够在最短 时间里作出相应的应急调整。
二、专业知识 会展旅游的整个策划过程可分为四个阶段，即策划准 备阶段、策划进行阶段、策划完成阶段和后续工作阶段， 各个阶段又包括若干个具体步骤。
二、专业知识 4、分析目标公众 成功的活动通常都应该满足特定公众（活动参与者） 的需求。会展旅游是以特定的方式（如会议、展览、奖励 旅游等），针对特定的公众展开的。因此，在策划进行阶 段，最先需要做的工作就是分析目标公众。 （1）初步确定活动的参与者 （2）分析其他情况
二、专业知识 5、设计活动主题 主题是一次活动内容的高度概括，是围绕会展旅游活 动目标、对整个会展旅游活动的策划与操作起指导和规范 作用的中心思想。一次会展旅游活动在具体执行时由若干 个项目组成，主题能连接所有具体项目，使之成为一个有 机活动整体。 主题对于策划的重要性，决定了策划者在分析目标公 众之后，必须精心设计活动的主题，找出活动的最大“卖 点”。设计主题时，策划者需要重点考虑策划目标、信息 特性、地方特色和公众需求等几个因素。
二、专业知识 （1）策划目标 既然主题时目标的概念化，那么主题一定要服从和服 务于目标，有了服从和服务于目标的主题，才能使策划不 至于无的放矢，不至于与组织的根本目标背离。 （2）信息特性 策划者需要考虑如何使活动组织者打算向目标公众传 播的信息拥有自己独特新颖、有别于其他信息的个性特色。
二、专业知识 （3）地方特色 根据会议、展览地区的旅游资源特点设计出来的会展 旅游主题必定会有吸引力，尤其要注意发挥旅游地传统文 化对游客的吸引作用。因为历史的发展使得很多旅游地由 于浓厚的历史文化积淀而释放出非常显著的文化吸引力。 这种文化积淀所演绎成的旅游地的内在吸引力对游客的影 响非常强烈，值得策划者给予高度重视。 （4）公众需求 策划者需要依据目标公众特定的欣赏心理，把握市场 脉搏，设计出能够适应、引导、创造消费需求的会展旅游 活动主题。
二、专业知识 2、分析相关信息 策划者最初得到的信息量较大且无序，只有借助科学 的分析方法，将信息筛选、归类和总结,取得由此及彼、 由表及里的认识，才能有效地利用信息进行科学的策划。 会展旅游策划者需要分析的信息主要有以下几类。 （1）组织者自身信息 （2）旅游产品供需信息 （3）社会背景信息
二、专业知识 3、确立活动目标 一次活动可能会有多个目标，这些目标在策划准备阶 段就应该尽可能清晰、明确。只有明确了目标，才能为活 动的策划和实施设立标准，使策划思维得以有序进行。会 展旅游的活动目标大致包括以下几个方面： • 促进具有共同兴趣的人员之间的沟通与联络。 • 提高旅游人员对某一具体问题的了解程度。 • 向特定人士推荐新产品。 • 促进目的地会展旅游业的发展。 • 树立并扩大组织者的影响。 • 以举办会议或展览的方式获利。
二、专业知识 8、审定所拟方案 （1）汇报方案 策划者应向会展旅游活动的主要领导、专家汇报初步 的活动方案。汇报的内容主要包括活动的背景资料、活动 的主题思想、市场环境分析、活动方案的实施步骤和预期 结果等。 （2）咨询答辩 汇报后，可请相关领导、专家就活动的内容进行询问 甚至提出质疑，然后作出比较明确的解答，并认真记下各 方面的意见和建议。 （3）修改完善 分析各方面反馈回来的意见和建议并进行整理，将方 案予以完善。在分析相关信息时，要尽可能做到全面、详 细，多与领导和相关部门沟通、交流。
三、课后作业 1、简述会展旅游的策划步骤。 2、请拟定一次旅游或会展活动的初步方案。 3、谈谈会展旅游策划书的作用。
二、专业知识 6、拟订初步方案 拟定初步方案的内容主要有：确定活动举办地和组织 活动的中介机构，策划各项目的活动内容与实施步骤，选 择旅游线路（景点），策划营销活动和来宾接待工作，组 建应对突发事件的应急小组，确定活动效果评估标准和方 法等。总之，拟定的方案要尽量详细，考虑问题要尽可能 周到。
二、专业知识 7、财务收支预算 一次会议、展览以及相应旅游活动的组织和实施，所 需费用必须有预算，做到组织者心中有数，是计划具有可 行性和现实操作性；通过预算，可以根据人力、物力、财 力的可能性分清活动中各个环节的轻重缓急，从而使资金 的投入取得最佳效果。哪些支出是必须的，哪些是多余的。
一、工作实施 ※第五步：审定所拟方案。由策划者汇报活动方案，相关领 导、专家和工作人员就策划的内容进行研讨和审定。策划 者根据审定意见，对方案予以完善。 ※第六步：形成策划文件，撰写会展旅游策划书。 ※第七步：跟踪会展旅游策划书的实施。对会展旅游活动进 行跟踪，了解策划书实施情况，帮助解决实施过程中出现 的问题。
二、专业知识 9、形成策划文件 会展旅游策划书是整个策划过程最终形成的文件，是 经过选择的最优方案所形成的书面材料。一份详细的策划 书可以为会展旅游活动提供依据，以确保活动的时间安排、 人力配备和资金使用等。
二、专业知识 10、跟踪会展旅游策划书的实施 会展旅游策划方案实施过程中，策划者必须保证主题 方案的执行，除非遇到特殊情况，否则不应擅自变更方案。 实施过程中，策划者还应本着对客户负责和对会展旅 游活动负责的态度做好跟踪服务，过问方案实施情况，帮 助解决实施过程中出现的新问题。