材料采购工作及材料入库付款等流程的规定

材料采购工作及材料入库、付款等流程的规定

一、材料采购部门必须根据项目部下达的、经分公司领导批准的采购计划单来组织采购；

二、在大宗材料采购中，（原则上壹万元以上的）材料设备要实行招投标制度，经比价筛选其合格的供应商与之签订合同，对于零星材料采购（现金采购壹万元以内），实行比价采购制度，采购员在收到经分公司批准的采购计划审批单后即进行市场询价、比价，选出价格低廉，质量上乘的合格供应商，填制材料性价比表（附三家以上报价单）交分公司领导审批，来确定材料供应商供货。

三、采购材料进场后，由采购员通知施工员，质检员（或项目部指派的专人）、保管员到场，对进场材料进行数量核查及质量检验，材料经检验合格后，施工员、质检员、采购员、保管员共同在送货清单上签字认可。

四、保管员在收货过程中，认真核对进场材料的名称、规格型号、单位、数量等与材料采购计划单是否一致，同时检查供应商开具的送货单是否正规，材料送货单不允许是A4纸打印的发货清单，必须是带编号一式多联的手工复写或电脑打印带编号的正规发货清单（客户联），如供应商无正规的供货清单，采购员、保管员可按原清单重新填写正规的供货清单，以杜绝重复入账等不必要的麻烦。

五、保管员在检查供应商开具的送货单时，应注意材料名称要统一，同一种材料不能出现几种叫法，如供应商开具的材料名称与我公司的叫法不一致，请保管员在送货单上加以备注，以方便材料会计记

账，材料的计量单位除钢材类，其他一般以最小计量单位填制，钢材类我公司是以“吨”为计量单位，如镀锌钢管，供应商的供货清单计量单位可以是“根”、“支”、“米”、“吨”，我们的保管员必须将它换算为“吨”，在供货清单上加以备注，统一计量单位，为的是方便整理账目、计算使用量、查询价格等等。何谓最小计量单位，如油漆，供应商一般都以“桶”为计量单位，那是供应商为了蒙蔽客户，“桶”有大有小，有20kg、18kg、16kg、……、1kg等等，如按“桶”为计量单位，就不能知道油漆的真实价格，必须以“公斤”为计量单位，这样一眼就能看出价格，另外，也方便日后的统计工作，其他如电焊条，不能以“箱”、“包”等为计量单位，统一按“公斤”为计量单位，再如防火帆布、塑料薄膜等，不能以“捆”、“件”、“卷”等为计量单位，须按“米”或“平方”为计量单位等等，总的原则，能拆开数的就数，能称重量的就称重量，能量长度的就量等等，如供应商开具的供货清单是大的计件单位，请保管员必须按照以上要求执行，并在供货清单上加以备注。

六、采购员应及时将签字完成的送货单（采购员必须将单价、金额、采购类型等填写完整，采购类型即如是现金采购，请注明零星现金采购，如是往来供应商，请注明供应商名称）、发票（或正规三联据）、合同（零星现金采购的附材料采购审批单及比价单）交材料部门办理电子入库、出库手续，电子入库、出库办理期限最迟为货到后的五天内。电子入库、出库单开具后，由材料员交各相关人员签字，签字顺序为保管员、采购员、施工员、项目经理、审核人、审批人，

签字完毕后，入库单红联、出库单黄联交财务部门报账，入、出库单白联交材料部门留存，入库单黄联、出库单红联项目部留存。

七、采购员收到手续完备的入库单和出库单后，及时到财务部门办理报销手续（最迟不超过一周），财务部门对入、出库手续的完整性进行审核，核查入、出库单签字是否齐全，发票须经采购员、分公司经理签字以及购物清单是否加盖公章，签字是否齐全等等，审核无误后，办理报销手续，登记入账（发票未到的，可凭完善的送货清单先行办理入库手续）。

八、大宗材料的采购，必须在采购人员办理发票入账手续、材料入、出库手续后，方可进行付款审批。对于材料入、出库手续已办，发票未到的客户，财务部门可凭入、出库手续先行办理挂账手续，待发票到后，再办理发票入账手续冲账，此类客户如需付款，须由领导特批，方可办理付款手续。

九、材料采购付款大宗材料使用转账支票或承兑汇票来支付，零星采购的材料，超过壹仟元以上的原则上也必须使用转账支票，壹仟元以内的可使用现金方式支付。

江苏扬安集团有限公司第五分公司

2013年11月15日