会计档案整理共57页

保持原貌：
整理会计档案时，要在现有的档案材 料基础上进行，不能根据个人的主观意 志增删、修改原有档案材料的数量和内 容，不能动辄拆封重装；
对于个别需要拆封重新整理的，应该 会同会计机构和经办人员共同进行，以 便明确责任。
整理步骤：
分类、组卷、卷内文件排列、 案卷装订、案卷排列、粘贴标签、 编目、装盒。
• 会计档案借阅必须认真填写借阅档 案登记簿
3.销毁
会计档案的销毁要把握两个重点 ：一是内容的鉴定，二是销毁的程 序。
（1）内容的鉴定
几种到期不能销毁的会计档案： • 保管期满但未结清的债权债务原始 凭证 • 涉及其他未了事项的原始凭证 • 建设单位在项目建设期间的会计 档案
（2）销毁程序
• 由本单位档案机构会同会计机构提 出销毁意见，编制会计档案销毁清册 • 单位负责人在会计档案销毁清册上 签署意见 • 档案机构和会计机构共同派员监销
• 订本账簿维持原装 • 活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
（2）粘贴、填写封面
（3）粘贴、填写标签
账簿在距脊背底边2cm处向上粘贴 蓝色条形标签。
（4）装盒与粘贴标签
会计账簿装账簿盒保存，可一盒 一卷，亦可一盒数卷，不同保管期 限的账簿不得装入同一盒内。
• 当年形成的会计档案，在会计年度 终了后，可暂由会计机构保管一年
• 一年期满后，由会计机构编制移交 清册，移交本单位档案机构统一保管
• 填写会计档案移交清单，一式两份 ，会计、档案机构各一份
会计档案 移交清单
2.利用
• 各单位应当建立健全会计档案查阅 、复制登记制度
• 会计档案不得借出，如有特殊需要 ，需经本单位负责人批准
• 会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
• 案卷目录用蓝壳夹装订，一式三份， 一份存会计部门备查，二份随会计档案 移交档案部门保存
三、会计档案的移交、利用 与销毁
1.移交
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
• 财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
• 永久红色标签 • 定期蓝色标签
2.会计账簿的整理
（1）立卷与装订
• 监销人在销毁前，清点核对所要销 毁的会计档案
• 销毁后，在会计档案销毁清册上签 名盖章，并将监销情况报告本单位负 责人
• 编制会计档案销毁清单，与销毁清 册装订成册，一式两份，财务、档案 部门各一份
会计档案 销毁清单
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会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天开始算起。
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
账簿盒在距盒脊底边4cm处向上 粘贴蓝色条形标签。
• 会计账簿盒
3.会计凭证的整理
（1）包角封装
• 按照原有的包角封装进行整理，一 般不可拆封重装 • 对只有装订线而没有包角封装的， 应进行包角封装 • 包角封装处需要加盖骑缝章
（2）粘贴梯形标签
每一册凭证都需要在包角脊背 处加贴梯形标签 。
类
别
保管期限
1 年度财务报告
永久
2 月度、季度财务报告
5年
3 现金出纳账、银行存款账
25年
4 总账、明细账、日记账
15年
5 工资花名册
Biblioteka Baidu
25年
6 会计凭证
15年
7
其他（固定资产卡片、余额调节表等 ）
5年
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
规范性文件
➢《会计档案管理办法》 ➢《会计档案案卷格式》
（江苏省档案局1991年发布）
➢《关于改变总预算会计账册、凭证 保管期限的通知》
➢《徐州市事业、行政单位会计档案 整理办法》
一、会计档案的定义、类别 及保管期限
1.定义
机关、社会组织（包括团体、企 事业单位）或其他经济组织在经济 活动中形成的，具有查考利用价值， 按照一定原则和方法立卷归档保存 的会计核算专业材料。
• 梯形标签
（3）装盒
整理好的会计凭证装凭证盒保存 ，可一盒一卷，亦可一盒数卷，但 不同保管期限的会计凭证不得装入 同一盒内。
会计凭证盒
（4）粘贴、填写标签
每一个凭证盒都要在距盒脊底 边2cm处向上粘贴条形标签。
（5）工资花名册的整理
每年的工资花名册需要单独立 卷，可以使用财务报告卷皮进行装 订，贴蓝色标签，单独存放。
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
• 卷内文件目录
• 卷内备考表
（3）装订
（6）其他需单独立卷的凭证
• 涉及林、地、房屋产权转让的契约 • 有关证券 • 职工转正定级审批表 • 金银移交凭证 • 公私伤亡支付凭证 • 对人的经济问题处理材料 • 落实政策材料
4.案卷号与案卷目录的编制
（1）案卷号的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷号 • 每年不断号
序号
2.类别
➢ 会计凭证类 ➢ 会计账簿类 ➢ 财务报告类 ➢ 其他类
各单位的财务计划、各项财务管 理规定、财务情况调查报告、工作 总结、财务合同、劳保福利开支标 准、立案审查的经济案件等文件材 料，不是会计档案的归档范围。
3.保管期限
《会计档案管理办法》将会计档 案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限又分为3年、5年、10 年、15年、25年五类。