零星及紧急采购管理办法

零星及紧急采购管理办法

1 目的

为规范公司各职能部室、各单元及其管辖分子公司采购业务管理，有效解决各部室、各单元及其分子公司出现的“零星”或“紧急”采购需求、优化“金额小、频次低”的物资及服务项目采购工作程序，简化采购流程，提高采购效率，特制定本办法。

2 适用范围

本办法适用于公司各职能部室、各单元及其分子公司。

3 “零星”或“紧急”采购的定义

3.1“零星”采购：金额小、使用频次低的物资及服务，单次采购金额≤5000元。

3.2“紧急”采购：各单位在生产经营过程中，设备设施紧急故障所需配件及维修服务、公司督办采购项目、安全项目类、WJ和HB事件及影响各单元正常生产需要采购的物资及服务。

4 职责

4.1需求部门

4.1.1按照要求提报零星或紧急采购需求，保证用途的真实性。（提报紧急需求时，必须在采购计划类型中注明为“紧急”）

4.1.2办理零星及紧急采购验收、结账付款工作。

4.2采购部门

4.2.1对公司各职能部室、各单元及其分子公司报送采购计划的合规性进行审核。

4.2.2按照采购计划，完成“零星”物资或服务供应商寻源及定价工作。

4.2.3对各单位发生的零星采购明细进行统计，定期将牧场发生的零星采购明细进行数据汇总分析，进行供应商与采购资源整合，次年将合同外物资纳入年度定价项目集中采购，降低采购成本损失与零星采购频次。

4.3公司、各单元及其分子公司财务部

负责管控“零星”及“紧急”采购额度使用情况。

5 采购额度

6.1紧急采购：根据各单元实际情况提报采购需求。

6.2零星（合同外）采购：要求各职能部室、各单元及其分子公司每月5-10号提报采购需求，供应保障部（各单位采购员）统一开展月度整合定价工作。

6.3零星采购计划审批完毕后需在采购部门备案，紧急采购不需报采购部门备案。

7 定价方式

7.1各单位发生零星、紧急采购时，须优先考虑选择网购定价方式，遵照《网购作业管理办法》执行，网购不占用零星、紧急采购额度，网购无法满足需求的情况下，执行本制度。

7.2紧急采购定价方式

由使用部门提报采购计划，按权限审批后流转至使用部门自行采购，不需要提供供应商资质文件、报价单、定价结果等比价材料。

7.3零星采购定价方式

7.3.1单次采购总金额在2000元及以下的所有物资、服务类采购：使用部门采购计划经采购部门审批备案后由使用部门自行采购报账，不需提供相关定价材料（供应商资质文件、报价单、询价说明等）。

7.3.2单次采购总金额在2000元-5000元（不含5000元）的所有物资、服务类采购：

7.3.2.1由采购部门组织实施采购的，采购员与使用部门组成询价小组进行询价，形成询价说明按审批权限进行审批，不需提供相关定价材料（供应商资质文件、报价单等）。

7.3.2.2授权使用部门自行采购的，由使用部门与财务部门组成询价小组进行询价，形成询价说明按审批权限进行审批，不需提供相关定价材料（供应商资质文件、报价单等）；呼市牧场由使用部门组织2人进行询价。

7.4其它特殊类物资采购

7.4.1家电、电器类采购

在网购物流配送、售后服务、到货时间等无法满足需求的情况下，采购单次单品项金额≤5000元的家电由使用部门自行前往当地的大型电器销售商或大型超市进行购买，凭借发票、刷卡小票（无刷卡小票不予报销）进行账务报销。

7.4.2零星食品采购（肉类、饮料、水果、方便面等食品）：

单次采购总金额≤5000元，采购部门可授权使用部门自行前往当地的大型超市（如：华联、维多利、美特好、家乐福等）进行购买，使用部门可凭借发票、购物小票、刷卡小票（无刷卡小票不予报销）进行账务报销。

7.4.3人用药品

单次采购总金额≤5000元，直接从药店采购，凭购物小票、刷卡小票及发票报销。

8 “零星”及“紧急”采购验收

由保管员现场查看实物进行验收，如保管员未见实物，则不得办理入库手续。

9 额度管控

9.1 当月未使用完毕的额度不得延至下月使用，当月发生费用且已经挂账，但次月才能开票付款的，仍占用当月额度。当月发生的费用延迟至次月挂账及开具发票的，占用次月采购额度。

9.2对牧场零星采购计划进行的整合定价项目，且不占用各使用牧场的零星采购费用额度。

10 费用报销

10.1紧急采购：相关费用由使用部门经办人凭发票、入库单（服务类凭验收单）、审批后的采购需求自行报销，当月发生费用在次月底前报销完毕。

10.2 零星采购：畜牧单元各牧场、饲料单元各分子公司2000元以上、草业单元物资和服务类采购由相关采购人员或授权使用部门人员凭发票、入库单或验收单（服务类）、审批后的询价说明/定价结果、审

批后的采购需求进行账务报销。其他使用部门零星采购费用均由对应使用部门凭上述材料自行报销，当月发生费用在次月底前报销完毕。

11 其它说明

11.1未经供应保障部或采购人员授权，各牧场私自采购的物资，由各部门自行处理费用，供应保障部或各单位采购不予处理。

11.2采购计划、询价说明、定价结果必须通过OA流程进行流转审批，否则按照无效处理，若系统发生异常，可予以说明。

11.3 各单位可根据实际运营情况，参照《附件二》对本单位业务进行排名考核，遵循奖罚平衡原则。12奖罚规则

12.1因使用部门业务规划失误，造成发生“零星”或“紧急”采购项目发生，每发生一次，对需求部门负责人或单位负责人考核500元。

12.2非紧急采购物资按紧急物资采购，一经发现对各单位经办人及单位负责人考核500元/次。

12.3合同内物资不得走紧急采购费用，未经审批私自采购，一经发现对经办人考核1000元/次，单位负责人100%连带。

12.4若出现弄虚作假现象，一经发现直接解聘处理。

12.5未按时付款，产生呆滞账务，每出现一笔，按照产生呆滞账金额的3%考核责任人，单位负责人100%连带考核。

13 附则

本办法从下发之日起开始实施，原《零星及紧急采购管理办法》同时废止，本办法由公司供应保障部负责解释。

14附件

14.1询价说明-模板

14.2计划准确性和及时性评分表