如何编制岗位说明书.ppt

2020年4月1日
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岗位基本信息
岗位名称 人力资源部部长 岗位编号 所属部门 人力资源部 直接上级
岗位等级 直接下级人数
10人
写全称，并在 岗位名称前冠 以所属部门
2020年4月1日
用计算机软件时 特别有用
反映岗位层级 关系
表格格式
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职位概述
• 三段论：职位存在的依据、主要工作内容、目 的和理由。 举例： 根据公司年度经营总目标和公司对采购、物资 管理的要求，负责本部门的规章制度建设，目 标计划管理并监督实施，参与商务洽谈，审核 票据及合同，控制部门费用，加强属员管理。 确保部门及公司的生产经营目标实现 。
10、不同部门的类似岗位，应避免出现相同或类 似职责由于处在不同部门而描述不一致。
2020年4月1日
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岗位职责的逻辑性
• 是为了岗位任职者对自己的职责更加清 晰。 1、将同一类的职责排列在一起，有助于 任职者全面了解各项工作 举例:行政秘书。可以分接待类、文件处 理类、会议安排类。
2020年4月1日
• 现实工作中许多工作效率、工作结果、管理水 平等问题都和职责、权限、工作标准不清有关 系。
• 这些现象与没有岗位说明书或岗位说明书的不 完善，不具有可操作性和指导性有很大影响
2020年4月1日
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岗位说明书是管理工具
• 态度是想不想干的问题。 • 岗位说明书是告诉你哪些是你应该干的？你应
该怎么干，干到什么程度?我们需要什么样的 人来干。 • 是任职者和管理者了解岗位信息的重要工具。 • 让想干的人知道怎么干，不想干的人找不到理 由。 • 岗位说明书是公司与员工之间的一份契约。
表格格式
2020年4月1日
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谁负责制定职位说明书？
• 任职者的直接上级主管负责制定其下属的职位 说明书，是第一责任人。
通过讨论的形式，使主管和下属对职位说明书 的内容达成一致
• 人力资源部组织、协调，规范格式和用语。培 训、指导。
2020年4月1日
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如何做？
• 格式标准化 • 用语规范化
成立起草小组
4、格式：字体、表格间距、表格样式要 统一。
5、内容：用词规范、不要使用缩略语、 简称、随意省略。
2020年4月1日
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职责描述注意事项
6、描述全面：不能遗漏。 特别是周期比较长的工作，半年或一年 才发生一次的，不要遗漏。 不要只注意业务类职责，忽略了管理类 职责。 岗位变化时要及时更新。
2020年4月1日
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岗位职责的逻辑性
• 一般是将与业务相关的职责归为一类， 将与管理相关的职责归为一类。
2020年4月1日
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职责任务与权力
• 职责：一类或一系列工作的概述性描述 • 工作任务：为了完成职责而进行的一个个具体
工作 • 工作衡量标准：描述这一工作任务完成到什么
程度才算合格。 • 责任：在这个工作任务中所应承担的责任 • 权力：在这一工作中拥有的权力。
见常用动词表和表格格式
2020年4月1日
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职责描述注意事项
7、无重复：岗位职责描述要有条理，不 要重复。
这一条需要任职者的上级在审核时仔细 把关。
临时性、一次性、工作量大的工作最好 也要把职责界定清楚。
2020年4月1日
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职责描述注意事项
8、同一部门内的各岗位，其职责之间需要衔接 的地方，应描述清各岗位边界职责。
9、由多个部门协同完成的工作，其各个环节应 分解到不同部门的不同岗位，权限要界定清 楚。
• 重点：职责与任务
• 简单适用、可操作
规范格式用语 撰写草稿 初稿审核
完成
上下级确认签字
修改与确认
2020年4月1日
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职责描述注意事项
1、职责描述一般模式：“表述权限或参与 方式的动词”+“需要完成的工作或动词 所指向的对象”+职责目标（可选项） 举例：审核职员绩效考核结果，确保正 确性。
2020年4月1日
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流程的优化与设计 能力、胜任力评估
人员配置
2020年4月1日
企业战略规划的清晰 组织架构设计与优化 岗位说明书
年度经营计划 任务/目标的确定
岗位评估
绩效管理体系
培训体系
薪酬管理体系
人力资源的规划
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岗位说明书如何编写？
• 岗位说明书分四部分 1、岗位基本信息 2、职位概述 3、职责任务与权力 4、任职资格
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任职资格
• 任职资格:为了保证良好的岗位工作绩效 而对任职者提出的一系列最低任职条件
• 学历、专业、职业资格、职称 • 经验、知识、技能 • 培训要求
2020年4月1日
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目的——解决什么问题？
1. 规范各岗位工作内容---职责与任务 2. 指导招聘与培训---任职资格 3. 提取绩效考核信息---工作衡量标准 4. 界定责任与权限---责任、权力
• 岗位是承载企业完成企业目标的最基本 的工作单元。
2020年4月1日
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我们为什么需要岗位说明书？
• 现实工作中职责不清、推诿扯皮、人浮于事， 好事万人争，责任无人担。有活千方百计绕， 没活家常理短的唠。出了差错找“羔羊”，有 利了就想办法捞。
• 好像事情都有人做，实际上比较浑沌。本来应 该是自己干的，却觉得干的挺委屈。
2020年4月1日
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岗位说明书对企业有何帮助
• 有助于发现职责交叉、空白或模糊不清 的现象。
• 有助于企业招聘、培训、员工能力的提 升。
• 有助于上级了解下属的工作任务，理解 自己的管理职责和权限。从而能有效地 管理。
• 有助于新的任职者尽快熟悉岗位工作， 避免岗位职责因人而异的情况出现。
2020年4月1日
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职责描述注意事项
2、需要不同岗位共同参与才能完成的工作，因 岗位责任和权限的不同，“表述权限和参与 方式的动词”应当尽可能的准确。
岗位 总帐会计 财务部经理 公司经理
动词 编制 审核 批准
对象
公司年度财务报 告
2020年4月1日
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职责描述注意事项
3、描述准确：不能模棱两可、似是而非 特别注意那些需要由多个岗位协作才能 完成的工作，本岗位只是参与其中一部 分的工作，更要描述清楚。
大家好！
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谢谢合作！
2020年4月1日
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如何编制岗位说明书
2020年4月1日
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我们为什么需要岗位说明书
• 岗位说明书是现代企业人力资源管理三 大基础管理体系之一。和绩效、薪酬俗 称HR的三驾马车。
• 企业的组织架构为了适应市场经济的不 断发展和企业目标战略的不断调整，需 要进行相应的调整。