文件记录控制培训
记录控制管理程序培训资料
记录控制管理程序培训资料在当今的企业管理和组织运营中，记录控制管理程序扮演着至关重要的角色。
有效的记录控制不仅能够确保信息的准确、完整和及时，还能为决策提供可靠的依据，满足法律法规的要求，并有助于提高工作效率和质量。
为了让大家更好地理解和应用记录控制管理程序，下面将为您详细介绍相关的知识和要点。
一、记录控制管理程序的定义与重要性记录控制管理程序是一套用于规范和管理组织内各类记录的创建、收集、存储、检索、使用、保留和处置的流程和方法。
它的重要性体现在多个方面。
首先，准确的记录是组织决策的基础。
通过对过往记录的分析，管理层能够了解业务的运行情况，发现问题和趋势，从而做出明智的决策。
其次，记录是满足法律法规要求的重要证据。
在许多行业，如医疗、金融、环保等，相关法规要求组织保存特定类型和期限的记录，以证明其合规性。
再者，良好的记录管理有助于提高工作效率。
当员工能够快速、准确地找到所需的记录时，可以减少重复工作和错误，提高工作的流畅性。
最后，完整的记录能够为组织提供历史参考，便于总结经验教训，进行知识传承和持续改进。
二、记录控制管理程序的主要内容（一）记录的分类与标识组织应根据业务活动的性质和需求，对记录进行合理的分类。
常见的分类方式包括按部门、业务流程、时间等。
同时，为了便于识别和检索，每个记录都应赋予唯一的标识，如编号、名称等。
（二）记录的创建与收集明确记录的创建者和收集者的职责，确保记录的内容真实、准确、完整。
记录的格式应事先规定，并在使用过程中保持一致。
（三）记录的存储选择合适的存储介质和地点，保证记录的安全和易于访问。
对于重要的记录，应采取备份和防灾措施，防止数据丢失。
（四）记录的检索与使用建立有效的检索系统，使员工能够快速找到所需的记录。
同时，规定记录的使用权限，确保信息的保密性和安全性。
（五）记录的保留与处置根据法律法规和业务需求，确定记录的保留期限。
超过保留期限的记录应按照规定的程序进行处置，如销毁、归档等。
文件和记录编写培训
3.3 文件和记录的管理
3.3.1 现场文件和记录的保管本卷须知：
文件应存放/张贴在公众〔员工〕可获取 或看到的地方，保存整洁，不可乱涂乱画， 且班长应给班组成员培训；记录的填写、 修改、保存〔〕。
3.3.2 发放到各车间/部门办公室的文件的保 管的本卷须知：
收文部门/车间应按档案管理要求把文 件保管好，如至少有标签、目录，便于检 索。
e) 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、 标准相协调，并认真处理好各种过程的接口，防止不协调 或职责不清；
f〕文件和文件之间应相互协调，防止产生不一致的地方，从 整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的 目的和范围，尽量不要表达不在该文件范围内的活动。
3.2.2 文件或记录更新的本卷须知：
四、7月份以来质量管理体系运 行检查的总结
以下步骤都由文件编写人员完成：
索取最新版本的文件或记录〔在此根底上进行更新， 从文控员处理索取.〕
在原文件上用不同颜色字体标出修改后的内容。如? 高压配电操作规程?、?氯氢处理工序作业指导 书?，并交所在部门主管审核。
文件经文件编写人员审核，校对无误后，填写“文 件更改审批单〞，例1、例2。
把修改后的文件与审批单一同交给文控员校对、打 印、会签后，发放。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依 据。
三、文件和记录控制程序
3.1 文件和记录的编号规定 QM\QP\QW\QT(Q表示质量管理体系，M手
册、P程序、W支持性、T表格) EM\EP\EW\ET(E表示环境管理体系) QEM\QEP\QEW\QET(质量与环境合并的体
系文件)
3.2 文件和记录编写要求 3.2.1 新文件编写的本卷须知： 文件应说明文件编写的目的、范围、相应职责，及具体 工作程序等；
记录控制管理程序培训资料PPT课件
文件 记录
文件
记录
文件是活动的依据 记录是活动的证据
文件指导活动
记录证实活动
文件产生在活动之 记录产生在活动之
前
中或活动之后
记录表单不得用铅笔填写，可用 填写要及时、内容正确完整、字
中性笔或圆珠笔等填写
迹清晰，能准确识别，签名完整
不得随意更改、涂抹，如发现数 据填写错误，要用单划线进行更 正，并在更正处签名并注明日期
质量文控编写《受控文件清单》， 交质量经理审核、管代批准后， 于公司内部公共文件夹中共享。
记录应保存于安全、干燥的地方， 便于检索并注意好防火、防虫、 防潮等措施；对于保存在磁盘中 的记录，要做好防磁，并加以备
\\192.168.0.250
份，以防止存储的内容丢失。
记录不得随意销毁。过期记录的销 毁需按《文件控制管理程序》要求， 由申请部门填写《文件申请表》交 部门经理审核、管理者代表批准后， 方可执行销毁动作。销毁需填写 《文件销毁记录》。
行，具体保存年限详见《受控文件 清单》
当顾客、供方或第三方认证机构 需查阅记录时，由相关单位人员 陪同，记录保管人应能迅速提供 相关记录。
当公司内部查阅和追溯各相关记 录时，记录保管人应能迅速找出 所要查阅和追溯的记录。公司对 各部门记录的检索方法统一以目 录和其相关对应的编号、阿拉伯 数字流水号进行。
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写在最后
成功的基础在于好的学习习惯
The foundation of success lies in good habits
12
结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的， 所以不要放弃，坚持就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End 演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
文件控制及管理的培训
文件控制及管理的培训在如今这个数字时代，文件控制及管理已经成为了贯穿整个企业运营过程中不可或缺的一部分。
而随着技术的不断发展，文件控制及管理也已经不再是一项简单且单一的任务，而是需要高效、系统化的流程来确保文件的正确性、可用性和安全性。
为了帮助企业员工更好地执行这些任务，文件控制及管理培训显得尤为重要。
文件控制及管理的培训内容应该从以下几个方面展开：首先，需要从文件的基础知识开始讲起，特别是对于新手来说，它们需要了解文件的类型、格式、属性等。
同时，也需要了解各种文件的存储方式、组织方式及其分类方法。
对于资深员工来说，他们需要进一步强化对文件知识的理解，深入探讨文件中常用的控制指令，如批处理、参数、常用变量、IF条件判断等。
这些都是维护现有文件的基础知识。
其次，针对不同的文件控制需求，也需要重点讲解如何建立和执行适当的文件流程。
文件流程是指在文件的整个生命周期内，文件将经历的各种状态、审批流程、分发方式和文件控制流程，以及各种注记和监控机制等。
拥有一个完善的文件流程可以避免文件意外修改、丢失或被恶意篡改的风险，并在需要时能够迅速地找到搜索所需的文件。
再次，也需要着重介绍如何执行文件安全性控制措施。
无论您是在文件存储环节、文件数据传输中，还是在文件处理时都需要考虑文件的安全保密问题。
在文件安全性控制方面的培训主要包括筛选可信用户、设置强密码、使用加密技术、规范员工操作流程等方面的培训。
这些措施对于保护文件的私密性、完整性和可用性都起着非常重要的作用。
还有一个也是非常重要的方面，就是对于文件版本控制的培训。
文件版本控制可以全面跟踪文件的修改历史、检出、还原、记录等，避免文件历史版本的误删、并发错乱等问题。
此外，还应该重点告知如何有效地管理版本库、处理版本冲突、定期维护版本库等管理技巧。
最后，可以把文件控制及管理培训的学习作为常规工作的一部分来实现。
现代科技工作节奏加快，企业员工都需要花费时间才能学会同时处理多个任务。
文件记录控制培训(PPT28张)
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
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案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
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文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
文件控制及管理的培训
文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。
文件能够包含范围非常广泛的内容。
系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。
注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之“documentation”。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包含：a)质量方针及其目标；b)质量手册；c)书面程序；d)作业(工作)指导书；e)表单；f)质量计划；e)规范；h)外来文件；i)记录。
质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用与更换容易实现与操纵；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d)能够远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导全面描述注1：作业(工作)指导能够形成文件也能够不形成文件。
注2：作业(工作)指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。
有关时，作业(工作) 指导包含接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业(工作)指导书以描述其执行。
2024版文件记录控制程序培训PPT课件
确定各类文件的归档时间和周期，确 保文件及时归档。
03
文件记录控制要求
文件格式与编号规则
文件格式
统一使用公司规定的模板，包括 标题、页眉、页脚、字体、字号
等。
编号规则
按照公司文件编号管理规定进行编 号，确保文件编号的唯一性和可追 溯性。
版本控制
对文件进行版本控制，每次修改后 更新版本号，并保留历史版本记录。
04
文件记录控制实施步骤
制定文件记录控制计划
确定文件记录的类型和范围
01
根据企业实际情况，明确需要控制的文件记录类型，如质量记
录、生产记录、检验记录等，并确定其范围。
制定文件记录控制流程
02
设计文件记录的生成、审核、批准、发放、使用、更改、作废
等控制流程，确保文件记录的有效性和可追溯性。
明确文件记录保存期限和保存方式
确定文件发放范围
根据文件性质和重要性， 确定需要接收文件的部门 或人员名单。
文件发放方式
可选择电子邮件、内部网 站、纸质文档等方式进行 文件发放。
接收确认与反馈
接收人需确认收到文件， 并对文件内容进行查看和 理解，如有疑问或问题需 及时反馈。
文件更改与作废流程
文件更改申请
如需对文件进行更改，需提出更 改申请并说明更改原因和内容。
未经授权访问或篡改文件问题解决方案
访问控制
建立严格的访问控制机制，限制对文件的访问权限，只有经过授 权的人员才能访问和修改文件。
加密保护
对重要文件进行加密保护，确保即使文件被非法获取，也无法轻易 解密和篡改文件内容。
监控和审计
建立文件访问监控和审计机制，记录对文件的访问和修改操作，以 便在发现问题时能够及时追踪和定位。
TS文件记录控制培训
A 审查批准发行 B 控制变更发行 C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
A 确保内容适当 B 确保内容最新 C 防止文件误用 D 确保使用方便 E 现场文件适用
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
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文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、发放、 更改、作废以及外来技术的管理。
2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管理。
3 术语
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
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质量记录的控制
质量记录是特殊的文件。
保持记录，提供运作证据（标准要求的有19 项）
记录的要求：
清晰 / 易于识别 / 检索
记录的控制：
1 标识
2 贮存
3 保护
4 检索
5 保存期限 6 处置
必须文件化：质量记录控制程序
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质量记录控制流程图
质量记录所用之表单由质量手册、程序文件、工作指导等文件引申而
22
(续3)
5.1.4 文件的更改和换版 5.1.4.1 需要更改质量体系文件时，提出更改意见的部门应填写 “质量体系文 件更改申请单”，经履行审批手续后送交质管部，由质管部统一更改。
5.1.4.2 文件更改的审核、批准须由原审批部门或授权人进行。当原审批 人不在职时，可由接替其岗位人员审批，但应获得原审批时所依据的有关 背景资料。
23
(续4)
文件控制程序培训-2024鲜版
如何进行变更管理
识别变更需求
关注文件的实施情况，及时识别变更 需求。
评估变更影响
对变更需求进行评估，了解变更对文 件内容和实施的影响。
2024/3/28
实施变更
根据评估结果，对文件进行必要的修 改和完善，确保变更符合公司标准和 实际需求。
记录变情况
在文件控制系统中记录变更情况，包 括变更时间、变更内容、变更人等， 以便后续追踪和管理。
5
相关术语解析
文件
指组织内部用于指导、规范或记录 工作的各类文档，包括纸质文档和 电子文档等。
文件控制
指对文件的创建、修改、审核、批 准、发布、分发、使用和保管等过 程进行管理和控制的活动。
文件版本
指文件在修改或更新过程中所产生 的不同版本，每个版本应具有唯一 的标识和版本号。
2024/3/28
文件审批
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04
CATALOGUE
文件控制程序中的常见问题及解决方案
2024/3/28
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常见问题类型
文件版本混乱
同一文件存在多个版本，导致使用者在执行 过程中产生混淆。
文件更新不及时
文件内容已过时或不再适用，但未及时进行 更新或废止。
文件审批流程不规范
文件的起草、审核、批准等流程不清晰，导 致文件质量参差不齐。
总结与展望
25
本次培训内容回顾
1 2
文件控制程序基本概念和原理
介绍了文件控制程序的定义、作用、基本原理和 常见类型，使学员对文件控制程序有了全面的认 识。
文件控制程序操作实践
通过实例演示和学员亲手操作，深入学习了文件 控制程序的各项功能，包括文件的创建、打开、 读写、关闭等操作。
文件控制程序应用场景分析
记录控制程序培训
完整，是否做到字迹清晰，及时发送，保存环境是否适宜，并对检查情况进行记录，当发现问题时用 《文件信息反馈单》通知该部门整改。
记录填写的相关图片
记录应进行分类保管便于索引！
• 记录的形式可以采用文字记录（如报告）、表格、图标；也可以是 磁带、磁盘 、光盘、胶片、照片等形式
• 例：生产记录、领料记录、安装记录、考勤记录、巡查记录 出库单、技术工作笔记、销售\采购合同
记录控制与文件控制的区别
1 作用不同：记录用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措
施和纠正措施的证据；而文件主要是指导过程运行与控制的。
包括记录名称、编号、保存期、归档部门等。
• 体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时
，文件实施部门可以增编适用表格，经验证适宜
• 将本部门的记录表格罗列成目录，并标明编号、 成为中心记录表格索引，即表单目录（电子）
和合理性后，按照《文件控制程序》中的规定要 求进行审批和发放。
• 作用：提高检索和查阅的效率
记录表格的编制和更改
• 部门的记录和相关报告报表由本部门在文件编写 • 记录应结合国家法令法规、行业标准、顾客特殊
的同时进行编制，负责人审核，经总经理批准，
要求和产品责任方面要求由编制及有关人员确定
品管部登记备案后启用。
该记录的保存期限，并写入《记录清单》中，以
保证产品的可追溯性。
• 品管部收集所有记录表格，编制《记录清单》，
《记录归档登记表》。记录经品管部
验收合格后方可归档，如果归档资料
不全。负责归档验收的人员有权拒收。
文件控制程序培训课程pptx
采用版本控制工具，如Git或SVN，跟踪文件变化并保存历史版本 ，以便在需要时回滚到之前的版本。
数据恢复软件
针对已丢失或损坏的文件，可以尝试使用数据恢复软件进行恢复。
文件版本混乱的解决方法
统一文件命名规范
制定文件命名规范，明确文件名、版本号和日期等信息的标注方式 ，避免文件名混乱。
文件控制程序培 训课程pptx
目 录
• 文件控制程序概述 • 文件控制程序的核心要素 • 文件控制程序的实施步骤 • 文件控制程序中的常见问题及解决方案 • 文件控制程序与其他质量管理体系的关联 • 文件控制程序的未来发展趋势
01
CATALOGUE
文件控制程序概述
定义与目的
定义
文件控制程序是指对文件的编制、审核、批准、发布、分发 、使用、修改、再次批准、作废和回收等各个环节进行明确 规定，并通过相关人员的执行，确保文件在质量管理体系中 的有效性。
验和技能的文件控制专员。
培训与考核
对新入职的文件控制专员进行系统 培训，包括文件控制程序政策、文 件管理技能等，并进行考核确保其 胜任岗位。
工作职责
文件控制专员需负责文件的日常管 理、归档、借阅、复制等工作，确 保文件的完整性、准确性和保密性 。
培训员工掌握文件控制程序
培训内容
01
针对企业或组织的员工，开展文件控制程序的培训，包括文件
版本控制工具的应用
利用版本控制工具管理文件，确保每次修改都有记录，便于追踪和 管理不同版本的文件。
定期评审文件
建立文件评审机制，定期对文件进行评审和整理，及时淘汰过时和无 效的文件，保持文件的有效性和一致性。
文件权限管理不当的处理方式
制定文件权限管理制度
文件记录控制程序培训课件
实施效果评价方法及工具应用
抽样调查法
通过对部分文件记录进行抽样检查，评估整体 文件记录控制程序的实施效果。
对比分析法
将实际文件记录与标准或规定进行对比分析， 找出差异和不足之处。
流程图法
利用流程图清晰地展示文件记录控制程序的流 程，便于分析和评价。
持续改进方向和目标设定
完善文件记录控制程序
01 02 03
确保文件与记录的有效性和准确性 ，避免误导和错误决策；
防止文件与记录的丢失、损坏或篡 改，保障组织信息安全；
促进组织内部沟通和协作，提高工 作效率和透明度；
相关法规和标准要求
1 2
3
法规要求
如《档案法》、《保密法》等，对文件与记录的保存、管理 和使用等方面提出明确要求；
标准要求
如ISO 9001质量管理体系、ISO 14001环境管理体系等，强 调文件与记录控制对组织管理体系的重要性，并提供相应的 管理方法和工具。
记录对文件补充完善作用
反映实际情况
记录是对文件执行情况的客观反 映，能够揭示文件在实际操作中
的适用性和有效性。
提供改进依据
通过对记录的分析，可以发现文件 存在的问题和不足，为文件的改进 提供依据。
辅助决策支持
记录为企业决策提供了重要的数据 和信息支持，有助于企业做出更加 科学、合理的决策。
文件与记录互动关系分析
文件记录控制程序培训课件
$number {01}
目录
• 文件与记录控制概述 • 文件控制程序 • 记录控制程序 • 文件与记录关联性及互动关系 • 文件记录控制程序实施效果评价 • 总结回顾与展望未来发展趋势
01
文件与记录控制概述
2023质量培训记录控制程序培训考核含答案
2023质量培训记录控制程序培训考核含答案填空题（分、错一空扣分）1.记录应及时填写、内容真实、内容完整、字迹清晰，易读,不易擦除。
不得随意撕毁和涂改。
2.记录不得任意涂改。
因笔误或计算错误要修改原数据，不能使用途改液,应采用单横划线（“一”）划去原数据,并使原有信息仍清晰可辨。
在其上方写上更改后的数据或内容，记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，3.如因某种原因不能填写的项目（记录中的空格），应用单横划线（〃一〃）划去。
4.操作人、复核人分别在记录上（签名）,不得（代签）.5.记录中，〃操作人、复核人〃相关栏目签名应签金名，不得只写姓或刍。
6.记录填写要（及时、真实）内容（完整）、字迹清晰,不得随意途改；如因某种原因不能填写的项目，应用〃-〃划去。
各相关栏目签名应签全名,不得只签姓。
7.记录应当保持靖渣，不得撕毁和任意途改。
8.记录上不得乱写乱画。
记录背面也不得乱写舌L画。
9.空白记录不得挪作他用。
10一个生产工序结束，或完成的记录,要及时交车间主任或工艺员审核。
11批生产记录应当由质量部门负责管理，至少保存至产品有效期后二年。
12.记录管理的目的：保持可追溯性。
13.与产品生产有关的每项活动均应当有色量，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。
14.记录中时间制式采用（24）小时制。
15.在填写记录时，日期的书写格式应按照规定填写，填写格式正确的是：2022年02月18日。
16.我公司记录采用的哪一种时间制式？（分）答：采用24小时制。
24:00应记录为00:00.时间中的〃时〃和“分〃均应采用二位数表示，如：8时零7分，应记录为08:07.解答题：（分）记录填写应完整，不得漏写：审核人签名请记录以下压力表的正确示值和单位：0.43MPa请记录以下压力表的正确示值和单位：0.415MPa请记录以下压力表的正确示值和单位：0.50MPa请记录以下压力表的正确示值和单位：0.44MPa文件控制程序考核答题姓名：一部门：一成绩：填空题（分、错一空扣分）1.文件是质量管理体系的基本要素。
文件控制程序及记录控制程序培训试题
文件控制程序及记录控制程序培训试题工号： 005 姓名：得分：一、判断题： (每题 4 分，共 20 分)，对的打“レ”错的打“╳”1.一阶文件：品质手册由管理代表批准；( √ )2.各部门的四阶文件 ------表单记录由部门主管批准即可；( √ )3.董事长负责批准一阶文件：质量手册的发布；( √ )4.二、三阶文件的批准由总经理 /管理代表负责；( √ )5. 表单记录时尽可能避免涂改，有修改时可将原字迹用钢笔或圆珠笔划删除线“ ”(如“235”)，再旁边空白处记录正确的，并签字和日期；( √ )二、选择题： (每题 4 分，共 20 分)填入选择的序号如： a、b、c1. 二阶文件的文件阶层代码为 QP ；a 、QRb 、QPc 、OF2. 四阶文件的文件阶层代码为 QR ；a 、QRb 、SOPc 、003.文件发行时由相关部门填写 A 在批准后方可发行；a、文件制修订/作废/补发/发行申请单b、文件销毁记录表c、文件一览表4. 现场使用的文件必须有文管中心盖的蓝色 C 发行章；a 、红色：作废b 、外来文件c 、受控文件；5.各记录到规定的保存期限后，要销毁时呈相关主管核准后记录于 A ，在日历年底集中销毁；a、文件销毁记录表b、记录一览表c、文件一览表三、填空题： (每空 4 分，共 20 分)1. 品保部 QA 收集了一份流水号为“05”的外来文件，版本为“ 2006”，按我司的《文件控制程序》，该文件的编号应为 BOCA-OF-QA- 05 ，版本应为 2006 ；2.你帮技术部人员为流水号为“ 17”的图纸(外来文件)编号 BOCA-OF-TD-17 ；3. 四阶表单格式及撰写内容不设限，表单右下角要注明表单编号及版本号，再注明保存期限；四、回答题： (每题 10 分，共 40 分)1. 请写出下列部门的代码：商务部： CD 生产部： PD 物控部： MC 行政人事部： MA 技术部： TD2. 请写出下列三阶文件代码：作业指导书： WI 材料清单： BOM 岗位说明书： JD标准作业指引、公司管理制度： SOP 图纸： DR3. 为品保部二阶文件流水号为 07 的文件编号为： QP-QA-QR074. 为品保部二阶文件流水号为 07 的文件下属的流水号为 01 的表单编号为： QP-QA01-QR07。
文件与记录控制不符合要求培训教材(可编辑ppt文档)
1.2 范圍：
適用於本公司管理體系運作及產品作業有 關的文件(含外來文件)的控制。
1.2.1 外來文件，如客戶提供的工程規 範及引用的相關標準。
1.2.2 任何形式的媒體，如硬體、副件 或電子媒體。
1.2.3 管理手冊、程序文件、指導書、 工程規範、標準書等。
1.3 文件定義及代碼
1.3.1 体系文件:指公司内部制订的文件及数据. 如下:
1.3.1.3三级文件--作業指導類文件(WI)：对程序 文件中的某一具体工作做出的详细实施细则.包括 但不限於如下類型：
運作標準(OS)：Operating Standard
作业指导书(WI): Working Instruction
制度规范(RG): Regulation
过程控制计划(CP): Process Control Plan
请表”，经审批后，向文件編制部門申请更换或补发； 任何盖“受控文件副本”章的文件不得私自复印，如果需要复印，经审
批后，向文件編制部門申请补发；
应确保部门内填写的记录（如文件会签申请表、文件补发申请单等）完
整、准确、清晰，并依据审批权限给相关人员进行审批 。
1.1 目的
為使管理體系所使用之文件迅 速且正確形成並流通,以確保各 相關部門能適時獲得適當且有 效的文件版本而制定並執行本 程序。
文件的定义
文件：信息及其承载媒体 媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子 媒体、照 片、或标准样品、或它们的 组合。
文件的作用
——沟通意图、统一行动 ——执行标准 ——审核依据 ——改进基础
文件控制的目的
确保文件在发布前得到评审、批准。保证 需要使用文件的场所都能得到相应文件的 有效版本，正確指導作業.防止失效和/或作 废文件的非预期使用，带来不必要损失和 麻烦。
文件控制培训PPT
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
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文件和资料控制
实施建议：
➢注意文件评审问题。文件管理应是动态 的，如遇机构变动、产品或工艺流程变化、 法律法规修订等均应适时评审文件。使文 件始终符合要求。 ➢文件更改应重新审核和批准。
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质量体系文件的审核和批准
文件的审核应注意以下内容：
1 各文件之间的有关规定和要求应一致； 2 各质量活动的接口应适当、明确、衔接合理； 3 质量活动描述应具有可操作性，切实可行； 4 文字表述应准确，有无含糊不清之处； 5 相关文件之间的联接、引用不遗漏描述应一致； 6 文件格式应与规定要求一致，文件之间应统一。
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文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。
2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
3
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
外来文件
宗旨，方向与目标
Quality Manual Quality Procedure Work Instruction
.记录控制培训
1
企业管理需要的工作（流程）
1.知道要做什么 ---合同、订单、规格、标准、样品等
2.知道如何做 ---程序.控制计划、作业指导书、培训
3.要求有能力做 ---资源（人力）、物料、设备等 4.要知道做的如何---测量、监控、比对、试验 5.要有能力改进 ---反馈、纠正与预防、持续改进 6.要能证明工作已适当的完成---记录、验证、审核、评审
控中心负责
7
外部文件 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准
内部文件书面文件 硬件拷贝来自电子媒体制订申请开始
审 批
文件控制流程图
正式运行 文件发行
文 件 会
试 运
审
行
定
修订申请
期
评
审
作废申请 审批
制订 \ 修订
相关记录
文件制订/修订/作废申请表 文件会审表 文件发放/回收记录表 文件控制总览表 文件年度评审记录表
来，其控制按4.2.3进行，表单填写之后才成为记录，作为运作证据等。
销毁
保存 填写
年限
要求：销毁申请，批准后盖作废章。 要求：装订成册、标识清楚、防潮、防晒、防虫。
相关文件 质量记录控制程序 质量记录清单
相关记录 质量记录标识卡 质量记录销毁单
要求：勿漏项、勿随意涂改、勿铅笔填写，需清晰工整填写等。
A 确保内容适当 B 确保内容最新 C 防止文件误用 D 确保使用方便 E 现场文件适用
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
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文件的分类
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
文件
暂时有效 参考使用 无须列管
受控
2006/01/28
文件
受版本版次更 改限制。由文
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现场作业文件的管理
现场文件控制要点
质量职责（通知，停工，班次） 设备的认可和人员资格的鉴定 环境要求及其保证（场地的清洁／有序管理：5S，定置管理） 对作业准备的验证的控制（首/末件控制） 作业方法／依据：生产计划，控制计划，作业指导书，流程卡， 标准/极限样品等 产品标识和可追溯性（识别，方法，实施） 特殊过程的控制 偶发性事故的应急控制 过程中质量记录的控制
描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作
Quality Record
5
QMS运作----证 据
4.2.3 文件控制
文件
作法
目的
质量手册 程序文件
作业文件 表单记录
A 审查批准发行 B 控制变更发行 C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
5.1.1.2 质管部根据现行有效的质量体系文件，制订“受控质量体系文 件清单”（包括作业文件）。根据使用情况，定期更改，重新发布。
相关文件
结束
文件控制程序
技术资料控制程序 文件书写管理规定
8
销毁
文件
文件：信息及其承载媒体。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、 标准。 媒体可以是纸张、计算机光盘、磁盘或其它电 子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
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体系文件的编写(管理)实施
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程序文件的基本内容
1. 目的 2. 范围 3. 术语和定义 4. 职责 5. 运作程序 6. 引用文件 7. 使用表单
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程序文件的策划方法
1. WHY—目的 2. WHAT—范围 3. WHO—职责 4. WHERE— 何地 5. WHEN—何时 6. HOW TO DO—工作程序 7. HOW MUCH—程度及效果
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程序文件的格式
步骤（或程序） 文件的主要内容，是该项活动的指导书，应注
明该项活动的组成，什么时间、在什么地方、由谁、 按什么顺序、采用哪些资源、做什么事、如何进行 记录，必要时，也可说明开展这项活动的原因。
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质量记录的控制
质量记录是特殊的文件。
保持记录，提供运作证据（标准要求的有19 项）
记录的要求：
清晰 / 易于识别 / 检索
记录的控制：
1 标识
2 贮存
3 保护
4 检索
5 保存期限 6 处置
必须文件化：质量记录控制程序
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质量记录控制流程图
质量记录所用之表单由质量手册、程序文件、工作指导等文件引申而
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4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质
量管理体系
总体思路：
A 识别过程及应用 B 确定过程 C 确定准则和方法 D 获得资源与信息 E 监视，测量与分析过程 F 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
4 职责
4.1 质管部是本程序的组织实施与管理部门。负责质量体系文件的管理。 4.2 技术部负责技术文件和外来技术文件的管理。 4.3 各部门负责使用的技术文件和质量体系文件的管理。
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5 程序内容及要求
5.1 质量体系文件的管理 5.1.1 质量体系文件的控制范围
5.1.1.1 质量体系文件包括：质量手册、程序文件、作业文件及质量 记录。