公文写作基本知识(二)

• 5.顺序：
–领导排名：按职级由高到低排列，同一职级的一 般按照任命的先后排列。 –单位排序：一般按照所处的城市顺序排列，同一 城市的按照成立先后排列。
• 6.表述： • 易出现的不规范表述及修改建议
• •
四、附件 （一）要点：
– 附件是对应正文所指的附属文件，是对正文事 项的补充说明，也是公文的重要组成部分。 – 附件的品质要求同公文正文，附件中部分图表 可更多的从美观规范角度考虑。
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（二）原则：标准、美观。
五、公文处理流程

一、集团职能部门行文流程 1.以集团名义对外行文 （请示、报告、函、会议纪要等，采用标准公文格式）
集团主办部门草拟，填写《拟稿纸》
提交集团相关部门 /领导会签
需会签
集团主办部门负责人审核，在《拟稿纸》上签字
不需会签
集团公司综管部核稿，在《拟稿纸》上签字 提交集团领导签发，在《拟稿纸》上签字
序号 填写内容 填写人 公司名称、文件名称、文件 拟稿人 编号、 填报单位、 填报部门、 拟稿人、填报日期、备注 填报单位/部门负责人意见 填报部门/单位负责人 会签 会签部门/领导会签人 分管领导审核 分管领导 领导审批（审定） 公司领导
常见表述
规范表述
原因
XX公司2010年度工 XX公司2010年度工 根据文件内容， 单位为“XX公 作会会议纪要 作会议纪要
司”； 同时标题中应尽 量避免重复。
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（二）主送单位 1.要点：主送单位是指公文的主要受理对象。 （1）主送单位应使用全称或者规范化简称、统 称。若使用规范化简称或统称的，应将主送单位名 称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报 之下）、抄送之上，标识方法同抄送。 • （2）主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书 写；主送单位名称后标全角冒号。（《公文格式规 定》第二章第五条） • 2.原则：简明、全面。
项目公司主办部门（A）负责人审核， 在《拟稿纸》上签字 提交项目公司相关部门会签
需项目公司相关部门会签 不需会签
项目公司综管部核稿，在《拟稿纸》上签字 提交项目公司领导签发，在《拟稿纸》上签字
提交集团相关职能部门会签
需集团公司职能部门会签
不需会签
综管部校对、复核、缮印、用印、登记、分发
收文单位（B）签收、登记、审核、拟办
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（二）原则：对应、简明。
• 五、落款、发文日期 • （一）要点：
– 落款单位一般为公文的发起单位或联合发起单 位，一般用全称。 – 发文日期注意与领导签发日期保持一致。
• （二）原则：适当、规范。
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六、眉首、版记
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（一）要点：
眉首、版记是标准公文的相对固定版式， 也是公文的眉目，应特别强调规范、标准、美 观。
XX市工商局：
•
•
（三）正文
1.要点：
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正文是公文的核心部分，要将发送 对象全部作为完全不了解公文中所阐述事 项的对象来拟制正文，对必须交代的事项 必须清晰交代。
2.原则：规范、严谨。
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• 3.正文主要结构（部分文种）： • （1）通知：
–会议通知：会议时间、地点、参加人员、议题、 议程、会议材料及相关要求、安排等。 –活动通知：活动时间、地点、参加人员、活动内 容、组织方式、活动要求等。


（2） 通知的行文流程（流程同（1）
命令等的行文流程）
a.以公司名义的套用标准格式；
b.以部门名义的采用简化格式。
（3） 请示、报告的行文（采用简化公文格式）
项目公司主办部门草拟，填写《文件审批单》 项目公司主办部门负责人审核，在《文件审批单》上签署部门意见 提交项目公司相关部门会签
序号
二、项目公司行文流程 1.项目公司对外的行文（采用标准公文格式）
项目公司主办部门草拟，填写《拟稿纸》

发 文 流 程
项目公司主办部门负责人审核，在《拟稿纸》上签字 提交项目公司相关部门会签
需项目公司相关部门会签 不需会签
项目公司综管部核稿，在《拟稿纸》上签字 提交项目公司领导签发，在《拟稿纸》上签字
常见表述 各单位、各部门： 公司各部门、 ×××总经理： XX市发改委、XX 市工商局：
规范表述 各单位、部门： 公司各部门：
原因 第二个“各”可承 前省略。 “公司各部门”中已 包括了公司各部门 和全体人员。 向对多个外部单位 发送请示或报告， 为表示尊重，应分 别拟制相应的多份 文件。
XX市发改委：
根据行文流程，《拟稿纸》填写程序及 内容如下：
序号 填写内容 填写人 主办部门和拟稿人、标题、 附件、机密等级、保密期限、 拟稿人 紧急程度、主题词、呈报、 主送、抄送 主办部门负责人 主办部门负责人 会签 会签部门/领导会签人 核稿 综合管理部核稿人 签发 签发领导


（2） 通知的行文流程（流程同（1）
发文流程
综合管理部校对、复核、缮印、用印、登记、发送
收文流程
在对外行文过程中主办部门应注意跟踪催办、注办
2.集团公司内部行文流程 （1） 命令（令）、决定、会议纪要、通报的行文 （采用标准公文格式，流程同1）
集团主办部门(A)草拟，填写《拟稿纸》
提交集团相关部门 /领导会签
需会签
集团主办部门(A)负责人审核，在《拟稿纸》上签字
–对外请示：请示缘由、请示事项。 –对外报告：报告缘由、报告事项。
• 4.层次：
–结构层次一般为四层，应按序编写，第一层为 “一、”，第二层“（一）”，第三层为“1．”，第 四层为“（１）”，结构层次序数可跳开但不能颠倒 使用；也可采用以下方式：“首先、其次、再次、最 后”或“第一、第二、第三…”。 –错层、漏层：避免出现（一）后面紧接着（三）之类 的层次错误。 –并层、分层：避免出现一层意思分多段阐述、多层意 思并在一段阐述的错误。
规范表述
关于下发《督查督 办制度（试行）》 的通知 关于召开《XX公司 管理审批权限（征 求意见稿）》评审 会的通知
原因
在正式下发的文件中， 试行、暂行的文本应该 是相对确定的，而不是 草稿。 征求意见的文本本身是 非确定的，是草稿。
关于下发《产品策 文件本身就是一个版本， 划书（2010修订）》 不需要再加“版”字。 标准格式的通知
提交集团领导审批，在《文件审批单》上签 署审批意见 按集团领导批复意见办理
•
根据行文流程，《文件审批单》填 写程序及内容如下：
填写内容 文件名称、文件编号、填报单 位、填报部门、拟稿人、填报 日期、备注 填报单位/部门负责人意见 会签 分管领导审核 领导审批（审定） 填写人 拟稿人 填报部门/单位负责人 会签部门/领导会签人 分管领导 公司领导
不需会签
集团公司综管部核稿，在《拟稿纸》上签字 提交集团领导签发，在《拟稿纸》上签字 综合管理部校对、复核、缮印、用印、登记、发送 收文单位(B)签收、登记、审核、拟办 （收文单位B ）分管领导审阅
发文流程
收文流程
（收文单位B ）公司领导审阅 （按领导批示意见）承办、（综管部）催办、注办
命令等的行文流程）
a.以公司名义的套用标准格式；
b.以部门名义的采用简化格式。
（3） 请示、报告的行文（采用简化公文格式）
集团主办部门草拟，填写《文件审批单》 集团主办部门负责人审核，在《文件审批单》 上签署部门意见 提交集团相关部门/ 领导会签
需会签 不需会签
提交集团领导审核，在《文件审批单》上签 署审核意见
收文流程
（收文单位B ）分管领导审阅 （收文单位B ）主要领导批示 （按领导批示意见）承办，综管部催办、注办
根据行文流程，《拟稿纸》填写程序及内 容如下：
序号 填写内容 填写人 公司名称、主办部门和拟 稿人、标题、附件、机密 等级、保密期限、紧急程 拟稿人 度、主题词、呈报、主送、 抄送 主办部门负责人 主办部门负责人 会签 会签部门/领导会签人 核稿 综合管理部核稿人 签发 签发领导
需项目公司相关部门会签 不需会签
提交项目公司领导签发，在《文件审批单》上签字 提交集团相关职能部门会签
需集团相关职能部门会签 不需会签
报送集团公司分管领导审核，在《文件审批单》上签字 集团公司领导审批，在《文件审批单》上签字 按集团领导批复意见办理
• 根据行文流程，《文件审批单》填写程序 及内容如下：
• （2）纪要：
–会议概述：概括会议的情况，一般包括会议的指 导思想、目的、时间、地点、会议名称、召开单位、 主要参加人员、主持人、会议主要内容等。 –过渡语：“会议纪要如下”。 –会议内容纪要：分列会议主要议定事项。 –总结语：简要评价会议，对与会单位和个人提出 要求、希望或发出号召。
• （3）对外请示、报告：
关于加快成熟产品系列标 关于加快成熟产品 除书名号外， 准编制、提升产品复制能 力的通知 系列标准编制的 通知 一般不用标点 符号。
常见表述
规范表述
原因
关于设立XXX项 关于设立XXX项 文中带请示事项 目开发公司的报 目开发公司的请 一般文种选用请 告 示 示。
常见表述
规范表述
原因
关于表彰2010年 关于表彰2010年 视文件内容重要
营销先进单位的 营销先进单位的 程度，文种应选
通知
决定
择“决定”。
常见表述
规范表述
原因
关于XX公司2010年度 关于召开XX公司2010年 增加谓 工作会议的通知 度工作会议的通知 语，规 范谓宾 搭配。
常见表述
关于下发《督查督 办制度（试行稿）》 的通知 关于召开《XX公司 管理审批权限（征 求意见）》评审会 的通知 关于下发《产品策 划书标准格式 （2010修订版）》 的通知
四、公文语言规范要求
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（一）标题 1.要点： 公文标题应准确简要地概括公文的 主要内容并标明公文种类。 2.原则：简洁、扼要。
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常见表述 关于下发《档案管理制 则》、《特种档案管理办
规范表述
原因
关于下发《档案管 尽量避免出现
度》、《文书档案整理规 理制度》等的通知 多个书名号。
法》的通知
提交集团相关职能部门会签
需集团公司职能部门会签
不需会签
综管部校对、复核、缮印、用印、登记、分发
收文流程
在对外行文过程中主办部门 应注意跟踪催办、注办
2. 公司内部行文流程（常用） （1）命令（令）、决定、会议纪要、通报等的行文（采用 项目公司主办部门（A）草拟，填写《拟稿纸》 标准公文格式） 发 文 流 程