浅谈电子文件对档案工作的影响及对策

浅谈电子文件对档案工作的影响及对策

作者：刘琛

来源：《办公室业务》 2016年第12期

文/中铁十八局集团第四工程有限公司刘琛

【摘要】随着我国信息技术和档案事业的发展，陈旧的电子档案管理方式已经不能满足档

案管理的需要。档案工作需要迎接信息技术的挑战，采取解决的对策。

【关键词】电子档案；信息化

随着我国信息技术的发展，电子文件开始作为一种新的档案形式与传统纸质文件形式一起

形成归档的主要内容。新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义

为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依

赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件有两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可

称为“数字文件”。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要

有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文

件的共同点。

一、电子文件对档案管理工作的影响

（一）随着电子信息技术的发展，原始的传统纸质文件形式已经不能满足新形势下档案的

需求。一种新的档案形式——电子文件开始取代以往的文字材料。电子文件是拟稿者直接在计

算机上进行拟稿、修改，可以马上存储到信息系统中，由专业档案人员管理。

（二）电子文件可以通过计算机系统进行修改，存储，复制。用计算机操作也非常简单方便，不像整理纸质的文件分类方法繁琐，复制存储都不方便。

（三）很难划定固定的保管期限。电子文件由于在计算机上制作方便，将产生比以往更多

的文件，再加上信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子

文件的凭证价值尚无法律保证。

二、电子文件对档案学理论的影响

（一）对档案本质属性的影响。电子文件法律凭证的作用还不明确。电子文件便于修改、

复制，使能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件由于是在计算机上进行

操作，所以没有拟稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异。电子文件可以随意进行复制，

所以电子文件是否具有法律效应还无从考证。

（二）对档案整理归档原则的影响。传统档案的整理方式是按照同一个全宗和不同门类进

行分类有序的整理，它源于全宗和顺序。但是电子文件在形成过程中，不再严格依照传统文件

的形成方式而产生，电子文件的产生破坏了文件的本来顺序。

（三）对档案学理论研究内容的影响。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，

电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象都围绕电子文件来开展。

如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，都将成为档案学理

论研究必不可少的内容。

三、档案专业应采取的相应对策

（一）由于电子文件具有反复简单进行复制的特性，那么实施对电子文件的管理应该偏向于计算机软件技术的管理战略。比如将已经归档的电子文件由专业档案人员标识为已读，在已读的状态下，是不允许进行文件的修改的。这样就能保护文件的原始结构，使电子文件与纸质文件一样发挥原始凭证的作用。

（二）档案人员专业知识结构应该顺应信息技术的发展。档案人员不仅仅要具备专业的档案学的知识，还应适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革，使传统的档案与计算机信息技术结合起来，更新观念，与时俱进。

（三）电子文件载体多样，从传统的电子磁盘，光盘到现在的U盘，硬盘等。但是每一种载体都不容易长久保存，这对档案工作者提出了新的挑战。需要深入研究每一种电子载体的特性，进行相应的保管。对于需要长久保存的电子文件，需要定期进行复制，每次复制要进行记录，以防数据丢失。

【参考文献】

[1]岳锐.电子档案与传统档案的区别[J].黑龙江科技信息,2011(1).

[2]张雪花.浅谈数字时代的电子档案管理[J].中小企业管理与科技.2012(10).

[3]程淑欣.如何并行管理电子档案与纸质档案[J].城建档案. 2008(11).