《秘书实务》项目四子项目三
秘书理论与实务项目培训课件.ppt
[ 讨论 ]
• 2、大学生“就业 难”是当今社会热 点问题之一。您作 为高职文秘专业的 学生，对于这个问 题是如何考虑的？
• 从我们自身来说，解 决毕业后“就业难”的 关键在于：能否在非常 有限的三年里，把自己 打造成为有着良好职业 素养的“准秘书”。
秘书是为领导者服务的， 秘书对于增强领导力有何作用？ 请看短视频：“领导者”——
中小企业
文
事业单位
国家机关
秘
社区
专
面向 其他经济 输送 组织
业
其他社会
组织
经理助理 总经理秘书 行政秘书 机要秘书 部门内勤秘书 接待秘书 速录员 公关宣传员
[课外实训] 走访企业秘书和企业秘书工作
• 请同学们课后每人至少走访1个企业、 1位秘书
• 重点了解中小企业秘书的职能、工作 内容、工作方法和素质要求
[引例] 比尔·盖茨的成功与他的秘书露宝（3-2）
（接上幅）
42岁的露宝进入公司后，就像母亲一样关怀软 件高手们的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来 的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里 外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特 有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司”负 起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也 有一份很深的感请。很自然地，她成了微软的后勤总 管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件 等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员 工对露宝都有很强的依赖心理。
秘书职（专）业化要求的四大方面
• 职业化的技能； • 职业化的形象； • 职业化的态度； • 职业化的道德。
《秘书理论与实务》课程 在秘书职业能力培养任务中的作用
秘书职业能力
说明：图中
为本课程培养的能力
新编商务秘书实务(第3版)项目三[4页]
![新编商务秘书实务(第3版)项目三[4页]](https://img.taocdn.com/s3/m/a05627fec0c708a1284ac850ad02de80d4d80608.png)
项目三子任务一1．名词解释公文交拟审核签发2．某单位领导，事必躬亲，因此不让副职签发文件，不让职能部门签发文件。
该事例中领导的做法是否正确？说明理由。
参考答案：错。
签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。
签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。
签发人可以是正职，也可以是分管该项工作的副职3．案例分析某日下午，××大型中外合资制药厂针剂制品的进口生产线突发重大故障，刘总经理责成王秘书立即撰文与国外厂商联系抢修事宜。
因刘总经理即将赴外地履行签约手续，王秘书急忙将草拟的文稿送刘总经理签发。
刘总经理匆匆阅毕，随即用铅笔在文稿结尾处批注：“阅。
刘，9.28”。
问题：请你指出上述发文处理程序中的错漏之处，并提出改进意见。
本案例中签发存在着不规范的地方，文件经过撰拟形成初稿后应该进入审核环节，审核过后才能签发，参照教材发文流程图子任务二1．名词解释签收拟办承办催办2．案例分析小杨是天骏公司的秘书，某日经清点、对号、查看封口，发现无问题后，小杨签收了一批外来公文。
但是在启封、登记过程中，她发现有一份属于某单位的机密文件，混装在普件中。
工作多年第一次遇到这种情况，她不知道如何处理。
退回去又怕节外生枝，惹出麻烦来，不退也不妥。
问题：（1）请结合收发文工作的程序，指出发文单位和小杨在收发工作中各存在什么问题。
（2）小杨接下来该怎么做？参照教材P98签收子任务三随堂检测1．名词解释平时归卷归卷类目电子文书2．案例分析秘书小李刚刚大学毕业，在一家刚成立的公司工作。
他是中文系毕业，没有经过专业的秘书培训。
当初老板招他进公司，主要是看重了他的笔头功夫。
小李平时工作勤奋认真，开始的时候很受老板的赏识。
但是慢慢地，老板发现他虽然会写文书，却不会管理文书。
他把所有的文件都塞在同一个文件柜里，不到三个月，柜子就满了。
一次老板跟他要一份合同，他找了一个小时竟然都没找到，急得满头大汗，还挨了一顿训。
《秘书实务课程》复习要点
《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。
（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。
二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。
三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。
（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。
（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。
（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。
二、秘书的职业道德修养。
职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。
（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。
（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。
项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。
仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。
《秘书实务》课程教案 (子项目4 归档)pdf
教学目的 及要求
教学重点 教学难点 教学方法 课程作业 或思考题
四川城市职业学院课程教案
教案完成时间：
年
项目三 企业文书综合处理：子项目4 档案管理
第七周
授课类型 理论、实践课
档案管理
月日 学时数 2
档案管理工作
档案管理工作 任务法，小组讨论法 复习和预习
审阅意见
主讲教师或教学组长签名：
档案的作用 档案的特征 档案工作的基本要求
档案的收集： 归档范围 归档文件收集方法的主要形式 收集工作要注意的问题 档案的分类：
经济合同档案 经营管理档案 商务购销档案 商务储运档案 商务财务档案 商务会计档案 产品档案 分析和熟悉归档的商务文书整理程序 ： 模拟工作情景，让学生依照所学整理程序整理文档和信息 4. 商务档案的保管： 档案保管工作的任务 档案装具 档案保管用设备 档案保管场所管理 商务档案的检索与利用： 档案检索工具 要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）
备注
教学内容：档案管理 教学时长：90分钟 教学方法：任务法，小组讨论法 教学过程：
1. 复习；检查课后习题完成情况 2. 案例导入：教师引出秘书工作中为什么要对档案进行管理，它的目的是什 么。同学分小组讨论。 3. 档案与档案工作：
5. 课后作业：复习和预习
秘书实务课程标准
秘书实务课程标准课程介绍：《秘书实务》课程是文秘、法律文秘专业的职业能力核心课程，也是秘书职业资格鉴定的核心课程。
它具有很强的职业性和实践性。
本课程总体设计思路是采取工学结合、项目任务的教学模式，以案例教学、情境模拟再现为主要教学方法，依据秘书岗位实际工作内容设计课程项目任务内容模块，围绕秘书工作任务设计教学目标，辅之以校内实习实训和校外顶岗实习。
课程内容设置必要的秘书理论、秘书业务素质，突出对秘书业务技能的训练和培养。
开设此课程主要是培养学生的办公室日常事务管理能力、沟通协调能力和活动组织能力，对学习专业技能和养成良好的职业素养具有重要的支撑和促进作用。
其前导课程有“社交礼仪”、“文书写作”、“办公自动化”，后续课程有“管理学基础、“公共关系”、“信息与档案管理”、“社会学”和“秘书技能综合实训”。
通过对本课程的学习，使学生掌握秘书工作的基本规律和基本工作方法，掌握办文、办会、办事的能力，熟悉现代办公技能，具备管理及沟通协调能力，能较好地适应中、高级秘书工作岗位。
4学分，64课时。
课程描述1、课程定位《秘书实务》是我院文秘、法律文秘专业的职业能力核心课程之一，也是秘书职业资格鉴定的核心课程。
其理论教学内容与实践教学环节围绕秘书的素养和秘书工作的基本要求来实施。
该课程教学，以学生能提高秘书职业能力为中心，强化秘书技能训练为教学基本特色。
主要培养学生掌握必要的秘书理论知识和较强的秘书实务实训技能。
在文秘、法律文秘专业中，这门课程还具有重要的构建专业平台的作用，为专业知识和技能的获取提供宏观架构和指引，总课时64学时，4学分。
2.课程性质《秘书实务》是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用课程。
它包括人际沟通、文书写作、办公室实务管理和各类会议和活动的组织和策划等内容，其知识体系主要围绕人和事进行理论知识组织，穿插由此而派生的一系列具有实用性、规范性、程序性和可操作性的实务技能，融专业理论知识与实际操作为一体，并以秘书工作项目为单位，由简到繁有序排列，是现代秘书工作知识的综合提炼。
新编商务秘书实务(第3版)项目四[5页]
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项目四子任务一1．名词解释会议策划会场布置会议经费预算2．案例分析天宏公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入每月800元。
假设一个月工作26天，一天工作8小时。
会议后勤费用开支包括文件材料费200元，饮料费100元，因会议时间紧张，安排午餐，餐费每人30元。
办公室罗主任要求秘书小赖计算会议的成本。
下面是小赖计算的结果：餐饮费：30×50+100=1 600元时间费用：（2 400+800）÷（26×8）=15.38元/小时5小时人员的费用：15.38×50×5=3 845元共计费用：3 845+1 600+200=5 645元秘书小李看见了，认为小赖算错了，于是她也算了一遍，结果如下：餐饮：30×50+200+100=1 800元会议成本：2×（（2 400+800）÷（26×8））×3×50×5=23 070元共计：1 800+23 070=24 870元问题：他俩谁算对了，为什么？提示：主要考察会议成本计算方法是否熟悉。
秘书小李正确，因为时间成本必须是实际会议时间乘以倍数，含：会议耗费时间，应该工作的时间损耗以及工作时间子任务二1．名词解释卡片签到会议记录会议餐饮原则2．案例分析精美菜肴为何难以下咽宏远公司于10月10日在北京国际会议中心召开新产品的大型客户咨询洽谈会。
参加会议人员有280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人，会期5天，食宿也安排在北京国际会议中心。
公司派主管公关、销售的王副经理负责这次会务工作。
在第一次大型宴会上，工作人员事先做了精心准备，定制的菜肴非常精美，色香味形俱佳，又富有浓郁的地方特色。
《秘书实务》4.4.4 案例(子项目3：文档管理)
项目三：企业文书综合处理案例项目三：企业文书综合处理案例子项目3：有效的文档管理企业文书工作是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。
它对企业实施科学决策，强化各项管理，搞活生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。
文档管理Document Management，文档是企业重要的智力资产。
在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。
这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。
在秘书日常工作中如何更好的进行项目文档管理？在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。
项目三：企业文书综合处理案例1、文档模板的管理面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。
在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。
如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个连接，或者是让使用者可以快速的搜索到。
在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理。
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件5
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
信息工作与参谋辅助
子项目1，信息收集与参谋辅助 子项目2，信息处理与参谋辅助 子项目3，调研工作与参谋辅助 子项目4，信息反馈与参谋辅助
项目任务
制定调查提纲与调查问卷，撰写调查报告。
事件回放
润妍是宝洁旗下唯一针对中国市场原创的洗发水品牌，也是宝洁利用中国本土植物资源的唯一的 系列产品。曾几何时，润妍被宝洁寄予厚望，认为它是宝洁全新的增长点；曾几何时，无数业内、 外人士对它的广告与形象赞不绝口；曾几何时我们以为又到了黑发飘飘的春天……，但2002年的时 候润妍已经全面停产，退出市场，润妍怎么了？
二、调研工作的基本类型
调研工作与参谋辅佐
按调研地域不同，可分为地区性调研、全国性调研和国际性调研； 按调研方式不同，可分为直接调研和间接调研； 按调研内容不同，可分为综合性调研和专题性调研； 按调研时间不同，可分为一次性调研、经常性调研和追踪调研； 按调研对象的范围不同，可分为普遍调研和非普遍调研。
五、秘书调研工作与参谋辅佐 调研工作与参谋辅佐
2．秘书参谋辅佐时调研工作的特点
（1）服务性 （2）突击性 （3）被动性
3．秘书参谋辅佐时调查研究的内容
（1）围绕领导重点工作集中调研 （2）辅佐决策展开调研 （3）为起草决策性文件、方案、重要报告而进行调研 （4）为辅佐领导解决紧急性事件调查研究 4．调研工作对秘书参谋辅佐工作的意义 （1）调研工作是秘书人员做好参谋辅佐工作的基础 （2）调研工作是秘书人员辅助决策的关键环节 （3）调研工作是提高秘书人员参谋辅佐能力的必要途径
三、调研工作的基本方法
1．调查方法
（1）实地观察法 （2）问卷调查法 （3）文献调查法 （4）口头访问调查法 （5）实验调查法 （6）网络调查法
《商务秘书实务》会议与商务活动管理
九、会场布置
会前策划与筹备
2.会场设计的不同原则及形式
不同性质的会议，要求有不同的会场设计形式，在设计会场时应该注意： 会场色调要协调，与会议的类型和主题相适应；会场的座位排列要合理，与 参加人员的基本情况相适应。
除了以上几个常见的会议收入来源，还有另外一些会议收入来源，如联合主 办单位的交费、会议陪同人员的交费、会议活动的收费、某些有偿服务的收费 等。
九、会场布置
会前策划与筹备
1. 会场布置的作用
（1）充分利用场地，在会场面积有限的情况下合理安排座位格 局，最大限度地利用会场。
（2）提供完备的会议设施，确保实现会议的各项需要。 （3）安排好座位、座次，做好导引、保卫工作等，充分体现出 会议的严肃性和有序性。 （4）可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果，营造适当的会 议气氛，帮助实现会议效果。
会前策划与筹备
保证会议目的的达成。 围绕会议目的安排议程，确保议程符合会议中心议题。
重点优先。 保证关键人物的时间，保证重要人物能够出席会议。 如遇几个议题，应按其重要程度排序，最重要的排在最前面。 一、会议策划的含义
时间把控。 原则上每个单元时间的会议都要有议程，每个议题时间不 宜过长，应控制在一个半小时左右，避免会议给人们带来疲劳。
（2）会议通知的形式，主要有以下几种。 ① 文件式会议通知。 ② 备忘录式会议通知。 ③ 请柬式会议通知。 ④ 海报式会议通知 ⑤ 公告式会议通知
七、会议通知的拟写和发送
会前策划与筹备
2．会议通知的发送
会议通知一般采用书面形式，以邮寄方式送达，临时的或 紧急的会议则多采用电话通知。随着现代社会办公自动化的普 及，越来越多的单位和部门逐渐采用电子邮件、传真等形式发 送会议通知。
《秘书实务》项目五子项目4
一）秘书参谋辅佐中信息反馈的主要内容
秘书要通过信息反馈辅佐领导决策，发挥参谋辅佐作用，
反馈信息的主要内容主要集中在有以下几个方面，
反馈决策执行过程
从反馈的信息中，秘书可以了解到单位决策是否正在被执
行。
2．反馈决策执行方式 从反馈的信息中，秘书可以了解到单位决策指令的执行方
一个连续的过程，后续的决策依赖反馈回来的准确、全面 、及时的信息。决策控制调整是使企业维持或追求目的和 目标的一种机制，它根据企业目标，不断跟踪、监督和评 估企业的进展并持续地将有关信息反馈给决策者，决策者 据此才能确定企业发展是否偏离了预定目标和航线，是否 需要调整。决策控制调整是决策的延续，是基于反馈信息 的决策过程。秘书要利用信息反馈很好地辅佐领导控制调 整决策，发挥参谋作用，其基本要求是：及时、准确、全 面。
也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。
秘书在信息整理的过程中，要有的放矢地提出参考性建议 、办法、观点、方案，才能发挥参谋助手的作用。
3．信息反馈可检验决策的正确性，有利于秘书参谋辅佐领 导及时调整修改决策中的不恰当部分。
实际情况。决策的科学性是建立在准确的信息基础上。秘 书尽量准确如实的反映反馈信息，若有可能，可在决策前 的小范围内试点，确保信息的准确性。秘书准确反馈信息 ，可以辅佐领导进行恰当的决策控制与调整。
3．全面反馈信息，高效辅佐领导决策 就是说信息反馈要要完整、系统，能真实地反映客观事物全
方位的情况。秘书要做到能反馈回来全面的信息，既要注 意正反馈信息，即反馈信息一般为反映决策执行中的成绩 、经验等正面的信息；又要注意负反馈信息，即反馈信息 一般为反映执行中的问题、失误方面的信息。秘书全面反 馈信息，可使领导作出准确全面的判断，进行科学地决策 控制。
秘书实务-精品文档
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2.会议总结的内容 • 1、会议名称 • 2、时间 • 3、地点 • 4、规模 • 5、与会代表人数 • 6、主要议题 • 7、参加会议的上级领导人 • 8、会议的主持者 • 9、领导报告或讲话的要点， • 10、对会议的基本评价和贯彻要求 • 11、会议的决议情况及今后的工作任务布置等
3.会议总结的方法与要求 （1).会议总结的方法 • 座谈会 • 会议总结方法 表彰会 • 书面总结 • 中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结。 也有的重要会议，如果有的领导有具体要求，就需要在开好总结会的 基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会 的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整 的卷宗归入档案。对于重要的会议，秘书可以在会议结束前印发一份 问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分（分数计算方法可 以自行设计），所涉及的方面包括明确会议目的、完成任务、会场以 及时间的安排等内容。
2.会议总结的特点
• （1）经验性。总结和计划相反，是在事后进行的。总结的 材料必须是真实的，是自身经历过的，包括典型材料和数 据，这样才有实践意义。经验过的事情，在写作上往往更 多地采用叙述方式。总结还应据实议事，运用画龙点睛式 的议论，提出主题，写明层义。摆事实，讲道理；事实是 主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述说明为主。叙 述不是详叙，是概叙；说明要平实准确，不能旁征博引。 • (2) 规律性。总结不是把发生过的事实罗列在一起。它必 须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究 ，找出某种带有普遍性的规律。总结要产生评价议论，即 主题和层义以及众多小观点（包括了经验和规律的思想认 识）。而议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情 况就是事实论据。总结是否具有理论性、规律性，是衡量 一篇总结好坏的重要标志。 • (3) 借鉴性。总结对以后的工作具有借鉴作用。
《秘书实务》项目二子项目三
厌其烦地请主叫方重复或解释,保证信息的准确性. • 带有秘密性质的电话留言,要注意保管好留言记录. • 通话要注意节奏,不宜太快或太慢,因为适中的节奏,可体现出一个人的沉着和
自信.
• （4）结束通话 • 结束通话的礼节 • 要求与拨打电话 • 相类似. • 接听电话的程序 • 如图所示：
• 整个拨打电话过程我们可以如此图示：
• 3、拨打电话技巧 • 理清自己的思路。 • 立即表明自己的身份
• 确定对方是否具有合适的通话时间。我们可以这 样询问对方：
– 您现在接电话方便吗？ – 您现在忙吗？ – 您现在有时间与我谈话吗？ – 这个时候给您打电话合适吗？ – 您能抽出点时间听听我的话吗？
• （5）清楚陈述内容，并复述重要内容
• 简明扼要,准确清楚地陈述预先准备好的电话内容, 特别重要和容易弄错的地方,可以重复,确认对方已 明白无误地听清记住.
• 通话过程要自始至终保持音量适中,吐字清楚,声音 愉快.
• （6）道别、挂机
• 通话结束,要使用礼貌告别用语,然后轻轻挂机.
• （7）整理记录
子项目三 商务沟通与接待
• 任务分析
• 秘书是公司对内、对外联系的桥梁，是上 下信息沟通的枢纽，秘书的一项重要职责 就是沟通与接待。秘书应该对每一位来电 来访者都给与热情的接待，如此才能保证 公司良好的形象，进而保证日常工作的顺 利、高效运转。
• 关联知识 • 一、电话事务 • 现代社会,电话已成为人们处理日常事务的重要工具,尤其是秘书部门
认自己所打的电话是否无误. • （3）认真听记 • 通话时,秘书应用心倾听,准确领会对方意图,认真做好记录. • 通话过程可适当插用一些短语或其他的反应方式,如"好的","我们会尽快处理的
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四川城市职业学院课程教案教案完成时间：年月日课题项目四会议与商务活动管理：子项目三会中服务与管理授课日期第七周授课类型理论、实践课学时数 2会议中的工作；秘书长会议中的角色与责任教学目的及要求会议中的工作；秘书在会议中的角色与责任教学重点教学难点会议中的工作教学方法任务法，小组讨论法课程作业复习和预习；编写一份会议简报或思考题审阅意见主讲教师或教学组长签名：系主任签名：教学后记教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注项目四会议与商务活动管理子项目三会中服务与管理教学内容：会议管理工作第三节会议中的工作；第四节秘书长会议中的角色与责任教学时长：90分钟教学方法：任务法，小组讨论法教学过程：1. 复习和预习；检查学生的大中型会议的会议方案的完成情况2.会前准备工作做好，进入会议期间的各项组织服务。
会议中，秘书应做到具体工作主要有：会前的最后检查，组织签到和登记，做好会议记录和录像工作，操作和维护会议设备，做好会议记录，提供会议资料与联络协调，做好会议的保密工作，组织好会议的食宿/车辆/娱乐/照相工作，手机信息等。
3. 会议中工作的主要流程：引导座位；迎宾接待；安排食宿；会场管理；会议协调；会议记录；会议简报和资料；会议信息和宣传会议会中的联络工作（ 商务会议联络主要方面、主要方法、工具和途径）；会议会中的宣传工作与公共关系；会议经费的管理和支付4. 秘书在会议中的角色与职责会议议程和日程的安排：a．会议议程，会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。
会议主持人要根据议程主持会议。
拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。
b．会议日程，会议日程就是根据会议议程对会议逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的参考依据。
会议日程的制订要明确具体，准确无误。
一般采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人一目了然。
c．会议议程和日程安排应注意的问题（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
（2）要保证重要人物能够出席会议。
（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避免会议效率降低。
（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。
5. 复习和预习；编写一份会议简报四川城市职业学院课程教案教案完成时间：年月日课题项目四会议与商务活动管理：子项目三会中服务与管理授课日期第八周授课类型理论、实践课学时数 2教学目的及要求认知差旅安排是秘书工作的一个组成部分；做差旅安排需要注意到事项和理解的情况；了解国内商务旅行的准备工作。
教学重点做差旅安排需要注意到事项和理解的情况；了解国内商务旅行的准备工作。
教学难点做差旅安排需要注意到事项和理解的情况；了解国内商务旅行的准备工作。
教学方法任务法，小组讨论法课程作业或思考题复习和预习；制作一份国内商务旅行计划审阅意见主讲教师或教学组长签名：系主任签名：教学后记教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注项目四会议与商务活动管理子项目三会中服务与管理教学内容：差旅安排：国内商务旅行的准备教学时长：90分钟教学方法：任务法，小组讨论法教学过程：1. 复习上次课所学；检查课后作业和案例分析的完成情况；2. 案例导入：给学生5分钟阅读184页上的案例，之后，教师引导学生分析此案例，并让学生分析，在此种情况下他们会如何应对，教师对此做点评和分析。
3. 商务旅行的出行方式的讨论。
现在商务旅行的出现方式多种多样，要求学生讨论出几种常见的商务旅行出行方式，如：汽车；飞机；火车等，在什么情况下选择什么样的出行方式。
4. 出行前，秘书应提前了解的情况：商务旅行的目的；地点；时间；人员安排。
应做的准备工作：选择预订交通工具；预订旅馆预支差旅费；准备资料和行装；制定商务旅行计划。
针对上述工作，教师分别做讲解和补充背景知识：选择预订交通工具：预订方式——电话预订；上网预订。
交通意外险的购买；需要确认的预订信息；报销单据的索要；接送交通工具的选择和安排。
预订旅馆预支差旅费：补充常见酒店预订网站，让学生登录预订网站，实际操作订票，熟悉订票流程和注意事项。
准备资料和行装：资料和行装备好后需让上司过目，检查有否遗漏，随身物品或为办公用或为个人用品。
制定商务旅行计划：商务旅行计划和日程表的制定格式和注意事项；计划中必须包括的信息和内容。
请学生先熟悉188页上的范例。
5. 课后作业：复习和预习；制作一份国内商务旅行计划四川城市职业学院课程教案教案完成时间：年月日课题项目四会议与商务活动管理：子项目三会中服务与管理授课日期第九周授课类型理论、实践课学时数 2国外商务旅行的准备；出国商务旅行的礼节教学目的及要求国外商务旅行的准备；出国商务旅行的礼节教学重点教学难点国外商务旅行的准备；出国商务旅行的礼节教学方法任务法，小组讨论法课程作业或思考题复习和预习；课后习题审阅意见主讲教师或教学组长签名：系主任签名：教学后记教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注项目四会议与商务活动管理子项目三会中服务与管理教学内容：国外商务旅行的准备；出国商务旅行的礼节教学时长：90分钟教学方法：任务法，小组讨论法教学过程：1. 复习；点评学生制作的一份国内商务旅行计划2. 出国手续：办理护照：特别强调护照和签证的区别；成都办理护照地点和费用；办理签证：了解成都；西南地区；全国范围领事馆签证办理地和费用；办理《国际预防接种证书》：成都地区接种证书办理地点和费用；办理出境登记卡：给学生展示部分国家的出入境登记卡的范本；让学生有直观认识；办理保险：保险公司的选择；险种的选择；保险的费用了解；办理出入境手续：边防检查；海关检查；安全检查；检疫。
3. 其他准备：掌握时差换算⏹兑换外币⏹准备适当的礼物⏹了解所到国家的背景资料；时差换算⏹准备资料和各种证件⏹准备行装⏹制定用品行装一览表4. 出国商务旅行的礼节：⏹乘坐飞机的礼节：候机时的礼节；在飞机上的礼节⏹下榻宾馆的礼节：接待来访的客人；住宿礼节；正确使用设备；相关注意事项⏹公共场合的礼节：与他人保持适当距离；靠右行走；在公共场所保持安静⏹关于小费：具体付费情况的讨论和学习5. 课后作业：复习和预习；课后习题四川城市职业学院课程教案教案完成时间：年月日课题项目四会议与商务活动管理：子项目三会中服务与管理授课日期第九周授课类型实践课学时数 2模拟操作特定场景下的国内和国外商务旅行的准备；分组训练出国商务旅行的礼节教学目的及要求模拟操作特定场景下的国内和国外商务旅行的准备教学重点教学难点模拟操作特定场景下的国内和国外商务旅行的准备教学方法任务法，以学生为课堂中心法课程作业或思考题复习和预习；课后训练2和3审阅意见主讲教师或教学组长签名：系主任签名：教学后记教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注项目四会议与商务活动管理子项目三会中服务与管理教学内容：差旅安排国内国外商务旅行准备环节实践操作课教学时长：90分钟教学方法：任务法，以学生为课堂中心法教学过程：1. 复习上次课所学2.此次课总的设计思路：实际文秘工作中，不管是国内还是国外的差旅安排很少用手写的方式进行，主要借助电脑软件制作的方式制作差旅安排或者领导出行计划。
本次实践操作课是为了让学生在模拟场景下，能较为熟练地运用电脑软件制作差旅安排表，以提高工作效率和效果。
3. 基本电子表格制作技巧和制作流程操练老师向学生解释基本电子表格的制作软件，最为常见的制作工具是微软的Word和Excel办公软件；再将电子表格制作的流程向学生做基本介绍，每介绍一步，要求学生上机模拟操作，特别需向学生强调格式标准的统一度，如：字体、边框磅数。
要求学生根据此部分所学，模仿教材3—20“某某经理行程表”的构成和格式，在规定的20分钟时间内，用电脑完成行程表的制作，之后老师对学生做的行程表抽样做点评，要求同学及时修改，当场消化。
4. 分析学习差旅安排表格的主要构成和要素教师要求学生将教材出现的各个差旅安排表找出来，平行对比各个差旅安排表和一般计划表格间的共性和异性。
共同的特性是：出发地、目的地、出差时间段、差旅外出时间段和具体活动内容/会议内容；不同的是，差旅安排考虑到的因素更为细致周全，并需要体现出秘书人员对差旅过程中有可能会遭遇的相关问题的思考和应对。
5. 模拟场景操练差旅安排利用课后训练题，将学生每两人分为一组，一人负责对模拟场景中提供的相关信息进行筛选和分析；一人负责差旅安排的上机制作。
限时1 5分钟完成此环节的操练。
教师再做点评。
6. 课后作业：复习和预习；课后训练2和3四川城市职业学院课程教案教案完成时间：年月日课题项目四会议与商务活动管理：子项目三会中服务与管理授课日期第十周授课类型实践课学时数 2模拟分组训练特定场景下的前台接待工作和团体接待工作的流程和相关接待礼仪教学目的及要求模拟分组训练特定场景下的前台接待工作和团体接待工作的流程和相关接待礼仪教学重点教学难点模拟分组训练特定场景下的前台接待工作和团体接待工作的流程和相关接待礼仪教学方法任务法，以学生为课堂中心法课程作业或思考题复习和预习；课后训练5到8审阅意见主讲教师或教学组长签名：系主任签名：教学后记教学步骤及主要内容（教学设计、教学内容、过程、方法等）备注项目四会议与商务活动管理子项目三会中服务与管理教学内容：秘书接待工作实践操作课教学时长：90分钟教学方法：任务法，以学生为课堂中心法教学过程：1. 复习上次课所学2.此次课总的设计思路：接待工作是文秘工作中的一项重要工作，它是沟通内外、上下的桥梁，是联系外界的窗口。
从某种意义上说，秘书的接待工作就是企业的门面，是企业形象的缩影，秘书应该全面掌握接待工作的规范和接待礼仪，才能使自己所在的企业、组织形象给他人留下良好的印象。
3.模拟分组训练特定场景下的前台接待工作的流程和相关接待礼仪老师要求学生复习前面所学的前台接待工作的理论知识，重新梳理基本前台接待的工作流程是什么和对应的接待礼仪。
前台接待工作即为个人接待，它的难度与团体接待相比相对容易些，也更有可能交给初中级秘书来完成，和学生今后成为文员后从事的工作范围和内容更有可能重合，所以这部分教师需特别操练学生对前台接待工作的操作能力，关键是让他们清楚什么情况下，采取什么样的接待策略，而还要改熟悉每个接待流程中，可能涉及到的接待礼仪，如书上提及的3S动作表情，就可以重点让学生分组操练。
4.团体接待工作的流程和相关接待礼仪老师引导学生回忆前面所学的团体接待工作的理论知识，再次梳理团队接待工作的流程和相关的接待礼仪。