复印打印传真管理制度
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复印、打印、传真管理制度
一、总则
(一)为加强公司复印、打印、传真的规范管理,特制订本制度。(二)本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气热电有限公司复印、打印、传真管理。
二、管理内容与要求
(一)公司机要室的打字、复印、传真岗位属公司的机密重地,严禁无关人员进入;严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件
材料;操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。
(二)公司各部门需打印文件材料时,原则上:部门有电脑的,尽量自行打印;部门无电脑的,交机要室打印。以公司名义的打
印件均交机要室打印,交机要室打印前,应认真填写申请
单,注明完成日期,并经部门经理、人事行政部签字后交付
机要员打印。重要文件材料包括公司各类正式发文的打印件,
必须经总经理批准,并严格发放标准。
(三)机要员应检查打印文稿是否符合打印要求,如发现文稿字迹潦草难辨等情况,机要员有权要求退回文稿以进行修改。(四)来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准(发放单位范围),注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份,
其余份数通过复印完成。
(五)机要员应做好打印文件的登记,定期作好电脑中文件的备份,搞好备份磁盘的保养。
六)为维护电脑系统,保护电脑硬盘中的文件,无关人员末经许可严禁操作机要室电脑。
七)公司各部门各类文件材料的复印都须填写申请单,申请单应注明复印文件材料的名称、复印份数、复印件的用途及去
向,并经所需部门经理签字后方可复印。复印前必须将该申
请单交人事行政部机要室,如发现未交申请单而擅自复印
者,将对当事人处于100 元的罚款。
八)对复印件要严格控制,严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印,必须经
总经理批准。否则,其后果由申请复印部门承担。
九)为控制各部门复印用量,达到节约用纸的目的,复印、打印用纸统一由人事行政部机要员按办公用品领用程序领用,并
做好领用登记手续。各部门需用纸时,到机要室领取。人事
行政部文员每月统计各部门复印情况,计入部门办公费用。
同时将随机抽查部门的用纸情况,对部门复印纸的领用数、
使用数与存量进行核对,如发现使用数、存量与领用数存在
较大差别(合理损耗除外),将对该部门进行考核
十)使用人员应按使用方法正确操作复印机,如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象,一律停止复印,并立即请人事行政部
文员前来处理,严禁私自打开机器或乱按按键,如出现因人
为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题,将追究具
体操作人的责任。
十一)公司各部门所有对外传真都必须填写申请单,并经部门经理
及总经理批准后交机要室操作发送。末经许可,非机要室人员不得自行操作传真。所有传真件原件须交机要室存档。
(十二)严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。
(十三)所有收到的传真件都由机要室以传真复印件形式存档,传真原件交收件人。
(十四)外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备,必须经由公司相关部门按公司内部程序申请并报人事行政部经理
批准后实施。
(十五)各部门应配合机要室严格执行本制度。如有末按程序或违反本制度的情节发生,机要室应拒绝执行打印、复印、传真操
作。如因机要室管理不力,影响本制度的实施,将视形成后
果的轻重程度,参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。(十六)机要室必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作,发现问题应及时报有关领导及时组织维修。
(十七)凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料,机要员有权拒绝。
(十八)要加强对复印纸张的管理,节约用纸,每份复印材料一般不超过30 份,对大数量的复印,经人事行政部经理批准后方
可外委复印。
(十九)对于工程图纸复印、晒图,由使用部门经理审核,报人事行政部经理批准。
三、检查与考核
(一)本制度解释权属人事行政部。
(二)本制度之公布之日起执行。