归档文件整理细则
归档文件整理规则
• 归档文件整理:是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料，以件为单位， 进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
• 以件为单位整理：按照文件材料形成和 处理的基本单位进行整理。其基本保管 单位是“件”。
整理原则
• 遵循文件材料的形成规律，保持文件之 间的有机联系；
归档文件目录封面
归 档 文 件 目 录
全宗名称:泰州市教育局 年 度：2011 保管期限：永久 机 构：办公室
八、装盒
• 不同年度形成的归档文件不得放入同一 档案盒（请示与批复、跨年度召开的会 议等文件除外） • 不同保管期限的归档文件 • 不同机构（问题）的归档文件 • 根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒， 最好使用同一尺寸 • 备考表 卷内备考表.doc
五、排列
• 归档文件的排列就是将同一年度、同一类别、 同一保管期限内的文件材料按照成文日期先后 顺序进行排列。
• “事由”原则。事由是指一件具体的事，或一 个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。
• 由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用 将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限 的最后，并在备考表中加以说明。
•谢谢大家！
全宗号 年度 室编 件号
总页数 • • • • • 1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。
2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○九年表示为“2009”，不能简化为“09”。 3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编 号，不同类目不能混合编号。 4、保管期限：归档文件保管期限统一为“永久”、“30年”、“10年"标识。 5、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文 填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的"问题"可以填写原大类代号。 6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理的基本原则
归档文件整理的基本原则归档文件整理是指对公司或个人的各种文件进行整理、分类、归档和存储，以便日后能够快速、准确地检索和使用。
对于一个组织或个人来说，归档文件的整理是一项必不可少的工作，它可以有效提高工作效率，减少工作时间和成本，同时也能够保证工作的顺畅进行。
然而，在进行归档文件整理工作时，也需要遵守一些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
以下是归档文件整理的基本原则：1. 制定分类规则归档文件整理的第一步是制定分类规则。
分类规则应该简单明了，容易操作，同时也要符合组织或个人的实际需求。
分类规则可以根据文件的类型、内容、来源、日期等因素进行分类。
2. 分类标准统一在制定分类规则之后，需要保证分类标准的统一性。
分类标准的统一可以避免因为不同人员的理解不同而导致的文件分类混乱。
3. 文件命名规则统一文件命名规则也是归档文件整理中非常重要的一步。
文件命名规则应该简单明了，能够清晰地表达文件的内容和重要性。
文件命名规则也需要遵守统一标准，以避免因为文件命名不规范而导致的文件管理混乱。
4. 文件归档位置统一文件归档位置的统一也是归档文件整理的一个重要步骤。
文件归档位置的统一可以避免因为文件存储位置的不同而导致的文件管理混乱。
5. 定期清理归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期清理的。
定期清理可以避免因为大量无用文件的积累而导致的文件管理混乱。
6. 文件备份文件备份是归档文件整理的最后一步。
文件备份可以保证文件的安全性和完整性，一旦出现文件丢失或损坏的情况，备份文件可以起到重要的作用。
以上就是归档文件整理的基本原则。
在进行归档文件整理工作时，需要遵守这些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
同时，也需要根据实际情况进行灵活处理，以适应不同的需求。
归档文件整理规则
归档文件整理规则(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000中华人民共和国档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
归档文件整理规则解读
归档文件整理规则解读归档文件整理是企业管理中不可或缺的一环，它关系到企业信息化管理水平和工作效率。
在进行归档文件整理时，需要遵循一定的规则，以确保归档文件的准确性、可读性和易查找性。
本文将解读归档文件整理规则的关键内容。
1. 文件归档分类文件归档应根据文件的性质和用途进行分类，主要可以分为两种类型：常规文件和长期保存的文件。
常规文件包括日常办公文件、资料、合同等，通常需要定期整理，保存时间一般为1年至3年。
长期保存的文件主要包括法律文书、财务会计账簿、合同、协议等，保存时间一般为5年以上。
2. 文件命名规则文件命名规则是归档文件整理的重要环节，命名规则应该具有一定的规范性和标准性，以便于归档文件的管理和查找。
一般来说，文件名应包含文件类型、文件名称、文件编号、文件日期等元素。
3. 文件存储规则文件存储规则是指归档文件的存储位置和存储方式。
文件存储位置应该统一、明确，避免分散存储和重复存储。
文件存储方式应该选择适合企业实际情况的存储设备和方式，如服务器、硬盘、光盘等。
4. 文件保密规则文件保密规则是指归档文件的保密性和安全性。
企业的机密文件应该存储在安全性较高的设备中，如服务器、加密U盘等。
同时，企业应该建立保密文件管理制度，规范文件的查阅和使用。
5. 文件定期清理规则文件定期清理规则是指归档文件的定期清理和销毁。
企业应该建立文件清理制度，对于已失效或无用的文件进行清理和销毁，减少存储空间的占用和成本的浪费。
综上所述，归档文件整理规则对企业管理至关重要，遵循规则可以提高工作效率，减少管理成本和安全风险。
企业应该根据实际情况制定适合自己的归档文件整理规则，以更好地管理归档文件。
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括：
1. 分类：将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类，使其易于查找和管理。
2. 标记：使用标签、颜色、编号等方法标记文件，以便快速识别和定位。
3. 命名：为文件命名时，应使用清晰、简明、具备描述性的名字，避免使用缩写、码头符号等，以免产生混淆。
4. 存储：将文件存储在合适的媒介上，例如硬盘、移动硬盘、云存储等，避免使用易损坏的存储媒介。
5. 梳理：定期检查和删除已过期、无用的文件，避免浪费存储空间。
6. 安全：为了保护隐私和机密信息，应对敏感文件进行密码保护，限制访问权限，同时备份重要文件以避免意外损失。
归档整理规则
归档整理规则
归档整理规则可以如下：
1.分类：将不同种类的文件分开放置，如收据、合同、证件等。
2.时间：根据文件的时间顺序来归档，可以按照月份、季度、年份等来划分。
3.字母：按照字母表顺序归档，如按照姓名、公司名称等。
4.重要性：将重要文件放在易于找到的位置，如放在最上面或者专门的文件夹中。
5.颜色：通过不同的颜色分类来归档文件，如红色表示紧急文件，黄色表示普通文件等。
6.数字：按照数字顺序来归档，如按照标号、编号等。
7.地点：按照地点来归档，如按照省份、城市等。
8.功能：将文件按照功能来归档，如按照销售、采购等。
9.分组：将相关的文件分成一组来归档，如员工文件、客户文件等。
10.主题：按照文件的主题来归档，如按照会议、培训等。
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
南京大学《归档文件整理规则》实施细则
南京大学《归档文件整理规则》实施细则范本1：南京大学《归档文件整理规则》实施细则1. 目的和适合范围1.1 目的本《归档文件整理规则》实施细则的目的是规范南京大学的文件归档管理工作，确保文件的安全、有效和便捷存储，提高办公效率和信息的检索能力。
1.2 适合范围本规则适合于南京大学所有相关机构和部门，以及与南京大学有合作关系的外部合作火伴。
2. 文件归档流程2.1 文件归档责任单位根据文件的性质和分类，制定文件归档责任单位，并明确各单位的归档职责。
2.2 文件归档流程2.2.1 文件产生阶段- 文件的编制、审核和批准- 文件的编号和分类- 文件的扫描与电子化2.2.2 文件归档阶段- 文件的存储和保管- 文件的索引和检索- 文件的销毁和归档转移3. 文件分类与编目3.1 文件分类原则根据文件的性质、用途和保管周期等因素，将文件分为机构文件、业务文件、项目文件和暂时文件等，分别进行分类管理。
3.2 文件编目方法根据文件的具体内容和事项，采用数字编码、字母编码和组合编码等方式进行文件编目，确保文件的惟一性和检索的准确性。
4. 文件存储与保管4.1 文件存储设施根据文件的保密性、重要性和检索频率等因素，提供适当的文件存储设施，包括文件柜、文件夹、文件架和数字存储设备等。
4.2 文件保管措施确保文件的完整性和安全性，采取物理和网络安全措施，限制权限和加密存储，防止文件的遗失和泄露。
5. 文件索引与检索5.1 文件索引标准制定统一的文件索引标准，包括文件的编号、名称、归档单位、归档时间和归档位置等，便于快速检索和定位文件。
5.2 文件检索方法提供多种文件检索方式，包括关键词检索、条件检索和分类检索等，确保快捷、准确地查找所需文件。
6. 文件销毁与归档转移6.1 文件销毁程序根据文件的保管周期和归档规定，定期进行文件销毁，确保文件的及时清理和释放存储空间。
6.2 文件归档转移对于具有长期保存价值的文件，根据归档规定和专业要求，进行文件归档转移，移交给档案馆或者相关机构进行长期保管。
归档文件整理规则
八、编
目
• 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目 录 • 归档文件应逐渐编目。来文与复文作为一件时，只对复文 进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等项目。 • 1、件号：填写室编件号 • 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者 • 3、文号：文件的发文字号 • 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟 标题，外加“【】”号 • 5、日期：文件的形成时间，以8位数字标注年月日如： 20081201
六、排 列
• 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 • 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（问 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（ 的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 题）的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 某单位200 2008 如：某单位2008年文书档案如下排列：
收
集
收集应归档的文件材料做到齐全完整 判断文件是否归档，依照归档范围，决定文件的去留 确定归档文件的保管期限，要准确客观 分类方法要科学、适用，保持相对稳定 便于保管利用，用不锈钢钉、包角 顺序相对固定（党、工、青、妇—办公室—业务—其他） 要 求 不 空 号、重 号 填 写 要 清 晰、端 正 按件号顺序装（不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒）
归档文件的整理规则
归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。
通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、背景和目的在工作和生活中，我们经常需要处理大量的文件和文档，为了方便查找和管理，归档文件整理规则的制定变得至关重要。
本文旨在提供一套标准化的归档文件整理规则，以确保文件的有序存储和快速检索。
二、文件分类根据文件的性质和用途，我们将文件分为以下几类：1. 项目文件：包括与特定项目相关的文件，如合同、报告、会议纪要等。
2. 行政文件：包括公司行政事务相关的文件，如人事档案、财务报表、法律文件等。
3. 客户文件：包括与客户相关的文件，如合同、订单、信函等。
4. 市场文件：包括市场调研、竞争分析等与市场相关的文件。
5. 技术文件：包括产品规格、技术文档等与技术相关的文件。
三、文件命名规则为了便于文件的识别和查找，我们制定了以下的文件命名规则：1. 项目文件：采用“项目名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：项目A_合同_20220101。
2. 行政文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：人事档案_20220101。
3. 客户文件：采用“客户名称_文件类型_日期”的格式命名，例如：客户A_合同_20220101。
4. 市场文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：市场调研_20220101。
5. 技术文件：采用“文件类型_日期”的格式命名，例如：产品规格_20220101。
四、文件存储位置为了方便文件的管理和存储，我们建议按照以下的存储位置进行归档：1. 项目文件：在项目文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为项目名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
2. 行政文件：在行政文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
3. 客户文件：在客户文件夹下创建子文件夹，文件夹名称为客户名称，将相关文件存放在对应的子文件夹中。
4. 市场文件：在市场文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
5. 技术文件：在技术文件夹下创建子文件夹，按照文件类型进行分类存放。
五、文件索引和检索为了方便快速检索文件，我们建议建立文件索引表，记录文件的基本信息，包括文件名称、文件类型、存储位置、创建日期等。
归档文件整理方法
归档文件整理方法
归档文件整理方法可以根据个人的需求和喜好来进行，以下是一些常用的归档文件整理方法：
1. 按照日期归档：将文件按照日期顺序进行整理，可以按照年份、月份、日期进行归档。
这样可以方便快速找到某个时间段的文件。
2. 按照主题归档：将文件按照主题或内容进行分类整理。
例如，可以创建不同的文件夹或标签来归档工作文件、个人文件、财务文件等。
3. 按照重要性归档：将文件按照重要性或优先级进行整理，将重要的文件放在更易于访问和管理的位置。
可以使用不同的颜色标签或文件夹来区分不同级别的文件。
4. 按照文件类型归档：将同类型的文件放在一起进行整理，例如将所有的图片文件放在一个文件夹中，将所有的文档文件放在另一个文件夹中。
5. 数字化归档：将纸质文件或电子文件数字化，并使用文件管理软件进行归档。
这样可以极大地减少物理空间的占用，并提高文件的检索效率。
无论选择哪种方法，都需要保持整理的持续性和一致性，定期清理和更新归档文件，以确保文件整理的效果和效率。
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中铁大桥局集团归档文件整理细则第一章总则第一条为适应档案管理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好地为集团公司各项工作提供优质服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）和《中国铁路工程总公司归档文件整理规则》，结合集团公司档案工作实际，重新修订《中铁大桥局集团归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。
第二条本《细则》规定了归档文件整理的原则和方法。
第三条本《细则》适用于中铁大桥局集团所属各单位。
第二章定义第四条归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第五条归档文件整理将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。
第六条件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件。
第三章整理原则第七条遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
区分不同价值便于保管和利用。
第四章质量要求第八条归档文件应齐全完整，模糊或已破损的文件应予修整复制。
第九条归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。
第十条本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。
第十一条计算机起草的文件底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。
无修改痕迹的底稿可以不归，但要在归档说明中注明。
第十二条各种会议记录应采用A4横条格用纸，首页应采用红色活页记录纸（见附件1)。
第十三条归档文件及各种表格的用纸应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4纸。
第五章整理方法第十四条装订一、归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前、外文本在后，汉文本在前、少数民族文本在后。
二、归档文件的装订方式和用品的选择，以保持整齐、完整、安全、不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。
第十五条分类一、归档文件采用保管期限-年度一机构（问题）或年度一机构（问题）-保管期限分类方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
二、文件排列的顺序应按党、纪、政、工、团、其它。
行政部门中机构排列顺序，可按本机关机构序列的规定(或习惯)排列，综合性部门在前，业务部门在后。
不同保管期限、不同内部机构的文件不能混淆。
与外单位联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。
业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件，由负责起草的部门归档；三、归档文件的年度，以文件签发日期为准。
跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；法规性的文件归入公布(批准)年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年;年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成的一年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿、来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。
第十六条排列一、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列，如：“保管期限－年度－机构（问题）”分类，机构即为最低一级类目；二、没有文号的文件，如:会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列；三、同一归档部门内不同级别的文件应以本级文件为主、排列时本级有文号的文件在前、无文号的文件在后，其它文件按不同级别排列。
第十七条编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。
文书处理部门在每件文件首页上端空白处加盖归档章(附件 2)并填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号等内容，档案部门填写馆编件号。
一、全宗号:集团公司给接受范围内各立档单位编制的代号。
集团所属各立档单位的全宗代号附后(附件3)；二、年度：归档文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998”；三、保管期限：归档文件保管期限分三种（永久、长期、短期），其简称及代码为永1、长2、短3；四、件号：文件的排列序号。
室编件号：由文书部门编制。
馆编件号：由档案部门根据进馆时档案变动情况编制；五、机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化简称）；六、归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。
第十八条编目文书处理部门应依据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
一、归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号、盒号(档案部门填写)等项目(附件4)；（一）件号: 填写室编件号；（二）责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用“本单位”或“本公司”等含义不明的简称；（三）文号：文件的发文字号。
转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加“[ ]”号注明；（四）题名：文件标题。
完整的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号；（五）日期：文件签发日期。
以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年9月8日，填写为20020908；（六）页数：每一件归档文件的总页数。
文件中有图文的页面为一页；（七）电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名；（八）备注：注释文件需要说明的情况；（九）机构：各单位内部组织机构的名称（或规范化的简称）；（十）电子文件载体号:电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写；（十一）盒号：档案装盒后排架的流水号。
二、归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。
归档文件目录封面设全宗名称、年度、保管期限、机构等项目(见附件5)。
第十九条装盒归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。
填写档案盒脊背（见附件6、7）、盒内文件目录（见附件8）及备考表项目。
不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。
一、档案盒（一）档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）（附件9）。
档案盒的外形尺寸为310mm ×220mm（长×宽），盒脊厚度为20mm 、30mm、40mm等。
（二）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号（室、馆编件号填写盒内第一件和最后一件起止件号，中间用“—”号连接）、盒号等项目。
第二十条备考表备考表（见附件10）放在盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。
一、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；二、整理人：负责整理归档文件的人员姓名；三、检查人：档案部门负责检查档案质量的人员姓名；四、日期：归档文件整理完毕的日期。
第六章移交第二十一条文书处理部门要按时将归档文件以件为保管单位装盒后，向档案部门移交。
第二十二条文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”(见附件 11)，并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。
第七章附则第二十三条本《细则》由集团公司办公室档案科负责解释。
第二十四条本《细则》从印发之日起实行。
原《中铁大桥局集团归档文件整理规则实施细则》（桥办[2004]157号文）同时废止。
附件: l、会议记录纸首页2、归档章式样3、中铁大桥局集团全宗代码表． 4、归档文件目录5、归档文件目录封面式样6．、档案盒脊背式样(竖放)7、档案盒脊背式样(横放)8、盒内文件目录9、档案盒封面式样10、备考表11、归档文件移交清册附件1：会议记录纸首页 单位：MM 30MM （上边距）15（单 位 名 称）20会议15 年第 次 会议记录10 80 8020MM10日期： 年 月 日 开始 地点： （右边距）结束10主持人：记录人：45会议主要内容（ 共 人 ）35出 席（ 共 人 ）25列 席 （ 共 人 ）25缺 席 （ 共 人 ）25附 件1 原始记录 页2 会议文件 页32 10 第 页 共 页左边距 32MM （下边距）注：上边距：30MM 下边距：32MM 左边距：30MM 右边距：20MM附件2:归档章样式8（全宗号）（年度）（室编件号）16（部门）（保管期限）（馆编件号）3 × 15mm 单位：mm附件3：中铁大桥局集团所属各单位档案全宗代号序号单位名称代号备注1 中铁大桥局集团有限公司122 中铁大桥局集团股份有限公司12G3 中铁大桥局集团第一工程有限公司12G014 中铁大桥局集团第二工程有限公司12G025 中铁大桥局集团第三工程有限公司12G036 中铁大桥局集团第四工程有限公司12G047 中铁大桥局集团第五工程有限公司12G058 中铁大桥局集团第六工程有限公司12069 中铁大桥局集团第七工程有限公司120710 中铁武桥重工股份有限公司120811 中铁大桥局集团武汉桥梁科学研究院有限公司12G0912 中铁大桥勘测设计院有限公司12G10归档文件目录机构：电子文件载体号：盒号：件号责任者文号标题日期页数电子文件名备注附件5:归档文件目录封面式样归档文件目录全宗名称年度保管期限机构附件6： 档案盒脊背式样（竖放）（单位：毫米）2030全宗号30年 度30期 限31070机 构35室编件号35馆编件号30盒 号30A附件7：档案盒脊背式样（横放）（单位：毫米）10全宗号25年度25期限25机构50 220室编件号25馆编件号25盒号25A 10附件8:盒内文件目录式样盒内文件目录机构：保管期限：盒号：件号责任者文号标题日期页数电子文件名备注附件9:档案盒封面式样（全宗名称）附件10:备考表单位: 毫米10 2010 3615 备考表15盒内文件情况说明:30 29710 5510 整理人:检查人: 1010 年月日1050 10 15210附件11:归档文件移交清册归档文件移交清册共计: 盒件其中: 永久盒件长期盒件短期盒件移交单位: 接收单位:移交人: 接收人:年月日。