办公室信息管理制度

信息、资料、档案管理制度

（一）、档案管理规定

1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打

印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首

份用于上交城建档案馆；

2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表

和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册

全称并加盖公章；

（二）、收文程序

来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档

1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；

2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理

第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；

专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位

第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；

专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监(总监代表)批准→转发有关单位

第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；

专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→公司盖章→返回发文单位

第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；

专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档

第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。

专业签阅→归档

（四）、发文程序拟稿→审稿→签发

1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；

2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；

3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核

后才能定稿；

4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出；

5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。

（五）、收、发文登记

1、收文和发文分开登记；

2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；

3、经济签证独立登记；

4、工程变更独立登记（总监登记）；

5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据

实际情况制定收、发文登记和归档方案。

（六）、资料收集

资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、设备材料供

应商、项目周边情况资料、本公司以及监理小组资料。

（七）、资料编号

1、档案和公司统一规定资料分类为：A承建商类、B监理类、C

监理内部使用类、D勘察设计类、E 业主类；

2、各工程项目发文和收文统一编号如下：

（1）、发文编号：采用公司规定形式；

（2）、收文编号：属于同类编号的登记在一起，然后按照收文顺序编写流水号；

3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分

开后再编号。

（八）、资料归档

1、按A、B、C、D、E分五大类分别归档；

2、上交档案馆的资料由公司资料员协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档。

（九）、向公司移交资料

分类→装订→上交

（十）、监理机构内监理临时移交

（十一）、向档案馆移交资料

（十二）、资料借阅

（十三）、资料信息化管理

通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘。

（十四）、资料保管

1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作；

2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。

（十五）、总监、资料员的责任

总监对监理资料的管理负监督和管理责任。