(完整版)业务操作手册

目录（TOC Heading）第1章文件管理...................................1.1 文件管理的概念...............................1.2 文件登记模块操作说明...................... 1-2 1.2.1 文件录入操作说明...........................1.3 文件归档操作说明.............................1.3.1 文件归档 (11)1.3.2 归档项设置.................................1.4 打印报表操作说明.............................1.5 资料管理操作说明............................. 第2章档案管理...................................2.1 档案管理的概念...............................2.2 档案录入模块操作说明.........................2.2.1 档案录入基本功能说明.......................2.2.2 档案数据录入...............................2.2.3 原文管理...................................2.2.4 自动组卷...................................2.3 归档操作说明.................................2.4 档案调整操作说明.............................2.4.1 卷内顺序调整...............................2.4.2 分卷调整...................................2.4.3 合卷调整...................................2.4.4 拆卷调整............................... 2-60 2.4.5 案卷顺序调整...............................2.4.6 件号顺序调整...............................2.5 打印报表 (41)2.6 制作目录操作说明.............................2.6.1 目录打印...................................2.6.2 设置打印条件...............................2.6.3 设置排序条件............................... 第3章检索利用...................................3.1 档案检索及利用的概念.........................3.2 档案检索模块操作说明.........................3.2.1 分类查询操作说明...........................3.2.2 自定义查询.................................3.2.3 多表查询...................................3.3 利用登记模块操作说明.........................3.4 利用归还模块操作说明.........................3.4.1 按利用人查询...............................3.4.2 按利用文件查询.............................3.4.3 打印借阅审批单.............................3.4.4 打印催还单.................................3.4.5 打印清册单.................................3.5 利用查询.....................................3.6 利用统计.....................................3.6.1 统计报表...................................3.6.2 统计图表................................... 第4章保管鉴定.................. 错误!未指定书签。

4.1 档案保管及鉴定的概念.........................4.2 档案保管模块操作说明.........................4.2.1 保管操作说明.............. 错误!未定义书签。

4.3 档案鉴定模块操作说明.........................4.3.1 鉴定操作说明............................... 第5章编研统计 (76)5.1 档案编研及统计的概念.........................5.2 档案编研模块操作说明.........................5.2.1 编研模块简介...............................5.2.2 编研操作说明...............................5.3 专题目录模块操作说明.........................5.4 基本统计年报模块操作说明................ 5-187 5.5 档案统计模块操作说明.........................5.5.1 统计模块简介...............................5.5.2 统计操作说明............................... 第6章移交接收...................................6.1 档案移交及接收的概念.........................6.2 档案移交模块操作说明.........................6.2.1 移交操作说明...............................6.3 档案接收模块操作说明.........................6.3.1 接收操作说明............................... 第7章移动档案...................................7.1 移动档案的概念...............................7.2 移动档案模块操作说明.........................7.2.1 发布管理操作说明...........................7.2.2 发布信息操作说明...........................文件管理文件管理的概念文件是档案的最主要的来源，文件管理指对公文（包括收文、发文、内部文件）的管理。

在本系统中，加入文件管理功能，是实现文档一体化的需要。

文件管理模块包括文件登记、文件归档以及报表打印三部分。

文件管理主要是提供发文和收文进行登记和归档的操作。

图1-1文件管理模块主界面文件登记模块操作说明图1-2文件录入主界面窗体说明：窗体左边是要进行登记的文件类目，其右边是数据浏览区，选择不同类目（来文、发文和内部文件），其相应的文件表就会显示在数据浏览区。

在当前窗体中，系统提供文件目录的管理、原文的管理、报表的打印功能等。

目录的管理包括对记录的添加、修改、删除以及批量修改；原文的管理包括对原文的添加、删除、浏览等；通过报表打印可打印发文登记薄、收文登记薄和内部文件登记薄。

文件录入操作说明文件登记即对机关、企事业的公文（包括来文、发文和内部文件）摘取其中的相关信息进行逐项录入的过程。

其中发文登记和收文登记的操作类似，只是发文的项为发文日期，题名，字号，责任者，页数等。

而收文的项为成文日期，题名，来文机关，签收人，页数等。

对文件的操作都是一样。

下面以收文的登记操作为例：实例1-1：将登记号1，年度为2006，成文日期为2006-1-3，文号为深档字2006第1号，题名为：深圳市世纪科怡公司关于某某的任免通知，登记到收文中，操作如下：第1步：点击“文件管理”模块—“文件登记”，随即弹出“文件录入”框，如图1-2，再将光标放置在目录树“来文”上，点击“新增”按钮，随即弹出“数据操作—来文”对话框，如图1-3：图1-3数据操作—来文界面第2步：将上述相关信息，输入，完成后点击“保存”，如果需要添加下一条，可以点击“添加”，如果想保存的同时并添加下一条，可以直接点击“存加”。

1.2.1.1 文件录入—特殊录入方式说明1．文号选择文号即由机关代字、年度和顺序号三部分组成的，机关代字是在辅助字典中设置的，年度取机关代字的最大年度，顺序号按某一机代字进行累加。

通过文号选择可提高录入的速度。

实例1-2：将文号为深档字[2006]第1号第1步：同实例1-1第1步；第2步：在录入文号时，点击文号旁的按钮，系统弹出提示信息，如图1-3，选择“是”，系统随即将打开如下“机关代字选择”对话框，先选择“文号符设置”将文号符设置为“[]”如图1-4：图1-4提示信息—是否添加机关代字图1-5文号符选择对话框第3步：点击“设置”，随即弹出“辅助字典维护”可在辅助字典中添加机关代字，添加完成后在机关代字信息列表中便可选择想要添加的机关代字信息，再点击“确定”按钮，系统返回“数据操作”窗体，并将此机关代字+年度+顺序号置于文号输入框中。

如图1-6、1-7、1-8：图1-6机关代字选择对话框图1-7辅助字典—机关代字增加详细信息图1-8辅助字典界面注意：（1）在第一次设置文号是，系统会弹出提示信息，询问是否需要添加机关代字；（2）关于辅助字典的设置，详见第11章系统维护辅助字典的设置。

2．全宗号选择实例1-3：将全宗号设为INFO。

第1步：点击“全宗号”输入框旁的子按钮，系统会打开全宗号选择列表，如图1-9：图1-9全宗号选择对话框第2步：在列表中选中“INFO 世纪科怡”,再点击“确定”按钮，点击“取消”按钮则取消此次操作退出。

注意：（1）如果在全宗号列表中没有可选择的全宗号，说明此全宗号还未定义，那么请您到参数设置向导中进行添加设置。