电子文件管理办法
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电子文件的管理办法一、电子文件相关释义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。
逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
二、电子文件的归档范围公司主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。
具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
（一）电子文件性质代码R-草稿性电子文件;U-非正式文件;O-正式电子文件;N-无纸电子文件;T-文本文件；I-图象文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体文件;P-计算机程序;D-数据文件。
（二）电子文件信息类型1.字处理文件;指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静图像文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。
4.影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
6.多媒体文件：只用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
7.数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
8.超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。
（三）电子文件环境类型1.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件的版本等。
2.数据文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
电子档案管理办法
电子档案管理标准
为了加强学校电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本校实际，特作如下规定：
一、电子文件是学校开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。
电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负责。
二、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
三、电子文件实行集中统一管理。
校办公室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。
档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
四、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、文号、每份文件机读时间及位置、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、各部门在应归档电子文件上作相应的标记；电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文
件进行分类组盘。
填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
六、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
七、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
ISO电子文件管理规定
I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。
第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。
第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。
第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。
第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。
第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。
电子文件、记录管理办法
电子文件、记录管理办法第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。
第二条电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。
第三条行政部对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条凡有保存价值的电子文件,形成单位均必须归档.电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向行政部传递并归档。
第六条电子文件物理归档的基本要求： 1．办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档； 2．电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等）; 3．经过过程中的情况随时记录在相应的文件中; 4．专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件； 5．归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动.第十条各电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量,安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条归档电子文件移交前，文件形成部门必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给行政部，一份由电子文件形成部门保存。
第十二条电子文件的检验应包括以下项目：(1)载体有无划痕、是否清洁等；（2）有无病毒；(3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；（4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；(5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；第十三条行政部按照检验要求对电子文件逐一验收,对检验不合格者，应退回形成部门重新制作.第十四条移交行政部的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
iso141电子文件管理办法(1)
ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。
第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。
第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。
第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。
第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。
第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。
第九条各部门应根据规定，将提交发布的电子文件通过移交载体或者网上传输等方式安全及时地报送公司办公室。
西安市电子文件归档与管理办法
西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。
（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
某市建设电子文件与电子档要求及管理办法
某市建设电子文件与电子档要求及管理办法1.引言随着信息技术的发展，电子文件和电子档成为了现代社会重要的信息载体。
为了规范市电子文件和电子档的管理，保障信息的安全和可信度，特制定本要求及管理办法。
2.定义2.1电子文件：指以电子形式产生、传递和存储的文件，包括电子文档、电子论文、电子表格等。
2.2电子档：指以电子形式组织和管理的文件档案。
3.电子文件的要求3.1文件格式：电子文件应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS 等，并确保文件格式的稳定性和互通性。
3.2文件命名：电子文件应按照一定的命名规则进行命名，包括文件主题、日期、版本等信息。
3.3文件存储：电子文件应统一存储在市电子文件管理系统中，确保存储空间的安全和可靠性。
4.电子档的要求4.1档案组织：电子档应按照组织部门、年度、文件类别等进行分类和组织，确保档案的可检索性和可追溯性。
4.2档案描述：电子档应包括档案的标题、起草单位、起草日期、文件编号等描述信息。
4.3档案鉴别：电子档应采用数字签名等技术手段进行鉴权，确保档案的真实性和完整性。
4.4档案存储：电子档应存储在市电子档案管理系统中，确保档案的安全和有效性。
5.电子文件与电子档的管理办法5.1建设电子档案管理系统：市应建设完善的电子档案管理系统，确保电子文件和电子档的安全管理。
5.2整理电子文件和电子档案：各部门应对电子文件和电子档案进行整理和分类，建立档案目录和索引，方便查找和利用。
5.3规范电子文件和电子档案的使用权限：电子文件和电子档案应根据不同的权限设置不同的访问权限，确保信息的安全和保密。
5.4定期备份和归档：市应对电子文件和电子档案进行定期的备份和归档，以防止数据丢失和损坏。
5.5加强管理人员培训：市应加强对管理人员的培训，提高他们对电子文件和电子档案管理的认识和能力。
通过制定和执行以上要求及管理办法，市能够规范电子文件和电子档的管理，提高信息管理的效率和可信度，更好地适应信息化时代的发展。
电子文件管理办法
电子文件管理办法为加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本办法。
总则第一条：本办法所指归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第二条：公司电子文件的形成是随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动直接形成的具有保存价值的历史记录。
第三条：电子档案文件是公司档案现代化管理不可缺少的部分，由办公室集中统一管理，负责对公司形成的各类电子文件进行收集、整理、统计、保管和提供利用等工作。
各部门、分公司及下属单位分别设置兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档工作。
电子文件的归档范围及要求第四条：电子文件的归档范围同纸质文件，主要指反映公司主要职能活动、工作成果、重大活动、重要会议以及外事活动的中形成的电子文件。
包括公司发文、会议纪要及上报的各种资料、各类经济合同、策划方案、调研、财务分析等经营活动中形成的具有保存价值资料的电子版。
第五条：公司电子文件的归档要求,随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动的进程自然完成时，随纸质文件一起向档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。
第六条：各业务部门在各项活动中形成的归档电子文件应该与纸质文件内容及表现形式一致。
第七条：公司大型广告、营销、公关活动策划过程中所形成的文字、照片、录音、录像、宣传片、报纸等全部资料在活动结束一月内,各载体及电子版本同时归档。
第八条：电子文件的形成部门应指定专人负责本部门电子文件的归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任，档案管理部门参与和督促电子文件的收集和归档工作。
电子文件的管理第九条：电子文件的整理，采用归档纸质文件与文件电子版本“一一对应”的方法，即利用档案管理软件将归档文件的电子版本同时链接在该文件目录下。
第十条：电子文件的保管期限和归档范围同纸质文件。
第十一条：对归档电子文件的提供利用，按保密制度和借阅制度执行。
电子文件管理办法
电子文件管理办法一、背景电子文件的广泛应用和快速增长，给传统文件管理带来了新的挑战。
为了有效管理和保护电子文件，制定本电子文件管理办法。
二、适用范围本办法适用于本单位所有部门、机构或个人使用电子文件进行管理的相关工作。
三、文件分类和命名规则1. 文件应根据内容和用途进行分类，并采用有意义的名字进行命名。
2. 文件命名应简洁明了，避免使用特殊字符或过长的文件名。
3. 文件命名规则应统一，可根据具体部门的业务特点适当调整。
四、文件存储和备份1. 文件应按照分类和命名规则存储在合适的文件夹或数据库中。
2. 文件存储位置应有明确的管理责任人，并定期进行检查和维护。
3. 重要文件应进行定期备份，并确保备份材料的可靠性和安全性。
五、文件访问和权限管理1. 对于涉密、机密或其他特殊性质的文件，应设定访问权限，并严格控制文件的访问范围。
2. 文件权限管理应根据员工职责和工作需要进行划分，遵循最小权限原则。
3. 当员工离职或工作变动时，应及时撤销其文件访问权限。
六、文件传输和共享1. 在电子文件传输过程中，应采用加密和安全的通信方式，以确保信息的机密性和完整性。
2. 文件共享应遵循相关法律法规和保密要求，并设定合适的权限和访问控制。
七、文件保管和销毁1. 文件保管应遵循安全和隐私保护的原则，采用适当的技术和物理措施防止文件泄露或损坏。
2. 按照文件保管期限和要求，对不再需要保留的文件应及时进行销毁或归档。
八、责任和监督1. 各部门负责人应对本部门电子文件的管理负责，并定期进行文件管理工作的检查和评估。
2. 监督部门应加强对电子文件管理的监督和指导，及时发现和纠正问题。
九、附则1. 本办法的解释权归本单位所有。
2. 本办法自发布之日起生效。
以上为《电子文件管理办法》的内容。
请各位员工遵守，并按照相关规定进行文件管理工作。
如有任何疑问或建议，请随时向负责人反馈。
电子文件管理暂行办法
电子文件管理暂行办法（中办国办厅字〔2009〕39号)(2010-07-28)（中办国办厅字〔2009〕39号)第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。
国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是：（一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;（二）研究制定电子文件管理方针政策；（三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；（四）组织起草相关标准；（五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。
第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。
第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。
大学电子文件归档及管理办法
大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。
本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。
一、电子文件归档原则1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。
这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。
归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。
2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。
必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。
此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。
3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。
这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。
在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。
二、电子文件归档及管理的流程1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。
全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。
在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。
除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。
3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。
4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。
三、电子文件归档及管理的技术手段1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。
并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。
2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。
3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。
在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。
四、电子文件归档及管理的注意事项在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有错误，并且文档的命名和编号正确。
电子文件归档与管理办法
双流县国土资源局电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应信息化建设和电子政务建设的需要，规范电子文件归档与管理工作,保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年第6号令）,结合我局实际情况,制定本办法。
第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
第三条本办法适用于本局范围内的各科(室）、队、所、中心.第二章电子文件归档与管理体系第四条建立与本单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员联系制度，保证解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
第五条严格的管理制度,采取切实有效的技术措施，在软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制,保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续,实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。
第六条电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。
归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。
第七条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。
具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。
第八条对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的凭证作用。
电子文件管理办法
电子文件管理（草案）1 范围本标准规定公司电子文件形成过程、相关人员职责、文件管理方法等。
本标准适用于公司电子文件管理。
2 职责2.1 公司领导负责对文件的批示。
2.2 电子文件工作由行政部归口负责，行政部领导负责对文件分类并进行评审。
2.3 行政部设电子文件管理员专门负责公司文件传递、整理、管理工作：1）对各类电子文件的收发、传阅、归档、保管等工作负责。
2）负责督促检查相关人员及时查阅文件，对不及时者有权提出处理意见。
3）有权对文件损坏、丢失者提出处理意见。
4）负责对电子文件登记编号、分发、传送至相关人员传阅等。
5）负责中心文件的登记分发等工作。
2.4 其他领导或部门负责人认真传阅文件，积极处理实施。
3 电子文件形成过程我们可以将文件分为发布前和发布后。
发布前又可分为文件的编辑、评审、批准。
发布后就是文件的实施、管理。
整个电子文件形成过程是根据ISO9001标准4.2.3条款编制的。
3.1、文件的识别每个文件第一步需要确定其是内部文件还是外来文件，是否有必要进行进一步的操作。
3.2、文件的编辑文件的编辑过程由可以分为起草、核对、安全性设置（对于相对重要的文件而言）、提交上级领导。
文字材料在电脑上一般是用Office软件和PDF软件来进行编辑和阅读的。
在起草文件时，运用Office软件来进行编写。
一般财务报表、图表类用excel格式；需要用幻灯片来播放的文件用ppt格式，其他一般用word格式。
需要归档的用pdf格式。
3.3、文件的评审文件的评审针对的是已编辑完成的文件。
利用Office软件中的审阅功能，对文件进行批注、修改。
如有意见或建议可与编辑者讨论，评审之后提交给上级。
3.4、文件的批准文件的批准针对的是已经过评审的文件。
利用Office软件中中数字签名功能，对文件进行签名，盖章。
如果文件得到批准，就交由管理者进行发布。
3.5、文件的发布文件的发布针对的是已批准的、可以公开的文件。
发布的时候，制作一张签收表，确定相关人员已得到该文件。
有限公司电子文件归档与电子档案管理办法
XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。
第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。
第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。
第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。
XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。
第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。
第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。
电子文件管理办法
电子文件管理办法1.目的为规范公司电子文件管理，促使公司文件控制有效运行，特制定本办法。
2.适用范围本规定适用于公司在管理体系中所产生的电子文件控制活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更新等。
3.职责3.1 企业管理部3.1.1 负责编制及修订《公司电子文件管理办法》，是公司电子文件的归口管理部门；3.1.2 负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更新、保管等管理工作；3.1.3 负责对各部门文控的运行情况进行指导、监督、检查、考核；3.1.4 负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。
3.2 各部门3.2.1 按《公司电子文件管理办法》实施电子文件的管理；3.2.2 负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更新、保管等管理工作；3.2.3 负责将本部门电子文件共享给企业管理部及相关使用人员，供企业管理部优化流程、规范管理做参考；3.2.4负责将企业管理部提供的相关文件信息及时反馈给相关部门/人员，并及时做好跟踪落实工作。
4. 主要内容4.1 公司企业管理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。
4.2 公司文件控制的对象（CPC共享第一来源）：a) 公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业健康与安全手册；b) 公司第二层次文件：各体系程序文件；c) 公司各级程序文件引出的管理文件和表单；d）《体系文件清单》、《外来受控资料目录》、《记录清单》。
4.3 公司各部门文件控制的对象（CPC共享第一来源）：a) 公司各部门编制的与体系有关的各类管理规范等文件（程序文件引出的文件除外）；b)《体系文件清单》、《受控资料目录》、《记录汇编》。
4.4 体系电子文件的收集4.4.1 公司各部门专（兼）职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。
4.4.2 公司各部门电子文件的格式按照《文件控制程序》要求编制，具体参照公司《文件控制程序》执行。
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中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行)
第一章总则
第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司”)电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。
第二章基本原则
第三条电子文件处理应遵循以下原则：
(一)最大效用原则。
公司系统文件处理采用电子文件方式。
(二)全程管理原则。
对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量。
(三)完整性原则。
电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何
缺损。
(四)可读性原则。
电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。
(五)安全保密原则。
电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国
家和集团公司的有关安全保密规定。
第三章职责
第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。
系统各单位的总经理工作部(办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。
信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。
第五条总经理工作部(办公室)职责：
(一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。
(二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。
(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。
(四)负责使用人员的权限管理。
第六条信息技术部门的职责：
(一)负责系统OA的运行维护，确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据。
(二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请。
(三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题，制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。
(四)负责OA系统的使用及技术培训的组织实施工作，OA系统培训纳入集团公司的培训计划。
第七条使用部门的职责：
(一)规范、监控和督办部门内电子文件流转。
(二)使用人员权限和公文类型变动，及时向办公室提出调整。
(三)负责本部门经办的电子文件内容和文字的准确性。
第八条使用人员的职责：
(一)熟悉相关管理制度和操作规程，严格按要求规范操作，牢记并适时更换个人注册口令，防止冒名操作。
(二)及时处理文件，确保文件的时效性。
(三)严格遵守国家及集团公司保密规定，杜绝信息泄密事件的发生。
第四章电子文件的效力及应用范围
第九条电子文件以有权签字人的权限签名为依据，在公司系统内与纸质文件具有同等效力；电子文件的打印件未经有效签批，或未套红头、盖印章，不得作为对外出具的依据。
按照标准格式打印的电子文件，可做为正式文件存档。
第十条集团公司发送系统各单位的电子文件，除下列情况以纸质文件寄送外，其余不再寄送纸质文件：
(一)涉及国家秘密的文件。
(二)需要对外出具的文件。
(三)与系统外单位联合发文。
(四)其他需要采用纸质处理的文件。
第十一条公司系统外单位的纸质文件需要在OA系统中流转时，除下列情况外，必须由收文部门负责通过扫描设备将其转换为符合规定格式的电子文件：
(一)属于涉及国家秘密的文件。
(二)只需传阅和周知性的文件。
(三)无法用扫描设备扫描的文。
第十二条系统各单位向集团公司报送的文件除涉及国家秘密的文件外，均应为电子文件且通过OA系统传输发送。
第五章OA系统的使用管理
第十三条电子文件必须严格按照电子文件的规定流程进行流转，非特殊情况，一般不得使用特送功能。
第十四条系统各单位(公司各部门)收发文管理人员及各级公文办理人员应根据文件的紧急程度及时办理，不得延误，各级文件管理员对超过办理时限的电子文件，要及时进行催办。
第十五条系统中设定身份的员工因工作需要离岗时间较长，需及时实行移动办公或
在OA系统中进行代理授权，或委托他人代行
职责。
回到岗位后，应及时收回委托代办。
第十六条电子文件传输过程中，如出现异常问题，应及时与信息技术部门联系解决。
重要、紧急的电子文件，发送方应事先通知接收方，保证及时接收。
第六章OA系统的维护管理
第十七条公司系统OA的技术支持及维护协调工作由集团公司信息中心牵头管理；系统各单位信息技术部门负责辖内的技术支持工作，定期向集团公司信息中心报告运行情况。
第十八条系统各单位应设立OA系统管理员，负责本单位OA系统的日常技术支持与保障工作。
OA系统管理员应具备良好的政治素质和保密意识，具有较强的计算机应用
管理能力，熟练掌握企业网相关技术、OA.系统服务器及客户端配置，能够解决OA系统设置、服务器设置等方面的技术问题。
第十九条0A系统管理员在从事OA系统维护工作时，严禁用任何方式更改数据库中的系统文档和核心参数数据；未经审批，不得修改用户文档的内容，不得以任何理由删除用户文档。
对因上述行为造成的OA系统破坏、数据混乱、复制混乱等情况，一经发现将严肃处理，并追究相应责任。
第二十条公司及系统各单位的OA系统服务器应保证24小时运行，并有安全可靠的备份和恢复方案。
由于不可预见的意外原因造成数据库中信息损坏时，信息技术部门要及时将备份数据恢复到数据库中，并在第一时间内向集团公司信息中心汇报情况；遇到信息不一致时，要向集团公司信息中心说明情况，及时解决问题。
第七章OA系统的安全管理
第二十一条电子文件处理必须符合国家的安全保密规定；在公司系统内部网络未达到国家保密标准前，涉及国家秘密的公文和信息一律不得通过OA系统传输、处理。
第二十二条必须建立对电子文件处理的参与者的身份识别、访问权限控制制度。
严防利用OA系统制造虚假公文和信息，对冒用他人名义操作或制造虚假公文和信息的，
一经发现，按有关规定严肃处理。
(一)OA系统采用口令进行身份识别，用户口令最少8位，管理员口令最少10位；口令组成应是大小英文字母、特殊字符中两种以上的复杂、不易猜测的组合体；电子文件处理的参与者须定期更换口令，口令更换周期不得长于3个月；严禁口令外传、外泄。
(二)必须按照最少权限和单独责任原则，将资源的查看、修改、运行等权限分配给实际工作确实需要该权限的用户；一经发现非法访问，必须立即删除；任何人员未经许可，禁止向无权限人员提供OA系统的公文和数据资料，严禁对外提供技术资料和应用软件。
第二十三条OA系统必须设置符合安全要求的详细操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目内容等信息；操作日志不得错记、漏记，也不得更改、删除或丢失；禁止任何人员在OA系统的服务器及客户端中安装非工作软件。
第二十四条oA系统的运行安全必须得到保障。
(一)备份与恢复。
电子文件处理系统的服务器应保证24小时开机，主要设备、软件、数据、电源等应有备份，并具有在较短时间内恢复系统运行的能力。
(二)病毒的检测与消除。
应采用公司统一配备的查毒杀毒软件对服务器和客户端进行适时查毒和杀毒严格执行防
病毒有关规定，不得使用来历不明、未经杀毒的软件，不阅读和下载来历不明的网上邮件或文件，严格控制，彻底阻断病毒来源。
(三)在存有电子文件的设备上应采取加装防火墙等安全保密措施，做好对网络黑客的防范工作。
第八章附则
第二十五条本办法未尽事宜参照有关规定执行。
第二十六条系统各单位可参照本办法制定具体管理实施细则。
第二十七条本办法由集团公司总经理工作部和信息中心负责解释。
第二十八条本办法自印发之日起施行。