文书档案整理注意的几个问题
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案整理的要点分析
文书档案整理的要点分析【摘要】文书档案整理是组织中非常重要的工作，它不仅可以帮助提高工作效率，还可以保护和管理重要的文件和资料。
确定整理文书档案的范围和目的是整理工作的基础，建立步骤和流程可以确保整理工作有条不紊进行。
分类归档文书档案的方法和技巧可以帮助整理者快速找到需要的文件，建立保管和管理制度可以确保文件及时更新和移交。
利用技术手段如文件管理系统可以提高整理效率。
关键要点包括范围和目的的确定、步骤和流程的建立、分类归档的方法和技巧、保管和管理制度的建立以及技术手段的应用。
展望未来，随着科技的发展，文书档案整理工作将更加智能化和便捷化。
【关键词】文书档案整理, 背景意义, 重要性, 范围, 目的, 步骤, 流程, 分类归档, 方法, 技巧, 保管, 管理制度, 技术手段, 效率, 关键要点, 未来发展。
1. 引言1.1 介绍文书档案整理的背景意义文书档案整理是指对机构或个人的文件、资料进行分类、整理和归档的过程。
随着信息化时代的发展，各种文件资料不断增加，文书档案整理越来越显得重要。
文书档案整理的背景意义主要体现在以下几个方面：文书档案整理有利于提高工作效率和节约时间成本。
一个机构或个人的文件资料如果杂乱无章，将会浪费大量的时间去查找和整理资料。
而进行文书档案整理后，文件资料将井然有序，可以快速准确地找到所需信息，从而提高工作效率。
文书档案整理有利于保护机构或个人的隐私和商业机密。
在信息泄露和数据泄露日益严重的今天，文书档案整理可以有效地保护机构或个人的重要资料不被非法获取，确保信息安全。
文书档案整理还可以帮助机构或个人更好地了解自己的历史和发展轨迹。
通过对文件资料的整理和归档，可以清晰地了解过去的工作经验和发展历程，为未来的发展规划提供参考依据。
文书档案整理是一个重要的管理工作，对于机构和个人都具有重要的意义。
通过文书档案整理，可以提高工作效率，保护信息安全，同时也有助于了解过去的历史和为未来的发展提供参考。
档案整理常见问题解答
一、文书档案 收集
4.同一份文件对同一个单位既是发文又是 收文怎么归档？
答：应做两份文件分别归档，题名著 录时在原标题后加“(发文)”或 “（收文）”。
一、文书档案 鉴定
5.档案馆有无敏件划分的标准（例：文件 中只提到了人名和年龄；张三任新职务免 前职务；内部资料等）？
答：原则上都要有。
五、实物档案
五、实物档案
25.示范基地、定点医院、省特级、档案 登记证放实物什么类？
答：其他类。
五、实物档案
26.副会长单位、理事、理事单位、会长 单位等牌匾放实物什么类？
答：其他类。
五、实物档案
27.土地使用证、房产证放哪个门类？ 答：基建档案。
五、实物档案
28.组织机构代码证放哪个门类？ 答：其他类。
档案整理
常见问题解答
一、文书档案
一、文书档案 收集
1.本单位产生的白头文件和表格是否一定 需要处理签、底稿（例：本单位写的某项 活动工作方案、工作总结等、党员花名 册）？本单位产生的表格类型的材料是否 算白头文件（例：上报的党员年报、工资 审批表）？ 答：原则上都需要处理签和底稿。
一、文书档案 收集
谢 谢！
答：档案数量少的，可按一条线整理。 档案数量多的，可分几条线整理，根 据单位实际情况整理。
三、会计档案
22.一个单位有多套账（例如行政账、工会账、 食堂账），凭证、账薄、报表、其他的封面名称 描述时需不需要在单位名称后面加行政账、工会 账、食堂账[如宜昌市档案局（行政）、宜昌市 档案局（工会）、宜昌市档案局（食堂）]？
一、文书档案 分件
8.同一个人在办同一件事时产生的不同内 容的表格（例：张三2019年在职职工增减 申报表、张三2019年调动工作工资转移单、 张三2019年工资转移介绍信）
办公室文书档案的管理及常见问题
办公室文书档案的管理及常见问题在一个办公室里，有很多文书档案需要管理。
这些文书档案包括合同文件、报告、会议记录、员工档案等等。
文书档案的管理的好坏直接影响了办公室的工作效率和后续的业务拓展。
下面将讨论办公室文书档案管理的注意事项及常见问题。
一、文书档案管理的注意事项1、分类存档将文书档案按照不同的内容进行分类，例如合同、报告、财务等等，然后给每个文书档案进行编号，建立档案登记表，确保文件存档系统化，并能准确快速地查找档案。
2、合理利用空间在有限的空间内，需要合理地摆放档案柜和文件盒，以便保存更多的文件。
此外，为防止文件混乱，需要标注每个档案的存放位置，避免文件的丢失。
3、保密措施保证文件的机密性，并建立保密制度，并严格执行。
为重要的文件进行加密，设置密码几层验证，确保信息的安全。
4、文书档案的保管时间不同类型的文书档案，其保管时间也不同。
可以根据《企业档案管理规定》中有关文书档案保管的规定，结合企业自身情况，制定保管时间的计划，尽量避免无用的文件占用过多的存储空间。
5、来源与去向每一份文书档案的来源和去向都需要详实记录，以便及时查找和处理文件。
二、常见问题1、档案格式混乱由于格式混乱，文件名称、编号以及存储位置的标注不清晰，这样就会导致档案存放时无法规划，查阅功能受影响，工作效率下降。
2、档案遗失文件丢失是档案管理过程中的最常见问题之一。
有两种情形，一是在档案存储时发生，一是档案借阅错位。
为避免这种情况的发生，可以建立严格的档案借阅制度并严格执行，档案管理者要对借阅者进行跟踪，核对档案的还回情况。
3、档案安全性问题办公室存储的文书档案通常沉淀着一些有价值的信息，可能被一些不良分子利用。
因此，在存储文书档案时，需要采取一些保密措施。
如根据机密程度给文书档案进行分类管理，采用密码管理系统，以加强文书档案的安全保障。
文书档案的保管时间问题是档案管理中一个相对较为复杂的问题。
办公室中的文书档案往往是非常庞大的，如果不做适当的规划，那么办公室的档案存储空间就很快会被占满。
机关文书档案管理工作存在问题及对策
区域治理MARKET 机关文书档案管理工作存在问题及对策河北省节能监察监测中心 王瑾摘要：衡量一个单位的档案管理水平，最为重要的一个标准是文书档案管理工作。
文书档案管理工作的好坏直接关系到档案资料的质量和档案馆的发展水平。
本文立足机关文书档案管理工作实际，分析当前阶段存在的一些问题，并提出了对策和建议，为档案工作提供参考。
关键词：文书档案；存在问题；对策建议中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：2096-4595（2020）25-0277-0001机关文书档案管理工作是日常管理工作的重要组成部分，也是工作过程的真实记录，并且是保持机关历史面貌的基础，对未来事业发展也可提供极大帮助的工作。
缺乏规范的机关档案管理，档案工作的完善就缺乏最后保障。
加强文书档案工作，对加强工作质量，规范工作管理都具有重要地意义。
因此，要进一步加强对文书档案的规范化管理，在不断规范化的管理过程中，逐步提高文书档案的利用率和贡献率，进而为单位建设和发展提供有力支撑。
一、存在问题（一）对文书档案的重视程度不够档案工作对于业务工作说不出业绩，容易被领导忽视。
有一些领导，通常把档案工作放在最后来安排，简单地认为档案工作就是收集和整理资料，然后将材料放入档案室保存就可以，对档案工作的重视不够，档案意识非常薄弱。
因为文书档案工作不能直接产生经济效益，同时很难在短时间内见到明显地效果，所以部分领导认为档案工作是次要工作，甚至对档案工作不闻不问，完全抛之脑后。
（二）管理制度不健全档案管理制度不健全会影响档案工作发展的重要方面，制度决定了工作的持久性和规范性。
很多机关存在档案管理制度不健全的现象。
例如对档案的收集没有明确规范要求，收集上来的档案五花八门；对档案的归档、保管和借阅没有统一规定，经常出现文书档案丢失或被损坏的现象；没有严格的保密制度。
一部分些机关单位可以任人翻阅档案；甚至有的档案室规模较小，存在很多档案无地存放的现象；档案保存环境不够规范，存在风险因素等。
文书档案整理归档存在问题及对策分析
文书档案整理归档存在问题及对策分析摘要：文书档案对于任何一个单位而言都有着非常重要的作用，其是一笔无形资产。
对于单位的各项职能，各部门人员等都有详细的记载。
不仅如此，文书档案也是各个单位在开展工作的过程中所形成的有关材料，是根据一定原则以及一定的分类，对有关材料文件进行修整的一项工作。
在对档案进行管理时，工作人员应当对将档案以排列、编号的方式实现存放的有序性。
近些年来，文书档案的管理工作也逐渐朝向多元化的发展。
为了能够更好地实现文书档案管理工作高效开展的一些目标，就必须要在传统的档案管理工作中所存在一些问题进行细致入微地了解与分析，并针对性的提出相应的解决办法，以实现文书档案整理归档工作得以高质量开展的预期目标。
关键词：文书档案；整理归档；问题；对策引言：档案整理归档是档案管理部门在进行档案管理工作的过程中，主要负责的工作内容之一。
若要实现档案管理工作的高质量开展，工作人员就必须要对文书档案的收集与归档工作予以优化处理，这样才能够切实有效的提升文书档案的归档质量，同时也可以在很大程度上避免由于档案流失给单位的正常运转带来负面影响的现象，进而实现档案管理效率得以全面提升的预期目标。
一、档案管理工作中存在的一些问题在开展档案管理工作的过程中，传统的管理模式所带来的诸多问题一直困扰着企事业单位的日常工作。
在进行文书档管理工作的过程中所出现的问题主要体现在以下几个方面，首先是文书档案与档案管理工作之间的衔接问题，。
尽管文书档案一般的档案具有着一定联系。
但从根本的角度上来说，这两者之间也有着一定的不足之处。
因此，工作人员就必须要高效的完成文书档案管理工作，使得档案具有着科学性，当人们对相关的档案予以调用时，便能够及时地了解相应的信息。
然而，在现实的工作流程中，很多企事业单位的文书档管理制度还存在着非常巨大的问题。
首先，这两者之间没有完整的进行衔接，在编写档案是格式，也没有进行统一，这些都会深刻地影响到档案管理工作的整体质量，进而会严重阻碍我国档案管理工作的有序开展。
文书档案工作应该注意的几个问题
断发展。但随着保障制度 的不断深入 越重要。在 电子版文件的收集 中，不 件发放时间或 内容建立索引，并且随
和保障的多样化，原有的一些深层次 仅要重视文件的分类存储，而且要定 着 时代 的发展 ，建 立新 的检 索工 具 。
准化管理奠定坚实的工作基础。
一
要注 意文件 材料 收集 的及时
在日 益加快的城建案卷工作标准 性 。 随着 科 技 、经 济 的快 速发 展 ，各 化实施 的过程 中，城建档案工作的现 种文件材料发放频 繁，如果不及时收
代 化趋 势 更加 突 显 出来 ，我 们 必 须 以 集 ，会 造成 部 分 资料 遗 失 。 因此 ，在
全新的观念来对待这一 问题 。这就需 日常工 作 中 ，应及 时建 立文 档 收集 帐
要我 们 城 建档 案 工作 者 适应 新 的形 势 簿 ，记录需要收集 的文件材料项 目、 的要求 ，丰 富 自 己的知 识 ， 以高度 的 计划 收集 的 日期 以及 收 集情 况 ，并 按 责任 感和 强有 力 的城 建 档 案知 识 技术 照计划收集 日期进行材料收集 。
保低保档案工作健康有序发展。低保 失。其次，要注意 电子版文件材料的 以，必须健全文书档案的索引 目录。 档案事业要发展 ，制度建设是保证。
收 集 。随 着 网络 的 发展 ， 电子 文 件 的 由于文 档 的形 式 多样 性和 联 系 的多样
经过多年 的工作和实践，低保档案工 交流 日趋频繁 ，成为 日常工作交流中 性，应当建立多种检索途径。可 以根 作 己形成 了一整套相对完备、系统的 主要 的媒介 。电子版文 件材料 的 收 据文 书 档案 的 不 同性质 ，进 行 多种分
文书档案整理要求
附件2：文书档案整理要求归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一、“件”的概念：归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。
1、文件正本与定稿为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行文呈批表、签批条等）作为一件；注意：各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表，并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时归档。
4、原件与复制件作为一件（指原件不清）；5、转发文与被转发文作为一件；6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件；7、来文与复文（请示与批复、函与复函）作为两件分别编号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况；8、记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容；9、大事记以年度为单位作为一件；10、行政介绍信可以几张（不超20张）粘帖成一件。
二、归档文件的技术与处理：1、拆钉永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。
2、文件的修整第一，修裱破损文件；第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件；第三，超大纸张要折叠，少于B5的纸要托裱。
3、装订薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。
4、排列⑴同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。
⑵成套性文件相对集中排列。
如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。
⑶对未及时归档文件，排在相应类别的最后。
5、编号6.1企业档案一般有以下类目一级类目以下按各类档案的内容、性质分别设二级类目、三级类目、四级类目，以下为各案卷排列顺序号。
6.2分类编号规程分类号及案卷顺序号(构成档号)统一用阿拉伯数字作代号，各类目之间分别用圆点分隔(占半格)，分类号与顺序号之间用破折号“一”分隔(占一格)。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项需要耐心和细心的工作，它不仅关系到个人的工作效率和形象，更关乎单位的管理和运行。
下面将介绍一些文书档案整理的方法，希望能对大家有所帮助。
首先，整理文书档案时，要先对文书进行分类。
可以根据文书的性质、用途、时间等因素进行分类，将相似性质的文书放在一起，这样可以方便后续的整理和查找。
分类可以采取文件夹、盒子、标签等方式进行，根据实际情况选择最合适的方式。
其次，对于已经分类好的文书，需要进行归档整理。
归档整理时，可以采取按时间顺序、按重要性顺序、按编号顺序等方式进行，具体方法可以根据实际情况进行选择。
在整理过程中，可以使用文件夹、文件盒、文件夹袋等工具进行整理，同时要注意标注清楚每个文书的名称、时间、编号等信息，以便于后续的查找和管理。
另外，文书档案整理时，要注意保持文书的完整性和准确性。
在整理过程中，要注意文书的数量和内容是否齐全，如果有遗漏或错误，要及时进行补充和更正。
同时，要保持文书的清晰可读，可以使用文件夹袋、透明文件夹等工具进行保护，防止文书被弄脏或损坏。
最后，整理完文书档案后，要进行定期的检查和更新。
定期检查可以帮助及时发现问题并进行调整，同时也可以保持文书档案的整洁和有序。
在更新过程中，可以根据实际情况对文书进行调整和重新整理，以保持文书档案的及时性和有效性。
综上所述，文书档案整理是一项需要细心和耐心的工作，但是它对于个人和单位都是非常重要的。
通过合理的分类、归档整理、保持完整性和定期更新，可以帮助我们更好地管理和利用文书档案，提高工作效率和整体形象。
希望大家在工作中能够重视文书档案整理，做好相关工作，为工作和单位发展做出贡献。
办公室文书档案的管理及常见问题8篇
办公室文书档案的管理及常见问题8篇第1篇示例：办公室文书档案的管理是办公室工作的重要组成部分，它涉及到公司的重要信息和资料，对公司的发展起着至关重要的作用。
但是在管理办公室文书档案的过程中，往往会出现一些常见问题，这些问题可能会对公司的正常运作造成影响。
下面将从办公室文书档案管理的重要性和常见问题两个方面进行探讨。
让我们来看一下办公室文书档案管理的重要性。
办公室文书档案是公司的重要资料，其中包含了公司的各种业务信息、合同文件、财务数据等关键信息。
有效的文书档案管理可以帮助公司提高工作效率、减少错误、保护信息安全，同时也有利于公司的合规性和风险管理。
在办公室文书档案管理中，常见问题主要包括以下几个方面：1. 整理与归档不规范：在办公室文书档案管理中，常见问题之一就是整理与归档不规范。
员工可能会将文件随意堆放，导致文件混乱，找文件的时候费时费力。
这不仅浪费员工的时间，还可能导致文件丢失或遗漏，影响公司的正常运作。
2. 存档方式不当：另一个常见问题是存档方式不当。
有些公司可能使用过时的存档方法，比如纸质档案存档，这不仅浪费空间，还容易造成文件损坏或丢失。
现代办公室可以考虑使用电子文档存档，通过云存储等技术手段来管理文档档案，提高工作效率。
3. 审批流程不清晰：在办公室文书档案管理中，审批流程不清晰也是一个常见问题。
有些公司可能没有明确的审批流程，导致文件的批准和归档不及时。
这样不仅会影响公司的决策效率，还可能引发信息泄露或安全隐患。
4. 安全性风险：最后一个常见问题是安全性风险。
办公室文书档案中可能包含公司的重要信息和商业机密，如果不加以保护，就容易被泄露或被恶意利用。
公司需要建立健全的安全管理机制，确保文书档案的安全性。
为了解决这些常见问题，公司可以采取以下几点措施：1. 建立规范的文书档案管理制度：公司应该建立完善的文书档案管理制度，明确文书档案的分类标准、整理方式、存档周期等，确保文件的整理与归档规范化。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法简析
机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法简析摘要：随着信息技术不断的进步和发展，机关档案室整理工作也更加的先进化，使得文书档案整理的质量和整理效率得到了极大的提高。
机关档案室文书档案整理是行政单位非常重要的工作内容之一，但是在实践中文书档案整理工作还存在着诸多问题，因此，本文将对这些存在的问题进行分析并提出科学合理的解决措施尤为重要，仅供参考。
关键词：文书档案；整理；问题；措施文书档案指的是机关工作过程中已经办理结束的文件材料，文书档案的整理就是对具有再次利用价值的文书档案进行分类保管。
随着计算机技术的应用，文书档案实现信息化管理，改进了档案整理方法，使得整体工作效率得到了有效提升。
在最新制定的文书档案管理规则中明确文书档案整理的工作标准，规范了文书档案的保存管理模式，但在实际管理过程中仍存在一些整理问题需要不断进行优化。
1.文书档案整理中存在的问题分析1.1文书档案归档范围不确定文书档案归档范围不明确主要是因为一些工作单位文书档案管理人员不稳定，同时并没有足够的档案管理经验，对文书档案编制工作制度没有深度了解，导致档案管理混乱。
如将一些并没有利用价值的文件资料进行归档，无形增加整理工作量。
此外，档案管理人员将省级机关对关于本单位批复或者给出相关意见的资料并没有列入文书档案整理过程中，导致一些重要的文书档案资料查找困难。
1.2跨年度文件归档问题一些文书档案在归档过程中会出现不同的日期，还有重复的批准日期和成文日期等，这为文书档案归档工作带来了一定的困难，特别是一些年初和年末之间的文件，有些单位在年初时发文较多，但是文件的落款时间却是去年年末，在归档过程中整理人员很容易将这些文件误认为是本年度的文件，将其归档在下一年的归档范围内，为文书档案的查找工作带来困难。
1.3文书档案页码问题文书档案归档过程中出现页码编排混乱及重复编排的问题，增加文件的整理和查找的难度。
文件档案在归档过程中会以件为单位，因为文件本身就存在页码，在整理过程中有些页码按照原有的页码进行编排，或者在编码过程中只编排文件正面页码，背面不编写页码等，这些文件页码编排方式没有统一的规范，导致文书档案出现页码重复或者漏页的情况。
机关文书档案整理存在的问题及对策
起排列 ；批复和请示分开保存 ，给将来 的档案利用工
作 带来 许多 不便 。 （ ６ ）编 制页码 过 程 中 ，有些 档案 人员 不是 以一 份 文 件 为一 件 单独 编 页号 ，而是 把 所 有文 件 集 中起来 ， 大流 水 编页 码 。页 号大 ，无 法 断 定 一件 文 件 的 页数 ， 经常需 要返 工 ，重新 编 页号 。 （ ７ ）归 档章 不规 范 。有 的把 归档 章盖 在 了文件 的 背后 ，而且 填 写归档 章 内容用 的是铅 笔或 圆珠 笔 （ 字
地征用 、重要合 同协议 、资产登记等凭证性文件材
料 ，上级 机关 制 发 的属 于本机 关 主管业 务 的重要 文件 材 料 ；同 级 机 关 、下 级 机 关 关 于 重 要业 务 问题 的来
价值 ，便于保管 和利用 。具 体要做好 以下人员要保持相对稳定 ，不
１ 当前 机关 文 书档案 整理 中存在 的 问题
（ ８ ）装 订不 规范 。有 的没拆 掉 文件 的金属 物 ，有
的塑 料封皮 未拆 掉 。
（ １ ）整 理过 程 中发现 ，每年 的应 归档文 件 中都会 掺 杂有 跨年 度 的文件 ，这 是 文书处 理人 员在 乎 时文件 积 累 的过程 中粗 心 大意 ，没有 很好 地 区分开 年度 ，造
一
（ ９ ） 备 考 表该 写 的盒 内文件 情 况 说 明没 有 写 清 ， 片空 白。
成应归档时没有发现而推迟到又一个年度归档。 （ ２ ）档案人员没有明确应归档与不归档文件的范 围 ，把所有收集起来的文件不论重要与否全部归档 ，
使 不在 归 档范 围 内的无 价值文 件 一并 归档 ，加 大 了工 作 量 ，也造 成 了馆 藏档案 量 的不必 要增 加 。
办公室文书档案的管理及常见问题
办公室文书档案的管理及常见问题【摘要】办公室文书档案的管理在现代办公环境中起着至关重要的作用。
本文首先探讨了文书档案管理的重要性，指出其对于提高工作效率和保障信息安全至关重要。
其次介绍了文书档案管理的原则，包括规范性、连续性和可审查性等方面。
接着分析了常见的文书档案管理问题，如文件丢失、错放等，并提出相应的解决方法。
还介绍了一些文书档案管理工具和技巧，如电子文书档案管理系统和有效的文件标识方法。
总结了办公室文书档案管理的改善策略和未来发展方向，强调了信息技术在文书档案管理中的重要作用，同时提出了加强员工培训和完善管理制度的建议，以推动办公室文书档案管理不断提升和创新。
【关键词】办公室文书档案、管理、重要性、原则、问题、解决方法、工具、技巧、改善策略、未来发展方向。
1. 引言1.1 办公室文书档案的管理及常见问题办公室文书档案的管理是组织内部非常重要的一项工作，它关乎到企业的运作效率、信息安全和合规性。
随着信息化的发展，办公室文书档案管理也变得愈发复杂和关键。
但在管理过程中，常常会出现各种问题和挑战，如文件混乱、信息泄露、文件丢失等，这些问题给组织带来了不少困扰和损失。
加强办公室文书档案管理，解决常见问题，提高管理效率已成为企业管理者必须面对和解决的重要课题。
在实践中，人们往往容易忽视文书档案管理的重要性，缺乏必要的管理原则和技巧，导致各种管理问题的发生。
强调文书档案管理的重要性，遵循管理原则，及时解决常见问题，提高管理效率，是提升组织绩效和竞争力的关键一环。
在这篇文章中，我们将深入探讨办公室文书档案管理的重要性、原则、常见问题、解决方法，以及管理工具和技巧，希望能为广大管理者提供一些实用的参考和建议。
是我们共同关注的话题，也是我们共同努力解决的挑战。
2. 正文2.1 文书档案管理的重要性文书档案管理在办公室中扮演着至关重要的角色，它是组织内部信息流转的重要方式，也是保障组织合规运营的重要手段。
文书档案记录了组织内部活动和交流的重要信息，对于组织内部的决策制定、问题解决和工作展开具有重要的参考意义。
文书档案整理过程中遇到的问题及解决方法
文书档案整理过程中遇到的问题及解决方法文书档案对于单位来讲非常的重要，它是一笔无形的资产，在文书档案中对单位各部门的职能、历史、人员信息等有详细的记载。
不仅如此文书档案也是单位工作开展过程中形成的有关文件、材料等等。
所谓的文书档案整理就是按照一定的规则，分门别类的对相关档案进行有序的整理和存放。
在进行整理等的过程中要对实体档案排列、编号等以便于其存放的有序性。
近些年来，对文书档案的管理工作也慢慢的向多元化方向发展。
为了让档案文书整理工作的更有效，笔者在文中对目前存在于文书档案整理过程中出现的问题进行了总结，并有针对性的提出相关的解决办法。
标签：文书档案整理问题解决方法对文书档案进行管理工作中，文书档案的整理工作占有非常重要的地位，这个环节在文书档案的管理工作里不容小觑，为了让文书档案的查阅以及利用效率提高，就需要提高文书档案的整理工作的质量，因此，在对文书档案进行整理的过程中，工作人员一定要具有较高的职业精神，让文书档案的整理工作顺利完成。
一、存在的问题1.文书档案归档问题我们在进行文书档案进行整理的过程中会发现，每一次在进行文书档案归档的时候都会掺杂着前几年就应该归档的文书档案。
这是档案整理人员工作的疏忽，对于年度的划分没有很好的区分出来，这就会出现今年应该归档的文书档案，由于收不到相关的提醒致使没有及时的归档。
同时，档案整理人员对于对于应归档和不归档文书档案的区分度不大，把搜集到的文书档案，不管是不是重要和应不应该归档都一并归档，这样在无形中不仅增加了文书档案整理人员的工作量，也给文书档案带来不必要的馆藏量。
2.搜集的文件材料不齐全之所以进行档案整理，就是让本单位在活动中把相关有价值的档案合理的保存下来，为以后开展类似的工作提供相关的参考经验，具有较强的参考意义。
一些单位，特别是比较大的单位档案更为重要，是该单位从小到大，从强到弱的历史见证，是单位重要的历史资料和精髓，因此就很有必要保证文书档案的完整性。
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文书档案整理过程中应当遵守的几个注意事项归档文件的收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划、规划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
归档文件的判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。
不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。
指本单位的发文及部分收文的重份文件。
②普发性文件。
主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
③未生效文件。
如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
归档文件的装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起，即单“件”装订，便于保管利用。
1、整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。
2、文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。
3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。
？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。
较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
文书档案管理分类：归档文件采用机构—年度—保管期限分类法进行分类。
以每个科室为单位进行归档整理。
1、区分年度①年度以落款日期为准。
如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。
如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
归档文件区分保管期限将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。
永久保管档案的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。
可以概括为以下四个方面：①反映机关主要历史面貌的文件材料。
如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。
如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。
如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
④反映机关人事管理活动的文件材料。
如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。
（参照本机关修订的保管期限表）准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。
《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的归永久保存。
如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。
其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
（参照本机关修订的保管期限表）本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。
（参照本机关修订的保管期限表）同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
（参照本机关修订的保管期限表）归档文件的排列1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。
即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。
不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。
是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。
排列顺序应保持相对固定。
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。
归档文件编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。
通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。
件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。
归档章设置全宗号、机构、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、机构：填写所在科室。
如：办公室或财务科。
3、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
4、保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
5、件号：归档文件的排列顺序号。
以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号：永久、30年、10年各编一条）。
件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：2007年永久件号：1、2、3 (82)30年件号：1、2、3 (73)10年件号：1、2、3 (243)馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
归档文件编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。
来文与复文为一件时，只对复文进行编目。
通过检查复文来实现对相应来文的查找。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1、件号：填写室编件号。
2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“河北省财政厅“，不能使用“本厅”、“省财政厅”等含义不明，难判断的简称。
②联合发文责任者过多时，可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。
以体现“以我为中心”的精神。
③未署名责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
如深政办[2008]198号、深档[2008]68号，没有发文字号的不填写。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。
没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。
如河北省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为河北省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。
5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112。
表示月、日的数字可回行填写，如20080708。
6、页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。
7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。
包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
文书档案管理装盒装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。
不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
1、装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。