如何实现工作目标

如何实现工作目标

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通过学习本课程，你将能够：

● 学会如何正确安排工作；

● 把握提升员工执行力的方法；

● 发挥各类会议的作用；

● 学会如何正确撰写会议纪要。

如何实现工作目标

一、掌握实现目标的控制方法

1.“项目执行四要素”法

安排工作的切忌用语和态度

根据目标找到根本原因后，管理者就要将其变成项目，安排相关工作。此时，管理者要注意以下切忌用语和态度：

◆ 我将尽快完成。

◆ 大家好好做。

◆ 我们一定要把这件事情做好。

◆ 好好做，公司会考虑的。

安排工作的四要素

安排工作时，必不可少的四要素是：

项目负责人。负责人是指对项目结果承担不可推卸责任的人。每个项目必须有唯一的负责人。

项目完成标准。项目完成标准必须客观、量化，不能由项目负责人自己评价。

项目完成的最后期限。安排工作时必须明确项目完成的最后期限。

结果考核评估。结果必须经过考评，考评必须客观量化、按时进行，并与激励直接挂钩。

项目执行力的五个力源

除去上述四要素外，项目执行力的力源还包含经理人的领导力，这五个要素组合成为保证项目执行力的五个力源。要想具备高效执行力，五个力源缺一不可。

要点提示

项目执行力的五个力源：

① 项目负责人；

② 项目完成标准；

③ 项目完成的最后期限；

④ 结果考核评估；

⑤ 经理人的领导力。

2.“工作布置表”管理法

工作布置表也就是项目安排表。

总项目和分项目的关系

制定项目安排表前，管理者要明确总项目和分项目的关系：总项目负责人承担总项目不可推卸的责任，分项目虽然由具体分项目负责人负责，但总项目负责人仍对其下属的分项目负有不可推诿的责任；分项目负责人只承担分项目结果的不可推卸的责任。

项目安排表

通常情况下，项目安排表有以下项目：

◆ 项目名称；

◆ 项目负责人；

◆ 项目完成期限；

◆ 项目完成过程；

◆ 项目完成标准；

◆ 完成结果；

◆ 考评人。

3.“关键路径”控制法

关键路径的计算与控制是一种非常专业的方法。如果项目很大、很复杂，每个项目之又有非常密切的逻辑关系，那么关键路径的计算与控制就显得很重要。

工具表单

表1 项目安排表

项目名称

项目负责人项目完成日期

完成标准

完成结果

考评人

使用方法：

目的：帮助经理人合理安排项目。

填写：结合实际，分别填写项目的负责人、完成日期、完成标准、完成结果以及考评人。

表2 健全的公司会议体系表

会议架构层次目的人员频率要求

决策层

管理层

执行层

使用方法：

目的：帮助经理人了解并建立健全公司会议体系。

填写：结合实际情况，根据每个层次会议的相关情况，对应填写该会议的目的、人员、频率和要求。

二、了解PDCA循环的含义和作用

在管理过程中，“想当然”是管理者的“毒品”。找到根本原因，将其变成项目以后，管理者不能想当然地执行。而是应当牢记，再好的流程和规范都不会自动实现，就像设计好

的电炉需要电压一样，流程也需要“电压”，即所谓的PDCA。

1.PDCA的含义

PDCA分别指：P，计划（Plan）；D，执行（Do）；C，检查（Check）；A，改变（Action）。如图1所示：

图1 PDCA示意图

2.PDCA与管理会议

每家公司的运行都需要很多时间召开会议，这是讨论决策的过程，也是PDCA的重要形式之一。

会议的五大意义

执行中永远存在偏差、自由主义。管理者如果不想出现偏差，就要在PDCA循环中经常开会。会议有以下五大意义：

第一，讨论、决策；

第二，制定项目，执行计划；

第三，反馈信息，是闭环控制的关键一环；

第四，沟通、理解；

第五，保持组织中各部门间的协调统一。

会议的五大缺陷

会议有重要意义，但很多管理者的会议也存在缺陷，主要有：

第一，有讨论，没决策；

第二，项目计划要素不全；

第三，反馈不畅，熟练的无能；

第四，沟通中总是一团和气；

第五，组织各部门间协调统一的过程中存在推诿、沉默、指责、保护的情况。

此外，会议的大量时间都在讨论观念和想法，没有深入，即忽略了重要的一点——仅有

好的观念和想法是不能创造价值的。

三、掌握实现目标的会议管理方法

实现目标的会议管理方法主要有：设置健全的公司会议体系、掌握会议的五个组成要素、避免“老鼠会议”、执行开会五步曲、撰写会议纪要。

1.设置健全的公司会议体系

公司的会议框架应该分为：决策层会议、管理层会议、执行层会议。

决策层会议

决策层会议是公司的战略会议，主要制定3至5年的战略方向，根据公司的经营环境和竞争对手的情况，制定战略规划和资源规划。

一般来说，此类会议时间比较固定，根据行业性质，选择季度、半年或年度一次的频率，与会人员通常是公司内部人员和适当的外部人员，如专家。

在分析公司的经营环境和竞争对手的情况时，可以使用PEST、SWOT的方法。

PEST方法。PEST分别指：P，政治环境(Politics)；E，经济环境(Economy)；S，社会环境(Society)；T，技术环境(Technology)。

SWOT方法。SWOT分别指：S，优势(Strength)；W，劣势(Weakness)；O，机会(Opportunity)；T，危险(Trap)。

管理层会议

常见的管理层会议为年度目标会议，主要决定当年的预算目标，及时寻找发现问题的解决方案，确保目标完成。

一般来说，此类会议根据行业和部门性质选择月度或季度的频率，与会人员通常是掌握相关信息或资源的人员，详细、合理的年度预算表是会议的主要依据。

管理层还有很多配套会议，主要包括：市场会议、销售会议、技术会议、人力资源会议、财务会议、客户服务会议、物流会议、各部门协调会议等。

【案例】

微软目标预算和考核

微软公司负责人每个财年需要过三道数字关：年初预算、年中考评、年终考评。

公司总裁要带领管理团队，认真填写厚达42页的标准格式预算表。以第4页“竞争

对手分析”为例，包括竞争对手、营业额、利润等内容，一律要写得清清楚楚。

预算表通过后，会被放进微软的数字神经系统，每个月实际数字与预算的比较也会在这个系统中随时公布，全球分公司都能看到。预算数字不能高到给自己下套，也不能低到令老板不满，做预算成了最费神的事。

一般而言，预算体系和目标管理解决的问题有：目标问题、资源问题、业务分析、改进措施、授权问题、便于反馈。

执行层会议

执行层会议的主要目的是：提高完成具体项目的速度和质量，针对发现的问题及时寻找解决方案，确保目标完成。

一般来说，此类会议根据部门和项目性质选择日会、周会或月度会议的频率，与会人员通常是项目的具体操作和管理人员。会议要求按照项目管理原则，分配各个可执行的项目，发布指令，因而，PDCA是非常适用的方法。

执行层会议主要有以下几种：

晨会、夕会。这是很好的制度，通常在每天上下班前举行，时长15到30分钟。

周会。总结本周情况，通常2到4小时。

月会。总结当月情况，通常4到8小时。

项目执行会议。对项目工作进行分解和检查。

经理人在执行层例会时常犯的错误是将会议开成办公会或常务会。这两种会议没有明确区分出决策层会议、管理层会议和执行层会议的层次，由职位最高者而不是掌握足够信息和资源的人来决策。

2.掌握会议的五个组成要素

通常来说，会议的五要素包括：

目的明确

只有会议目的单一、明确，才能确保其效率，避免因跑题而变成既费时又无成效的马拉松式会议。

人员合适

会议不是为了展示人员的地位，而是决策和执行的需要，因此，管理者要根据掌握相关信息的数量选择合适的人员。

时间固定

按照会议性质固定会议时间，不能由领导的主观意愿决定。

频率适中

根据会议性质，确定合适的频率。

会议纪要

会议一定要有纪要，且格式规范，内容有效、完整，并进行科学归档。

3.避免“老鼠会议”

熟练的无能

在很多公司会议上，往往会出现以下情况：几乎每个与会者都知道有什么问题，但就是无法将其指出来。这种现象被称为“熟练的无能”。

【案例】

“相敬如宾”的会议

某合资公司召开决策层会议，有很多高层管理者参加。会议开始后，一位财务副总因故要迟到一刻钟，主持人决定等他来后再正式开会，于是大家开始闲聊。物

业管理者提到大楼里出现了老鼠，于是大家就这个问题纷纷议论起来，每个人都眉

飞色舞。

等到财务副总一到，正式开会时顿时没有了声音。讨论营销问题时，只有营销副总发言，其他人不进行任何质疑；讨论物业问题时，情况依然如此。最后，整个

会议就在这种“相敬如宾”的状态下结束了。

对于这种现象，哈佛大学长期研究团体管理学习行为的学者阿吉瑞斯指出：“大部分的管理团体都会在压力之下出现故障，团体对于例行的问题可能有良好的功能，但是当遭遇到使人感到威胁与困窘的复杂问题时，团体精神似乎就丧失了。”他指出，目前团体学习效果不彰的原因是：大部分管理者害怕在团体中相互追根究底地质疑求真所带来的威胁。大多数公司只奖励提出主张的人，而不奖励深入质疑复杂问题的人。

“老鼠会议”的类型

害怕在团体中相互追根究底地质疑求真所带来的威胁，会导致“老鼠会议”出现，任何对潜在威胁的探究都会被这种会议扼杀。

通常来说，“老鼠会议”有以下类型：权力的会议，谁的职位高，谁就能主导整个会议；利益的会议，首先是维护自己和本部门利益，然后才是团体利益，导致部门之间常常互相推

诿；观念的会议；性格的会议；心情的会议。

“老鼠会议”的结果

一般来说，“老鼠会议”会产生以下两种方案：

大多数人接受的方案。这是一种妥协的方案，是对探究“根本原因”的妥协、对寻找“正确方法”的妥协、对维护“客户价值”的妥协、对“既得利益者”的妥协。

不正确的方案。一般来说，获得通过的方案是不正确的，正确的方案是会遭到质疑的方案。

4.执行开会五步曲

避免会议成为“老鼠会议”，使会议达到预期目的，有以下五步曲：

第一步，确定计划目标；

第二步，确定实际完成的量；

第三步，算出“实际”与“计划”的差距；

第四步，找出产生差距的根本原因；

第五步，制定解决差距的方案和执行计划。

5.撰写会议纪要

会议纪要

会议纪要的常规格式要体现出：

第一，时间、地点、主持人、参加人、议题；

第二，交流的内容；

第三，各自的意见；

第四，决策的过程；

第五，项目管理四要素，这是会议纪要的核心内容。

如何评价会议效果

评价会议效果，可以用POC法：

过程（Process）。开会的过程是否有效率。

产出（Output）。是否发现了根本原因，是否制定了具有四要素的项目计划。

气氛（Culture）。会议是否做到了用幽默感缓解紧张气氛，避免、化解冲突。

另外，会议传递的信息，体现出的领导风格、部门合作、员工心态、业绩改善等，都是评价会议效果的重要元素。