最新文档管理系统需求方案

文档管理系统需求方案

电子文档已成为各单位最重要的信息载体之一,目前各单位有大量的关键业务文档、文件分散存储在各部门的服务器或者员工PC上。管理的忽视导致大量的文档管理问题。

1、文件丢失：没有管理平台，要用文件时发现找不到了！

2、传递低效：要文件时需要借助文档所有人传送。

3、权限失控：共享文件夹的文件能看就能复制走？肯定不行！

4、

管理失明：文件有没有被删过改过？没有记录查看！

5、版本太多：同一份文件跟别人的内容不一样。

6、查找太慢：每天用到过N份文件，每找一份要花多少时间？

7、有效验证：领导有没有批准文件内容？看纸质版的签名？

单位领导要查阅相关文档非常不便，因此需要建设一套完整的高效的文件管理平台。

1、集中存储文档，确保单位文档永不丢失。

2、实现文档可控制的共享，提高工作效率。

3、使文档管理更可控，随时把握文件动态。

4、极大的减少用户查找、传递文件上花费的工作时间。

5、单位各部门的文档通过统一的平台即可使用，提高协同性。

6、建立形成单位文件知识库，重复利用有价值的历史文档。

7、文件有效有据可查，降低使用错误文件的可能性。

一、文件集中存储

单位的文件存放在员工各自的电脑里面，或者由各部门，各项目，各科室等各自存放，没有将文件进行集中管理。由此既无法通过统一

的平台来访问文件，也无法对公司文档进行统一备份。员工之间通过U盘、Email、MSN、QQ、共享文件夹等方式来传递文件，文件安全性差，文件版本混乱，文件查找不方便。万一出现操作失误将文件删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作造成影响。

●文档集中存储

○文档不再分散存储在员工或者部门的电脑中，而是通过系统集中存储在单位的指定服务器中，防止单位文档的丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。

○文档可以用户手动归档存储，也可以由程序自动同步收集。

●文档统一访问平台

○文档管理系统提供多种文件访问方式，让用户可以随时随地通过统一的访问平台进行操作，有效避免因员工出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。

○支持网页、客户端方式访问，支持手机、PAD访问。

●文档搜索与查找

○文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中的文档要多。除了根据文件夹目录来查找文档外，系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来快速搜索文件。

○支持根据文档内容中的某些字、词来搜索文件。

●统一备份文档

○服务器中的文档由系统进行自动备份，防止因硬件故障带来的文档销毁情况。

二、文件权限管理方案

权限管理就是限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作。

●文件夹与文件进行权限分类

○权限方案支持针对文件夹进行权限管理。

○权限方案支持针对单个文件进行权限管理。

●授权对象可以多样化

○可以授予整个部门指定权限。

○可以授予单个用户指定权限。

○可以授予某类角色（单位领导）指定权限。

●权限类型丰富

○没有任何权限，看不到文件与文件夹。

○可见，允许看到文件名。

○创建文件，允许上传/创建新文件。

○创建文件夹，允许创建子文件夹。

○预览文件，允许在线查看文件内容，无法复制另存等。

○打印文件，允许用户在线打印文件。

○下载文件，允许用户将文件进行下载。

○修改文件，允许用户将文件进行修改更新。

○删除文件，允许用户将文件删除。

○更改权限，允许用户将文件的权限进行变更。

○完全控制，允许用户对文件进行权限管理与日常操作。

●权限继承

○默认在文件夹中设置的权限会自动应用到文件夹下的所有文件。比如设置用户A可以对某部文件夹权限为下载，那么用户就可以下载某部下所有文件。

○特殊情况下，允许子文件/文件夹通过设置不继承权限

○文件夹权限可设置应用范围，选择是否应用到子节点等。

●高级权限设置

○允许对权限设置过期时间，用户A的修改权限后天到期。

○允许根据文件名称包含的关键词授权。

○允许根据文件类型授权，某些文件不允许下载。

○允许根据文件扩展属性授权，比如文件某属性密文件只允某才能在线查看。

三、文件版本管理方案

在文档形成过程中，往往需要经过多次修改或多人共同完成，能否在该过程中对文档版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的质量。

文档版本管理方案支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回滚等操作。

●签出/签入文档

○用户在开始修改文档前可以签出文档，使用户取得对文档的独占编辑权，从而避免了修改冲突。

○文档被签出后并不影响其他用户阅读该文档。

○用户完成修改操作后即可签入文档，释放用户对该文档的独占编辑权。

●文档多版本存储

○文档在保存编辑结果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。

○用户可随时调阅查看历史版本文档。

○允许在误修改文档后，将文档回滚至指定历史版本。

○允许清理多余的历史版本。

○文档版本被误覆盖或误删除后，仍可从系统回收站中恢复该文档。

四、文件在线预览方案

●支持多种常用格式在线预览

●支持手机、IPAD打开常见的办公文件

●在线预览方案打开文件时，用户无法复制文件内容，也无法将文件下载带走。

五、文件同步方案

●手动同步

用户需要立即为本地工作目录与服务器目录进行同步时，可以在客户端配置好同步策略后，点击 [ 手动执行同步 ] 。

●自动同步

通过配置同步策略后，同步服务将定期检查更新，并根据策略对差异进行同步。