现代秘书学与秘书实务上编

第二，秘书作为一种特定的职务， 不再以掌管一般意义上的图书典籍为主 要职责，而真正具有了现代意义的秘书 职能。
二、国外对秘书概念的解释
●Secretary最早是指英王身边的辅臣 ●今天，一切辅助主管人员从事行政和
业务管理的人员都可以称为secretary
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国际职业秘书协会的秘书概念
（三）秘书活动方法研究
秘书活动的职能最终必须通过秘书 活动具体方法来实现。研究秘书活动方 法，就是要解决秘书工作具体做什么和 怎么做的问题，包括秘书工作的具体职 责以及履行职责的手段、形式、途径、 步骤、程序、技能等。
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（四）秘书活动环境研究
内部环境是指秘书所在组织的领导方式、 工作制度、人际关系、物质条件等等；外部 环境是指与秘书活动相关的法律法规和规章 制度，以及社会的政治、经济文化环境等等。 研究秘书活动环境，有利于协调秘书活动主 体与环境的关系，使秘书主体更好地适应和 改造环境，同时也使秘书活动的环境更能激 发秘书主体的积极性和创造性。
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（二）综合性
首先是由秘书活动的综合性特征决定的。 其次是由秘书学科的发展趋势决定的。 再次，是由现代思维科学和方法论对秘书 学研究的影响决定的。
●秘书活动的起源不依赖于国家的出现 ●秘书活动的起源必须以文书的出现为
先决条件，因为文书工作是秘书活动 的核心，而文书必须用文字符号来书 写和表达，没有文字便没有文书，因 而也就不可能有秘书活动。
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“文字说”的不足之处
文书工作是秘书处理信息和事务的手段 之一。作为秘书活动直接对象之一的信息， 除了以文字符号表达的书面形态外，还具有 口头的言语形态和实物形态。
秘书应是主管人员一位特殊的助手， 他掌握办公室工作技巧，能在没有上级 过问的情况下，表现出自己的责任感， 以实际行动显示其主动性和正确判断能 力，并在所给予的权力范围内作出决定。
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美国《职称辞典》对秘书的要求
1．全面处理机关、公司的行政工作； 2．能用速记记录口述； 3．将口述或复制的记录信息译成文字； 4．处理首长约会及提醒约会； 5．接见办公室来访人员； 6．接打电话； 7．处理首长重要邮件，拟写日常函件； 8．对办公室其他工作人员进行工作监督； 9．整理人事档案。
二、秘书学的学科领域
（一）秘书活动主体研究
研究秘书活动主体的目的在于阐释秘书 人员的社会地位和特征、思想意识修养、知 识能力结构、个性心理素质、职业道德和行 为规范，尤其是要深刻阐释国际化背景下秘 书人员全面提升素质修养的原则、方法和途 径，为培养国际化秘书人才提供指导。
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（二）秘书活动职能研究
现代秘书学与秘书实务 上编
2020/11/23
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上编
现代秘书学原理
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第一章 绪 论
第一节 秘书学的基本概念——秘书
一、我国秘书概念的流变
（一）我国秘书概念的古今异同
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今天，“秘书”一词是对在领导者身 边工作，为领导者处理信息、协理事务的 服务人员的统称。
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（三）历史秘书学
历史秘书学的任务是研究秘书活动的起 源、沿革及其发展规律，为今天的秘书活动 提供历史借鉴。
中国秘书史又可按部门分成若干分支，如 行政机关秘书史、企业秘书史等等。亦可按 年代分成秘书发展断代史，如中国古代秘书 史，中国现代秘书史等。外国秘书史可分成 若干国家或地区分别研究。
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（六）秘书教育研究
现代秘书教育促进了秘书活动的现代化与 科学化，而现代秘书活动又迫切要求不断加强 和改革秘书教育。
秘书教育研究的内容包括秘书教育的方向、 目标、层次、规格、秘书教育的基本特点、方 式、途径、手段、秘书专业的课程设置、教材 建设、教学方法等方面。
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古代“秘书”一词最初却不是指人或 者职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩 的文献。这些文献主要有三类：一类是指 封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指 朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、 咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带 有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。
由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不 能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
这类学科是秘书学与其他学科相交 叉而产生的新兴学科，如秘书人才学、 秘书心理学、秘书礼仪学、秘书美学、 秘书教育学等等。这类学科的发展，极 大地拓展了秘书学科的研究领域。
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第四节 秘书学的学科性质和研究方法
一、秘书学的学科特点 （一）应用性
秘书学本质上属于应用学科。秘书学的 理论抽象和概括，必须以生动的秘书活动实 践以及由此产生的秘书活动经验为基础，为 解决秘书活动的问题提供理论指导和对策方 案。另一方面，秘书学所提出的理论原则和 对策方案必须在秘书活动的实践中接受检验， 辨别正误或修正和完善。
三、秘书学的理论体系
（一）理论秘书学
是秘书学理论体系中，具有抽象性和普 遍指导意义的基础理论体系，在整个秘书学 科的理论体系中起着主导作用。它的成熟程 度决定着秘书学各分支学科的发展。反过来，
各分支学科的发展，又会促进理论秘书学 的成熟。
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（二）行业秘书学
将理论秘书学的基本原理运用于某一特 定的行业，探索特定行业中秘书活动的特殊 规律，因而具有一定的针对性和适用性。如 机关秘书学、企业秘书学、金融秘书学、科 技秘书学、教育秘书学、司法秘书学、军事 秘书学、公安秘书学、涉外秘书学、私人秘 书学等等。
秘书处理信息的过程必然表现为处理事务 的过程。
秘书办理事务与处理信息相互交融、相互 依存。离开了秘书实务，信息处理便无从着手； 离开了处理信息，秘书事物就失去了方向，显 得毫无意义。
（四）秘书活动的根本性质是辅助性
辅助性包含“辅”和“助”这两个互相联系的 方面。“辅”相对“主”而言，也就是说，秘书活 动相对领导活动而言，本质上是从属的、被动的。
三、秘书的定义
秘书是以综合处理信息和事务的方 式直接辅助领导者实施管理的人员。
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（一）秘书活动的根本对象是领导者
秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。
第二节 秘书活动的起源
一、代表性观点 （一）国家说 观点：秘书活动起源于国家。 依据：斯大林《马克思主义与语言学问题》： “生产的继续发展，阶级的出现，文 字的出现，国家的产生，国家进行管 理工作需要比较有条理的文书……”
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“国家说”的不足之处
“有条理的文书”在国家产生之前就已出 现。
（五）比较秘书学
比较秘书学是运用比较的方法研究 不同国度、不同社会、不同民族、不同 历史时期秘书活动的相互联系与区别， 批判地继承古代秘书活动的遗产，吸收、 借鉴外国秘书活动有益的经验。比较秘 书学作为一种研究方法，已开始在我国 秘书学研究中广为运用。
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（六）秘书学边缘学科
结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
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正确处理三对关系
• 为本级领导服务与为上级领导服务 • 为本级领导服务与为下级领导服务 • 为本级领导服务与为群众服务
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（二）秘书活动的根本职能是辅助管理
领导者职责是对自己所辖的系统进 行正确有效的决策、计划、组织、指挥 和协调，概言之，就是对所辖系统实施 有效的管理和控制。领导管理过程是个 动态控制系统，是由研究、决策、执行、 监督、反馈五个相互关联的子系统构成 的。
结 论：
一是古今“秘书”一词所代表的概念具有 明显的区别，古代“秘书”一词指物，现代 “秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服 务的人员；
二是古今“秘书”概念之间存在内在的联 系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成。 “秘”即秘密、神秘的意思。我国古代“书” 一字指一般图书外，还包括版图、律令、户籍、 族谱等文书和档案，这同现代意义上的秘书职 能具有一定的相通之处。
●6千多年的西安半坡仰韶文化已有文字雏形。 ●5千年前的山东大黄帝时的苍颉和诅诵收集分散的刻画符号并
加以整理和改造，创造出了系统划一的文字。 ●三皇五帝的文书有“三坟”、“五典”、
“八索”、“九丘”，简称“坟典”。 现代秘书学与秘书实务上编
（二）文字说
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（四）技术秘书学
技术秘书学的任务是研究秘书工作 的手段、形式、途径、步骤、程序和技 能，具有较强的工具性和实践性。技术 秘书学可以采取综合阐述法，如秘书实 务，也可以采取专题阐述法，如秘书接 待、秘书文档处理等，或者专门介绍特 定行业的秘书实务，如企业秘书实务。
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作为秘书活动根本对象的领导者，同时又主导 和制约着秘书活动的本身，是秘书活动区别于其他 职业活动的又一显著特性。这一特性衍生出秘书活 动的一对基本矛盾：一方面秘书活动既要被动服从 领导活动，另一方面，又要主动服务于领导活动， 用通俗的话来概括，就是“既不越权，又不失职”， 其他矛盾都由此派生。
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根据这一假说，可以推断人类秘书活动 的起源，早于国家和文字的出现。