全国计算机等级考试二级教程Access数据库-报表

全国计算机等级考试二级教程 Access数据库程序设计
第5章报表
目录 Contents
5.1 报表概述
5.2 创建报表
5.3 编辑与使用报表
5.4 计算报表
5.5 上机指导
3对数据进行分组汇总
以格式化形式输出数据输出标签、发票、订单和信封等不同样式的信息
显示包含子报表及图表
的数据可以嵌入图像或图片等数据
进行计数、求平均、求和等
统计计算5.1.1 报表的功能
4
显示效果与报表视图相
似，但在此视图中可以
调整控件布局。

布局视图
可以设计和修改报表内容。

设计视图显示创建的报表内容报表视图
显示报表内容打印到纸
张后的效果
打印预览视图5.1.2 报表的视图
Access 2010 共包含4 种报表视图，分别是报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。

5.1.3 报表的组成
5在报表的设计视图中可以看到报表由图所示的几个区域组成，各区域的作用分别如下。

l报表页眉：用于显示报表的标题、图形或其他说明性文字。

l页面页眉：显示报表的字段名称或其他需要在每一页都显示的内容。

l主体：报表的主要的数据输出区域。

l页面页脚：显示本页的汇总说明或其他需要在每一页都显示的内容，如页码等。

l报表页脚：显示整份报表的汇总信息或其他说明信息。

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5.1 报表概述
5.2 创建报表
5.3 编辑与使用报表
5.4 计算报表
5.5 上机指导
5.2.1 快速创建报表
7快速创建报表可以利用已有的数据表轻松完成报表的创建工作。

快速创建报表的方法：打开作为报表数据源的数据表，在【创建】→【报表】组中单击“报表”按钮即可，如图所示。

创建报表后可单击快速访问工具栏中的“保存”按钮或按【Ctrl+S】组合键将报表保存到数据库中。

5.2.2 添加字段创建报表
8如果需要自行决定报表中显示的字段，则可利用“空报表”按钮来创建报表，具体操作方法：在【创建】→【报表】组中单击“空报表”按钮，然后在显示的界面的“字段列表”任务窗格中双击需添加到报表中的字段选项即可，如图所示。

通过向导创建报表可以在向导的引导下，选择报表字段，指定分组和排序字段，并能设置报表布局，这是一种高效的创建专业报表的方法。

例如，在“samp3.accdb”数据库中创建一个报表，报表字段为表“tTeacher”中的所有字段，其中“学历”字段为分组字段，按“出生日期”字段降序排列报表数据。

报表布局方式为“递阶”，报表名称为“rTeach”。

具体操作如下。

1添加字段2指定分组字段
3 指定排序字段和排序方式
4 设置布局方式
5.2.3 通过向导创建报表
11
5 设置报表标题
6 创建的报表效果
前面介绍的几种方法虽然简单快捷，但有时无法满足实际工作中对报表内容的需要，此时可以在设计视图中自主设计报表，使报表符合需求。

例如，在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在报表的报表页眉区域添加一个标签控件，名称为“bTitle”，标题为“团员基本信息表”。

具体操作如下。

1创建标签控件 2设置标签名称
在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rStud”，在报表的主体区域添加一个文本框控件，显示“性别”字段值。

将该控件放在距上边0.1cm、距左边5.2cm 处，并命名为“tSex”。

具体操作如下。

1创建文本框控件
并设
置名称 2设置控件位置
3 设置控件的数据来源
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5.1 报表概述
5.2 创建报表
5.4 计算报表5.5 上机指导
5.3 编辑与使用报表
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5.3.1 在报表中添加时间和日期
报表可以提供准确的日期和时间信息，以供使用者筛选数据。

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rPrice”，请在报表页眉区域显示系统当前的日期和时间。

其中，日期格式为“×× 年×× 月×× 日”，时间格式为“××:×× 上午”。

具体操作如下。

1设置日期和时间格式 2
插入
的日期和时间函数
l通过单击“页码”按钮在报表中添加页码：在【报表
设计工具 设计】→【页眉/ 页脚】组中单击“页码”
按钮，打开“页码”对话框，在其中设置页码的格式、
位置和对齐方式，单击按钮即可，如图所示。

l通过在文本框控件的控件来源中设置表达式，以添加页码。

常用的页码表达式如表所示。

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，使报表页面页脚区域内名为“tPage”的文本框控件以“页码/总页数”的形式显示页码。

具体操作如下。

利用表达式插入页码
默认情况下，报表会在每一页充分显示数据后，才会继续在下一页显示剩余内容。

但分页符可以强制报表在指定的位置分页显示，即从该位置起，剩余内容必须从下一页开始显示。

在报表中添加分页符的方法：在报表的设计视图中单击【报表设计工具 设计】→【控件】组中的“插入分页符”按钮，然后在目标位置单击鼠标左键，插入分页符。

插入的分页符将以5 个黑色小点的形式显示在视图左侧。

选择该符号后按【Delete】键可以将其删除。

5.3.4 排序报表记录
20排序报表记录是设置报表数据以某个字段为标准，按照一定的方式进行排列显示的操作。

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”，将该报表按照“性别”字段降序( 先女后男) 排列输出。

其具体操作如下。

设置报表记录的排列顺序
5.3.5 分组报表记录
21分组报表记录可以按某个字段下的相同记录进行分类、汇总和输出。

比如， 统计男生和女生各自的人数、男生和女生各自的平均分等。

在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“rEmp”。

将报表“rEmp” 按照“性别”字段分组降序排列输出。

其具体操作如下。

对报表记录进行分组显示
5.3.6 编辑组页眉与组页脚
22在报表中对数据进行分组后，一般需要通过组页眉和组页脚来进一步显示分组信息。

编辑组页眉和组页脚的方法：在“分组、排序和汇总”任务窗格中选择设置的分组选项， 单击“更多”按钮，在右侧显示的下拉列表框中依次选择“有页眉节”选项和“有页脚节”选项。

此时报表的设计视图中将显示以分组字段为名称的页眉和页脚区域，在其中利用标签、文本框等各种控件来显示和计算需要的数据即可。

如图所示即为设置组页眉后的效果。

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5.4.1 在报表字段中计算数据
有时需要在报表已有字段或新增字段中计算数据，此时可以通过设置字段的控件来源计算表达式来得到需要的结果。

例如，在“samp3.accdb”数据库中存在一个报表对象“tTeacher”，根据教师的工作时间计算教师工龄，并将结果以左对齐方式进行显示。

具体操作如下。

1设置控件来源2设置对齐方式
5.4.2 在报表中进行统计计算
25统计汇总报表数据需要通过添加控件来完成，方法与在报表字段中计算数据是完全相同的，首先在指定的目标区域建立控件，然后对控件来源进行设置即可。

在报表中计算数据时，除了前面介绍的SQL 聚合函数，还可以使用域聚合函数，这类函数的特点是可以设置精确的条件表达式，以得到筛选后的结果。

如表所示为常用的函数。

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5.1 报表概述
5.2 创建报表
5.3 编辑与使用报表
5.4 计算报表
5.5 上机指导
案例目标
考生文件夹中存在一个数据库文件“samp3.accdb”，该数据库中已经设计好表对象“tOrder”“tDetail”“tBook”，查询对象“qSell”，报表对象“rSell”。

请在此基础上按照以下要求对报表“rSell”进行相关操作。

l对报表进行适当设置，使报表显示查询“qSell”中的数据。

l对报表进行适当设置，使报表标题栏上显示文字“销售情况报表”；在报表页眉区域添加一个标签，标签名称为“bTitle”，显示文本为“图书销售情况表”，字体名称为“黑体”，颜色为“褐色”（褐色的代码为“#7A4E2B”），字号为“20”，文字不倾斜。

l对报表中名称为“txtMoney”的文本框控件进行适当设置，使其显示每本书的金额（金额= 数量× 单价）。

案例目标
报表效果
l 在报表的适当位置添加一个文本框控件（控件名称为“txtAvg”），计算每本图书的平均单价。

操作思路
本案例虽然整体难度不大，但涉及的操作较为全面，具体操作思路如图所示。

操作步骤
文本框控件的控件来源设置
案例目标
考生文件夹中有一个数据库文件“samp3.accdb”，该数据库中存在已设计好的表对象“tStud” 和查询对象“qStud”，同时还存在以“qStud”为数据源的报表对象“rStud”。

请在此基础上按照以下要求完成各种操作。

l在报表的报表页眉区域添加一个标签控件，名称为“bTitle”，标题为“1997 年入学学生信息表”。

l在报表的主体区域添加一个文本框控件，显示“姓名”字段值。

将该控件放在距上边
0.1cm、距左边3.2cm 的位置，并命名为“tName”。

l在报表的页面页脚区域添加一个计算控件，显示系统年月，显示格式为“×××× 年××月”（注意：不允许使用格式属性）。

计算控件放在距上边0.3cm、距左边10.5cm 的位置，并命名为“tDa”。

案例目标
l按“编号”字段的前4 位分组统计每组记录
的平均年龄，并将统计结果显示在组页脚
区域。

将计算控件命名为“tAvg”。

报表效果
本案例的操作思路如图所示。

本案例的难点在于计算控件的设置以及组页眉和组页脚的编辑，会涉及字段的分组设置、控件的创建、控件来源表达式的设置等操作。

特别是在分组设置
中，会涉及本章未介绍的一些操作，包括分组时设置字段的哪些部分为分组依据，分组后各组数据是否显示在同一页面等。

操作思路
操作步骤
1 设置控件来源
2 分组字段
全国计算机等级考试二级教程 Access数据库程序设计学习进步。