协同办公(公文管理系统)解决方案设计

协同办公(公文管理系统)解决方案设计

协同管理软件平台

随着企业规模的扩大和业务的复杂化，协同管理软件平台成为了当今企业管理的必要工具。它可以帮助企业实现内部协同、外部协作和信息共享，提高工作效率和管理水平。协同管理软件平台包括多种功能模块，如任务管理、日程安排、文档管理、在线会议等，可以根据企业的具体需求进行定制化配置。

公文管理要求

公文管理是政务信息化建设中的重要组成部分。在保证公文传输安全、准确和高效的前提下，还需要满足以下要求：

1.合规性：公文管理应符合相关法律法规和政策要求。

2.规范性：公文管理应遵循一定的规范和标准，保证公文

的格式、内容和流转符合规定。

3.安全性：公文管理应具备严格的安全措施，确保公文传

输过程中不被篡改、泄露或丢失。

公文管理解决方案

为了满足公文管理的要求，需要采用一种高效、安全、规范的公文管理解决方案。该解决方案应包括以下功能模块：公文传输过程

公文传输过程是公文管理的重要环节，需要确保公文的安全性和准确性。为此，可以采用加密传输、数字签名等技术手段，保证公文在传输过程中不被篡改或泄露。

公文管理功能模块

公文管理功能模块包括发文管理、收文管理、电子印章管理系统等。其中，发文管理模块可以帮助用户快速起草、审批和下发公文；收文管理模块可以实现公文的自动归档和查询；电子印章管理系统可以确保公文的真实性和有效性。

发文管理

发文管理是公文管理的重要环节，需要实现起草、审批和下发公文的全流程管理。为了提高工作效率和管理水平，可以采用自动化审批、模板化起草等技术手段，简化发文流程。

收文管理

收文管理是公文管理的另一个重要环节，需要实现公文的自动归档和查询。为了提高管理效率和准确性，可以采用

OCR文字识别技术、智能分类和归档等技术手段，简化收文

流程。

电子印章管理系统

电子印章管理系统是公文管理的重要组成部分，可以确保公文的真实性和有效性。为了保证电子印章的安全性和可靠性，

可以采用密码学技术、数字证书等技术手段，防止印章被篡改或伪造。

公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能。这种现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。在使用公文传输系统之前，需要先进行公文排版，并通过版式转换使之成为不可篡改的版式文件。接着，通过电子盖章加密，制作成含有红头和公章的电子公文文件。最后，通过计算机网络直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过安全认证和实时解密，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件。在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。整个过程都是通过计算机来实现，并且需要进行全程的安全与保密控制，从而缩短了公文传输的时间，并有效保障和提高了公文的安全性。

在现阶段的电子政务建设过程中，完全实现无纸化办公对于绝大多数地区和单位来说都还有很多现实的困难。相比之下，公文传输系统既利用了电子网络传输的便捷性和电子文件管理的先进性，又遵从了公文的安全性、严肃性、规范性。与现行

有纸办公方式兼容，且建设周期短、见效快、收益大。尤其该系统的建设基本不改变现有流程，因而是各行政、企事业单位开展电子政务和办公自动化的最佳突破口。

公文管理的安全性要求是首要满足的要求。文件在网络传输过程中可能会被截取或者篡改，内部失密更是需要严加防范。因此，公文传输时需要防止公文被非法截取。同时，需要通过密码技术来保护公文的安全。根据国家有关管理部门的要求，正式公文必须采用硬件加密，含有国家机密的文件还必须采用国家指定的密码机。

用户可以浏览已登记的收文记录，并使用条件组合查询功能在收文库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的收文记录。同时，可以查看收文的详细流程信息，以及打印收文登记册等表格。

3.2.2.12收文归档

对已处理完成的收文流程，可以对该文件进行归档，可以归到文档管理中的文件相应目录下。同时可以将文件归档。

3.2.2.13档案管理

通过与现使用档案系统的开发集成，在办公自动化系统中实现初步的档案管理。实现公文、资料的自动归档以及对已有

档案的维护、统计和检索。同时，对于借阅档案，系统提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

3.2.2.14Word文件安全管理

基于平台处理的文件信息，集中的在服务器中进行存储。系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何人员（未按照平台权限设置的人员）直接在服务器的文件夹上直接通过word就能打开、浏览和修改，造成文件的安全隐患。

3.2.2.15接收情况跟踪

系统需提供即时收文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，生成符合需要的统计表。

3.2.2.6公文传阅管理

公文传阅是有关文件在一定范围内的传阅，大都限于处级传阅。公文传阅是部门公文处理的重要组成部分。

3.2.2.7收文查询

用户可以浏览已登记的收文记录，并使用条件组合查询功能在收文库中进行标题、索引、关键词、特征标识字段的检索，查找符合条件的收文记录。同时，可以查看收文的详细流程信息，以及打印收文登记册等表格。

用户可以访问被授权的档案分类中的文件资料，并使用条件组合查询功能在文件库中检索标题、索引、关键词和特征标

识字段，以查找符合条件的文件记录。此外，用户还可以查看收文的详细流程信息和打印收文登记册等表格。

已处理完成的收文流程可以进行归档，并可归到文档管理中的相应目录下。同时，系统还提供了档案管理功能，可以实现公文和资料的自动归档，以及对已有档案的维护、统计和检索。对于借阅档案，系统还提供档案跟踪功能，随时关注档案文件的去向。

为了保证文件的安全性，系统必须提供安全的文件管理环境，不能存在任何未按照平台权限设置的人员直接在服务器的文件夹上通过word打开、浏览和修改文件，从而造成文件的

安全隐患。

系统需要提供即时收文文件接收单位接收情况统计，并提供各种参数进行筛选，以生成符合需要的统计表。

电子印章管理系统采用电子印章系统，与协同管理系统无缝链接，一体化操作，以实现文件的安全维护和身份认证。该系统针对政府单位中高安全大规模电子签章信息化的软件产品，