文书与档案管理-复习题

二．简答题
1．简述文书收文办理的基本流程收文办理的主要工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办环节。

2．简述行政公文的基本格式。

文头—正文—文尾（版记）（一）文头（又称眉首）：公文份数序号、秘密等级、发文机关标识、发文字号（二）正文部分：公文标题、主送机关、正文、成文日期、签发人（印章）。

（三）文尾部分（版记）：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

3．简述档案整理工作的基本原则档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，充分利用原有基础，区分不同价值，便于保管和利用。

4．简述档案收集工作的基本要求（1）齐全完整（2）准确系统（3）及时归档（4）针对性强（5）保证质量5．简述请简述文书分类与组卷的关系
联系：时间上，前后相继
逻辑上，分类是组卷的基础，组卷是分类的目的区别：阶段，先分类，后组卷
方法，分类方法有年度法、问题法等；组卷方法有特征法、作者法
性质，分类是分析，组卷是综合
7．承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。

8．用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。

9 公文发文字号的组成要素：发文机关代号、发文年份和该年的发文顺序号。

10.公文的行文规则：（一）按机关隶属关系和职责范围行文
的规则二）授权行文的规则三）联合行文的规则（四）一般情况下不越级行文的规则（五）不越权行文的规则（六）“请示”不直接报送领导者个人的规则七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则（八）“报告”中不得夹带请示事项的规则（九）公文由文秘机构统一处理的规则
11.档案鉴定：是指按照一定的原则、标准和方法，鉴别档案的保存价值，挑选有价值的档案予以，对无需保存的档案予以销毁的过程。

12文书发文办理的基本流程。

发文处理程序主要有草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。

13简述鉴定档案价值的具体方法。

（一）来源方面（二）内容方面（三）形式特征方面（四）相对价值方面
14文书立卷的方法：（一）按问题特征立卷（二）按作者特征立卷（三）按名称特征立卷
( 四）按时间特征立卷（五）按地区特征立卷（六）按通讯者特征立卷
15批办和拟办的区别和联系。

拟办：对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见，以供领导人批办时参考。

批办：领导人将来文和附送来的拟办一起审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题，做出最后决定并在文件办理单上加以批示的程序。

区别：二者所具有的法定效力是不一样的，拟办不具备法定效力。

联系：拟办是批办的准备阶段，为批办做策略上的准备，批办是对拟办的措施的落实，使之产生法定效力。

三、论述题
2．请阅读以下材料后，回答问题。

（1）小王是选择什么方法管理文件的？
1：建立稳定的文书收发文处理流程和岗位2.收发文登记簿3.文书流通的环节监督4.文书立卷归档制度
（2）通过这段材料，谈谈你对文书处理工作有什么认识？
文书处理是指公文在机关内部依次运转处理的一系列工作步骤，具体讲，文书处理工作就是机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，围绕公文的撰写、印制、收发、办理及立卷、归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作，一个机关能够科学的组织与安排文书处理的程序，对于机关各类公文的正常运转处理，建立机关正常的工作秩序，提高机关的办事效率，都是非常重要的。

（3）小王的工作经历，对你做好日常文书管理工作有哪些启示？
在文书处理过程中，无论是收文还是发文，都存在一个科学管理的问题，做好文书的日常管理，做到文书既不遗失，泄密，又便于查找，调阅，方便工作，是机关实现其职能的一项重要工作，要实现文书的全面管理，应完成以下几方面的工作：1.控制文件的数量2.提高文件的质量3.对文件传递运转过程进行管理4.建立健全各项管理制度
3．阅读下面的材料，回答问题。

（1）结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性。

首先，档案的两个基本作用是凭证作用和参考作用。

再次，档案是历史的真凭实证，是第一手的原始参考材料，档案记录了本事件的真实经过，对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，
都具有重要的参考作用。

（2）本案例中，应当在哪些环节加强文书和档案的管理。

领导批示后，A县县委办公室应作文书立卷并归档，以形成档案。

接下来是统一领导、分级管理，并做到维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。

（3）论述收、发文登记的作用。

收文登记就是对收进的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源，去向，以保证文件的接受和处理。

目的是便于收文数量进行统计以及今后的查考利用。

收文登记是文书工作中的一项重要环节和程序。

发文登记，是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出的文件进行统计、核查等管理。

4．阅读以下材料，回答问题。

将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“短期”保存的合理性有哪些？
定为短期是因为对于当时的民政厅来说，这份报告的“试点”性质，不必长期保存（按照这个意思答，自己做一些发挥，只是论述题，不要只写一句话）（1）机关档案人员在没有发现后一卷案卷的时候，拟将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“永久”
保存的合理性有哪些？
这是出于对档案价值因素的考虑决定的。

正如稳重所述：“机关档案人员认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作”，所以，在没有发现后一卷案卷的时候，把它定为“永久”是合理的。

（2）机关档案人员在发现后一卷案卷后，为什么放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为
“永久”保存的打算？结合材料谈谈你的看法。

以该厅名义向上级机关报告的工作总结中已经包含所有全省民主建政工作情况，还有各个试点乡的民主见证情况，这中间当然含有该工作组写的某乡的民主建政的试点报告，没有必要重复做“永久”保存。

5．阅读以下材料，回答问题。

从本案例中，我们应当在文书处理程序的收文处理部分如何有效监管“传阅”环节。

传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。

传阅文件有以下要求：1.有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围；2.传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间；3.文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中；4，每份传阅文件都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单，凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。