内外部沟通控制程序

内外部沟通控制程序

受控状态：

制定日期：

生效日期：

文件修订履历表

1 目的

在公司内部形成对质量环境管理体系的共识，并与内外部相关方就公司质量环境管理的承诺与绩效进行信息交流和沟通。

2 适用范围

公司内外部所有相关方，包括内部老板、管理层、员工等；外部政府机构、社会公众、客户、供方、承包商等进行质量环境信息交流的管理。

3 职责

3.1 市场部

3.1.1 负责顾客信息的接收和对顾客抱怨(含环保要求、退货等)进行确认、分析、处理组

织处理，并及时向总经理汇报顾客的相关情况。

3.2 EHS部

3.2.1负责传递内部环境日常监视测量信息。

3.2.2 负责对环境方面信息的接收和处理，及环境问题（不符合）的汇报。

3.2.3 负责对内环境问题的分析、处置以及环保措施实施中涉及技术的问题处理。

3.2.4 负责外部合规义务信息接受和处理以及外界对公司的采访和报道。

3.2.5 负责公司重要环境因素信息的对外交流和重大质量信息的内外沟通。

3.2.6负责紧急信息，如：重大环境事故，火、涝等情况的环境紧急处理信息的沟通。

3.3 采购部

3.3.1负责将公司对供应商的质量环保要求以及有关变更信息传递和或施加影响。

3.4品质部

3.4.1负责传递内部质量日常监视测量及质量、环境的内部审核、管理评审等体系运行信息。

3.5各部门:

3.5.1按部门的职能，准备汇报材料，以确保内部沟通。

3.5.2 配合相关部门进行业务性检查、监督、确认、分析、处理、保存与己有关资料。

3.5.3 按本部门职能，准备管理评审会议上的汇报材料，以便沟通和留存资料。

4 工作程序

4.1 沟通信息的分类：

4.1.1 外部信息

4.1.1.1 认证机构、当地质量环境保护机构等监视或检查的结果及反馈的信息。

4.1.1.2 政策、法规、标准类信息，如质量环境保护法律法规及其他相关要求；

4.1.1.3 其他外部信息:如:各部门直接从外部相关方获取的有关质量环境管理方面信息

（包括从顾客、供方、政府、环保组织、其它第三方处获的信息）。

4.1.2 内部信息

4.1.2.1常规信息，如；方针、目标和指标的检查监测记录，内审和管理评审报告以及质

量环境管理体系正常运行时的其他记录等；

4.1.2.2 已发放质量环境不符合信息和潜在的质量环境不符合信息；

4.1.2.3 紧急信息，如：出现重大环境质量事故，出现火、涝等情况的环境紧急信息。4.1.2.4 其他内部信息。

4.2 沟通信息的宣传

将质量环境方针政策、绩效及处理结果等通过各种途径向内外部相关方宣传。

4.2.1对内部员工的宣传途径：

a)利用文件宣传、公告栏或车间滚动显示屏。

b)藉由公司大会告知。

c)内部固定的会议形式加以宣传。

4.2.2 对外部相关方和为公司工作的人员的宣传途径

a)利用邮件、电话宣传。

b)藉由公益活动、地方集会、说明会等加以告知。

c)登门拜访并配合文宣资讯表达。

4.3意见或建议收集

4.3.1 员工有任何质量环境方面的意见建议可通过内部提案或意见箱的形式体现。

4.3.2 人力资源部通过电话、传真、信件、口述或其他可行方式接收外部相关方的意见。

4.4 意见建议的处理

EHS部负责处理环境意见（品质部负责处理质量意见），必要时召开会议讨论。若质量环境意见的处理不能在近期内获得结果，应及时告知提议者,并在适当时向其通报目前的处理情况。

4.5措施反馈及记录

4.5.1处理结果经EHS部/品质部讨论后交管理者代表批准并将结果告知内部提议者，人力

资源部、市场部、采购部和各相关部门分别将有关处理结果告知外部相关方。

4.5.2 如意见有助于质量环境管理体系的改进，经管理者代表批准后提交管理评审。

4.6 所有的意见与处理结果都记录在《相关方信息处理记录》上，由行政部和（或）质量

部统一建档保存。

4.7与供应商（承包商）的沟通

4.7.1签订承包合同前,公司EHS部/K品质部应告知承包商公司质量环境管理要求及环境法

规的相关条款和要求。

4.7.2具体施工时，应有专人监查其施工状况，使之符合质量环境管理要求的规定。

4.7.3 与供应商签订采购合同前采购部负责将公司的质量要求、技术要求、法规要求、产

品过特殊特性等通过书面形式完整传达给供应商；

5 支持性文件

《环境运行控制程序》

6 记录：

6.1内外部沟通策划清单

6.2供应商环境保护协议

6.3相关方信息处理记录

6.4内部联络单