合同管理软件、文档管理软件

合同管理

双击工作界面的“合同管理”图标，图5-5-1打开。

图5-5-1

合同目录

新建合同目录

第一步：左上角选择合同类别，如材料采购合同；

第二步：单击左面的工程，如速恒办公楼；

第三步：单击右面空白行的合同编号处，系统自动生成一份新合同，选择合同乙方。

合同编号说明：合同编号系统自动生成，如CC09-1X001，CC-代表材料采购合同类 1X-代表第一项目部。合同类别代码请在管理员->设置->字典数据->合同类别中设置。单位代码请在管理员->设置->单位中设置。

输入合同的概况

双击“合同编号”，图5-5-2打开，在此输入签订时间、合同总金额、开户银行、账号等信息。如在供方管理中输入的供方的概况，那么对方信息自动生成。

图5-5-2

合同的主题：来自于供方管理的资源类别。

合同的签订

图5-5-3

对于采购合同如材料采购合同、周转材料采购合同、机械设备采购合同：此签订信息可

选择性输入。如果您想用合同签订的价格控制采购入库的价格，您可以在此输入材料的合同签订价。输入方法：在空白行的“名称与规格”处输入关键字，如“12”后回车，系统自动从资源总库中搜索出名称与规格含“12”的材料，单击进行选择，然后输入单价和数量即可。

周转材料租赁合同：必须在此输入签订的周转材料和日租金。如果合同的签订信息不输入，进场和退场单无法输入材料，租费不能自动计算，见图5-5-4。

图5-5-4

机械设备租赁合同：必须在此输入签订的机械设备和单价，否则进场单没有可选的机械设备，见图5-5-5。

图5-5-5

如果机械结算是根据设备日作业单中的台时、台日、工程量等来结算（一般路桥、铁路工程按此方式结算），还需输入结算公式。可使用下拉列表中的变量名称和VB内部函数书写公式，可引用的变量名称见图5-5-6，按“shift+F2”键可以放大窗口编辑公式，见图5-5-7。

图5-5-6

图5-5-7

如果机械结算根据进场和退场单来结算（一般房建工程按此方式结算），结算公式可不定义。

劳务（分包）合同：选择性输入。劳务价款结算方式一般包括按定额工日结算、按建筑面积结算、工程量清单模式（日报、月验工），如果您单位是按“工程量清单月验工”模式与劳务队伍结算，那么请在签订中输入清单项和单价，见图5-5-8。

图5-5-8

合同条款的插入、修订及签批

图5-5-9

此部分根据您的需求可选择性应用，系统不强制您必须插入合同条款。合同条款的插入一般有两个目的，一个是走合同条款的网上审批；另一个是查询方便。

插入方法

第一种方法：在图5-5-9中，单击空白处，图5-5-10打开，选择“由文件创建”->“浏览”，找到合同文档后“确定”。

图5-5-10

第二种方法：如果您已把合同条款维护的模板库中，在图5-5-9中，单击“从模板库选择”，图5-5-11打开，单击“选择到当前合同”。

图5-5-11 打开及修订合同条款

在图5-5-9中，单击“编辑”，合同文档打开，如果要修订合同条款，如把“钢筋 Φ12”

的单价修改为3200，在图5-5-12中，单击审阅->修订，文档即变成修订状态，直接修改单价为3200，原价格3500还保留痕迹，当鼠标停在修订的地方如3200处时，系统会告诉您是谁于何时进行的什么修改，您也可以设置显示的修订姓名：单击审阅->修订->更改用户名，在图5-5-14的用户名处输入您的姓名即可，修订姓名默认显示的是登录Windows

的账户名。

图5-5-12

图5-5-13

图5-5-14

合同条款按流程审阅完毕，由流程中最后一个岗位确认修订，确认方法：单击审阅->接受->接受对文档的所有修订，见图5-5-15。

图5-5-15

高级功能

与合同有关的一些文档，如合同交底、合同外费用补充协议、末次结算协议、质保金退还协议等，可以插入到软件中执行网上签批。

在图5-5-9中，单击“更多”，图5-5-16打开，左面合同文档类别来自管理员->设置->字典数据->文件类别中“合同”处打上对勾的类别，见图5-5-17。此类别根据用户的需求自定义。

图5-5-16

图5-5-17

插入文档

如想把合同外补充协议插入到软件中，然后按签批流程执行网上审批：在图5-5-16中，选择左面的“合同外补充协议”类，右面“文件编号”处单击，生成一个新文件目录，双击“文件编号”，图5-5-18打开，单击“插入对象”，图5-5-19打开，选择“由文件创建”-> “浏览”，找到文件后“确定”。

图5-5-18

图5-5-19

文档签批

在图5-5-18中，单击签批-签名。此签批流程在管理员->设置->

工作流中设置。

条款签批

图5-5-20合同条款审阅完毕，在图5-5-20中单击“签名”按钮。

打印预览合同会审表：请单击“预览报表”。

此签批流程在管理员->设置->工作流中设置。

合同模板维护

双击工作界面的“合同模板维护”按钮。

图5-5-21

把各类合同的模板维护到软件中，合同条款即可从此模板库中选择。模板库一般是由公司统一维护，这样就保证了公司各项目合同框架的一致性，以减少争议和损失。

插入合同模板

如要把材料采购合同的模板插入到软件中，在图5-5-21的左面选择类别，如材料采购合同，右面空白处按右键，图5-5-22打开，单击“插入对象”，图5-5-23打开，选择“由文件创建”->“浏览”，找到合同文档后“确定”

。