采购合同管理要点

合同管理要点把控

1、合同（协议）名称：产品采购合同（协议）、采购合同（协议）、服务合同（协议）、软件购买合同（协议）等……总之言简意赅，最忌讳拖沓带水。

2、合同（协议）签订时间和签订地点：签订时间会涉及合同（协议）生效时间和后续如果有补充协议的话方便界定是哪份合同（协议）。签订地点会涉及合同（协议）诉讼地，也是最好填写。这两个要素如果不填写，在正文中也一定要界定清楚。

3、合同（协议）编号：作为公司合同（协议）管理的一部分，也是要做好记录的。特别是公司大，合同（协议）多的时候，会签署类似多个合同（协议），编号就显得特别重要。

4、甲乙双方主体：这里的主体一般指公司，通常我们不建议跟个人签署合同（协议）（劳动合同（协议）除外），如果跟个人签署合同（协议），一定要在合同中界定对方开具合格有效发票(个人是可以到税局代开发票的，需要交税)，如果对方明确表示无法提供发票，那么公司必须要代缴个人所得税，或者直接不签这个合同，否则公司可能会涉及逃税连带责任。现在甲方和乙方界定的也不是那么清楚了，很多甲方有时候也会变成乙方，甲乙双方是谁根本无所谓，关键是合同正文中的条款和风险点是否更对我方有利？

5、合同有效期：一般的物品、产品采购有效期是从合同签署之日开始到验收完毕+付款完成。

6、合同标的：产品明细、型号、数量或者服务的范围、频率、时间和价格等，可以用简单的表格清楚列明，复杂的可以用附件形式显示。

7、付款条款和结算方式：对我方最好的当然是100%验收合格，正常使用后+月结XX天支付（一般用于长期稳定供应商）。也有预付订金+验收后支付的，依照双方谈判的结果来定。设备和装修类的还会有保固金或者保修金，等保固期或者保修期满了才支付（10%）。采购都有付款期的KPI，这也是为什么我们要开发长期稳定的供应商，除了价格上的优势外，付款条件、保修期都会有很多对我方有利的条款。结算方式现在都是电汇。

8、项目联系人：双方的项目联系人和联系方式。

9、交货地点、验收、安装培训、包装运输条款和保险：详细清楚地列明交货地点，验收标准（原材料的验收标准由品控起草，间接物料的由服务部门提供，一般性产品则参照产品的产品型号、规格和介绍，注明验收的标准—国标？欧标？公差范围？），安装培训谁负责（含费用），包装运输条款和要求（incoterm）。特别强调：保险，最好都要求供应商购买110%的保险用于以防止产品在运输过程中的损害（特别是进口和远距离运输的产品和产品），条款中注明，即使对方耍滑头将保险费用省下来了也没有关系，不怕一万只防万一，万一遇上了损害，对方负责。

10、产品质量要求和退换货条款：主要界定产品的缺陷可能和退换货情况以及时效。

11、知识产权条款：现在很多公司都特别注重公司知识产权的保护，既然是公司购买的，从货款付清开始，所有权、使用权、知识产权归属购买方。且要供货方保证未侵权，否则损失由供货方负责。

12、售后条款：界定产品的保质期和保修期，并提供售后服务，注明时效。

13、甲乙双方责任和义务：根据实际情况列明，特别注意双方责任义务的对等。如果是服务合同（协议），还会增加一个处罚细则作为附件来约束和考核服务方。

14、违约责任：一般违约责任都比较重，对双方才有约束力。且违约责任对等，合同中最大坑在于明确了购买方延迟付款的处罚（日利息不超过万分之五）缺了供货方或者服务方违约的处罚。明确由违约方赔偿被违约方因此导致的一切损失（注意不是直接损失或者限定金额损失）--分手费无上限，吓吓对方。

15、不可抗力：列明不可抗力的情况，不可抗力情况下的违约不需承担责任，可和平分手。

16、保密条款和反贿赂条款：很多公司也越来越注重公司机密信息的保护和采购人员的道德问题，都会在合同中明确。

17、适用的法律和诉讼地：坚持在我方所在地的法律和法院（考虑到地方保护性政策和费用），如果对方一定坚持，则退为原告所在地或者第三地区。

18、其他：界定合同数量，合同生效方式。

19、附件：报价单、验收条款或者产品说明书、处罚细则、授权证明等。

20、签字栏：注意定义清楚是盖章生效还是签字+盖章生效。一般会加上签字人的职位和签字时间（此时间如果不特指，则默认为合同签署时间）。很多合同只盖章不签字，或者只签字不盖章（海外公司没有公章的例外），其实都是不规范的，正确是“签字+盖章”。

21、盖章：合同使用的是公章或者合同章，只有公章、合同章和财务章才是经过公安局备案的能代表公司的章，其他部门章和业务章都只是公司内部用，对外无效的。记得合同和附件的每一页都要加盖骑缝章（每页不漏且用章完整）。

以上，每个条款的每个字都要加以斟酌，