复印打印传真管理制度

复印、打印、传真管理制度

一、总则

（一）为加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制订本制度。（二）本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气热电有限公司复印、打印、传真管理。

二、管理内容与要求

（一）公司机要室的打字、复印、传真岗位属公司的机密重地，严禁无关人员进入；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件

材料；操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。

（二）公司各部门需打印文件材料时，原则上：部门有电脑的，尽量自行打印；部门无电脑的，交机要室打印。以公司名义的打

印件均交机要室打印，交机要室打印前，应认真填写申请

单，注明完成日期，并经部门经理、人事行政部签字后交付

机要员打印。重要文件材料包括公司各类正式发文的打印件，

必须经总经理批准，并严格发放标准。

（三）机要员应检查打印文稿是否符合打印要求，如发现文稿字迹潦草难辨等情况，机要员有权要求退回文稿以进行修改。（四）来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准（发放单位范围），注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份，

其余份数通过复印完成。

（五）机要员应做好打印文件的登记，定期作好电脑中文件的备份，搞好备份磁盘的保养。

六）为维护电脑系统，保护电脑硬盘中的文件，无关人员末经许可严禁操作机要室电脑。

七）公司各部门各类文件材料的复印都须填写申请单，申请单应注明复印文件材料的名称、复印份数、复印件的用途及去

向，并经所需部门经理签字后方可复印。复印前必须将该申

请单交人事行政部机要室，如发现未交申请单而擅自复印

者，将对当事人处于100 元的罚款。

八）对复印件要严格控制，严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经

总经理批准。否则，其后果由申请复印部门承担。

九）为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的，复印、打印用纸统一由人事行政部机要员按办公用品领用程序领用，并

做好领用登记手续。各部门需用纸时，到机要室领取。人事

行政部文员每月统计各部门复印情况，计入部门办公费用。

同时将随机抽查部门的用纸情况，对部门复印纸的领用数、

使用数与存量进行核对，如发现使用数、存量与领用数存在

较大差别（合理损耗除外），将对该部门进行考核

十）使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象，一律停止复印，并立即请人事行政部

文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人

为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具

体操作人的责任。

十一）公司各部门所有对外传真都必须填写申请单，并经部门经理

及总经理批准后交机要室操作发送。末经许可，非机要室人员不得自行操作传真。所有传真件原件须交机要室存档。

（十二）严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。

（十三）所有收到的传真件都由机要室以传真复印件形式存档，传真原件交收件人。

（十四）外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备，必须经由公司相关部门按公司内部程序申请并报人事行政部经理

批准后实施。

（十五）各部门应配合机要室严格执行本制度。如有末按程序或违反本制度的情节发生，机要室应拒绝执行打印、复印、传真操

作。如因机要室管理不力，影响本制度的实施，将视形成后

果的轻重程度，参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。（十六）机要室必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作，发现问题应及时报有关领导及时组织维修。

（十七）凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料，机要员有权拒绝。

（十八）要加强对复印纸张的管理，节约用纸，每份复印材料一般不超过30 份，对大数量的复印，经人事行政部经理批准后方

可外委复印。

（十九）对于工程图纸复印、晒图，由使用部门经理审核，报人事行政部经理批准。

三、检查与考核

（一）本制度解释权属人事行政部。

（二）本制度之公布之日起执行。