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会计档案管理办法
2011年8月
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一、会计档案的定义、特点及其价值作用 二、会计档案的归档时间和收集范围 三、会计档案的归档要求 四、会计档案的整理方法 五、电算化会计核算材料的归档要求 六、会计档案的鉴定销毁 七、会计档案的保管利用
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一、会计档案的定义、特点 及其价值作用
（一）会计档案的定义 财政部、国家档案局1998年联合颁布的
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❖ 会计凭证的作用
❖ 提供会计信息，会计人员可以根据会计凭证，对日常大 量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总、并 经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。
❖ ① 监督、控制经济活动。通过会计凭证的审核，可以检 查经济业务的发生是否符含有关的法律、制度，是否符 合业务经营、帐务收支的方针和计划及预算的规定，以 确保经济业务的合理、合法和有效性。 ② 提供记账依据。 会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制审核，按 照一定方法对会计凭证的及时传递，对经济业务适时地 记录。 ③ 加强经济责任制。经济业务后，需取得或填制 适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时 要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章、明确业务 责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在 其职权范围内各负其责，并利用凭证填制、审核的手续 制度进一步完善经济责任制。
自身的特点，主要表现在三个方面： ❖ 一是会计档案形成范围广泛。 ❖ 二是会计档案类别比较稳定。 ❖ 三是会计档案外在形式多样。
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❖ （三）会计档案的价值作用 ❖ 由于会计档案的特殊性，会计档案的
价值作用也表现在多个层面：一方面作为 记录单位经济业务的重要史料和证据，它 客观反映了各单位一切经济活动的发生、 发展过程，不仅是经济决策和财务审计的 重要依据，也是执行财经纪律、保护国家 财产、保障经济健康发展的有力武器；另 一方面，会计档案也是研究经济发展历史， 从经济角度展现一个单位历史面貌的珍贵 史料。
《会计档案管理办法》明确规定：会计档案 是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。既有史料价值，也有证 据作用，这种双重特性，从根本上体现了会 计档案和其它档案一样所具有的共性特征。
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（二）会计档案的特点 ❖ 和文书、科技档案相比，会计档案有其
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❖ 2．为政府经济管理部门进行宏观调控提供依据。 政府部门根据会计报表提供的信息，及时掌握各单 位贯彻执行国家法律、法规和财经纪律的情况，及 时找出差距，保护企业间的有序竞争。还可以对信 息进行汇总分析，为政府部门对国民经济进行宏观 调控和管理提供依据。
❖ 3．为各方关系人的投资信贷决策提供依据。投资 者、债权人等信息使用者可以通过会计报表提供的 信息了解和掌握企业的生产经营情况和财务状况， 以此作出决策。
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❖ 会计账簿的作用 ❖ 1、账簿可以为管理部门提供系统、完整的会计信息。通
过账簿的设置和登记，可以把分散在会计凭证上的资料 加以归类整理，以全面、连续地提供有关企业成本费用、 财务状况和经营成果的总括和明细的核算资料，以便正 确计算企业在各会计期间的成本、费用和收入成果。 ❖ 2、为编制会计报表提供资料。会计报表所需要的数据资 料，绝大部分来源于会计账簿。账簿的记录是否及时、 详尽，数字是否真实、可靠，直接关系到会计报表的质 量。所以说，正确设置并登记账簿，为会计报表的及时 准确编制提供了依据和保障。 ❖ 3、有利于开展会计检查和会计分析。会计账簿既是汇集、 加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的 数据库。机关企事业单位的一切财务收支、经营过程和 结果都体现在账簿中。因此，利用账簿提供的资料，可 以有效地开展会计检查和会计分析，加强会计监督，保 护财产的安全和完整，提高管理水平。
❖ 4．为国家制定未来的经营管理方针提供依据。国 家可以利用会计报表信息，了解宏观政策对企业的 影响，促使国家的经营管理方针更为科学、合理。
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二、会计档案的归档时间 和归档范围
❖ （一）会计档案归档时间，是指按照会计档 案归档要求，将会计核算材料整理立卷，装 订成册，编制会计档案保管清册后向本单位 档案部门移交的时间。
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❖ （二）会计档案的归档范围
❖ 明确会计核算材料的归档范围，是做好会计 档案管理工作的前提条件和重要保证。
❖ 一般来讲会计档案归档范围主要包括以下四 个方面：
❖ 1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业 务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证 明。会计凭证按填制的程序和用途可分为原 始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭 证。
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❖ 3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材 料定期编制，综合反映这个单位一定时期的资产、 负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营 成果和现金流动情况的书面文件。
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Biblioteka Baidu
❖ 会计报表的作用
❖ 会计报表主要包括主表、附表及会计报表附注。 其中主表包括资产负债表、利润表、现金流量表 及所有者权益变动表，附表包括资产减值准备明 细表等。
❖ 会计报表是外界各信息使用者了解机关团体企事 业单位信息的最主要途径，其主要作用表现在：
❖ 1．为加强和改善经营管理提供信息，对经营管 理有着重要的作用。经营管理者通过会计报表提 供的信息，可以全面、系统的了解本单位在一定 时期内的生产经营情况、财务状况和经营成果， 及时发现经营活动中存在的问题，采取有效措施， 及时改善经营管理，取得更大经济效益。
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❖ 2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为 依据，连续、系统、全面地记录经济业务 的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主 要包括总账（也称总分类帐）、明细账 （如银行存款帐、经费支出明细帐等）、 日记账，固定资产帐（卡片）、辅助账簿 （也称备查帐簿）等。
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❖ 会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式 帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐， 就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号 装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记 帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿， 都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿， 活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但 由于帐页不固定，容易散失或被抽换。
2011年8月
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一、会计档案的定义、特点及其价值作用 二、会计档案的归档时间和收集范围 三、会计档案的归档要求 四、会计档案的整理方法 五、电算化会计核算材料的归档要求 六、会计档案的鉴定销毁 七、会计档案的保管利用
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一、会计档案的定义、特点 及其价值作用
（一）会计档案的定义 财政部、国家档案局1998年联合颁布的
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❖ 会计凭证的作用
❖ 提供会计信息，会计人员可以根据会计凭证，对日常大 量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总、并 经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。
❖ ① 监督、控制经济活动。通过会计凭证的审核，可以检 查经济业务的发生是否符含有关的法律、制度，是否符 合业务经营、帐务收支的方针和计划及预算的规定，以 确保经济业务的合理、合法和有效性。 ② 提供记账依据。 会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制审核，按 照一定方法对会计凭证的及时传递，对经济业务适时地 记录。 ③ 加强经济责任制。经济业务后，需取得或填制 适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时 要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章、明确业务 责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在 其职权范围内各负其责，并利用凭证填制、审核的手续 制度进一步完善经济责任制。
自身的特点，主要表现在三个方面： ❖ 一是会计档案形成范围广泛。 ❖ 二是会计档案类别比较稳定。 ❖ 三是会计档案外在形式多样。
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❖ （三）会计档案的价值作用 ❖ 由于会计档案的特殊性，会计档案的
价值作用也表现在多个层面：一方面作为 记录单位经济业务的重要史料和证据，它 客观反映了各单位一切经济活动的发生、 发展过程，不仅是经济决策和财务审计的 重要依据，也是执行财经纪律、保护国家 财产、保障经济健康发展的有力武器；另 一方面，会计档案也是研究经济发展历史， 从经济角度展现一个单位历史面貌的珍贵 史料。
《会计档案管理办法》明确规定：会计档案 是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。既有史料价值，也有证 据作用，这种双重特性，从根本上体现了会 计档案和其它档案一样所具有的共性特征。
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（二）会计档案的特点 ❖ 和文书、科技档案相比，会计档案有其
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❖ 2．为政府经济管理部门进行宏观调控提供依据。 政府部门根据会计报表提供的信息，及时掌握各单 位贯彻执行国家法律、法规和财经纪律的情况，及 时找出差距，保护企业间的有序竞争。还可以对信 息进行汇总分析，为政府部门对国民经济进行宏观 调控和管理提供依据。
❖ 3．为各方关系人的投资信贷决策提供依据。投资 者、债权人等信息使用者可以通过会计报表提供的 信息了解和掌握企业的生产经营情况和财务状况， 以此作出决策。
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❖ 会计账簿的作用 ❖ 1、账簿可以为管理部门提供系统、完整的会计信息。通
过账簿的设置和登记，可以把分散在会计凭证上的资料 加以归类整理，以全面、连续地提供有关企业成本费用、 财务状况和经营成果的总括和明细的核算资料，以便正 确计算企业在各会计期间的成本、费用和收入成果。 ❖ 2、为编制会计报表提供资料。会计报表所需要的数据资 料，绝大部分来源于会计账簿。账簿的记录是否及时、 详尽，数字是否真实、可靠，直接关系到会计报表的质 量。所以说，正确设置并登记账簿，为会计报表的及时 准确编制提供了依据和保障。 ❖ 3、有利于开展会计检查和会计分析。会计账簿既是汇集、 加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的 数据库。机关企事业单位的一切财务收支、经营过程和 结果都体现在账簿中。因此，利用账簿提供的资料，可 以有效地开展会计检查和会计分析，加强会计监督，保 护财产的安全和完整，提高管理水平。
❖ 4．为国家制定未来的经营管理方针提供依据。国 家可以利用会计报表信息，了解宏观政策对企业的 影响，促使国家的经营管理方针更为科学、合理。
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二、会计档案的归档时间 和归档范围
❖ （一）会计档案归档时间，是指按照会计档 案归档要求，将会计核算材料整理立卷，装 订成册，编制会计档案保管清册后向本单位 档案部门移交的时间。
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❖ （二）会计档案的归档范围
❖ 明确会计核算材料的归档范围，是做好会计 档案管理工作的前提条件和重要保证。
❖ 一般来讲会计档案归档范围主要包括以下四 个方面：
❖ 1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业 务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证 明。会计凭证按填制的程序和用途可分为原 始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭 证。
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❖ 3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材 料定期编制，综合反映这个单位一定时期的资产、 负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营 成果和现金流动情况的书面文件。
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❖ 会计报表的作用
❖ 会计报表主要包括主表、附表及会计报表附注。 其中主表包括资产负债表、利润表、现金流量表 及所有者权益变动表，附表包括资产减值准备明 细表等。
❖ 会计报表是外界各信息使用者了解机关团体企事 业单位信息的最主要途径，其主要作用表现在：
❖ 1．为加强和改善经营管理提供信息，对经营管 理有着重要的作用。经营管理者通过会计报表提 供的信息，可以全面、系统的了解本单位在一定 时期内的生产经营情况、财务状况和经营成果， 及时发现经营活动中存在的问题，采取有效措施， 及时改善经营管理，取得更大经济效益。
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❖ 2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为 依据，连续、系统、全面地记录经济业务 的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主 要包括总账（也称总分类帐）、明细账 （如银行存款帐、经费支出明细帐等）、 日记账，固定资产帐（卡片）、辅助账簿 （也称备查帐簿）等。
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❖ 会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式 帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐， 就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号 装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记 帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿， 都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿， 活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但 由于帐页不固定，容易散失或被抽换。