会议的组织程序会前的准备工作

会前的准备工作（一）制定会议方案制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。

制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。

会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。

制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。

（二）会议经费预算会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。

在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。

会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。

在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列与计算，这就是：文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者与会费用等。

会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。

编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的，违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二，如实列报，即使是属于会议的合理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。

（三）会议报批会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。

在实际生活当中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。

凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。

除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。

（四）组建会议机构在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。

会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构内部设立的会务处、会务组一类的部门。

会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。

如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。

会议临时工作机构是为筹备和组织特定会议而临时组建的工作机构，常见的“××大会组织委员会”、“××会议筹备组”、“××会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构。

根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。

1、会议三级工作机构。

会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。

内部是由三个级别的机构所组成的，这就是：大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处（组）。

大会组织委员会是大会组织工作的最高权力机构，有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；组委会办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工作的有关事宜分解到各个职能处（组），并对各职能处（组）的工作情况进行必要的协调；各职能处（组）的工作则是按照分工和组委会办公室的布置，具体从事对大会的各种事务性工作的办理。

在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人，办公室负责人即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。

2、会议二级工作机构。

会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型。

内部是由二级工作机构所组成，即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。

3、会议一级工作机构。

会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。

这种形式的会议工作机构一般只有秘书组这样一级办事机构，由于会议的规模比较小，工作量少，通常由会议领导指定有关人员负责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员。

然后，各负其责，共同完成会议的筹备和组织工作的有关事宜。

（五）制定会议筹备方案会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。

会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织刁二作的依据。

其要求是：（1）全面。

即会议筹备方案对与本次会议活动直接相关的所有工作必须全部覆盖，防止因对会议筹备和组织的某些工作没有被列入筹备方案，而使会议活动在进行过程中出现漏洞，使会议难以达到预期的目的。

（2）明确。

即对每一项会务工作的形式和内容都要明确和准确的表述，并落实到人，如需多人合作完成，在其中应指定一人牵头负责，同时提出明确的时间和质量要求。

（3）有序。

在指定会议筹备方案的过程中，对会议各项会务工作的安排，要运用科学的方法，合理安排，使各项会务工作之间体现出一种最佳的组合，使会议的组织工作体现出最佳的有序状态。

会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下，参与会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行。

（六）确定会议议题会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。

会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。

会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作。

在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则：（1）必要性。

按照此原则，一是会议对该问题的讨论必须进行；二是对该问题的讨论必须立即进行。

对不应该或不必要进行讨论的问题要坚决将其排除在会议议题范围之外，以保证会议对每一个议题的讨论都是必要的，使与会者能够把主要的精力集中于最重要和最紧迫的问题上，以避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间。

（2）明确性。

一是表述要简洁明了、准确，突出主题。

二是准备要充分，在作为会议议题拟提交会议时，还要同时提交与此议题有关的一些材料（如背景材料、辅助材料等），以便让与会人在讨论和决策时参考。

（3）规范性。

凡拟提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内，是会议有权做出决定的事情，既是需要解决，也是会议能够解决的问题。

该原则强调的是，会议主持人和会议工作人员应十分清楚会议的职权范围，不研究和决定超出本会议职权范围的问题。

（七）拟定与会人员建议名单拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。

在所有的会议活动当中，不管与会人员的身份如何，都可以将他们划分为法定与会人和指定与会人两种。

法定与会人是其所对应的会议活动的法定的参加者，没有特殊情况和不经过特别的程序不能取消其参加会议的资格，所以，这部分人员不在“建议”之列。

拟定与会人员建议名单的工作主要是针对“指定与会人员”。

拟定与会人员建议名单的工作必须遵循以下三个原则：（1）建议名单中所列人员必须是和本次会议的议题直接相关者；（2）建议名单必须在会前及早提交给会议主持人，并就“建议”的理由做出必要的说明；（3）对与会人员建议名单的最终确定者是本次会议的召集人或主持人。

除此之外，作为会议秘书人员不可擅自指定与会人员，随意扩大和缩小由会议主持人所确定的出席范围。

对因故没有通知到或因故不能到会的人员，会议秘书人员要向会议主持人做出报告并说明原因。

（八）发出会议通知发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。

在实际的会议活动当中，当会议的主办者（或召集人）确定开会，并将会议的形式、内容、与会人员等基本情况决定下来以后，会议工作人员就要提前就以下内容向计划与会人员进行告知：包括会议名称、时间、地点、范围、与会人员须知、报到入场凭证、会议主办单位和联系人姓名、电话等。

会议通知也是多种多样的。

如按形式可分为口头通知和书面通知；按作用可分为预告性通知和正式通知。

1、会议口头通知会议口头通知是会议工作人员以面对面的口头通知和电话通知的形式告知通知对象的会议通知形式。

在实际工作当中，部门内部的会议或具有直接通话条件的多采用这种形式进行会议通知。

口头通知的可取之处是直接、简便、迅速；可能出现的问题是：其一，发出通知的人口头表述不清，易使被通知者理解产生歧异；其二，通知一下难以到位，造成会议通知事实上的不到位。

对此进行弥补的措施是：在进行口头通知之前，最好将通知的内容拟出简要的文字稿，然后照本宣科，以准确无误，并建立会议通知登记簿，注明受话人姓名和时间，并随后查问，以确保通知到位。

2、会议书面通知会议书面通知就是以书面文字的形式所进行的会议通知。

会议书面通知由标题、受文者、通知内容和落款四部分所组成。

被通知者既可以是一个部门，也可以是个人。

在会议通知内容的部分，要写明所召开的会议名称、时间、地点、参加人、须知事宜和联系办法、联系人等。

若会议在到会凭证、准备和携带有关材料及交通等方面还有特别的安排或要求，也应在书面通知中一一说明。

通知落款包括发文单位加盖的印章和发文日期。

如果会议另有作报名和了解与会人相关情况之用的“回执”，亦可附于会议书面通知之后，一同发出。

会议书面通知除具有正规和庄重的特点之外，还具有备忘和作为会议入场凭证的作用。

3、会议预告性通知会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对象，使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通知。

在实际工作当中，需要提前发出预告性通知的会议，一般是需要与会者向会议提交有关材料的会，如需向会议提交论文、书面意见或经验介绍材料等。

如果没有预告性通知，会议组织者只在会前作一次性通知，则会使与会者感到措手不及，仓促准备，从而难以保证会议的质量。

4、会议正式通知会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后，对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。

在会议活动中，会议的正式通知还常常被作为与会者报到或入场凭证。

5、会议通知回执会议通知回执是会议组织者向通知对象发出通知时，要求对方就有关情况做出回复的登记表，属于会议事务性文书之一。

回执通常与会议预告性通知一同发出。

回执的内容一般是请被通知对象对是否同意参加会议、计划参加会议人员的姓名、性别、年龄、民族、职务（职称）及计划乘坐的车、船、航班等提前告之，以便会议组织者早做出安排。