人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度(精选11篇)
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篇1：人事档案管理制度人事档案管理制度一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案，二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。
三、档案的管理(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。
(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。
(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。
(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
四、人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的`实物材料，构成包括下列十项内容。
(1)履历表及其他简历材料等。
(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。
(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。
(6)党、团组织建设工作中形成的材料。
(7)表彰奖励材料(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等，(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。
五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。
(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。
(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。
本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。
一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。
同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。
1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。
二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。
同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。
2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。
对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。
2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。
三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。
特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。
3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。
同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。
3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。
借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。
四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中不可或者缺的一部份，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料。
为了保证人事档案的完整性、准确性和保密性，制定和执行人事档案管理制度及规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。
二、人事档案的分类1. 员工基本信息档案：包括员工的个人身份证明、家庭背景、教育背景等信息。
2. 员工工作经历档案：记录员工的工作经历、岗位调动、晋升等情况。
3. 员工培训记录档案：记录员工的培训情况、培训证书等。
4. 员工绩效评估档案：记录员工的绩效评估结果及相应的奖惩情况。
三、人事档案管理制度1. 档案管理责任- 确定专门负责人事档案管理的部门或者人员，并明确其职责和权限。
- 确保人事档案管理人员具备相关的知识和技能，定期进行培训。
2. 档案管理流程- 建立档案管理的流程和标准操作规程，包括档案的采集、整理、归档和借阅等环节。
- 设立档案管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案的安全性和便捷性。
3. 档案保密措施- 制定保密制度，明确档案的保密级别和限制访问权限。
- 建立档案保管室或者专门的保密设施，确保档案的安全性和防火防灾措施。
4. 档案的保存期限- 根据相关法律法规和公司要求，制定档案的保存期限。
- 定期对已过期的档案进行清理和销毁，确保档案的及时更新和管理。
四、人事档案管理规范1. 档案的采集与整理- 员工入职时，要求员工提供必要的个人信息和证明材料，并进行核实和整理。
- 档案应按照一定的分类和编号规则进行整理，确保档案的清晰和易于查阅。
2. 档案的归档与借阅- 档案应按照一定的归档规则进行归档，确保档案的有序和完整。
- 对于需要借阅档案的人员，要进行严格的审批和登记，确保档案的安全和追溯性。
3. 档案的更新与销毁- 对于员工的离职、调动等情况，要及时更新档案，并进行相应的销毁或者归档处理。
- 档案的销毁应按照一定的程序和规定进行，确保档案的安全和合规性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中重要的一环，对于保障员工权益、提高组织运营效率具有重要意义。
为了规范人事档案的管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
2. 范围：适合于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程的档案管理。
三、人事档案管理的原则1. 合法性原则：人事档案的建立、管理和使用必须遵循国家法律法规和相关政策，不得违反法律法规的规定。
2. 完整性原则：人事档案应当全面、准确、完整地记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等相关信息。
3. 保密性原则：人事档案应当保密，仅限于有关人事管理工作的需要使用，未经授权不得泄露、提供给外部人员或者机构。
4. 及时性原则：人事档案的建立、更新和归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和准确性。
5. 质量原则：人事档案的管理应当严格按照标准化的流程和要求进行，确保档案的质量和可靠性。
四、人事档案管理的流程1. 档案建立a. 招聘阶段：对应聘者进行面试、考核等环节，根据面试结果、考核表等材料建立入职档案。
b. 入职阶段：采集员工的个人信息、身份证明、学历证明、工作经历等材料，建立员工档案。
2. 档案归档a. 入职阶段：将员工档案归入档案库，并进行编号、分类和归档。
b. 在职阶段：根据员工的工作变动、晋升等情况及时更新档案，并进行归档。
3. 档案保管a. 档案室：设立专门的档案室，配备专人负责档案的保管和管理，确保档案的安全性和可靠性。
b. 档案柜：采用防火、防潮、防尘等措施，保证档案的安全和完整。
4. 档案使用a. 内部使用：人事部门、上级领导等有权使用档案，但需经过授权和审批。
b. 外部使用：仅在法律法规允许的情况下，提供给相关机构或者个人使用，需经过授权和审批。
五、人事档案管理的要求1. 档案的完整性和准确性：确保档案信息的真实、准确和完整，杜绝虚假信息和遗漏情况。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中的重要组成部分，对于企业和机构的人力资源管理具有重要意义。
为了规范和统一人事档案的管理，确保人事档案的完整性、准确性和保密性，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的合法、规范和高效管理，提高人事管理的科学性和可操作性。
2. 范围：适用于所有涉及人事档案管理的部门和人员。
三、基本原则1. 法律合规原则：遵守国家相关法律法规，确保人事档案管理的合法性。
2. 完整性原则：人事档案应包含员工从入职到离职的全过程信息，确保档案的完整性。
3. 准确性原则：人事档案应准确反映员工的基本信息、工作经历、培训记录等内容。
4. 保密性原则：严格保护人事档案的隐私信息，确保档案的保密性。
5. 便捷性原则：建立高效的人事档案管理系统，方便查询和使用。
四、档案管理流程1. 档案建立：a. 入职前：员工应填写入职申请表，提供个人基本信息、身份证明、学历证明等必要材料。
b. 入职后：人事部门负责将员工信息录入人事档案系统，并为员工建立电子和纸质档案。
2. 档案存储：a. 电子档案：建立电子档案库，将员工档案以电子形式存储，并进行分类和归档。
b. 纸质档案：建立档案室，将员工档案以纸质形式存储，采用编号和索引方式进行管理。
3. 档案查询：a. 内部查询：授权人事部门和相关管理人员可以查询员工档案，但需遵守保密原则。
b. 外部查询：对外提供员工档案信息时，需经过员工本人授权，并确保信息的准确性和保密性。
4. 档案变更：a. 任职变动：人事部门负责及时更新员工档案中的职务、薪资等变动信息。
b. 个人信息变更：员工有义务及时向人事部门提供个人信息变更的相关证明材料。
5. 档案保管：a. 电子档案：定期进行数据备份和存储，确保档案的安全性和可靠性。
b. 纸质档案：采取防火、防潮、防盗措施，确保档案的安全保密。
六、违规处理对于违反人事档案管理制度及规范的行为，将按照公司规定进行相应处理，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、解聘等。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是企业管理中至关重要的一项工作，它涉及到员工的基本信息、工作经历、培训记录等重要资料，对于企业的人力资源管理具有重要的支持作用。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范，确保人事档案的准确性、完整性和保密性。
二、人事档案管理制度1.目的确保人事档案的准确性、完整性和保密性，为企业的人力资源管理提供有力支持。
2.适合范围本制度适合于所有员工的人事档案管理工作。
3.责任部门人力资源部负责组织、实施和监督人事档案管理工作。
4.档案分类根据不同的内容，将人事档案分为个人基本信息档案、工作经历档案、培训记录档案等。
5.档案建立(1)个人基本信息档案包括员工的身份证明、学历证书、职业资格证书等，由员工入职时提交。
(2)工作经历档案包括员工的工作履历、离职证明等，由员工提供相关材料。
(3)培训记录档案包括员工参加的培训课程、培训成绩等，由培训部门提供相关材料。
6.档案管理(1)档案存储：人事档案应存放在专门的档案室，确保安全可靠。
(2)档案归档：每份档案都应有惟一的编号，并按照编号进行归档，方便查找和管理。
(3)档案借阅：员工需要查阅档案时，应填写借阅申请表，并经过主管审批后方可借阅，借阅期限不得超过7个工作日。
(4)档案销毁：档案的保管期限为员工离职后5年，超过保管期限的档案应及时销毁。
7.档案保密(1)严格控制档案的查阅权限，惟独经过授权的人员才干查阅档案。
(2)禁止将档案外借或者复制，防止档案信息泄露。
(3)定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全性。
三、人事档案管理规范1.档案记录规范(1)记录准确：对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等，要确保记录的准确性，避免错误信息的浮现。
(2)记录完整：对于员工的各项信息，要尽量做到全面记录，避免遗漏重要信息。
(3)记录及时：对于员工的各项信息变动，要及时进行记录更新，保证档案信息的实时性。
2.档案查阅规范(1)查阅权限：惟独经过授权的人员才干查阅档案，未经授权的人员禁止查阅档案。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织中对员工个人信息和工作经历的记录和管理，对于企业的人力资源管理至关重要。
为了确保人事档案管理的规范性和高效性，制定一套完善的人事档案管理制度是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了确保员工个人信息的完整性、准确性和保密性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案管理必须遵循国家法律法规和相关政策，确保合法合规。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的个人信息、入职资料、工作经历、培训记录等相关内容，确保档案信息的完整性。
（3）准确性原则：人事档案应准确记录员工的个人信息和工作经历，确保档案信息的真实性。
（4）保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员才能查阅和使用档案信息。
（5）可追溯性原则：人事档案管理应具备可追溯性，可以追溯到档案信息的来源和变更情况。
三、人事档案管理流程1. 档案建立（1）入职登记：员工入职时，应填写入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、学历证明等相关资料。
（2）档案编号：每位员工都应被分配一个唯一的档案编号，用于标识和管理档案。
（3）档案归档：将员工的个人信息和相关资料整理归档，存放在专门的档案室中。
2. 档案管理（1）档案存储：人事档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，确保档案的安全性和完整性。
（2）档案借阅：员工需要查阅自己的档案时，需填写借阅申请表，并经过授权人员审批后方可借阅。
（3）档案更新：员工的个人信息发生变更时，应及时更新档案信息，并保留相应的变更记录。
（4）档案销毁：根据国家法律法规和公司规定，对于离职员工的档案，应在一定期限后进行销毁处理。
3. 档案保密（1）权限控制：只有经过授权的人员才能查阅和使用档案信息，不得将档案信息泄露给无关人员。
（2）电子档案加密：对于电子档案，应采取加密措施，确保档案信息的安全性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是组织机构内部对员工信息进行采集、整理、存储和利用的重要工作。
合理的人事档案管理制度和规范能够确保员工信息的安全性、完整性和准确性，提高组织对人力资源的管理效率和决策能力。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理制度1. 目的和适合范围人事档案管理制度的目的是规范和统一组织机构内部的人事档案管理工作，确保员工档案的安全和隐私。
适合范围包括所有员工的入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关信息的记录和管理。
2. 档案管理责任部门确定负责人事档案管理的部门，并明确其职责和权限。
负责部门应具备专业的人事档案管理人员，确保档案管理工作的高效和准确。
3. 档案采集和归档制定明确的档案采集和归档流程，包括员工入职时的档案采集、离职时的档案归档等。
采集的档案应包括个人基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、绩效评估等内容。
归档应按照一定的分类和编号规则，确保档案的整齐有序。
4. 档案保管和安全制定档案保管和安全措施，确保档案的安全性和机密性。
建立档案室或者专门的档案保管区域，加强对档案的监控和防护措施，防止丢失、损坏或者泄露。
5. 档案查询和利用规定档案查询和利用的权限和程序，确保档案的合法使用。
建立档案借阅制度，对于需要查询或者利用档案的人员，应经过合法授权和审批，并记录相关信息。
6. 档案保留和销毁制定档案保留和销毁规定，确保档案的合理保留和及时销毁。
根据法律法规和组织内部政策，确定档案的保留期限，并按照规定的程序进行销毁。
三、人事档案管理规范1. 档案信息的准确性确保档案信息的准确性和完整性，对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等应进行核实和确认。
及时更新档案信息，确保档案与实际情况的一致性。
2. 档案的机密性和安全性保护员工的隐私权，对于敏感信息应进行加密和限制访问。
建立权限管理制度，确保惟独授权人员才干查阅和利用档案信息。
3. 档案的整理和归档建立档案整理和归档的标准和流程，确保档案的整齐有序。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中非常重要的一环，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等，对于组织的人力资源管理具有重要的作用。
为了规范人事档案管理，提高档案管理的效率和准确性，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：建立健全的人事档案管理制度，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，提高人事管理的效率和质量。
2. 范围：适用于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、调动、离职等各个环节。
三、人事档案管理的基本原则1. 完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等相关信息，确保档案的完整性和真实性。
2. 准确性原则：人事档案中的信息应准确无误，确保档案信息的真实性和可靠性。
3. 保密性原则：人事档案应严格保密，只有经授权的人员可以查阅和使用档案信息。
4. 及时性原则：人事档案应及时更新，确保档案信息的及时性和有效性。
四、人事档案管理的具体要求1. 档案的建立和归档a. 员工入职时，应建立个人档案，包括个人基本信息、身份证明、学历证书、工作经历等。
b. 档案应按照员工姓名和工号进行编号，并建立档案目录，便于查找和管理。
c. 档案应按照一定的分类和归档规则进行整理，确保档案的有序性和易查性。
2. 档案的存储和保管a. 档案应存放在专门的档案室或保险柜中，确保档案的安全性和保密性。
b. 档案室应设有专门的保管人员，负责档案的存储、借阅和归还。
c. 档案室应定期进行防火、防潮等安全检查，确保档案的完好无损。
3. 档案的查阅和使用a. 查阅档案应符合相关规定，需要经过授权和审批。
b. 查阅档案应填写相关申请表格，并由上级主管审核和批准。
c. 查阅档案的目的应合法合规，不得用于非法用途。
4. 档案的更新和销毁a. 档案应定期进行更新，记录员工的工作经历、培训记录、晋升等情况。
b. 档案中的过期或无效信息应及时清理和销毁，确保档案的准确性和有效性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织中对员工个人信息和工作经历的记录和管理，是人力资源管理的重要组成部份。
为了规范人事档案管理工作，确保员工信息的安全性和准确性，制定本人事档案管理制度及规范。
二、档案管理范围本制度适合于所有员工的人事档案管理，包括入职、离职、变动等各类档案。
三、档案管理流程1. 档案建立a. 入职时，员工填写个人信息表，并提供相关证明材料。
b. 人事部门将员工信息录入电子档案系统，并生成员工编号。
c. 所有纸质档案按照员工编号进行分类和归档。
2. 档案存储a. 电子档案：人事部门负责建立和维护电子档案系统，确保数据安全和可访问性。
b. 纸质档案：采用防火、防潮、防盗等措施，存放在专用档案室中。
3. 档案查询与调阅a. 员工本人：员工可以向人事部门提出档案查询请求，并提供合理的理由。
b. 上级主管：上级主管可以向人事部门提出档案调阅请求，但需经过员工本人允许。
c. 其他部门：其他部门需要档案信息时，需提出书面申请，并经过人事部门审核。
4. 档案保密a. 人事部门及相关工作人员必须严守档案保密的原则，不得泄露员工个人信息。
b. 纸质档案应妥善保管，避免遗失、损坏或者被盗。
c. 电子档案应设定权限，惟独授权人员才干访问和修改。
5. 档案归档与销毁a. 离职员工档案：离职员工档案应按照规定时间进行归档，并妥善保管一定期限后进行销毁。
b. 其他档案：根据需要进行归档和销毁，确保档案管理的及时性和有效性。
四、档案管理责任1. 人事部门：负责制定档案管理制度及规范，监督和指导各部门的档案管理工作。
2. 各部门主管：负责本部门的档案管理工作，确保档案的准确性和完整性。
3. 员工：配合人事部门和各部门主管的档案管理工作，如实提供个人信息和相关证明材料。
五、档案管理监督与评估1. 定期检查：人事部门定期对各部门的档案管理情况进行检查和评估，发现问题及时整改。
2. 内部审计：定期进行内部审计，确保档案管理制度及规范的执行情况。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织机构管理中至关重要的一环，它包含了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要数据。
为了确保人事档案的完整性、准确性和安全性，制定并执行一套科学合理的人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围本制度的目的是规范组织机构的人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工个人信息的隐私。
适合范围包括所有员工的人事档案管理工作。
三、人事档案的建立和归档1. 员工入职时，人力资源部门负责建立员工的人事档案，包括个人信息、身份证明、学历证明、劳动合同等。
2. 档案归档采用电子化管理，每一个员工的档案以电子形式存储在专用服务器中，同时备份至云存储系统。
3. 档案归档按照员工的身份、职务和岗位进行分类，建立相应的文件夹和子文件夹，确保档案的整洁有序。
四、人事档案的维护和更新1. 人事档案的维护由人力资源部门负责，确保档案的完整性和准确性。
2. 每一个员工的档案应包含个人信息、工作经历、培训记录、奖惩记录等内容，并及时更新。
3. 员工离职时，人力资源部门负责归档离职员工的档案，并设立保密期限，确保离职员工的个人信息不被泄露。
五、人事档案的查阅和使用1. 人事档案的查阅和使用应遵循“谁申请、谁使用、谁负责”的原则，申请人需提供合理的理由和相关授权。
2. 人事档案的查阅和使用需记录相关信息，包括申请人、查阅时间、查阅内容等，以便追溯和监督。
3. 人事档案的查阅和使用应严格遵守相关法律法规和保密要求，未经授权不得泄露、篡改或者滥用员工的个人信息。
六、人事档案的保密和安全1. 人事档案的保密责任由人力资源部门和相关工作人员共同承担，未经授权不得泄露员工的个人信息。
2. 人事档案的存储设备和服务器应设置密码和访问控制，确保档案的安全性。
3. 人事档案的备份应定期进行，备份数据应存放在安全可靠的地方，以防意外损失或者灾害发生。
七、人事档案的销毁1. 按照法律法规和组织机构的要求，人事档案应在规定的保留期限后进行销毁。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是企业管理中的重要组成部分，对于保障员工权益、提高管理效率具有重要意义。
为了规范人事档案管理工作，制定相应的管理制度和规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理制度1. 目的和适用范围该制度的目的是为了规范人事档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性。
适用范围包括所有员工的人事档案管理。
2. 档案管理责任明确人事部门的档案管理责任，包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等环节。
同时，人事部门还应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理的专业性和高效性。
3. 档案收集与整理规定了员工入职时所需提供的档案材料，包括身份证、学历证明、工作经历证明等。
人事部门应及时收集并进行整理，确保档案的完整性和准确性。
4. 档案归档与存储明确了档案的归档方式和存储位置，要求采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行存储。
电子档案应采用加密措施，确保档案的安全性和保密性。
5. 档案借阅与查询规定了档案借阅的程序和要求，明确了借阅人员的资格和权限。
同时，还规定了档案查询的方式和范围，以方便员工和管理人员查阅相关档案信息。
6. 档案销毁与保管期限明确了档案销毁的程序和要求，包括销毁申请、审批和具体操作等。
同时，规定了各类档案的保管期限，确保档案的合规性和及时性。
三、人事档案管理规范1. 档案分类与编号规定了档案的分类方式和编号规则，以便于档案的管理和检索。
同时，还要求对于重要档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
2. 档案查重与核对要求对于员工的重要信息进行查重和核对，确保档案的准确性和真实性。
如发现档案信息有误或不符，应及时进行修正和更新。
3. 档案安全与保密明确了档案的安全管理措施，包括设立安全区域、限制档案的访问权限、加密电子档案等。
同时，还要求人事部门的工作人员签署保密协议，确保档案的保密性。
4. 档案迁移与转交规定了档案迁移和转交的程序和要求，包括迁移计划、档案清单、迁移记录等。
人事档案管理制度规范
人事档案管理制度规范人事档案管理是企事业单位内部管理的重要组成部分，对于提高管理效率、保障员工权益、规范人事行为具有重要意义。
一个科学、规范的人事档案管理制度对于企事业单位的健康发展至关重要。
本文将从编制档案、保管档案、利用档案等方面详细介绍人事档案管理制度规范。
一、编制档案编制档案是人事档案管理的第一步，准确、全面的档案资料能够为企事业单位提供重要参考和决策依据。
在编制档案时，应遵循以下规范：1.完善档案资料：对于每个员工，应在其入职时建立个人档案，包括基本信息、学历和技能证明、职称证书、劳动合同等。
并在员工变动时及时更新档案，包括离职、调动、晋升等情况。
2.标准化档案格式：制定统一的档案编制格式，明确各项资料的分类、命名规则、排序等要求，确保档案资料的整齐、清晰和易于查阅。
3.详实档案内容：将员工的个人信息、工作经历、考核评价、奖惩记录等详实记录在档案中，确保档案资料的完整和真实性。
二、保管档案档案保管是人事档案管理的核心环节，合理、安全、合法的档案保管能够确保档案的完整性和可靠性。
在保管档案时，应遵循以下规范：1.建立档案室和档案柜：企事业单位应划定专门的档案室，配备专门的档案柜，确保档案的安全性和隐私保护。
同时，要定期进行维护和清理，保持档案的完好性。
2.合理分级保密：根据档案的重要性和涉及的内容分级保密，对于特定的档案资料，要采取特殊的保密措施，如加密、指定人员查阅等，确保档案信息的安全。
3.建立借阅制度：为了方便需要查阅档案的人员，应建立借阅制度，明确档案的查阅权限、程序和时间限制，避免档案的滥用和损坏。
三、利用档案档案的利用是人事档案管理的最终目的，合理利用档案能够提高管理效率和决策科学性。
在利用档案时，应遵循以下规范：1.及时提供档案资料：对于需要查阅档案的人员，应尽快提供相应的档案资料，确保他们的工作顺利进行。
3.保密档案的使用：对于涉及个人隐私和商业机密的档案，要采取严格的保密措施，严禁将档案外借或泄露给无关人员。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业的正常运营和发展至关重要。
一个完善的人事档案管理制度能够确保员工的信息安全、提高组织的工作效率，同时也有助于保护员工的合法权益。
本文将介绍人事档案管理制度的目的、范围、责任、流程和要求等方面的内容。
二、目的人事档案管理制度的目的是规范和统一组织内部人事档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为组织的决策提供可靠的数据支持。
三、范围本制度适用于组织内所有员工的人事档案管理，包括招聘、入职、在职、离职等各个环节。
四、责任1. 人力资源部门负责制定和实施人事档案管理制度，并监督各部门的执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，及时、准确地提交员工的相关信息和档案材料。
3. 档案管理员负责对人事档案进行管理和维护，确保档案的安全和完整。
五、流程1. 招聘阶段- 人力资源部门根据招聘需求发布招聘信息。
- 招聘人员提交申请，人力资源部门进行筛选和面试。
- 符合条件的候选人提供相关材料，包括身份证件、学历证明等。
- 人力资源部门对候选人进行背景调查，并将相关信息记录在人事档案中。
2. 入职阶段- 人力资源部门制定入职手续，包括签订劳动合同、办理社会保险等。
- 员工填写入职表格，提供个人信息和相关证明材料。
- 人力资源部门核实员工提供的信息和材料，并将其记录在人事档案中。
- 档案管理员为新员工建立档案，并进行编号和归档。
3. 在职阶段- 档案管理员负责对员工的档案进行日常管理和维护，包括更新员工信息、记录奖惩情况等。
- 档案管理员定期对档案进行盘点，确保档案的完整性和准确性。
- 员工有需要时，可以向档案管理员申请查阅自己的档案，但需遵守保密规定。
4. 离职阶段- 员工提出离职申请，人力资源部门进行审核并办理离职手续。
- 人力资源部门通知档案管理员将离职员工的档案进行归档和封存。
- 档案管理员将离职员工的档案进行整理和存档，确保档案的安全和保密。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中非常重要的一环，对于企业的正常运营和发展具有重要意义。
为了规范和统一人事档案的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的本制度的目的是为了确保人事档案的安全、完整和准确，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
三、适用范围本制度适用于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程。
四、档案管理原则1. 完整性原则：人事档案应包括员工的基本信息、学历、工作经历、奖惩记录等内容，确保档案的完整性。
2. 准确性原则：人事档案的内容应准确、真实，不得有虚假信息。
3. 保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员可以查阅和使用档案信息。
4. 及时性原则：人事档案应及时更新和归档，确保档案信息的及时性和可靠性。
五、档案管理责任1. 人力资源部门负责制定和执行人事档案管理制度及规范，监督和指导各部门的档案管理工作。
2. 各部门负责员工档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性。
3. 每位员工应对个人档案的准确性和完整性负责，及时提供相关信息。
六、档案的建立和归档1. 招聘阶段：应建立员工招聘档案，包括求职申请、面试记录、录用通知等相关文件。
2. 入职阶段：应建立员工入职档案，包括身份证复印件、学历证书、劳动合同等相关文件。
3. 工作期间：应定期更新员工档案，包括晋升、奖惩记录、培训证书等相关文件。
4. 离职阶段：应建立员工离职档案，包括离职申请、离职证明、工资结算等相关文件。
5. 档案归档：档案应按照一定的分类和归档规则进行归档，确保档案的整齐和易于查找。
七、档案的保管和查阅1. 档案的保管：档案应存放在安全、防火、防潮的地方，禁止私自带出或随意借阅档案。
2. 档案的查阅：员工有权查阅自己的档案，其他人员查阅档案需经过授权和合法的理由。
八、档案的销毁1. 档案的保留期限：根据法律法规的规定，档案应按照一定的保留期限进行保留，过期的档案应及时销毁。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范人事档案管理制度及规范一、概述人事档案是企业管理的重要组成部分，是对员工情况的重要记录。
人事档案中包括了员工的个人信息、岗位信息、培训信息、考核信息、工资福利信息等内容。
良好的人事档案管理制度不仅能有效保护企业和员工的权益，而且有助于提高管理效率、降低管理成本。
本文旨在探讨企业人事档案管理的制度及规范。
二、人事档案的重要性1.为企业合法经营提供保障。
人事档案是企业从业人员承诺合法用工的重要凭证。
档案中记录员工签订的劳动合同、缴纳社保等资料，有助于企业合法经营，并能保障员工的合法权益。
2.管理及评估员工表现。
人事档案中记录员工的工资、福利、考核情况等，有助于对员工的表现进行全面评估。
同时，还能为员工晋升、转岗、调配等提供依据，保证公平，提高管理效率。
3.建立企业人才库。
有完善的人事档案管理制度，能够建立健全的企业人才库。
通过该档案可以全面了解员工特点，为企业招聘、培训、晋升等提供参考，提高企业的整体竞争力。
三、制度及规范1.建立健全人事档案管理制度。
人事档案管理涉及许多方面，不能纯粹依靠个人闲情布暇维护。
企业应该建立完善的人事档案管理制度，确立人事档案管理的标准化、规范化流程。
制度应当包括档案建立、维护、归档等方面的规范，以确保人事档案的安全性和一致性。
2.归档人事档案。
企业应保证归档的人事档案的真实准确性。
归档人事档案时，应使用特殊的档案纸和档案袋，标注归档时间、归档人员名称等重要信息。
同时要防止因为环境、时间、人为因素等因素导致人事档案的移位、逐渐老化，应适时复制档案，将档案的档案纸不断更新提升多存，以保证档案的可查阅性。
3.规范人事档案的查询和使用。
人事档案的查询和使用应该受到一定的管控，只允许有管理权限的人员查阅。
避免因为人事档案数据泄露或滥用，而导致企业受到损失。
当发现人事档案数据泄露或妨碍达成企业目标，应该迅速采取措施，对责任人员进行惩戒。
4.开展内部培训。
对新员工应宣传人事档案管理的相关政策和规范，让员工了解人事档案的重要性和维护。
人事档案管理制度及规范
第一章总则第一条为了规范人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位全体员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 实事求是原则：人事档案内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
2. 安全保密原则：严格保密，确保人事档案安全。
3. 规范化原则：按照国家和行业档案管理规范，建立健全人事档案管理制度。
4. 服务原则：为人事工作提供优质、高效的服务。
第二章档案管理机构及职责第四条我单位设立人事档案室，负责人事档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条人事档案室的主要职责：1. 制定人事档案管理制度及规范，并组织实施。
2. 收集、整理、保管人事档案，确保档案的完整、准确、安全。
3. 对人事档案进行分类、编目、归档，建立档案检索系统。
4. 为人事工作提供档案查询、借阅等服务。
5. 定期对人事档案进行鉴定、整理和归档。
6. 负责人事档案的销毁工作。
第三章档案收集与整理第六条人事档案的收集范围：1. 人员基本信息：姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、政治面貌等。
2. 学历、学位、职称、技能等证书复印件。
3. 工作经历、任职文件、职务变动情况等。
4. 奖惩情况、考核结果等。
5. 其他需要归档的材料。
第七条人事档案的整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编目。
2. 档案材料应按时间顺序排列，同一时间内的材料按内容顺序排列。
3. 档案材料应装订整齐，封面标注档案名称、所属部门、归档时间等。
4. 档案材料应填写档案目录，包括档案名称、档号、页数、归档时间等。
第四章档案保管与利用第八条人事档案的保管要求：1. 档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、灭火器等。
2. 档案材料应存放在防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉的条件下。
3. 档案室应定期对档案进行检查、维护，确保档案安全。
人事档案管理规章制度(精品3篇)
人事档案管理规章制度（精品3篇）人事档案管理规章制度（1）一、档案保管制度：1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
二、档案保密制度：1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
三、档案借阅制度1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。
2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。
3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。
4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。
5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。
6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。
四、档案鉴定制度：1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。
2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。
3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是企业管理中不可或缺的一部分，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料。
良好的人事档案管理制度能够确保员工信息的准确性、完整性和保密性，有助于提高组织的管理效率和员工的工作积极性。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范。
二、人事档案管理制度的目的1. 统一管理：确保人事档案的统一管理，避免信息的散乱和丢失。
2. 信息准确性：保证人事档案中的信息准确无误，便于组织对员工信息的查询和利用。
3. 保密性：加强对人事档案的保密工作，防止信息泄露和滥用。
4. 法律合规：遵守国家和地方相关法律法规，确保人事档案管理符合法律要求。
三、人事档案管理的内容1. 员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号码、婚姻状况等基本信息。
2. 工作经历：记录员工的工作经历，包括入职日期、离职日期、职位变动等。
3. 培训记录：记录员工参加的培训活动及获得的证书等。
4. 考核评价：包括员工的绩效评估、奖惩记录等。
5. 健康档案：记录员工的健康状况、体检结果等。
6. 其他相关信息：如员工的社保、公积金缴纳情况等。
四、人事档案管理的流程1. 档案建立：员工入职后，人事部门负责建立员工的人事档案，并填写相关信息。
2. 档案存储：人事档案应妥善存放，确保安全可靠。
可以采用电子档案管理系统或实物档案柜进行存储。
3. 档案更新：员工信息发生变动时，需要及时更新档案，确保信息的准确性。
4. 档案查询：组织内部需要查询员工信息时，可以向人事部门提出申请，经过核实后提供相关信息。
5. 档案保密：人事档案应严格保密，只有经过授权的人员才能查看和使用档案信息。
五、人事档案管理的规范1. 完整性：人事档案应包含员工的全部信息，确保信息的完整性。
2. 准确性：人事档案中的信息应准确无误，及时更新。
3. 保密性：对于敏感信息，如身份证号码、薪资等，应加强保密措施，确保不被泄露。
4. 存储安全：采用合适的存储设备和措施，确保人事档案的安全可靠。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中的重要组成部分，对于企业的正常运营和管理起着关键作用。
为了确保人事档案的安全、完整和规范管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。
二、档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了保护人事档案的安全性、完整性和可靠性，确保人事档案的及时提供和使用，提高组织对人力资源的管理效能。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案的建立、使用和管理必须遵循国家法律法规和组织内部规章制度的要求。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、任职资格、工作经历、奖惩记录等全面的信息。
（3）保密性原则：人事档案应严格保密，只能由授权人员查阅和使用，不得泄露员工的个人隐私信息。
（4）准确性原则：人事档案中的信息应真实、准确、完整，不得随意篡改或删除。
（5）便捷性原则：人事档案应便于查阅和使用，提供及时、准确的信息支持。
三、档案管理的组织机构和职责1. 组织机构（1）人力资源部：负责全面协调和管理人事档案工作，制定相关制度和规范，并监督执行。
（2）档案管理部门：负责具体的人事档案管理工作，包括档案的建立、归档、整理、借阅等。
（3）其他部门：各部门负责本部门员工的档案管理，协助人力资源部门完成档案工作。
2. 职责（1）人力资源部：- 负责制定人事档案管理制度和规范，并进行宣传和培训。
- 监督各部门的档案管理工作，确保符合制度和规范要求。
- 定期评估和检查档案管理工作的执行情况，并提出改进意见。
（2）档案管理部门：- 负责建立和维护员工的人事档案，包括档案的归档、整理、存储等工作。
- 确保档案的安全性和保密性，制定相应的安全措施和管理制度。
- 负责档案的借阅和归还，确保及时提供档案信息。
（3）其他部门：- 负责本部门员工的档案管理，包括档案的建立、更新和归档等工作。
- 配合人力资源部门和档案管理部门的工作，提供相关信息和支持。
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人事档案管理制度及规范1 目的现代企业竞争中，档案机密是企业机密的一部分，对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密；同时为了规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为爱迪特各项工作服务，特制定本管理制度规范。
2 适用范围适用于爱迪特所有员工。
3 职责3.1 行政部负责编制、修改和完善人事档案管理制度与实施规范；负责本公司人事档案管理的组织实施及检查、监管工作。
3.2人事档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人事专员负责保管与整理；人事专员负责执行本制度，按要求分级建立规范的人事档案，负责公司所有员工的人事档案管理工作。
4 人事档案分类4.1员工档案按类别、按部门进行存放。
人事档案员工档案转正人员劳动合同文书档案（其他人事材料）应聘者档案在职员工档案离职员工档案储备通过淘汰试用期正式员工试用期离职转正后离职4.2人事档案分为员工档案、转正人员劳动合同、文书档案。
4.2.1 员工档案分为：应聘者档案、在职员工档案、离职员工档案。
4.2.1.1 应聘者档案（下设三个大类：储备人员、面试通过人员、淘汰人员）分为：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题、外贸英语笔试题、质检笔试题。
4.2.1.2 在职员工档案分为：试用期员工档案、正式员工档案。
4.2.1.2.1 试用期员工档案分为：人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协议（非所有人员）。
4.2.1.2.1.1人事证件档案分为：两张一寸照片、身份证复印件、毕业证复印件、学位证复印件、工行银行卡复印件、资格证书复印件（非必要）、在校成绩单复印件（非必要）、培训或专业技术情况的材料复印件（非必要）、员工创造发明或科研成果或译著或有重大影响的论文等相关证明复印件（非必要）、所获奖励材料复印件（非必要）、其他可以证明能力的材料复印件（非必要）、其它可供参考或有保留价值的材料复印件（非必要）。
4.2.1.2.2 正式员工档案分为：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。
4.2.1.3 离职员工档案（下设两个大类：试用期离职、转正后离职）分为：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。
4.2.2 转正人员劳动合同分为：劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议。
4.2.3 文书档案（其他人事材料）分为：商业机密确认函、员工培训相关资料、员工绩效考核资料、招聘结果汇总表、员工花名册、人力资源规划或相关计划、月度考勤结果、社会保险缴纳证明、员工职务任（免）命书、职位调动通知、奖惩记录、其他人事政策性通知及资料等。
5 人事档案密级5.1 档案密级按照重要程度和秘密程度划分，分为秘密级、机密级、绝密级。
a. 秘密级可公开，其查阅人为公司内部所有员工；b. 机密级需封存，无必要不可公开或查阅，其查阅人为公司中高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人；c. 绝密级需单独封存，不可公开且无必要不可查阅，其查阅人为公司高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人。
5.2 人事档案分级a.应聘者档案（包括面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案）属秘密级；b.在职员工档案（包括试用期员工档案、正式员工档案）、离职员工档案（包括试用期离职员工档案、转正后离职员工档案）属机密级；c.转正人员劳动合同（包括劳动合同书、劳动合同变更或补充协议）、文书档案（其他人事材料）属绝密级。
5.3 密级档案管理原则5.3.1 统一领导、分级管理密级档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，遵从公司密级档案管理的基本要求，行政部对所承担的密级档案管理工作负责，维护密级档案的安全、完整和有效。
5.3.2 高层重视、全员有责为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者须将管理要求传达到各个层次并切实落实，使全员正确理解并认真执行。
5.3.3 全程监控行政部对密级档案管理的全过程进行监控，行政经理需要定期检查，人事专员需严格记录密级档案的状态、流向和处置，防止密级档案无人负责、流向不明、处置无记录。
5.3.4 专人负责密级档案由专人负责（建议安排人事专员），无关人员不得接触密级档案，防止密级档案信息的扩散。
6 人事档案管理原则6.1 实行“一人一档”归类管理原则6.1.1 真实性——员工信息必须确保真实，有据可查。
6.1.2 完整性——确保人事档案信息完整，没有遗漏。
6.1.3 完好性——维护人事档案材料完好，防止材料损坏。
6.1.4 保密性——人事专员必须对员工的个人档案绝对保密，除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案或劳动合同。
6.1.5 便利性——人事档案的存放和管理需便于档案材料的查阅和使用。
6.2 人事档案管理要求6.2.1 严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
6.2.2 对于人事档案必须严格保密，任何人不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
6.2.3 无论何种人事档案交到人力资源部后，人事专员要对档案资料进行分类别、分部门、分时间登记并整理造册归入相应类别，不得直接入卷；第一层级为类别，第二层级为部门，第三层级为时间（时间早者放前面），第四层级为人员。
6.2.4 人事档案未及时归档，人事专员应负责催收、跟进，并做好相应记录。
6.2.5 员工档案自员工入职之日建立，每人一份，涉及到员工转正、调岗等人事档案发生变动时，人事专员需当日进行更新，并做好相应记录。
6.2.6 人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最早的排在最前面，依次类推，这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。
6.2.7 如有需要，可对人事档案编号存放，从入职开始就对员工人事档案进行编号，防止重名重姓员工材料入档交叉，方便管理，制检索目录，以便查找。
6.2.8 人事档案的档案盒、文件袋、文件夹封面、便签，应用油性笔书写，字迹要工整、清晰。
6.2.9人事档案应存放于专用文件柜，档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
7 人事档案管理步骤人事档案归档流程：a. 对各类人事档案进行鉴别；b. 按照材料的属性、内容，确定其归档处；c. 做相应记录，补登档案目录名称及有关内容；d. 将新材料放入档案。
7.1 应聘者档案a.每天面试完毕，人事专员对面试结果进行记录，后对档案进行整理分类，共分三大类：面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案。
b.大类分好后，每个大类下面按照面试部门细分，每份应聘者档案应包含1-3种材料：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题或外贸英语笔试题或质检笔试题（销售或外贸或质检应聘者）。
c.如储备人员中有人进入入职培训，需把该储备人员档案调入面试通过人员档案类别下存档。
d.如应聘者通过入职培训，需把该人员档案调入试用期员工档案类别下存档。
e.未通过入职培训的应聘者及无需储备者，一律归入淘汰人员档案大类下存档。
7.2 试用期员工档案a.入岗前，人事专员根据本管理制度，新建档案，同时把该应聘者档案调入试用期员工档案，一并存档，此外每份试用期员工档案应包含6-8种材料：人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协议（非所有人员）。
b.人事专员对人事档案资料的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理；如核查无误，则在员工入职当日将档案资料入档并记录于员工人事档案汇总表。
c.未进入转正的试用期员工，一律归入试用期离职员工档案下存档。
7.3 正式员工档案a. 试用期员工进入转正者，需把该人员的试用期员工档案调入正式员工档案，一并存档，此外每份正式员工档案应包含3种材料：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。
b. 员工信息一旦发生变动（如姓名变动、身份证号码变动、学历变动、个人技术职称变动等），员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，后由人事专员在应聘者档案和人员花名册中予以更新。
c. 员工发生部门调动后，其个人档案由原部门调入新部门，根据原档案继续建档。
7.4 离职员工档案a.试用期员工离职，归入试用期离职员工档案下存档，每份试用期员工离职档案应包含3-4种材料：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。
b.离职、辞退等解除劳动合同者，需把该员工的正式员工档案、转正人员劳动合同调入离职员工档案，一并存档，此外每份转正后离职员工档案应包含3-4种材料：辞职信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。
c.设立离职人员档案封存管理，无必要情况不再开启，超过五年行政部统一处理，可进行销毁。
7.5转正员工合同a.转正员工签订的劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议需归入转正人员劳动合同类别下存档。
b.转正员工合同按照部门细分，部门类别下按照签订劳动合同时间顺序进行划分。
7.6文书档案（其他人事材料）a.对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
b.按照类别进行划分存档，培训资料、绩效资料、考勤资料等。
8 人事档案编号为公司每位员工建立一份自己的员工档案，每份员工档案有一个编号，从入职当日存档起开始使用该编号直至离职或退休，涉及到员工转正、调岗、晋升等情况，编号不变；涉及到劳动合同、合同补充协议、合同变更协议、试用期合同，需对合同及协议单独编号；文书档案按类别单独编号。
8.1一级编号——密级编号秘密级档案编号A，机密级档案编号B，机密级档案编号C。
8.2 二级编号——部门编号8.3按照员工姓名大写首字母进行编号，如张三简写ZS，李四简写LS。
8.4 连接符要求各级编号间采用短线连“－”8.5重名编号如涉及到同部门人员重名，则另加一级时间编号，要以入职日期做为编号的来源，如李四2015年10月22日入职，简写LS-20151022；如行政部名为李四者重名，则其员工档案编号为B-XZ-LS-20151022。
8.6 合同及协议编号由劳动合同、合同补充协议、合同变更协议、试用期合同，前四个或全部的大写字母简写组成，劳动合同简写LDHT，合同补充协议简写HTBC、合同变更协议简写HTBG、试用期合同简写SYQHT；如生产部张三的劳动合同，则编号为C-SC-LDHT-ZS。
8.7 文书档案编号文书档案根据不同类别，按照其类别的拼音首字母类别和签订时间进行编号，如2015年10月22日签订的商业信息确认函，简写C-SYXX-20151022。
9 人事档案查阅管理规定9.1 凡因办理社保、申报、任免、调动、出国、晋升职称、退休等工作要求，可查阅人事档案，查阅人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。