标准类文件管理办法

标准类文件管理办法（修订稿）

一、目的

为规范公司标准类文件的制定、修订、发布、宣贯、实施的工作程序及具体要求，加强对标准文件的管理、实施监督与检查，特制订本办法。

二、适用范围

本办法适用于XXXXXXX公司标准文件的管理。

三、释义

1、本办法中“标准文件”是指在公司经营、管理活动中，针对管理、工作、技术事项实

际的或潜在的问题需要协调统一而制定的，要求公司成员共同遵守、执行的规程性文件。

四、责权

1、本办法由总经理办公室承担解释责任

2、总经理办公室负责标准文件的审定，由总经理进行签发。

3、分管副总负责所辖公司/部门/科室范围内标准文件的审批、审核。

4、各部门/科室负责所辖业务范围内相关事项的标准文件的编制、修订、校对及报批。

5、行政人事部负责以公司名义对下发的标准文件进行编号、发布、存档备案、宣贯及废止工作。

6、总经理办公室各部门负责对所辖业务范围内发布执行的标准文件内容进行监督执行并

收集执行情况信息。

7、督办科负责对标准文件实施情况进行监督、检查。

五、标准文件的分类

1、管理类标准：对公司经营、管理活动中需协调统一的管理事项所制定的标准。

2、工作类标准：对公司经营、管理活动中需协调统一的工作事项所制定的标准。

3、技术类标准：对公司在设计、工艺、操作等执行工作中需要协调统一的技术事项所制定的标准。

4、标准文件形式：XXX办法、XXX制度、XXX程序、XXX流程、XXX标准、XXX规范、XXX 规程、XXX条例、XXX守则、XXX细则、XXX操作卡、XXX作业指导书等。

六、标准文件制定的原则

1、普遍性原则：普遍适用于公司经营管理活动中同类事项。

2、统一性原则：文件格式符合公司统一标准。

3、简洁化原则：文件内容以使公司经营管理活动中各事项以短、平、快的方式高效处理为原则。

4、协调性原则：文件内容与公司现行的各项标准所辖事项协调一致，避免冲突。

七、标准文件的制定程序

1、流程图

2、标准文件检查

各部门/可是在标准文件批准发布之前，进行一次综合性的全面检查，检查内容要点如下：

2-1 宏观检查：彼岸准的幅面是否为A4，彼岸准的名称与内容是否相符，页码是否齐全，附件是否齐全，签字是否完整。

2-2 格式检查：标题、正文各栏的位置是否符合规定，条、款的编号、移行是否符合规定，公式、表格的格式，字体、字号是否符合公司标准格式的要求。

2-3 统一性检查：名称、单位、符号全文是否统一，与有关标准是否统一。

八、标准文件的编撰规则

1、标准文件须按本标准格式进行拟定，应包括但不限于以下内容：

1-1 目的（编制文件的目的及意义）。

1-2 适用范围（该文件的适用对象、适用的事宜）。

1-3 责权（该文件的制定、修改、审批权限及执行责任；所指向业务、岗位的权利与责任）。

1-4 释义（该文件内专业术语、简称、特殊用语或指定用法的词语的定义）。

1-5 正文（文件正文内容，包括但不限于工作内容、工作流程、工作关系、工作制度等及其他相关要求）。

1-5.1 工作内容（该文件所指向或规范的内容）。

1-5.2 工作流程（该文件各项工作内容的实施流程）。

1-5.3 工作关系（该文件指向的岗位上下级、监督、指导与合作的关系）。

1-5.4 审批内容（该文件内容中所指向的各工作环节的审批内容及权限）。

1-5.5 审批流程（该文件内容中所指向的各工作环节的审批流程）。

1-6 作业工具（该文件所配置的辅助工具，如表格、单据、附录等）。

1-7 工作类标准与技术类标准还应包括作业指导书（为实现该文件中所涉及各项工作内容的方法及步骤）。

1-8 补充类文件应指明对应的标准文件名称、编号、补充针对的条款及内容。

补充文件编制目的应与被补充的标准文件一致，编撰内容应包含补充或修改内容及相关适用范围、释义、责权、工作内容、工作流程、工作关系、审批内容及流程的变更。

1-9 文件起草人、起草日期、审核人、审核日期、签发人、签发日期。

2、用纸标准

2-1 公司各类文件的正式编印用A4（210mm×297mm）型纸张。

2-2 图纸、表格等不宜减小时，可用A3（420mm×297mm）型纸张或其他适合纸张，该页应按A4型尺寸折叠装订。

3、条、款编排规则

3-1 “条”是该标准文件的一个部分，“款”是条的一个层次。

3-2 “条”用汉字标注，如：第一条用“一”标注，第二条用“二”标注。条与条之间应空一行编排。

3-3 “款”用阿拉伯数字加顿号标注，如：第一款，用“1、”标注，第二款用“2、”标注。

3-4 如果款之下再分小款，用“-X”表示，如第五款下分小款则用“5-1”标注。

3-5 小款之下如果再细分，用“.X”表示，如：第五款第二小款下分信息，则用“5-2.1”

标注。

3-6 款及下分信息编号最末数字后不加其余符号，编号顶个书写，内容空两格书写，第二行起的第一个字与第一行第一个字平排书写。

4、字体、排版、装订标准

4-1 标题：标题居中，字号为小二号，字体为黑体。

4-2 正文：字号为小四号，字体为仿宋。

4-3 页边距：分别为上：1.6CM、下2.5CM、左：2.5CM、右：2.0CM。4-4 行间距：段前0行，段后0行，间距1.5倍行距。

4-5 装订：订书机平行装订

九、标准文件编号规则

1、完整编号格式：

版本号

年份编号

序列号

文件类别

部门代码

公司代码

2、编号规则说明

2-1 公司代码：表示起草部门/可是所属公司

如：xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGJ

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGN

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYGH

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司：JYQJ

2-2 部门代码：表示起草部门