《会议组织与服务》电子教案 第三章 会后收尾工作 第一节 参会人员的送别服务
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现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。
会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。
二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。
（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。
《会议组织与服务》教案 第一章 会前组织工作 第三节 会前材料的准备
某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。
5.尺寸大方
会议证件和姓名卡片的大小尺寸应合理，既经济节约，又美观大方。
6.正确摆放
证件一般在会议接待区向参会人员发放，台签式姓名卡片应摆放在主席台或会议桌等位置。
课内练习
假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。
2.收集整理文具用品供应商和办公设备供应商的信息，整理成列表；
3.掌握本公司内部可用的各种设备的情况；
4.掌握本公司内部紧急维修人员以及外部维修单位的名称、地址和电话。
五、会议证件的种类
重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。
会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。
4）宣传品、海报等。
5）会议指南、节目手册、晚宴邀请卡、餐券等。
四、会议物品的准备
1.会议物品准备的基本要求
（1）准备充分。
（2）合理使用会议经费。
（3）昂贵用品租赁使用。
（4）列出物品清单。
2.会议物品的获取方式
（1）调用现有物品。
（2）购买。
《会议组织与服务》电子教案第三章会后收尾工作第四节会议总结与评估.docx
授课题目教学目标教学重点教学难点授课类型教学方式教学资源教学基本内容与教学设计会议组织与服务课程教案（第三章）第四节会议总结与评估课时安排11.了解会议评估与总结的目的2.熟悉会议评估与总结的基本要求3.掌握进行评估的会议因素、评估与总结的常用方法会议评估与总结的基本要求会议评估与总结的常用方法理论、练习讲授、案例多媒体一、会议评估与总结的目的对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。
评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。
会议评估总结能够将员工自我总结和集体总结相结合，能够有效地总结经验、激励下属、提高工作水平。
二、会议评估与总结的基本要求会议评估与总结要根据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条对照检查；要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索举办好会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重；评估总结会议应一分为二来对待，以激励监督为主，检查批评为辅。
三、进行评估的会议因素对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会议开展的效果，这些因素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。
进行会议评估总结，主要考虑的是人为的因素。
四、会议评估与总结的常用方法1.编制会议情况调查问卷2.编制评测表3.撰写会务总结一、请分析所在班级的一次班级活动情况，指出影响活动效果的因素有哪些？列表进行分析。
课内练习二、请结合所在班级的一次班级活动情况，拟写一份组织者评测表，对活动组织者的工作表现进行评价。
一、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出其中的经验和不足。
课后作业二、请根据本节“案例导入”所提供的背景信息，拟订一份针对现场观众的推介会情况调查问卷。
会议组织与服务教案
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会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
会务管理 参会人员送别
还清借用、租用设备的设备，如因特殊 情况不能归还，应将其归库，并派专人 保管。 撤走会场的临时性布置，包括会标、彩 旗，绿植等。 清点会议用品、用具，能再次使用的归 库管理；一次性用具进行销毁。
将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将 地面、门窗清扫或擦洗干净。 撤走会场外的会议标志，如通知牌、方 向标等； 通知配电人员切断会场不再使用的电源 ，并通知服务人员关闭会场。
3、所有费用由与会者担负。这种付费方 式的会议一般是由会议公司来承办，会 议组织者要为与会者开清以下发票：其 一是会务费发票。可报到时开具；也可 先开收据。二是住宿费发票，一般先开 收据，与会者离会是到宾馆前台换取正 式发票。
发放回程票，安排人员送站 一般在代表报到时请他们登记回程日期 和回程车票 根据登记情况，会务人员要及早和售票 处或旅行社联系订票 发放回程票时间应该根据与会代表所订 返程票的时间而定
结算程序相对复杂。发邀请函就要做好 准备，会议回执项目要设计齐全，并要 求与会者准确填写个人信息，以免非参 会人员参会，增加会议负担。之后，会 议主办方就可按参会人数准备现金。 2、主办方担负会务费，其它费用与会者 自理的会议。
其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车 船费、旅游参观费用。有的会议旅游参 观费也是主办方承担，与会者单位一般 负责报销住宿费和车船费，其他不予报 销。一般会议组织者将餐饮费与住宿费 一起计算，开一张发票。会务组要在与 会人员离会前开好发票，或嘱咐其离会 前到宾馆前台结清帐目，开好发票。
送站，是会务人员为与会者所做的最后 一件事，也是展示会议组织者美好形象 的重要一环。 会务组根据与会者的身份、职务、年龄 和身体状况以及车辆的承载能力安排合 适的人员和车辆送站。 如果身份地位高的贵宾，则由组织方的 领导亲自送站。
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
《会议组织与服务》电子教案第二章会中服务工作第三节入场服务
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第二章）第三节入场服务课时安排11.认识入场工作的主要内容2.熟习入场签到的方法3.掌握引导服务的礼仪掌握引导工作的礼仪会议的入场签到与引导服务理论、练习讲解、事例多媒体一、入场工作简述1.入场工作的主要内容2.入场时间的合理确立二、会场签到服务1.簿式签到参会人员可在会议记录簿或签到簿上署名，这类签到方法相对简单，只是是名录登记，合适小型会议。
2.签到证（卡）签到参会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这类签到方法合适人数许多的大、中型会议3.电子签到这类签到方法合适大型会议或许展览。
因为购置电子签到机花费昂贵，而且也不常常使用，因此能够暂时租用技术先进的电子签到机更加经济适用。
三、会场引导服务引导人员应恪守基本的礼仪，率领参会者抵达座位应当有正确的引导方法和引导姿势，引导时的方向、速度、关照及体位等都需要注意。
请参会者开始行走时，要面向对方，略微欠身。
在前进中，招待工作人员在参会者二三步以前，参会者走在内侧。
引领时，服务人员行走的速度要以参会者的速度为准。
每当经过拐角、楼梯或道路崎岖、照明欠佳的地方时，需要以手势或语言提示客人留神。
引导上楼时，应让参会者走在前面，招待人员走在后边，若是下楼时，应当由招待人员走在前面，参会者在后边。
上下楼梯时，应注意参会者的安全。
引导参会者乘坐电梯时，招待人员先进入电梯，等参会者进入后封闭电梯门。
抵达时，招待人员按“开”的钮，让参会者先走出电梯。
服务人员要注意礼让别人。
将参会者引导到座位后，能够将座椅拉出合适距离，用手势引导参会者就坐。
若是你所在班的全体学生要参加一次会议，请以宿舍为单位安排好座位区课内练习域，而后进行入场操练。
操练结束后，请总结一下在入场过程中存在哪些问题，并说明应怎样战胜这些不足。
某会议的参会人员约有 300 人，住宿的旅馆距离会场有 15 分钟的车程，需要分乘 6 辆大型客车前去会场。
《会议组织与服务》电子教案 第二章 会中服务工作 第一节 接待报到服务
会议组织与服务课程教案（第二章）
授课题目第一节接待报到服务课时安排 1
教学目标1.了解会议接待的基本概念
2.熟悉接站服务、报到服务、返程票预定服务的主要内容
3.掌握大中型会议接待方案的拟订
教学重点会议接待的基本礼仪
教学难点拟订大中型会议的接待方案并完成接待报到工作
授课类型理论、练习
教学方式讲授、案例
教学资源多媒体
教学基本内容与教学设计
一、会议接待的基本概念
会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。
接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。
二、会议接待的基本礼仪
在会议接待中，有以下几点应注意：
1.迎接礼仪
2.签到礼仪
3.送别礼仪
三、接站服务
1.拟订接站工作安排
为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工
作人员遵照执行。
2.接站工作注意事项
（1）要有统一的指挥调度系统。
（2）安排足够的车辆和接站人员。
（3）会前通知内容要详细。
（4）工具准备充分。
接站牌和接站条幅的制
作要醒目（如图）。
接站牌。
《会议组织与服务》电子教案 第三章 会后收尾工作 第二节 会议文件的收集与归档
4）内容被其他文件包括的文件资料。
3.会议文件立卷的方法
会议文件立卷按照以下方法进行操作。
（1）编制案卷目录。
（2）立卷。每一份会议文件都有其一定的特征，灵活运用文件的特征立卷。会议文件的立卷操作步骤基本上是一致的，主要包括以下几个环节：
1）收集文件。
2）筛选整理文件。
二、会议文件立卷归档都有哪些关键环节？进行这些操作需要注意哪些方面？
课后作业
波扬公司于2011年7月2日在公司二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题。请根据以上介绍，列出一份会后需要整理的文件清单。
9）上述会议的证件。
10）上述会议的记事表。
11）上述会议的会议总结。
12）与会人员名单、联系方式。
13）其他有关资料。
（2）以下几种会议文件不应立卷归档，可以进行简单的整理、登记、按照文件销毁手续销毁：
1）一式多分的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。
2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料。
8）填案卷封面。
9）案卷排列。
10）编写案卷目录。
4.会议文件的归档
会议文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在次年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。移交前，档案部门应检查案卷质量。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。
课内练习
一、请根据本节的“案例引入”中所介绍的情况，列出此次例会需要收集的文件的列表，并注明数量。
会议组织与服务课程教案（第三章）
《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第二节会议通知的制发.docx
授课题目教学目标教学重点教学难点授课类型教学方式教学资源教学基本内容与教学设计会议组织与服务课程教案（第一章）第二节会议通知的制发课时安排11.了解会议通知的方式和格式2.熟悉会议通知的发送工作3.掌握拟写会议方案和会议通知会议通知的格式和发送掌握拟写会议方案和会议通知理论、练习讲授、案例多媒体一、会议通知的方式1.口头通知口头通知适用于小型例会和三五个人的碰头会。
2.电话（传真）通知大多数会议都采取这种方式通知。
3.书面通知（1）卡片式会议通知（2）公文式会议通知4.电子邮件5.墙报通知墙报通知是指将会议信息公示在黑板、信息牌等墙体上，适用于内部会议。
二、会议通知的格式1.标题（1）完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。
（2）省略式标题，将发文机关或事由省略。
2.正文会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
3.落款会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。
4.回执和附件回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容三、会议通知的发送1．会议通知的发送对象确定与会者的要点有以下几方面:（1）参加对象的职务或级别；（2）参加对象的身份；（3）参加对象的代表性；（4）参加会议的总人数。
2.会议通知的发送方式和时间会议通知的发送有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递，也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。
会议通知的发送方式的选择，应该根据与会者的要求，和公司的实际情况选择。
3．发送会议通知的注意事项（1 ）人员名单确定后要送交上司审核 ,最终根据上司确定的名单发送会议通知。
（2）单位内部重要会议的通知应面送给参会者应跟踪落实，以确保通知到与会人员。
（3）对书面通知的地址、邮编等要填写正确。
（4）落实发送的回复环节。
（5）在会议前夕 ,最好能和所有发出通知的人员联系 ,进一步确认是否能够到会等。
会后收尾工作-文档在线预览
实训练习
一、在为参会人员预定返程票时 ， 应注意哪些事项？ 二、小李有一次去某市参加电子产品交流会 。按照会议通知要求，
他交了1000元的会务费 ，组织方开具了发票 。可是当他回到单 位报销费用时 ，财务处工作人员告知他发票无效 ，原因是发票上 没有加盖公章 。小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯 定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章 。小李只好将这 份没有公章的发票快递给了对方 ，在证据面前组织者只好重新开 具了一份规范的发票 。思考回答下面两个问题： √在这个案例中 ， 会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？ √会务费如果开具成发票的话 ，应该使用哪种类型的发票？
会上 ，集团公司主管安全施工工作的一位负责人刘副总 在讲话中提到了四个方面： 一是思想上高度重视安全施工工 作 ，二是要严格贯彻落实市政府有关文件要求和公司的相关 制度 ，三是安全施工大检查活动具体部署 ， 四是对后进单位 的处罚措施 。在刘副总讲话过程中，李爱华临时有事离开了 会场几分钟 。等她再回来的时候，另一位领导开始发言。
二 、会议文件的立卷归档
3.会议文件立卷的方法 （1）编制案卷目录。
（2）立卷。
4.会议文件的归档 会议文件完成收集、整理和立卷等工作后 ， 即可按归档要求 移交档案部门 。在正常情况下 ，应在次年上半年将上一年的 案卷向档案部门移交归档 。移交前 ，档案部门应检查案卷质 量 。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后 ，履行 签字手续。
第二节 会议文件的收集与归档
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案例导入
某物业公司准备在年底举行一场新年联欢会 ，公司综合部已 经拟订了联欢会的相关方案 ，并列出了经费预算表 。在公司的 例会上 ，经理让参会的各部门以及各社区物业管理中心的负责 人讨论一下联欢会的方案和费用预算 。由于参加会议的人员比 较多 ，所以秘书刘军就将文件复印了多份供大家阅读。
会议服务电子教案
会议服务电子教案教案标题：会议服务电子教案教案目标：1. 了解会议服务的概念和重要性。
2. 掌握会议服务的基本流程和技巧。
3. 培养学生的沟通能力和团队合作能力。
4. 提高学生的组织和管理能力。
教案步骤：1. 导入（5分钟）- 介绍会议服务的概念和重要性，引发学生对该主题的兴趣。
- 提问学生：你们参加过什么样的会议？你们觉得会议服务的作用是什么？2. 知识讲解（15分钟）- 介绍会议服务的基本流程，包括会前准备、会议进行和会后总结等环节。
- 解释会议服务的技巧，如礼仪待人、会务组织、协调安排等。
- 分享一些成功的会议服务案例，激发学生学习的兴趣。
3. 案例分析（20分钟）- 提供几个真实的会议案例，让学生分组讨论如何进行会议服务。
- 学生需要分析会议的目的、参会人员、场地选择、日程安排等方面，并提出合理的建议。
- 每个小组派代表汇报讨论结果，并进行全班讨论。
4. 角色扮演（20分钟）- 将学生分成小组，每个小组扮演会议组织者、主持人、会议记录员等角色。
- 每个小组根据之前讨论的案例，进行会议服务的角色扮演演练。
- 角色扮演结束后，全班进行评价和反馈，提出改进建议。
5. 总结（10分钟）- 总结会议服务的重要性和技巧。
- 强调学生在今后的学习和工作中需要注重会议服务的能力培养。
- 鼓励学生积极参与各类会议，并运用所学知识进行实践。
教案评估方法：1. 学生在小组讨论和角色扮演中的表现和参与度。
2. 学生对案例分析和角色扮演的理解和应用能力。
3. 学生在总结环节中的思考和回答问题的能力。
4. 教师观察学生的沟通、团队合作和组织管理能力。
教案拓展：1. 邀请专业人士来校进行会议服务技巧的讲座和实践指导。
2. 组织学生参加模拟会议，提供更多的实践机会。
3. 设计其他相关主题的教案，如会议策划、会议营销等，进一步拓展学生的知识面。
教案参考资料：- 会议服务流程和技巧的相关书籍和网络资源。
- 成功会议服务案例的报道和分享。
《会议组织及服务》电子教案第一章会前组织工作第一节会议实施方案制定
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第一章）第一节会议方案的拟定课时安排11.认识会前组织工作的主要内容；2.熟习组织工作的流程；3.掌握会议方案的撰写。
认识会前组织工作的主要内容可以撰写会议活动方案理论、练习解说、事例、谈论多媒体一、会议名称、主题、议题与议程正规的会议一定有正确、合适的名称；会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达；会议的议题是环绕会议主题进行详尽细分而形成的一个或多个谈论话题，表现了会议的目标和任务。
二、会议时间和会议地点确立会议时间应试虑以下方面：工作需要、参会人员状况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。
会议地点，为了使会议获得预期成效，选择会场应试虑多种要素：场所大小、租借费、设备装备、泊车场、交通状况。
三、会议人员与会务机构1.参会人员应参加会议的三类人：有权作出决策的人；可以客观、公正、理智思虑会议的议题，而且愿意发布自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关状况比较熟习的人。
2.会务机构一般性的会议，依据会议分工的不一样，主要设有宣传组、秘书组、文件组、招待组、后勤组、安全保卫组、联系组等。
四、会议的其余活动会议的组织形式有多各种类，最常有的是参会人员在固定会场内进行谈论1.与发言。
除了这类形式以外，还有户外文体活动、观光接见、会商、展览展现、旅行观光、宴会宴请等。
五、会议方案的基本结构与主要内容1.标题一般由会议名称和文种构成，会议名称依据实质状况可以表现或省略召开单位的名称。
2.正文会议方案正文主要包含以下内容：（1）会议名称；（2）会议目标和指导思想；（3）会议主题、议题和议程；（4）会议的人员、规格和规模；（5）会议时间；（6）会议的地点；（7）主办、协办单位以及拟成立的会议组织机构。
（8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排。
（9）会议文件及用品。
（10）会议的招待、后勤保障措施和技术手段。
《会议组织与服务》电子教案第三章会后收尾工作第三节会议纪要的编制.docx
授课题目教学目标教学重点教学难点授课类型教学方式教学资源教学基本内容与教学设计会议组织与服务课程教案（第三章）第三节会议纪要的编制课时安排11.了解会议纪要的文体内涵、种类2.熟悉会议纪要的结构3.掌握会议纪要的写作注意事项、印发会议纪要的写作注意事项会议纪要的写作注意事项、印发理论、练习讲授、案例多媒体一、会议纪要的文体内涵会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。
它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反映会议精神，以便参会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织落实开展工作的依据。
印发会议纪要只限于日常工作会议。
大型的会议和专业会议，因为有正式文件，如会议决定、决议，一般不再印发会议纪要。
二、会议纪要的种类1.办公会议纪要办公会议纪要主要记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。
2.工作会议纪要工作会议纪要主要是传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。
3.协调会议纪要协调会议纪要用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项，对与会各方有一定的约束力。
4.研讨会议纪要研讨会议纪要主要记载研究和总结性会议的情况。
三、会议纪要的结构1.标题会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成，也有的由发文机关、会议名称和文种构成。
会议纪要的成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间，一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日，也可把成文时间写在尾部的署名下面。
2.前言概括介绍会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。
这项内容主要用来简述会议基本情况，文字要言简意赅。
3.主体这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。
写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神、会议所形成的决定、决议准确地表达清楚。
会议流程——会后
五、会议总结
方法
召开座谈会、表彰会、书面总结
内容
会议名称、时间、地点、规模、与会代 表人数、主要议题，参加会议的上级领 导人，会议的主持者，领导报告或讲话 的要点，对会议的基本评价和贯彻要求， 会议的决议情况及今后工作任务布置等。
对会议征询意见，拟就工作总结稿→向 领导报告会议结论→总结定稿→印发→ 归档→组织全体工作人员进行总结。
二、会议费用结算
在会议的组织过程中，有多项费用需 要等到会议结束才能进行结算和支付，例 如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、 食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后 安排专门的财会人员办理此项工作。 结算会议费用时应当做到账款两清、 准确无误，将相关的票据、合同和账目妥 善保管，防止混乱和丢失。参会人员如果 需要发票，可以向其开具正规的票据，同 时协助酒店办理参会人员的退房手续。
③与会人员参与会议状态与收获；对会
议的满意程度与理由；提出改进的意见 或建议; ④会议服务评估（如会议服务是否到位， 会议中的合作精神如何等）； ⑤会议实际费用支出，会议成本评估； ⑥再度召开同样的会议时，继续维持或 需要改进的事项。 分析影响会议效果的主要因素 →设计会议效果评估表 →汇总评估结果。
标准
基本程序
小组成员
陈梦 陆燕 江卓群 侍晓倩 吕铠旭
谢谢观看
• 安排暂留人员
由于各种原因，有部分人员在会议结束后 暂时不离开，需要主办方继续做好服务工 作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。 暂留人员中有一部分是外地人员，可能会 存在旅游或购物需求，会议主办方应适当 给予必要的协助。 暂留人员中还有一部分是会议工作人员， 由于进行善后工作而需要继续驻留，应当 合理安排费用，尽快完成全部工作。
整理会议文件资料的工作程序
《会议组织及服务》电子教案第一章会前组织工作第五节会前财务准备
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第一章）第五节会前财务准备课时安排11.认识编制会议花费估量的主要依照熟习会议花费估量的主要项目3.掌握会议花费估量并筹备经费的制定会议花费估量的主要项目拟定会议花费估量并筹备经费理论、练习解说、事例多媒体一、会议花费的估量估量包含收入估量和花费估量两各种类，在一般会议中，主要指花费估量。
1.编制会议花费估量的主要依照会议花费估量应当表现量力而行、经济合理的原则。
会议花费估量的依照主要有以下几个方面。
（1）会议主办方和承办方的利润目标。
（2）过去同类会议的估量状况和会议评估报告。
（3）单位在会议方面的相关规定。
（4）单位领导对会议估量的要求。
2.会议花费估量的主要项目（1）交通花费。
交通花费可以细分为：1）出发地至会务地的交通花费。
2）会议时期交通花费。
3）欢送交通及返程交通。
（2）会议室花费。
详尽可细分为：1）会议场所租金。
2）会议设施租借花费。
3）会场部署花费。
（3）住宿花费。
（4）餐饮花费。
包含以下几个方面：早饭、午饭、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会(舞会)。
（5）资料花费。
（6）人工费。
（7）视听设施花费。
其估量包含：1）设施自己的租借花费，平时按天计算。
2）设施的运输、安装调试及控制技术人员支持花费。
3）音源。
（8）娱乐休闲花费。
（9）杂费。
二、会议经费的筹备一般状况下，会议经费的本源主要有以下几种方式：参会者交费、联合主办者交费、社会资助、社会捐助、服务收费。
三、会议财务工作原则会议财务工作重要并且简单出现疏忽，在工作中应当应依照以下原则。
遵守制度，严格手续量力而行，进出均衡精打细算，厉行节约一、若是你所在的学校准备召开一次以“我的实习收获”为主题的会商会，参加会议的有10名优秀实习生、50名在校生、10名教师和5名实习单位领导。
会议的主要内容有实习生经验介绍、实习单位领导讲话、在校生和实习生之间课内练习的问答互动等。
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2.付款结算
付款结算，即向某些特定的参会者（例如演讲嘉宾）和会议服务提供商、设备租赁商支付费用。
三、安排人员送站
和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
四、安顿暂留人员
由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应合理安排费用，尽快完成全部工作。
会议组织与服务课程教案（第三章）
授课题目
第一节 参会人员的送工作需要做好的准备工作
2.熟悉送别参会人员的方法与要求
3.掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票
教学重点
送别参会人员的方法与要求
教学难点
会议费用的结算方法，开具规范的发票
授课类型
理论、练习
教学方式
讲授、案例
课内练习
在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？
课后作业
小李有一次去某市参加电子产品交流会。按照会议通知要求，他交了1000元的会务费，组织方开具了发票。可是当他回到单位报销费用时，财务处工作人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。小李只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了一份规范的发票。思考回答下面两个问题：
1.在这个案例中，会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？
2.会务费如果开具成发票的话，应该使用哪种类型的发票？
教学资源
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、做好送别准备工作
1.返程票务准备
会议组织者应提前做好参会者车票、机票或船票的登记预售工作。
组织者应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。
返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并收回票款。
2.送站安排准备
3.协助参会者做好返程准备
会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。
二、结算会议费用
1.收款结算
收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中，参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。
开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。