秘书之交流与协调技巧案例ppt(37张)

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怎样做好单位部门之间的协调
秘书的协调内容
(1)计划协调 (2)政策协调 (3)事务协调
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怎样做好单位部门之间的协调
协调工作的原则
(1)从属原则 (2)调查研究的原则 (3)政策性原则 (4)灵活性原则
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如何化解办公室冲突
▪ 退却回避法 ▪ 安抚迁就法 ▪ 妥协法 ▪ 硬逼决战法 ▪ 解难协作法
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第三单元
协调部门、单位 之间的关系
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善于对领导说不
秘书应当服从领导的安排，但是常常有 这样的情况，领导叫你干一件事，但是 这件事情或许是不该你做，或许超过了 你的负荷，你无法完成的，或许是超出 了你的能力，你不能做的，你应该怎样 办?
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协调领导之间的关系
秘书要同不同的领导搞好关系，首 要的一点就是，你必须对每一个不同 的领导同等对待
交流与协调的技巧
第一单元
协调自己与领导 之间的关系
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协调与领导关系的原则
1、服从原则 2、尊重原则 3、请示原则
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与领导相处的技巧
要与领导成为朋友，但不能亲密无间， 太随便，或是轻视领导 体谅领导的劳苦，分担他的压力 不急于表功 不忙着提建议 不依靠领导
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如何恰到好处地赞美领导
赞美要快 赞美要诚恳 赞美要具体 赞美他比别人更好 背后说人的好话
了解同事的潜在语言
秘书要会察言观色，这可不仅限于观察 领导，观察同事也一样很重要。因为从 心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会 隐藏一些东西，但是一个人的真实态度 在行动中却会明白地反映出来
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重视同事的感受
人际交往中的情感体验，是一个程序化过程， 即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本 的程式——首先表达对别人已付出的劳动的尊 重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使 其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法， 以求得到别人的配合和帮助。因而，为了确保 交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情 感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来 传递交际信息
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为什么部门协调有难度
❖ 职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织 目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击
❖ 组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致 各部门之间沟通的代价日益增加
❖ 组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方 式，决定了沟通效率的差别。在公司里，职工和 中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间 的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更 高
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为什么跨单位协调有难度
这是因为单位之间存在着利益的不同， 加上不同单位属于不同的系统，单位的 工作方式、工作习惯和单位的工作文化 都有不同，所以单位之间的协调往往存 在难度。
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怎样做好单位部门之间的协调
秘书协调工作的艺术
(1)抓住时机 (2)态度冷静 (3)利用非制度因素 (4)高超的语言艺术和灵活
的应变能力
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如何向领导申辩
申辩的问题应具有价值 申辩的内容应切中实质 申辩的时机应当恰当 申辩的陈述应巧妙得体 申辩态度应谦和诚恳 申辩方式应据情求实 申辩表态应容人慎重 申辩结果应冷静以对
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如果得罪了领导
反省原因 不要表现出来 不要寄希望于别人的理解 找个合适的机会沟通 找个合适的人充当和平使者 利用一些轻松的场合表示对他的尊重
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怎样回答同事的尴尬提问？
如何答复同事关于你的薪水的问题 如何回答关于年龄的问题 如何回答关于领导的问题 关于同事升迁、任免的问题
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办公室之外的同事交往
哪些办公室外的场合适合和同事交往 ①饭厅或者食堂 ②同事的生日聚会 ③集体旅游
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办公室里你要提防的几种同事
泄露秘密者 功劳独占者 飞短流长者 牢骚满腹者 巴结领导者 公私不分者
2、让领导自己想出解决错误的办法，你只是 旁敲侧击地提示
3、批评领导要注意沟通 4、批评最重要的是一定要让领导感到你的用 心良苦 5、批评尽可能单独进行 6、以表扬的话语作为批评的开场白
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批评领导的12条原则
7、批评的是行动，而不是人 8、一个过错，一次批评 9、在友好地方式中结束批评 10、以提醒代替批评 11、以关心体谅代替批评 12、私下批评
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委婉地批评领导
领导如果有错误就应该批评领导，不 过应该讲究一下批评的策略问题。讲 究了策略，你的批评或者建议不但不 会令领导反感，而且你的建议、批评 会被领导很好地接受，领导对你还会 刮目相看，对你的能力有了新的看法， 对你会更加重视，你的大好前途不是 指日可待了吗?
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批评领导的12条原则
1、能不批评领导，尽量不批评。领导有了错 误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决
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第二单元
协调自己与同事 之间的关系
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怎样赢得同事的尊敬
不要和同事距离过近 不要给别人一个现成的托辞 提出合理要求时不要表示歉意 不要过分宽限你分派的任务 不要把你的责任推给别人