文书处理的基本知识
办文工作_秘书基础_
通用文书、专用文书、常用事务文书。
3、基本要求
主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。
4、行文关系
上行文:报告、请示、函。
下行文：命令、决定决议、通知、通报பைடு நூலகம்批复、会议纪要。
平行文：议案、通知、函、会议纪要。
文书是国家机关企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规和规章实施行政措施指导商洽工作汇报情况交流经验的重要工具
办文工作
1、文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
《公文写作与处理基础知识》
《公文写作与处理基础知识》一、公文的概念1、公文：公文是公司和二级单位在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策及公司规定，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的重要工具。
2、公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理必须严格执行《保密工作管理规定》，做到准确、及时、安全。
在公文处理中：公司总经理（党委）办公室是公文处理的管理部门，主管公司机关公文处理工作。
二级单位综合办公室负责本单位公文处理工作。
二、公文的作用1、领导和指导作用。
上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。
上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。
而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。
2、行为规范作用。
通过公文发布的一些法律和法规等，对所辖成员起着规范和准绳作用。
3、宣传教育作用。
公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要讲清道理，说明为什么要这样做。
这就增强了它的宣传和教育作用。
4、联系知照作用。
机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展、具有重要意义的信息资料也是这样获得的。
因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。
5、依据凭证作用。
各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。
公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。
三、公文特点1、作者的法定性。
公文作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。
公文起草者，只是组织的代笔人。
2、读者的特定性。
公文读者具有特定性。
有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者是社会全体成员。
3、作用的权威性。
公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。
文书学自考重点
文书学自考重点文书学作为一门学科，涉及到文书的制作、处理和管理等方面，是现代社会中不可或缺的一部分。
掌握文书学的基本知识和技巧，对于提高个人工作效率和专业素养具有重要意义。
本文将重点介绍文书学自考的相关内容。
一、文书的定义和分类文书是以书面形式表达思想、交流信息的工具。
按照用途和内容的不同，文书可以分为公文、商文、私文等多个类别。
公文是用于国家机关、组织机构、企事业单位之间传递信息、下达命令、做出决策的书面文件。
商文是商业活动中使用的文书，包括合同、报价单、发票等。
私文是个人日常生活中使用的文书，例如请假条、借条等。
不同类别的文书在格式、内容和表达方式上都有一定的区别，需要根据具体情况进行学习和应用。
二、文书的基本要素和格式文书作为一种特殊的书面表达形式，具有一定的基本要素和格式要求。
首先，文书应包括标题、发文单位、收文单位、主送、抄送等基本要素，以确保文书的准确传达和归属；其次，文书的格式要求包括字体、字号、行间距、页边距等方面，不同类别的文书有不同的格式标准，需要按照规定进行排版；第三，文书的语言要求简明扼要、准确清晰，避免使用太多的修辞手法和生僻词汇，力求表达的内容简洁明了。
三、文书的处理和管理文书的处理和管理是文书学的重要内容之一。
在处理文书时，应注意文书的准确性、规范性和时效性，确保文书的内容和形式符合要求。
文书的管理包括文书的分类、归档和检索等环节，需要建立科学合理的文书管理系统，提高文书的利用效率和保管安全性。
四、文书学的实践应用文书学的学习不仅仅是为了掌握理论知识，更重要的是能够将所学知识应用于实际工作中。
通过学习文书学，可以提高文书的撰写能力和处理能力，进而提高工作效率和专业水平。
实践应用是检验文书学学习效果的重要指标，需要在实际工作中不断锤炼和提升。
综上所述，文书学是一门重要的学科，掌握文书学的基本知识和技巧对于提高工作效率和专业素养具有重要意义。
通过本文的介绍，希望能够让读者对文书学有一个基本的了解，并能够在实践中不断提升自己的文书能力。
文书工作基础知识
文书工作基础知识2004-11-08 11:41:23 ID:205--------------------------------------------------------------------------------【字体：大中小】【关闭】一、填空题1.公务文书是由法定的机关与组织在公务活动中形成和使用的文字材料。
2.公务文书的权威性和合法效力来自其制成机关的法定权威。
3.公文的凭证和依据作用，是文件转化为档案的重要依据。
4.国家权力机关和行政机关制定和颁布的法规文件，是管理国家事务的极其重要的依据。
5.从来源上划分，公文可分为收文、发文、内部文件三种。
6.国家行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
7.公告适用于党和国家向国内外郑重宣布重要事项或法定事项。
8.通报主要用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
9.报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
10.公文的体式，指的是文件的体例和格式。
11.公文主题词是指最能确切表达公文主题的、规范化的名词或名词性词组。
12.撰写请示要主题明确，要求具体，一文一事。
13.文书工作通常又叫文书处理工作。
《国家行政机关公文处理办法》中规定:"公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
14．我国机关文书工作组织形式主要有集中、分散两种形式。
15．公文处理程序是指公文在机关内部运转处理的一系列环节。
机关公文处理一般分为收文和发文两个方面。
l6.行文规则是指各机关公文往来时需共同遵守的制度和规范。
17．《归档文件整理规则》从简化整理，深化检查的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化，重新作了设计和规定。
18．归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
19．归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
党政机机关公文处理基本知识
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（五）正文 正文是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容， 位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首 行空两个字，首页要有两行以上的正文。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（二）公文的类别
1、根据所起的作用不同: 法规性公文，如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等； 计划性公文，如要点、计划、规划、方案、预案、纲要、安排、 打算、设想等； 指导性公文，如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意 见等； 陈述性公文，如工作总结、工作情况报告、调查报告等； 请示答复性公文，如请示、批复等； 沟通情况性公文，如通报、简报等； 宣传教育性公文，如讲话稿、通告等； 商洽性公文，如函等。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
(三)公文的文种
1、根据•中国共产党机关公文处理条例‣的规定： 党的机关使用的主要文种有14个：决定、决议、指示、 意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规 定、函、会议纪要。 可以简单概括为：二通（通知、通报）二决（决定、 决议）二示（指示、请示）加二报（公报、报告），条例 意见批复规（规定）函要（会议纪要）。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
(七)发文机关署名 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称， 只标识成文时间（注：党委系统的公文必须有发文机关署 名）。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm， 端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压 在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线 压在成文时间上。
公文文书知识课件_党政机关公文处理工作条例解读
文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府
授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不
得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下
行
级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事
文
项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注
要
明已经政府同意。
上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大
事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职
行
权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
文
（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机
要
关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级
求
机关。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中
夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关 名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名
义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个
上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第四章 行文规则
第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办 理、管理等一系列相互关联、衔接有序的 工作。
第一章 总则
E F
公文原则
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确 规范、精简高效、安全保密的原则。
日常管理
第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强 组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责 公文处理工作。 第七条 各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处 理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督 促检查。
3第三章-----文书处理工作《文书档案管理》
第36页，共109页。
4.拟办的要求
• 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国 家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个 部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事 项的办理程序和处理重要业务的有关规定， 在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、 合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见 写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一 栏内。
3. 能联合发文的有关部门不单独发文。
4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。
第8页，共109页。
二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相 关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依
般件稍后处理。
第29页，共109页。
第30页，共109页。
（三）审核
1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。
（4）审查来文是否经过必要的协调与会签。
（5）审查来文的文种与格式是否规范。
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2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠
[知识结构图]
文书处理工作
收文处理程序
公文管理
发文处理程序
整理归档
第2页，共109页。
任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向 集团总公司述职的 通知》。作为天地 公司的秘书高山将 按照收文处理程序 进行收文。
第三章-文书处理-秘书实务
存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿 以外的印制本。
第三节 收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
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文书的稿本
一、文书的文稿 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式
通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。 二、文书的文本
正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。 正本具有标准 规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保 护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。
一、 文书的撰写
（一）文书的用语 （二）文书中数字的用法
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种 。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种 。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
（二）排版规格与印制装订要求
（三）公文的排版规范
第一节 文书处理的基本知识
一、文书处理的涵义 二、文书的分类 三、文书处理的基本原则 四、文书处理的内容 五、文书处理的工作要求
一、文书处理的涵义
文书、文件、公文三者的称呼和用法 文书处理又称文件处理、 文书工作、 文件
管理。是国家机关或社会组织制作、传递、 使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作
二、文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
三、公文处理基本原则
第一，实事求是。实事求是就是各机关单位在公文处理中，要从本机关的实际出发设置公文处理的机构，配备人员，确定组织形式，要坚决反对官僚主义，文牍主义。
2.分类:分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
3.排列:为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。
4.编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。
四、分送:分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
《文书学基础知识》课件
合同格式
合同一般由标题、合同编号、甲方乙 方、正文等部分组成，其中正文是合 同的主体，用来表述合同的内容。
03
文书处理程序
收文处理程序
登记
对收到的文书进行登记，记录 文书的标题、发文单位、收文 日期等信息。
传阅
将文书传递给相关人员阅读， 确保相关人员了解文书内容。
签收
对收到的文书进行签收，确认 文书的来源、内容和数量等信 息。
《文书学基础知识》ppt课件
目录
• 文书学概述 • 文书种类与格式 • 文书处理程序 • 文书工作制度 • 文书写作技巧 • 文书现代化管理
01
文书学概述
定义与特点
定义
文书学是一门研究文书撰写、处 理、管理和利用的学科，涉及公 文的写作技巧、格式规范、处理 程序等方面。
特点
具有实用性、规范性和技术性的 特点，强调文书在组织管理中的 重要性和作用。
信函写作常见问题：语气不适 当、内容不具体、表达不清晰
等
报告写作技巧
01
报告写作原则：真实、 准确、完整
02
报告写作格式：标题、 引言、正文、结论、建 议等
03
报告写作语言特点：客 观、严谨、专业
04
报告写作常见问题：数 据不准确、内容不完整 、逻辑不严密等
合同写作技巧
合同写作原则：合法、公平、明确 合同写作语言特点：准确、严谨、专业
公文写作格式
标题、主送机关、正文、附件 、发文机关署名、成文日期等
公文写作语言特点
专业性、权威性、客观性
公文写作常见问题
语言不规范、格式不正确、内 容不完整等
信函写作技巧
01
02
03
04
信函写作原则：礼貌、得体、 明确
文员必学的知识点总结
文员必学的知识点总结作为一名文员，你需要掌握各种文书处理、组织协调、信息传递等技能，以及对办公软件的熟练运用。
下面我们将为你总结文员必学的知识点，帮助你成为一名优秀的文员。
1. 文书处理文员的主要工作是处理各种文书，包括信函、公文、报告、备忘录等。
在处理文书时，需要注意以下几点：- 格式规范：不同类型的文书有不同的格式要求，例如公文的格式要求严格、规范，而备忘录的格式则比较灵活。
- 表达清晰：文书应该使用简洁、准确的语言，避免使用过于复杂或模糊的词语。
- 要点突出：在处理文书时，需要突出重点，让读者一目了然。
2. 组织协调文员需要协助上级领导进行日常工作的组织与协调，这需要对各项工作进行合理的安排和安排。
因此，文员需要掌握以下几点技能：- 时间管理：合理利用时间，安排好日常工作的处理顺序，提高工作效率。
- 协调能力：有能力协调各种资源，处理各种复杂工作情形，安排好各项工作的优先级。
- 团队合作：良好的团队合作能力是文员在组织工作中非常重要的技能。
3. 信息传递文员需要负责管理信息的传递，处理各种文件，并将相关信息传达到相关部门或个人。
在信息传递方面，文员需要注意以下几点：- 信息的准确性：传递的信息需要准确，不得有误差。
- 信息的及时性：处理相关文件时需要注意时效性，确保信息能够及时传递。
- 信息的安全性：在传递保密文件时需要注意信息的安全性。
4. 办公软件的应用文员需要对办公软件有一定的熟练掌握程度，以便高效地处理工作。
需要掌握的软件包括以下几种：- 文字处理软件：例如Word，用于处理各种文书。
- 表格处理软件：例如Excel，用于处理各种统计数据。
- PPT软件：例如PowerPoint，用于制作演示文稿。
在使用这些软件时，需要协助上级领导进行日常工作的组织与协调，并且需要注意以下几点：- 熟练掌握基本操作：尤其需要熟练掌握常用的功能和快捷键。
- 利用模板：在处理文书时，可以利用模板加快处理速度。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书处理基本知识
文书处理基本知识
文书处理是指对文件、文档、合同等文字材料进行整理、归档、编辑和管理的过程。
以下是一些文书处理的基本知识：
1.分类与整理：将文档按照一定的规则分类，确保文件能够有序、清晰地排列。
这包括建立文件夹、标签、目录等。
2.文件命名规范：建立统一的文件命名规范，以便轻松识别文件内容。
规范可以包括日期、项目名称、文件类型等信息。
3.版本控制：对于经常修改的文件，采用版本控制系统，确保能够追踪文件的修改历史，避免混淆和错误。
4.编辑和校对：对文书进行编辑和校对，确保语法正确、表达清晰，排除拼写和语法错误。
5.保密性和安全性：对于涉及敏感信息的文书，保持保密性，采取适当的安全措施，如密码保护、加密等。
6.备份与存储：定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
选择适当的存储介质，考虑云存储等现代化方式。
7.归档和销毁：定期对不再需要的文件进行归档，按照法规和组织政策销毁过期的文件，以保持文档库的整洁和合规性。
8.数字化管理：将纸质文档或文件数字化，利用电子文档管理系统，提高文档的检索、共享和管理效率。
9.合规性：遵守相关法规和组织规定，特别是对于一些法律文件、合同等，确保文书处理符合法律要求。
文书处理是组织运作中不可或缺的一环，它有助于提高工作效率、减少错误，并确保组织的信息资源得到妥善管理。
文书基础业务知识交流
印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、
页码等组成。
18
• （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注 份号。 • （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机 密”“秘密”和保密期限。
• （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急 程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报 应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
13
一、公文种类
• • • “三化”：推进公文处理工作科学化、制度化、规 范化。 “四个原则”：公文处理工作应当坚持实事求是、
准确规范、精简高效、安全保密的原则。
公司（党委）办公室是公司公文处理工作归口管 理部门，主管公司机关的公文处理工作，并对各单位的公
文处理工作进行业务指导和督促检查。
• 各单位办公室或综合科（以下简称办公室）负责 本单位的公文处理工作，保证其高效运转。
工作的具体流程和要求？
以上这些制度和标准，就是文书人员在具体工作中要了解、掌握和 执行的规范性文件，也就是我们应该精通的主要业务内容。
11
目 录
第一部分 概述 第二部分 基本知识 第三部分 基本操作
12
第二部分基本知识
一、公文种类 二、公文格式
三、行文规则
四、公文办理 五、公文管理
2. 公文处理工作主要的内容、依据
②上级单位有关公文处理的规定和要求。 中国石油天然气集团公司公文运行管理工作规范 中国石油内网电子公文系统管理办法 集团公司关于规范公文审核工作的意见 集团公司企事业单位报送公文退文处理办法 中国石油天然气集团公司印章管理规定 集团公司定密管理办法
9
公文知识
联合行文 • 就是同级机关、部门或单位可以联合 发文的形式。 • ※行文的各机关部门必须是同级的； • ※多个单位联合行文，其发文字号只 有一个，也就是主办单位的发文字号。 • ※党政机关联合行文一般使用( 党委 ) 机关的版头
• 根据《国务院机关公文处理办法》规 定,“公文如有附件,应当在正文之后、成文 时间之前注明附件顺序和名称”。 • 公告、通告及部分事项性通知可不写主送 机关
通告（行政机关）
• 通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项 时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关 单位开展业务工作需要。 • 其主要特点是知照性、专业性、约束力。 • 分类：周知性通告： 传达告知业务性、事务性事 项，一般没有执行要求，仅供人们知晓。 • 规定性通告： 公布国家有关政策、法规或要求遵 守的约束事项，告知对象必须严格遵照执行，用 于公布带有强制性的行政措施。为确保某一事项 的执行与处理，它将提出具体规定，以要求相关 单位与个人遵守
批复（党政、下行文）
• 批复是用于答复下级机关请示事项的公文。 • 特点：具有法定的权威性与执行性，批复 意见就是指示，下级机关务必遵守执行； • 具有被动性，批复是针对下级机关报送的 请示被动制发的； • 具有明确的针对性，批复的内容需针对请 示事项予以明确答复，不涉及其他问题。
公告（行政机关）
（四）行文规则
• 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不 得越级请示和报告。 • 除“函”以外，政府各部门一般不得向下一级政 府正式行文。 • 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行 文。 • 同级政府，同级政府各部门，上级政府部门与下 一级政府可以联合行文；同级党政军机关，政府 部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位 也可以联合行文。（不得用黑头）
文书处理的基本知识
文书处理的基本知识（2课时）【教学目标】1、知识目标：（1）掌握文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？（2）懂得公文的行文制度是怎样的。
2、技能目标：能够熟练运用公文的行文方式。
3、情感目标：以学习小组形式，进行讨论思考，增强学生的观察、分析、研究创新的能力以及与小组合作、沟通能力。
【教学重点】懂得公文的行文制度是怎样的，让学生掌握、强化知识点。
【教学难点】能够能够熟练运用文书公文的行文规则【教学方法】小组归纳要点质疑法、小组合作探究法前置作业1.从文中找出文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？2、公文的行文制度是怎样的？3．公文的行文规则如何？【教学过程】一、安全教育小演讲（学生上台发言）二、导入新课（活动导入）以鹤山职中的文书处理为例，讲讲与教育局的行文关系等。
三、学习成果汇报（师生活动）1、学习小组就有关前置作业进行讨论，然后归纳总结出本次学习的最后结论。
老师巡视、引导。
2、老师在学生讨论的时候要巡视并加入小组，听听他们的想法。
3、学生上台发表4、根据学生的回答，鼓励小组之间互相提问题，质疑，从而更深一步的理解课本的知识点。
5、在学生回答问题的过程中提练要点，进行总结，做好板书、点评。
四、老师归纳总结本课时知识要点：一、文书处理部门的基本职能和具体工作：正确认识文书处理的重要性，介绍古代文书处理部门的地位：仅次于国王和主教。
1、基本职能：负责单位文书的拟制、处理和管理工作及建立有关制度；保管及立卷归档工作等。
2、基本任务：组织文书处理工作；辅助领导处理文书。
3、具体工作：A监督、指导文书工作；B文书形成过程的管理；C文书处理的具体业务工作；D文书的管理和立卷归档二、行文制度1、什么是行为制度？——包括行文关系、行文方式、行文规则。
2、重要性：行文制度是搞好文书处理工作、提高单位管理效能的一项重要制度。
（一）行文关系1、什么是行文关系？——指发文机关与收文机关之间公文的往来关系。
公文处理相关知识要点
公文处理相关知识要点公文（公务文书）写作是一门学科。
公文是否规范、质量高低体现一个单位的形象。
那么，制发的公文怎样才能更加规范呢？首先，要懂得公文格式；其次，要有高度的责任感，有严格认真、一丝不苟的工作态度。
如果抱着不拘小节、无所谓的态度，可以肯定，从你手中出来的公文永远都无法规范。
因为公文是很讲究格式的，有板有眼，甚至一个标点、一个空格都有规定，不得随意改变；再次，至少都要双重把关，一是办公室主任要把好文字关，二是打字员要把好格式关；第四，盖章前必须再行审核。
市局举办公文处理知识讲座，目的是要使我市安监系统的公文处理更加规范、文秘质量更高，提高文秘队伍的整体素质。
公文处理的内容很多，今天着重介绍常用文秘的格式和公文的运转等内容，至于如何拟写公文等方面不作介绍。
一、公文的有关问题和常用文种及处理方法（一）什么叫公文？公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）公文处理的依据。
国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2001年1月1日起施行。
（三）什么叫公文处理？公文处理包括公文的办理（发文、收文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（四）拟制公文的原则和要求。
坚持实事求是、精简、高效的原则。
一是程序正当，职权明确；二是文种正确，格式规范；三是确有必要，合法有效；四是依据充分，意见齐全；五是合乎逻辑，符合语法；六是按时办结，及时回报；七是重视保密，妥善保管。
发文流程：1.由业务科室拟文，打出初稿——2.科长（主任）审核签名——3.交办公室审核签名后，交回拟文科室——4.呈分管领导或主要领导签发——5.送办公室编文号、打印——6.用印、分发。
县区发文，对应办理。
（五）公文种类1．行政机关公文13种（国发〔2000〕23号）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
公文处理基本知识
眉首格式：发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急 程度、发文字号、签发人、公文份数序号。
主体格式：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、 印章。 版记格式：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
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（三）公文格式规范注意问题
1.会议纪要格式的特点
眉首：字号酌定、制发单位、成文日期；
正文：无主送单位、不落款、不加盖印章。
2.标题要简明扼要并准确反映公文的主题内容。 3.标题中一般不使用标点符号。
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4.标题中使用标点符号的特殊情况：
（1）标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略 点）。如：《×××关于开展‚四五‛普法教育活动情况的报告》、 《关于积极配合‚3.15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。 （2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：《关 于印发<××××××工作规则（试行）>的通知》。 （3）公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：《关于做好 <××××杂志>征订发行工作的通知》。 （4）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：《关于 ×××、×××职务任免的通知》。
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有序：可按照时间顺序，或按照逻辑顺序， 或由总到分，或由原因到结果，切忌交织揉 杂，混乱不清。 连贯：思路畅通、前后衔接、语意连贯，防 止语意断止、跳跃、甚至对立。 区别：相同的意思要加以集中，不同的意思 要加以区分，界限清楚，避免混淆不清。
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标题拟写中的注意问题
1.标题的三要素—发文机关、内容、文种。
（2）公文格式前后要统一。
（3）公文结构层次序数的规范写法，第一 层为“一、”；第二层为“（一）”；第 三层为“1.”；第四层为“（1）”。
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[写作指导]应用文书基本知识：对材料处理的要求
![[写作指导]应用文书基本知识：对材料处理的要求](https://img.taocdn.com/s3/m/3c1d0318fab069dc51220150.png)
[写作指导]应用文书基本知识：对材料处理的要求应用文书基本知识：对材料处理的要求(一)确凿确凿，即真实、准确，是指写进应用文书里的材料，必须做到一真二准，确凿无误。
这是应用文书选择材料必须坚持的一条基本原则。
(二)切题切题，是指写进应用文书里的材料，必须有针对性，能紧扣写作主旨;有实用性，能具体显示或说明观点。
材料是否切题的实质是观点和材料是否统一的问题，我们应当做到观点统率材料、材料表现观点。
材料与观点分离是应用文书写作的大忌。
(三)典型典型，是指写进应用文书里的材料，应该是深刻地揭示事物的本质，又具有代表性与说服力的材料。
典型的材料能以一当十，令人注目，起到支撑观点的作用。
(四)新颖新颖，是指写进应用文书里的材料，必须有强烈的时代感，能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，以及现实生活中人们最关心的那些新人、新事、新思想、新成果和新问题。
为此，写作者要跟上时代步伐，进行科学思维，用新的眼光考察各种现象，以高度的敏感发现新事物、新经验、新问题，以选出新颖的写作材料来。
(一)类化法这是按材料的共同属性和特征将纷繁的材料进行梳理和归并，使之显示出“类”的特点。
这个工作的关键在于确定一个能反映事物本质特征的、与分类目的相适应的、始终一贯的标准，没有这个标准的分类是没有多少意义的。
应用文书写作中，用这种方法可以找出各“类”间的内部联系，从而逐渐提炼出有价值的小观点甚至全篇的主旨。
这种类化后的材料因其具有重要的类别特征而极具使用价值。
(二)筛选法这种方法强调对材料的选用不能停留在一般的认识上，必须像掘土找矿、沙里淘金那样，反复地多次地鉴别、筛选，力求从纷繁的材料中找到那个最切合主旨的切合点。
(三)浓缩法这是把有价值但又非常详尽纷繁的材料加以压缩，使之更为凝炼、更突出精华的处理材料的方法。
用这种方法处理材料要采用留主干、抓要点、除细节、科学抽象等方法，以凝聚出对表现事实或说明观点最有价值的内容。
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文书处理的基本知识（2课时）【教学目标】1、知识目标：（1）掌握文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？（2）懂得公文的行文制度是怎样的。
2、技能目标：能够熟练运用公文的行文方式。
3、情感目标：以学习小组形式，进行讨论思考，增强学生的观察、分析、研究创新的能力以及与小组合作、沟通能力。
【教学重点】懂得公文的行文制度是怎样的，让学生掌握、强化知识点。
【教学难点】能够能够熟练运用文书公文的行文规则【教学方法】小组归纳要点质疑法、小组合作探究法前置作业1.从文中找出文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？2、公文的行文制度是怎样的？3．公文的行文规则如何？【教学过程】一、安全教育小演讲（学生上台发言）二、导入新课（活动导入）以鹤山职中的文书处理为例，讲讲与教育局的行文关系等。
三、学习成果汇报（师生活动）1、学习小组就有关前置作业进行讨论，然后归纳总结出本次学习的最后结论。
老师巡视、引导。
2、老师在学生讨论的时候要巡视并加入小组，听听他们的想法。
3、学生上台发表4、根据学生的回答，鼓励小组之间互相提问题，质疑，从而更深一步的理解课本的知识点。
5、在学生回答问题的过程中提练要点，进行总结，做好板书、点评。
四、老师归纳总结本课时知识要点：一、文书处理部门的基本职能和具体工作：正确认识文书处理的重要性，介绍古代文书处理部门的地位：仅次于国王和主教。
1、基本职能：负责单位文书的拟制、处理和管理工作及建立有关制度；保管及立卷归档工作等。
2、基本任务：组织文书处理工作；辅助领导处理文书。
3、具体工作：A监督、指导文书工作；B文书形成过程的管理；C文书处理的具体业务工作；D文书的管理和立卷归档二、行文制度1、什么是行为制度？——包括行文关系、行文方式、行文规则。
2、重要性：行文制度是搞好文书处理工作、提高单位管理效能的一项重要制度。
（一）行文关系1、什么是行文关系？——指发文机关与收文机关之间公文的往来关系。
2、明确行文关系的作用：有助于正确把握行文方向；选择正确的行文方式；正确执行行文规则；保证机关文件的效力和提高机关工作效率。
3、行文关系的种类：上行关系、下行关系、平行关系上行关系：下级对上级的行文关系。
（两者有直接的隶属或业务管理关系）下行关系：上级对下级的行文关系。
（两者有直接的隶属或业务管理关系）平行关系：平行机关之间或不相隶属机关之间的行文关系。
平行机关是两者互不隶属但有一个共同的上级机关。
不相隶属机关是两者没有隶属关系且没有直接共同的上级机关。
5、判断练习：省教委向全省中、小学行文（下行文）；市公安局向省公安厅行文（上行文）；市财政局向市水产局行文（平行文）；市总工会向市内某大型企业工会行文（下行文）（二）行文方式的具体类型2、练习：下列公文属于上行文的是（ C F ），属于下行文的是（ABDG ），没有隶属关系的机关单位之间互相行文，可以采用（H ）A通知B通报C请示D批复E决定F报告G命令H公函五、讲练结合：讨论完成“文书处理的基本知识”相关习题。
（一1-4；二1-2；三1-4）（三）课堂小结：本学习任务分别让学生掌握文书处理的基本知识等知识，为将来的进一步学习做好理论准备。
（四）布置作业：1、简述文书处理部门的具体工作内容？2、什么叫行文关系？确定行文关系有何作用？教学反思：文书处理的基本知识2（2课时）【教学目标】1、知识目标：（1）懂得公文的行文规范是怎样的。
（2）文书处理程序有哪些？2、技能目标：能够完成文书处理工作。
3、情感目标：以学习小组形式，进行讨论思考，增强学生的观察、分析、研究创新的能力以及与小组合作、沟通能力。
【教学重点】懂得文书处理程序是怎样的，让学生掌握、强化知识点。
【教学难点】能够能够熟练运用文书公文的行文规则【教学方法】小组归纳要点质疑法、小组合作探究法前置作业1.公文的行文规则如何？2、文书处理有哪些程序？【教学过程】一、安全教育小演讲（学生上台发言）二、导入新课1、复习行文制度与行文方式的有关内容。
三、学习成果汇报（师生活动）1、学习小组就有关前置作业进行讨论，然后归纳总结出本次学习的最后结论。
老师巡视、引导。
2、老师在学生讨论的时候要巡视并加入小组，听听他们的想法。
3、学生上台发表4、根据学生的回答，鼓励小组之间互相提问题，质疑，从而更深一步的理解课本的知识点。
5、在学生回答问题的过程中提练要点，进行总结，做好板书、点评。
四、老师归纳总结本课时知识要点：一、行文规范1、什么是行文规范——机关单位之间行文应遵循原则。
2、师生归纳行文时应注意的规则：（重点归纳以下几点）（1）、行文要坚持少而精。
（2）、行文机关要注意隶属关系，不相隶属的机关之间用函来行文。
(3)、主送机关一般只有一个；通常不可越级行文。
（4）、请示的写作，注意一文一事；报告的写作，不能夹带请示的内容。
（5）、同级或平行机关才可联合行文。
3、结合练习册的二3题来理解。
二、文书处理程序1、归纳文书处理的三大环节：收文处理、发文处理、文书管理重点分析收文处理环节的工作1、请学生思考：你有收过快递的经验吗？说说你是怎样收快递邮件的。
2、归纳收文的工作步骤：（一）签收1、签收文件的3步做法：清点——检查——签字具体注意：清点件数够不够；检查封筒内容是否相符、有无破损；签字时写上收件人的全名与日期（注意急件要写清年月日时分）（二）登记1、登记是文书工作的一项重要环节和程序。
2、收文登记的形式有2种：簿式登记和卡片式登记3、区分必须登记与不必登记的文件：结合练习册二3题理解。
4、收文登记的两种主要方法：流水式登记法：按时间顺序依次登记，缺点：不便查找。
分类式登记法：按类别来登记，优点：查找使用方便。
5、收文登记的作用：（1）、管理和保护文件，防止积压和丢失。
（2）、便于查找文件。
（3）、便于文件的统计。
（4）、提供凭据。
（三）、审核1、针对下级机关上报上来的公文，需要审核。
2、审核的重点：齐读课文内容，进行理解。
3、如何审核文件？（结合习题8来理解）五、讲练结合：讨论完成“文书处理程序工作”相关习题。
（一1-4；二1-2；三1-4）（三）课堂小结：本学习任务分别让学生掌握文书处理程序工作等知识，为将来的进一步学习做好理论准备。
（四）布置作业：1、简述收发登记的作用？2、区分必须登记和不必登记的文件？教学反思：文书处理的程序（2课时）【教学目标】1、知识目标：（1）文书处理程序有哪些？2、技能目标：能够完成文书处理工作。
3、情感目标：以学习小组形式，进行讨论思考，增强学生的观察、分析、研究创新的能力以及与小组合作、沟通能力。
【教学重点】懂得文书处理程序是怎样的，让学生掌握、强化知识点。
【教学难点】能够能够熟练运用文书公文的行文规则【教学方法】小组归纳要点质疑法、小组合作探究法前置作业1.公文的行文规则如何？2、文书处理有哪些程序？【教学过程】一、安全教育小演讲（学生上台发言）二、导入新课1、通过评讲作业来巩固所学知识。
2、当外来的文件送抵单位后，通常由秘书来收取，然后她要把文件交给相应的部门或人员。
具体要注意什么呢？三、学习成果汇报（师生活动）1、学习小组就有关前置作业进行讨论，然后归纳总结出本次学习的最后结论。
老师巡视、引导。
2、老师在学生讨论的时候要巡视并加入小组，听听他们的想法。
3、学生上台发表4、根据学生的回答，鼓励小组之间互相提问题，质疑，从而更深一步的理解课本的知识点。
5、在学生回答问题的过程中提练要点，进行总结，做好板书、点评。
四、老师归纳总结本课时知识要点：（一）、分送1、分送工作其实就是秘书把收过的公文送达给有关部门或人员传阅或承办。
2、注意事项：分送文件时要执行登记交接制度，做好签收手续工作。
要退回归档的文件，分送前要在文件上注明“阅后请退回归档”字样。
（二）、传阅有时一份文件专送给某个人就行了，但有时一份文件，需要经过多人来阅批，这种情况下，就要把这份文件传阅。
2、传阅要求：（1）严格传阅范围（2）严禁文件“横传”（3）控制文件运行：要求“快”（4）建立必要的传阅手续和制度，填写登记单（注明姓名与时间）3、练习：结合案例分析题五1来理解.（三）拟办1、什么是拟办？——拟办就是秘书对收文应如何处理所提出的初步意见，供领导批办是参考。
2、注意事项：（1）、拟办意见要写在文件处理单上，不能在文件上写。
（2）、要署上拟办人姓名和日期。
（四）、批办1、什么是批办？谁负责这项工作？——领导人针对应办文件如何处理提出的指示性意见（五）、承办1、谁负责承办工作？——有关部门或人员，根据领导的批办意见进行具体处理。
2、承办复文要注意的事项？3、举例：超时承办会受到怎样的惩罚？（六）、催办1、催办的重要性——是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节。
2、需要催办的文件有哪些？—（结合练习题来理解）（七）、主办五、讲练结合：讨论完成“文书处理程序工作”相关习题。
（一9-10；二6-8；三6）（三）课堂小结：本学习任务分别让学生掌握文书处理程序工作等知识，为将来的进一步学习做好理论准备。
（四）布置作业：1、简述文件传阅的要求？2、承办复文的注意事项？教学反思：。