归档文件整理细则

中铁大桥局集团归档文件整理细则

第一章总则

第一条为适应档案管理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好地为集团公司各项工作提供优质服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）和《中国铁路工程总公司归档文件整理规则》，结合集团公司档案工作实际，重新修订《中铁大桥局集团归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

第二条本《细则》规定了归档文件整理的原则和方法。

第三条本《细则》适用于中铁大桥局集团所属各单位。

第二章定义

第四条归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第五条归档文件整理

将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。

第六条件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件。

第三章整理原则

第七条遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值便于保管和利用。

第四章质量要求

第八条归档文件应齐全完整，模糊或已破损的文件应予修整复制。

第九条归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。

第十条本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。

第十一条计算机起草的文件底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归，但要在归档说明中注明。

第十二条各种会议记录应采用A4横条格用纸，首页应采用红色活页记录纸（见附件1)。

第十三条归档文件及各种表格的用纸应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4纸。

第五章整理方法

第十四条装订

一、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前、外文本在后，汉文本在前、少数民族文本在后。

二、归档文件的装订方式和用品的选择，以保持整齐、完整、安全、不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。

第十五条分类

一、归档文件采用保管期限-年度一机构（问题）或年度一机构（问题）-保管期限分类方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

二、文件排列的顺序应按党、纪、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序，可按本机关机构序列的规定(或习惯)排列，综合性部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部机构的文件不能混淆。与外单位联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件，由负责起草的部门归档；

三、归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；法规性的文件归入公布(批准)年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年;年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成的一年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿、来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。

第十六条排列

一、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列，如：“保管期限－年度－机构（问题）”分类，机构即为最低一级类目；

二、没有文号的文件，如:会议文件、会议记录、会议纪要、统计报

表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列；

三、同一归档部门内不同级别的文件应以本级文件为主、排列时本级有文号的文件在前、无文号的文件在后，其它文件按不同级别排列。

第十七条编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门在每件文件首页上端空白处加盖归档章(附件 2)并填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号等内容，档案部门填写馆编件号。

一、全宗号:集团公司给接受范围内各立档单位编制的代号。集团所属各立档单位的全宗代号附后(附件3)；

二、年度：归档文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998”；

三、保管期限：归档文件保管期限分三种（永久、长期、短期），其简称及代码为永1、长2、短3；

四、件号：文件的排列序号。室编件号：由文书部门编制。馆编件号：由档案部门根据进馆时档案变动情况编制；

五、机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化简称）；

六、归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。

第十八条编目

文书处理部门应依据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

一、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号、盒号(档案部门填写)等项目(附件4)；

（一）件号: 填写室编件号；

（二）责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用“本单位”或“本公司”等含义不明的简称；

（三）文号：文件的发文字号。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加“[ ]”号注明；

（四）题名：文件标题。完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号；

（五）日期：文件签发日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如