第3章 账务处理与总账子系统

Slide ‹#›
3.报告信息
报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编 制内部报表和外部报表提交给投资人、债 权人、管理者、政府部门等。
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
账务处理的基本特征
规范性强——采用借贷记账法 1.有借必有贷，借贷必相等； 2.资产＝负债＋所有者权益 3.总账余额/发生额＝下属明细账余额/发生额之 和 综合性强（产生的信息具有很强的综合性和概 括性） 集成性要求高（是整个会计信息系统的核心） 正确性要求高
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
三个关键文件
科目文件 汇总文件 凭证文件
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
第四节 总账子系统的初始设置
总账子系统是一个通用性较强的系统，为 了使其能够在各行各业应用，设计时重点 考虑各单位会计核算和财务管理的一般特 性。在进行账务处理之前，首先要根据本 单位的业务属性进行具体设置，即将企业 个性化特征的信息保存在相应的数据文件 中，这种设置工作称之为初始设置工作。 设置流程
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
第一节 账务处理概述
账务处理的基本概念
账务处理是指从价值管理的视角出发，主 要运用货币形式的信息计量，借助于专门 的会计核算方法，对各单位（会计主体） 的经济业务进行核算、控制，产生一系列 财务信息和其他经济信息，为企业内部和 外部的信息使用者提供服务来创造价值。
Renmin University of Chian Slide ‹#›
初始设置－－设置账套
设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统 中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的 核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数 据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时， 根据系统的提示对账套进行参数的定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、 账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目 编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启 用日期、记账本位币、会计主管姓名等。
Renmin University of Chian Slide ‹#›
第二节 账务处理的流程分析
手工处理流程 记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记账凭证核算形式 日记总账核算形式 多栏式日记账核算形式
差别：登记总账的方法和依据不同。
Renmin University of Chian Slide ‹#›
网络或软 盘接账
企业银行账文件
按条件进行对账
Renmin University of Chian Slide ‹#›
返回
IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同

数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同
Renmin University of Chian
Renmin University of Chian Slide ‹#›
初始设置
科目设置 录入余额 人员权限设置 结算方式设置
案例
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
第五节 凭证管理
凭证管理模块的功能 主要是完成对凭证的日常处理工作，它又 可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询 打印、凭证汇总、记账等功能模块。
科目汇总表核算形式手工处理流程
原始凭 证 编 制 和 审 核 凭 证 记账凭证 收 款 凭 证 付 款 凭 证 转 账 凭 证 编 制 科 目 汇 总 表
科目汇 总表
登记日记账
登记各种明细账
登记总账
日记账
明细账
总 账
期未处理
Renmin University of Chian
编制报表
Slide ‹#›
RenmiFra Baidu bibliotek University of Chian Slide ‹#›
案例
单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂） 启用日期：2001年4月1日 会计期间：1月25日——12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：4－2－2－2－2 客户分类编码级次：2－2－3 供应商分类编码级次：2－2－3 部门编码级次：1－2－2 结算方式编码级次：1－2
件行 单 账位 文银
录 入
银行对账单
输入或 者接收
件单 对
银行原始单 据 余额调节表
文账
返回
Renmin University of Chian Slide ‹#›
（三）银行对账的底层流图
已达账 未达账 对账单 录入对 账单 对 账 单
查询输出
录入或转 入银行记 录 银行原始记录 或凭证文件
银行对账单文件
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
学习目标
1掌握手工与IT环境下账务处理的异同 2掌握总账子系统的基本原理和功能 3掌握总账子系统的数据文件设计和会计编码的设 计方法 4理解总账子系统的初始设置 5理解凭证处理与记账结账 6了解出纳管理 7了解账簿输出和会计报告 8掌握辅助核算与管理
用户 总账子 系统 --账务处理
会计信息系统 其他子系统
返回
Renmin University of Chian Slide ‹#›
总账子系统中间层数据流程图
账簿输出 原始凭证 入填 制 录 件凭 证 文
记账凭证
记审 核 登
各种账簿 件余 额 文 报表输出 各种报表
自动 转账
期末 处理
机制凭证
银 行 对 账
1501 150101 150101001 150101002 固定资产 固定资产——甲车间 固定资产——甲车间——A型机床 固定资产——甲车间——B型机床

一致性原则 简短性原则 扩展性原则
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
会计科目编码体系的设计
定长定位 不定长方式 立体科目
科目：660201013
科目级别： 3 级
上级科目编 码66020
科目末级标 志为“真”
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
科目体系结构
立体科目方法是 指将科目中大量 重复的科目从科 目体系中分离出 来，按照项目进 行存储，并将项 目和科目建立动 态链接，在满足 优化会计科目体 系的同时，达到 精细核算的目的。
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
（一） IT环境下总账子系统顶层数据流程图
⒈ 会计人员将初始化信息、原始凭证、记账凭证、对账 单等输入总账子系统进行账务处理； ⒉ 总账子系统处理之后，将结果信息如记账凭证、成本 费用分配信息等传入会计信息系统中其他子系统（如工资子 系统、固定资产子系统、成本子系统等）； ⒊ 会计信息系统中其他子系统也会采用实时或批处理 的方式向总账子系统传递记账凭证等信息。
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
从信息系统角度看，账务处理工作是由会 计信息系统的子系统-总账子系统来完成的。 总账子系统的基本功能是通过采集数据、 加工和存储数据、报告财务信息，实现对 企业经营活动进行核算和控制，保证会计 信息的真实、准确和有效。
Renmin University of Chian
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
科目体系结构——定长定位方式
科目体系结构：4－2－2
一级科目最 多 设 计 9999 个
二级科目最 多设计99个
三级科目最 多设计99个
定长定位方法
Renmin University of Chian Slide ‹#›
科目体系结构——不定长方式
Slide ‹#›
第三节 总账子系统的总体设计
总账子系统的目标 总账子系统的基本功能 会计科目编码及其体系设计 总账子系统主要数据文件设计
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
总账子系统的目标
1.及时、准确的采集和输入各种凭证，保证进入 计算机的会计数据及时、准确和全面； 2.高效、正确地完成记账等数据处理过程； 3.随时输出某个时期内任意会计科目发生地所有 业务，随时输出各个会计期间地各种账表，为企 业管理提供信息； 4.建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实 现会计数据的及时传递和数据共享。
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
总账子系统主要数据文件设计
计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必 须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数 据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境 下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何 种结构在计算机中存储呢？ 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计 时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路 有关，还与数据管理系统等多种因素有关。
报表
返回
手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
IT环境下账务处理的流程分析
账务处理流程中的主要角色 业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、 后勤人员等） 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭 证的人员 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审 核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月 末进行结账的财会人员； 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以 及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会 人员、财务经理、总经理等）
Slide ‹#›
会计数据（账簿、凭证）
数据采集
数据加工与存储
报告信息
投资人 债权人 管理者 政府
原始凭证
经济业务流程
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
1．数据采集
数据采集主要是从经济业务流程中采集数 据，为数据加工服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 转换流程的数据 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据
会计信息系统 Accounting Information System
第三章 账务处理与总账子系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理—往来和项目核算与管理 第九节 总账子系统的改进---财务业务一体化策略
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
2.数据加工与存储
加工与存储是将反映经济活动的原始 凭证按照会计科目和“有借必有贷， 借贷必相对”的原则编制记账凭证、 审核记账凭证，然后对其进行分类、 计算、求和，并将结果保存在各类账 簿中。
Renmin University of Chian
Renmin University of Chian
Slide ‹#›
总账子系统的功能结构图
总账子系统
初始 设置
凭证 管理
出纳 管理
期末 处理
账簿 输出
会计 报表
辅助 管理
系统 服务
其他
为什么需要进行会计科目的编码？
会计科目是对会计业务具体核算内容进行 分类的名称。 会计科目编码设计是根据会计制度的规定 及会计科目的设置，按照一个系统的方案 确定出各级科目唯一数字编码的方法。 会计科目编码在手工操作下一般不使用， 但是采用计算机处理会计数据时，则需要 采用会计科目编码。
Slide ‹#›
Renmin University of Chian
会计科目编码设计的必要性
1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系
2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度
科目编码方法与编码原则
方法： 顺序编码 位数编码 分组编码 原则： 规定性原则 层次性原则