项目部办公室标准化管理规范(运营部拟定文件)V1.0

项目部办公室标准化管理规范

2011年11月

广州华苑园艺有限公司项目部办公室标准化管理规范

第一章总则

第一条目的

创造一个整洁有序的办公环境，标准化公司项目办公室的布局管理，推进公司终端管理工作的标准化和规范化，树立公司良好终端管理形象。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有项目所设立的办公室的布局和管理。

第二章具体内容

第三条办公室选址与布局

（1）项目部应以距离施工现场最近为原则进行项目办公室的选址和确定，在经济合理的前提下，项目办公室的位置要通信顺畅、邮路方便，能够满足日常办公需求；

（2）项目办公室在选定时要同时考虑办公室的使用和布局规划，确保办公室整体结构使用便利、通道顺畅、环境布局协调。办公区和生活区要有明显区隔；

（3）项目办公室的布局应包括会晤区（会议区）、信息发布区、办公区、档案管理区等，各个区域的使用要有所界定，确保各类物件和信息的合理布局和有效使用；

（4）办公室要保持地面清洁无污物；门窗干净、墙壁清洁、表面无污迹；各类张贴物和挂件表面干净、整齐一致。

第四条会晤区（会议区）：

（1）办公室设定会晤区（会议区），供项目部人员召开会议和接待来访人员使用；

（2）项目部在会晤区（会议区）的醒目位置，悬挂项目相关信息，包括：项目管理理念、项目组织架构图、项目人员岗位职责、合同约定施工图、实际施工进度图、项目安全、质量、成本目标及控制措施等，也可以张贴公司企业价值观等文化理念。要求整体布局协调统一、美观大方；

（3）会晤区（会议区）为办公室公共区域，所有办公室人员应自觉维护其卫生与整洁。

第五条信息发布区：

（1）办公室专设信息公布区，主要用于项目信息与公司相关信息的及时展示和宣导；

（2）信息区张贴内容包括：项目管理相关流程制度、项目晴雨表、甲方联络文件、监理通知文件、总部通知文件、项目相关人员通讯录、项目内部共享的相关信息等。信

息区在使用前应做好板块的划分，模块与模块之间做出明显标识，确保总体布局协调，信息能够及时传递；

（3）各类张贴信息应固定好发布的位置，短期重要信息文件应在公布后一周内做好文件分类归档工作；

（4）信息区由项目部资料员负责管理。

第六条办公区

（1）整体办公室的电器线要走向美观，网线要统一布局，走墙外的网线在固定时要横平竖直、走地面的网线要拉紧并固定，尽量不要在长走动的地面走线；

（2）打印机、传真机、饮水机等公共设备要摆放整齐、保持表面干净整洁，其中饮水机要靠墙放置，不得占道，一次性水杯要放在指定的位置；

（3）个人办公桌面除电脑、电话机、茶杯和必要的文件资料外，办公桌上不得摆放与工作无关的物品；其他不常用的物件应放在抽屉内，待需要时再取用；

（4）电脑显示器、传真机、电话机等一般置于办公桌的左侧或外侧，文件资料、文件架一般放在办公室的右侧或内侧；办公椅要放在办公桌下，人离开时椅子要归位；

（5）个人应保持桌面的整洁，保证电脑显示器、电脑键盘、电话等干净无灰尘，桌面各类文件应分类放置在文件架内，重要文件应及时归档。

第七条档案管理区

（1）办公室应购置文件柜、文件夹，设定档案管理区，专门对项目相关资料文档进行存档管理，具体分类参照附表1：项目文档分类一览表；

（2）所有存档的文件应尽量为原件，对于没有原件但又特别重要的文件应在存档时注明文件原件所在处；

（3）各类文件按照类别进行存放到文件夹内，文件夹侧面标识出该文件夹内所存资料类别，标识上需要标识出公司LOGO，裁剪大小尺度要与文件夹相匹配，字体大小得体，具体参照附表2：文件夹标识模板；

（4）文件夹首页为夹内所存文件目录，所有文件在存入文件夹时需做好目录的填写，文件目录记录文件标题的同时注明发布日期，对应页码，以便后期查找，具体参照附表3：文件目录表；

（5）文档管理区由资料员统一管理，各相关人员根据工作分工完成对应文件的收集整理，协助资料员完成对应文档的归档；

（6）所有归档文件借阅完毕后应及时放回原处，借阅时间超过1天以上的资料员

要做好文件借阅记录并跟进其归还情况。

第三章其他

第八条本制度自发布之日起实施，具体由项目部负责解释。

附表1：项目文档分类一览表

附表2：文件夹标识签模板

附表3：文件存档目录表