秘书信息工作案例
第五章,秘书辅助决策与信息调研工作案例
案例 “窗口”
某先进事迹报告团在巡回报告过程中，由 当地政府安排去外地参观游览。途中，一名 成员突发急病，不省人事，情况万分紧急。 而此处距市区医院尚有100多公里。陪同出行 的办公室胡主任果断采取了以下措施：
一、决策及辅助决策的含义
决策：是指围绕一定的目标，拟定多种可能的行动方案并从中进行 比较论证，选择一种最优方案的行动过程。
决策活动是领导部门的重要职责和任务； 而辅助决策是新时期秘书部门必须充分履行的极为重要的职责——
参谋职责。 辅助决策：是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采
取的各项辅助服务行为。
案例：万金一笑
穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可 不雅观。一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶 地送进宾馆，已经是深夜十点半了。 “哥，你要的 地米菜春卷皮我带来了，你还要吗?”堂弟担心山珍海 味之后，堂兄已对家乡饭不感兴趣了。 “要，要， 快拿出来，我尝尝。”一见保温瓶里油光闪亮、皮焦 馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩提相，一连吞了 十多个，才停手。
在决策方案通过后，还必须进入实施阶段， 只有经过实施，决策才能达到最终目的，决 策方案的正确性才能得到检验。
因此，很多决策理论家都把决策方案的实施 与反馈也列入决策的程序之中，并认为是一 个非常重要的程序之一。
以上决策过程的五个基本程序，是科学化、 民主化决策程序的基本内容，决策唯有遵循 这些基本程序，才能保证其决策的正确性 。
副县长亲自用豪华轿车迎接这位“财神”，安排住在 最高级的宾馆，接风宴让李先生受宠若惊。县里四套 班子领导全体作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北 的野味、新疆的葡萄……县长也认不得这些美味，不 时地照着菜单介绍着。坐在李进财身边的堂弟李有财 小声地在堂兄耳边说：“县里对你可够意思，这一桌 整两万哪!”
秘书资格考试笔记讲义：信息工作3
技能训练 ⼀、案例分析： 喜讯后⾯的悲剧 总经理⼀天三次电话询问办公室信息秘书⼩王，了解南⽅市场的销售情况。
⼩王⼀连打了好⼏次长途电话，总公司南⽅办事处主任都不在家，得不到答复。
总经理要外出办事，临出门还叮嘱⼩王及时了解南⽅市场的情况，只要南⽅销售形势好，便可调整下⼀季度的⽣产任务，使企业再上⼀个台阶。
⼩王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南⽅办事处吴主任。
“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。
总经理急需了解你们的销售情况。
” “我们的销售形势⼤好啊!我正忙着与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同呢!⾯料和样式与上次⼀样。
” “那太好了!能成功吗?”⼩王问。
“估计问题不⼤!意向书已经草签，今天下午四时进⼀步洽谈细节，然后签订合同。
”吴主任说。
“那我下午四点半等您的准确消息。
” “四点半我还有个应酬。
我让办事处⼩李给你回个电话。
” ⼩王刚放下电话，总经理的秘书⼩刘⼜打来电话问南⽅的销售情况。
“吴主任说，南⽅形势⼤好，正在与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同。
”⼩王兴⾼采烈地说。
“成功的把握⼤吗?”⼩刘问。
“吴主任说，今天下午四点正式签约。
⾯料和样式与上次⼀样”。
“那就是说，只有签约的⼿续了?”⼩刘⼜问。
“是的。
”⼩王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。
⼩刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室⼩王接到南⽅办事处吴主任电话，与港商洽谈出⼝⼗万套西服合同， ⾯料和样式与上次⼀样。
今天下午四点正式签约。
3⽉25⽇⼩刘记录。
” 下午五点⼆⼗分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了⼩刘的记录后⾮常⾼兴。
他拨通电话，要求采购员按上次要求购进⾯料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，⽣产部门准备另外招收⼀批熟练技⼯……时间就是⾦钱，总经理抢在时间前⾯调兵遣将，⼀直忙到晚上七点半还没有吃饭。
来源： 下午四点半，办公室⼩王⼀连接到北⽅办事处、西北办事处的两个长途电话，⼀直打到下午五点半。
秘书资格证案例分析
会议管理——案例分析案例一英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。
如果你是秘书，请制定一个会议议程表。
英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于月日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。
说明有关人员缺席情况。
宣读并通过上次会议的记录。
东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。
公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。
下季度销售目标。
案例二公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。
经理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。
案例三名山公司要召开年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。
会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。
年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。
为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。
会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。
为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。
会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。
王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。
秘书信息工作和档案管理
• 在我国，档案学作为一门学科产生和发展，是在上个 世纪二三十年代至40年代。
• 直接原因：民国“行政效率运动”、“文书档案连锁方法” 。
• 重要原因：“五四运动”后，史学界（北京大学、故宫博 物馆等学术机构）整理明清历史档案和学术研究的需 要。
• 1935年，《县政府档案管理法》出版。 • 推动因素：1938年，国民教育部为了适应各级机关提
高行政效率的需要，在私立武昌文华图书馆学校创办 了档案管理专科，前后共毕业50余人；1946年3月， 殷钟麟在重庆办了一所私立崇实档案学校，此外还有 上海的中国档案函授学校，其他短训班、讲习班也不 少。 • 1952年，中国人民大学开设了以档案学的教育和研究 为基本内容的专业。
道，美国佛罗里达州一个小区管委会为了解决民
众的宠物狗随处大小便的问题，将从今年8月1日
起，要求各位养狗饲主支付一笔费用，统一为宠
物狗检验DNA并且存档。
• 据报道，使用DNA存档后，如果小区内发现
狗粪，管委会会将样本送到实验室比对DNA，核
对确实之后，放任自家宠物狗随地大小便的主人
将会遭管委会重罚。
五、档案的作用
（一）主要作用
【常见现象】× ×省的电影发行公司与该省的× ×大学因一建设工程发生了土地产权争议。 × ×大学提出该工程所占土地归其所有，电影发 行公司如果在此进行施工建设，应付予其土地 占用费。
【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行公司 前往城建档案馆查阅土地档案资料。相关的档 案证明：土地的产权属于电影发行公司。这一 土地产权争议由此得到妥善解决。
• 科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形 成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告 等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我 管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质 生产活动的记录。科技生产活动虽然是人类赖以生存、发展的 基础，但却只是近现代以来才获得了充分的、突飞猛进的发展 ，而且对人类社会的重要性也日益深刻而明显。近现代的档案 大家族中，科技档案可谓一匹黑马，异军突起，显得越来越重 要，大有文书档案平分秋色之势，所以在人们的观念中开始形 成了“科技档案”的概念。
提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策
提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策【摘要】企业秘书在信息工作中扮演着重要角色，但目前存在着信息工作能力不足的问题。
本文通过对企业秘书信息工作能力现状的分析，探讨了提升这一能力的重要性。
提出了有效提升企业秘书信息工作能力的方法，并阐述了企业秘书如何辅助领导科学决策的重要性。
经过案例分析，总结了提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策的重要性，展望了未来发展方向。
给出了建议与展望，希望能够提升企业秘书在信息工作中的价值，促进企业决策的科学化。
【关键词】企业秘书，信息工作能力，辅助领导，科学决策，提升，重要性，案例分析，总结，展望，建议。
1. 引言1.1 背景介绍企业秘书作为企业管理中不可或缺的角色，承担着重要的信息管理和决策辅助职责。
随着信息技术的快速发展和企业竞争日益激烈，企业秘书的信息工作能力更显重要。
一个优秀的企业秘书不仅需要具备出色的组织协调能力和语言表达能力，同时还需要拥有较高的信息处理能力和决策支持能力。
在当今信息爆炸的时代，企业秘书所面临的信息量庞大、多样化、信息价值来源的不确定性和信息冗余量大等挑战。
对于企业秘书来说，如何有效整合和利用这些信息资源，为企业领导提供有效的支持与决策，已成为摆在他们面前的重要课题。
提升企业秘书的信息工作能力，辅助领导科学决策，已成为企业管理中不可忽视的一环。
通过不断提升企业秘书的信息工作能力，可以更好地应对信息化时代的挑战，实现信息资源的最大化利用，帮助企业领导做出更加科学的决策，推动企业持续发展。
1.2 问题现状企业秘书在信息工作中所面临的问题主要包括以下几个方面：随着科技的飞速发展，信息量巨大，信息内容杂乱，企业秘书需要花费大量的时间和精力来筛选和整理有用的信息，这给他们的工作效率带来了挑战。
企业秘书的信息工作往往独立进行，缺乏与其他部门的沟通和协作，导致信息的获取和传递效率不高。
由于企业秘书在信息工作中的角色定位不清晰，缺乏明确的指导和培训，导致其工作水平和专业能力存在一定的提升空间。
秘书工作案例分析5篇
秘书工作案例分析5篇第一篇：秘书工作案例分析秘书“办事”工作案例案例（一）方秘书作茧自缚一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。
黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。
在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。
这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。
几个办会秘书研究，最后决定按贾的意见执行。
由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。
当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
案例（二）临时动议节外生枝一次，上级领导到某滨海城市考察。
在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。
就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。
而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。
折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。
原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。
没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。
无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。
此次海滩考察着实令人扫兴。
而原定的汇报会也因此不能如期进行了。
案例（三）小事也不应忽视在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。
盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。
不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工一个优秀或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，如果你热爱秘书这个职业，那么你一定会朝着这个方向努力。
信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。
信息的处理包括信息的整理加工、信息的储存、信息的传递三个部分。
信息的整理加工，是整个信息工作的核心。
它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和转递的过程，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。
整理加工的产物是信息资料。
信息成为信息资料，有四道程序：（１）筛选。
即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。
概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。
完全做到这一点虽然不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到。
这就是筛选的基本任务。
（２）校核。
即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。
任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。
由于信息的来源、信息的传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。
信息中的不真实因素，一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等几种情况。
如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网。
这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种"有用"的水分挤干，确保信息的真实、准确。
进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有三种：第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。
秘书工作综合案例与分析
秘书工作综合案例案例1: 戴墨镜的客人这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。
秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。
于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：a. 对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！b. 对不起，先生，请问您贵姓……c. 客人来访，必须登记，这是公司的规定！d. 你要再往里闯，我就叫保安了！e. 先生，您预约了吗？请从以上5个选项中找出最合适的回答，并分别说明合理与否的理由。
案例2 ：秘书面对紧急事件应当怎么做？应注意什么？某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5 点，接到一个紧急电话。
电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考了以下四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。
你认为上述四种处理办法那种最妥当？其余三种为何不妥？案例3：杨秘书错在哪里？某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20 万英镑的茶叶出口合同。
杨秘书做接待工作兼翻译。
史密斯一进门，杨秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。
罗经理与史密斯寒暄的时候，杨秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。
罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，杨秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢! ”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。
办公室秘书如何做好信息工作
办公室秘书如何做好信息工作办公室秘书如何做好信息工作日常工作中，信息的存在形式是多方面的。
例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。
面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，应有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用。
苏珊是某单位的秘书，她是怎样进行信息工作的呢？一、着眼领导工作，做到有效辅助秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。
可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。
秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。
这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。
一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项；二是捡拾出必须由主管过目的航空信件；三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内；四是将查阅的资料附在来信之后，置于主管的“速件”卷夹内；五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。
我们看到，苏珊的一系列务实做法，正是本着为领导服务的宗旨，根据领导的实际工作需求，跟进信息工作。
面对一个日理万机的主管，苏珊秉持的信息工作理念是：熟悉并适应主管的行事风格，熟悉公司的业务流程，为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。
毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。
譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。
又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。
二、放眼日常事务，做到未雨绸缪作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。
秘书实务案例分析
秘书实务案例分析在当今的职场环境中，秘书作为领导的助手和组织的协调者，其工作涉及到诸多方面，需要具备丰富的知识、技能和经验。
以下通过几个实际案例来分析秘书实务中的常见问题及应对策略。
案例一：日程安排的冲突公司名称公司的总经理秘书小李，在为总经理安排日程时遇到了一个棘手的问题。
原本总经理已经确定在某天上午要参加一个重要的商务会议，但突然接到通知，上级领导要来公司视察，时间恰好也定在了同一天上午。
小李首先与商务会议的主办方进行沟通，试图协商更改会议时间。
然而，对方表示此次会议的时间已经提前通知了所有参会人员，并且涉及到多个重要合作方，更改时间难度极大。
随后，小李又与公司内部负责接待上级领导视察的部门进行协调，了解视察的具体流程和时间安排，看是否能够在时间上做出一定的调整。
但经过沟通发现，上级领导的行程安排紧凑，无法更改。
在这种情况下，小李向总经理详细汇报了情况，并提出了自己的建议：将商务会议的前半部分通过视频会议的方式参加，以保证重要信息的获取，然后在会议的后半部分亲自到场参与讨论和决策。
总经理经过考虑，采纳了小李的建议，最终成功解决了日程冲突的问题。
从这个案例中可以看出，作为秘书，在面对日程安排冲突时，需要及时与各方进行沟通协调，了解情况，并提出合理的解决方案供领导参考。
同时，要具备灵活应变的能力，以应对各种突发情况。
案例二：文件处理的失误小王是公司名称公司的秘书，负责公司文件的收发和归档工作。
有一次，小王收到了一份重要的合作意向书，但由于当时工作繁忙，没有及时进行登记和处理，导致这份文件被搁置在了一旁。
几天后，合作方询问合作意向书的反馈情况，公司领导才发现这份文件还未处理。
这不仅给公司的形象造成了负面影响，也可能错失了一次重要的合作机会。
事后，小王深刻反思了自己的失误。
首先，她意识到自己在工作中没有遵循文件处理的规范流程，没有做到及时登记和分类。
其次，她在工作安排上存在不合理之处，没有合理分配时间和任务，导致重要文件被延误处理。
秘书工作中的常见纠纷如何化解
秘书工作中的常见纠纷如何化解在当今的职场环境中，秘书扮演着至关重要的角色，他们是领导的得力助手，也是各部门之间沟通协调的桥梁。
然而，由于工作的复杂性和多样性，秘书在工作中难免会遇到各种各样的纠纷。
这些纠纷如果不能得到及时、有效的化解，不仅会影响工作效率和质量，还可能破坏团队的和谐氛围，甚至损害公司的利益。
因此，探讨秘书工作中常见纠纷的化解方法具有重要的现实意义。
一、秘书工作中常见的纠纷类型1、信息传递失误引发的纠纷在工作中，秘书需要频繁地传递各种信息，包括文件、通知、会议精神等。
如果信息传递不及时、不准确或不完整，就可能导致相关人员误解或误判，从而引发纠纷。
例如，某秘书未能及时将重要会议的时间变更通知到所有参会人员，导致部分人员缺席，影响了会议的正常进行，引发了领导和相关部门的不满。
2、工作安排不合理导致的纠纷秘书有时需要协助领导安排工作任务和日程。
如果工作安排不合理，比如任务分配不均衡、时间安排过紧或过松，就可能引起员工的抱怨和抵触情绪。
比如，某秘书在安排一项紧急任务时，没有充分考虑到员工的实际工作量和能力，导致任务无法按时完成，引发了员工与领导之间的矛盾。
3、保密工作不到位引发的纠纷秘书经常接触到公司的机密信息，如果保密意识不强，或者在处理机密文件时出现疏忽，导致信息泄露，就会给公司带来严重的损失，并引发法律纠纷。
比如，某秘书在与外部人员交流时，不慎透露了公司的商业机密，给公司的竞争对手提供了可乘之机，使公司在市场竞争中处于不利地位。
4、沟通不畅产生的纠纷秘书需要与各个部门和人员进行沟通协调，如果沟通方式不当、态度不好或者缺乏耐心，就容易引发误解和冲突。
例如，某秘书在与其他部门沟通工作时，语气强硬，态度傲慢，导致对方部门产生反感，不愿意配合工作，从而影响了工作的顺利开展。
二、纠纷产生的原因1、工作压力大秘书的工作往往繁琐而复杂，需要同时处理多项任务，面对各种紧急情况和突发状况。
在高强度的工作压力下，秘书容易出现疏忽和失误，从而引发纠纷。
模块五 信息辅助管理
社文分社
【任务描述】
服装业经常收到各类展览会的资料、电话。这 天上午，夏婷在办公室接到了大学同寝室好友杨莉 打来的电话。原来杨莉最近跳槽到一家会展公司上 班。她们公司下个月将在上海举办一次服装展览会 。杨莉首先想到的就是在服装公司市场部上班的老 同学了。下午，黄经理刚到办公室夏婷就向他汇报 了这件事。当然她没说明自己和杨莉的关系，要不 明显就是假公济私了。黄经理思考了一会，反问夏 婷：“你觉得我们要不要参加这次展览会呢？”
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秘书信息工作实务
出版社
社文分社
（四）通过归纳实现信息综合 秘书通过对收集的信息进行系统的归纳、分析 和判断，确定信息之间的相互联系，提高信息的真 实性和准确度，并将分析得到的结果加以整合，为 决策提供深层次的信息。它是分析法与统筹法、数 学法和逻辑法的统一。
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秘书信息工作实务
出版社
社文分社
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秘书信息工作实务
出版社
社文分社
三、秘书信息辅助决策的工作方法 信息贯穿于决策的整个过程，是做好决策的基 础工作。秘书通过信息工作辅助上司决策关键是要 做好与决策相关信息的收集、加工、开发方法等。 （一）通过调查收集决策对象信息 调查是指通过交谈、答卷等形式获得原始信息 资料。秘书通过开展与决策目标相关的调查活动， 收集决策对象现实情况的相关信息资料，并对所得 信息进行分析、讨论，及时发现问题，避免发生决 策失误。调查是实现科学决策的基本方法和途径。
秘书信息工作实务
出版社
社文分社
模块五 信息辅助管理
项目一 秘书信息工作辅助参谋决策 【学习目标】 知识目标 了解决策信息来源、秘书信息辅助决策内容、 信息资源管理工作内容。 熟悉秘书辅助决策工作方法、信息资源管理内 容。
信息工作案例
案例1把定性分析与定量分析结合起来近年来，XX县粮食企业因经营不善，亏损严重，去年亏损额达68万元。
而且，全县粮食企业已无力偿还拖欠银行的1647.43万元贷款，银行也不再发放新的贷款，致使部分粮食企业被迫关门，职工工资也无法支付。
到目前为止，该县粮食企业已有210名职工脱离单位，自我谋生，占职工总数的56.8%。
但由于他们一无资金经商，二无田地务农，只能依附亲人维持生计。
[简评]粮食销售价格放开后，粮食企业普遍经营困难，这是领导知道的。
但困难到什么程度，领导不一定知道得很清楚。
这条信息把定性分析与定量分析很好地结合起来，用具体的事例、数字说明问题，简洁明了，极具分量，得到了省委领导的重视。
案例2党政信息与新闻有别“七一”前夕，XX厂党支部组织党团员和部分党的积极分子利用星期天的休息时间，在该厂印铁车间内砌了一个蓄水池、以缓解住在车间生活区的职工家属生活用水紧张的困难，以实际行动向党的75周年生日献礼。
[简评]这是某厂向省一级信息部门报送的材料。
其最大的毛病是分不清党政信息与新闻的区别，反映的事情过于零碎，缺乏全局意义。
我们知道，新闻的服务对象是社会大众，很注意通过典型来引导社会风气和社会论，所以新闻宣传发的好人好事这方面的新闻较多。
而党政信息的服务对象是党政领导，是为领导决策和指导工作服务的。
这就要求我们向领导报送的信息不能太零碎，要有一定的广度和深度，使领导全局在胸，作出正确的决策。
一般来说对高层领导决策意义不大。
案例3什么是“五个小”工程XX县认真实施“五个小”工程，取得了初步成效。
到目前止，XX乡已有122户实施“五个小”工程，饲养生猪9500头；家禽1.1万只；养鱼58亩；种植果树5000多株、竹子40多万蔸、金银花50多万株、各种杂木30多万棵。
XX乡每户养本地鸡20只以上的有2400户，户养2头牛或5只羊以上的有2600户……[简评]这条信息没有交代必要的背景，上级领导看了一定会产生疑问：什么是“五个小”工程？为什么要实施这个工程？信息员不能认为自己懂了，领导就一定都懂，自已不懂的领导也肯定不懂。
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例
案例：秘书信息工作
背景：
某公司的秘书部门主要负责处理公司内外的信息，并协助管理层进行日常工作。
秘书
部门需要处理各种类型的信息，包括会议记录、文件存档、员工通讯、行政事务等。
以下是一个秘书信息工作的案例。
场景：
秘书小李收到一封邮件，来自公司创始人王总办公室的科技部门经理张先生，他提出
需要为公司的技术交流会议记录一次会议摘要，并将其分发给参与会议的科技部门成员。
这是一个重要的会议，讨论了公司未来的技术发展方向，因此要求会议记录非常
详细。
秘书小李需要进行以下工作：
1. 首先，小李确认收到这个任务，并答复张先生表示将尽快处理。
2. 小李在会议当天准时到达会议现场，准备好会议记录所需的文件、纸张和笔。
3. 开始会议记录时，小李要注意记录会议的时间、地点、出席人员和会议议程。
4. 在会议进行过程中，小李应该密切关注会议内容，并及时记录会议要点、重要决策、意见和建议。
5. 当会议结束后，小李要对记录的内容进行整理和编辑，确保逻辑清晰、准确无误。
6. 完成编辑后，小李将会议摘要发送给科技部门的成员，并抄送给王总办公室以及其
他相关部门。
这个案例展示了秘书部门在信息工作方面的重要作用。
秘书需要具备良好的沟通和组
织能力，能够迅速响应任务，并高效地处理信息。
通过秘书的工作，公司能够及时获
得关键信息并保持良好的沟通协调。
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例秘书信息工作案例1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用一、凭证价值了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
(2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做?答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。
秘书学经典案例分析
秘书学经典案例分析秘书学经典案例分析：琼瑶秘书担任洪秘书处长助理案例背景：这个案例是关于琼瑶秘书担任洪秘书处长助理的经典案例。
琼瑶是一名年轻有才华的秘书，她在洪秘书处长办公室工作期间，充分发挥了自己的才华，帮助洪处长提高了整体工作效率。
案例描述：洪秘书处长是一个非常忙碌的人，他经常需要与各个部门进行沟通，处理各种事务。
洪处长的日程安排总是非常紧张，他需要一个能够协助他处理日常事务的助手。
琼瑶被选为洪处长的助理，她的职责包括协助洪处长安排会议、处理文件、跟踪项目进展等。
出于对工作的热情和责任心，琼瑶努力工作，始终保持高效率和良好的工作态度。
经典案例分析：1. 高效的安排和组织能力：琼瑶在工作中展现出了卓越的安排和组织能力，她能够合理安排洪处长的日程，并确保每一项重要事务能够及时得到解决。
她通过制定详细的工作计划和使用时间管理工具，帮助洪处长实现了时间的最大利用。
2. 准确的信息处理能力：作为洪处长的助理，琼瑶需要处理大量的信息，包括文件、邮件和电话等。
她通过积极的学习和实践，掌握了高效的信息处理技巧，在面对大量的信息时能够准确把握重点，提取关键信息，及时传递给洪处长，帮助他迅速做出决策。
3. 卓越的沟通和协调能力：作为洪处长的助理，琼瑶需要与各个部门进行沟通和协调。
她以积极主动的态度，与各个部门的工作人员保持紧密的联系，及时了解项目的进展和问题，并协调各方资源，确保工作的顺利进行。
4. 出色的团队合作能力：琼瑶懂得团队合作的重要性，她与洪处长及其他同事之间保持良好的沟通和协作，能够与他们建立起互相信任的关系，形成高效的工作团队。
她能够积极倾听他人的意见和建议，并灵活调整自己的工作方式，以便更好地配合团队的目标和需求。
案例启示：1.培养良好的时间管理能力：在日常工作中，秘书需要面对大量的工作，因此良好的时间管理能力对于提高工作效率至关重要。
通过制定详细的工作计划和合理安排时间，能够更好地进行工作安排。
文秘基础课件第三章信息与秘书工作
等信息的集中存储和共享。
数据备份与恢复
03
定期对重要数据进行备份，并确保在意外情况下能够快速恢复
数据。
05
案例分析：某公司秘书的信息处理工
作
案例介绍：某公司秘书的信息处理流程
收集信息
秘书需要从各种渠道收集信息，包括内部文 件、电子邮件、会议记录等。
筛选分类
对收集到的信息进行筛选和分类，区分重要 程度和紧急程度。
思维导图软件
使用思维导图软件如XMind、 MindNode等对信息进行结构 化整理，便于理解和记忆。
OCR技术
利用OCR技术将图片、扫描件 等非结构化信息转化为可编辑
的文本格式。
信息技术在信息传递中的应用
电子邮件
即时通讯工具
视频会议
云存储与共享
通过电子邮件实现信息 的快速传递和沟通交流。
利用即时通讯工具如微 信、QQ等实现实时交流
02
秘书工作中的信息处理
信息收集
收集内容
收集与工作相关的各类信息，包 括政策法规、行业动态、公司内
部通知等。
收集方法
通过阅读相关资料、参加会议、访 谈相关人员等方式进行信息收集。
注意事项
确保信息的准确性和时效性，避免 遗漏重要信息。
信息整理
01
02
03
整理内容
对收集到的信息进行分类、 筛选、归纳和总结，以便 更好地利用。
信息保密与安全
秘书需严格遵守保密规定，确保信息的安全与保 密。
信息在秘书工作中的重要性
提升职业素养
信息素养是秘书职业素养的重要组成部分，良好的信息素养有助 于秘书更好地履行职责。
辅助领导工作
秘书通过提供信息服务，辅助领导做出科学、合理的决策。
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例秘书是管理者的延伸，秘书信息工作是秘书的重要工作之一。
秘书信息工作是指秘书对于各种信息进行收集、整理、传达、存档和保密等方面的工作。
秘书信息工作的重要性在于提高了领导的高效管理能力，为机构的决策和发展提供了有序可靠的信息保障。
本文结合自己的工作经历，分享几个秘书信息工作案例。
案例一：高效完成领导要求的大量文件资料整理和保密处理我们公司决定进行一次重大的并购计划，这项工作需要大量的文件资料的整理和保密处理，以确保信息的安全。
因为领导一直十分忙碌，无暇处理这些琐事，所以找到了我这个秘书负责报道。
根据领导的要求，我高效地完成了各类文件资料的整理，并合理地分类、标准化处理，保证信息的可靠性和完整性。
同时，根据保密要求，将这些文件进行加密压缩处理，统一存储到指定的网络文件夹中，并只授权给相关领导和本部门业务人员。
这样，领导可以随时了解并购计划的进展情况，并且保证了信息的机密性和安全性。
案例二：及时反馈高管会议上的讨论和决策我们公司的高管会议是公司决策的重要平台。
作为秘书，要及时掌握会议的有关内容，并进行描述和反思。
当然，这也需要很好的理解和沟通技巧。
在上一次高管会议中，有关思路方案的讨论收取了大量领导决策的意见，我通过记录会议，详细记录了每位领导提出的有益意见和建议，并有针对性地在每次讨论中提出自己的意见和建议，让领导们更好的理解和认识思路方案。
最后在高管会议结束后，将会议决议和意见结果及时反馈给所有与会人员，并起草会议纪要，并向指定人员汇报相关情况，确保公司及时高效的执行领导决策。
案例三：细致准确地做好领导日常工作报告作为秘书，需要制定领导的日常工作报告，以更好地反映领导们的工作进展情况。
在我的工作中，有一次领导下设了一个新的工作小组，我的任务便是定期细致准确地使用数据和事实记录日常进展情况。
我细致地召集工作小组中所有成员的反馈和意见，并将其整合为报告，确保报告的准确性和完整性。
我还根据领导的要求，将每个进展阶段的详细情况一一解释和概括，以便更好地反映领导的思路、计划和目标，从而让管理者更好地了解企业的运作状况。
第四章秘书工作
目前我国政府机关与企事业单位的 秘书常规工作大致有以下十多项：
文书撰写与文字记录
文书处理
档案管理
文档管理
文书处理程序及分工示意图（以局机关为例）
负责单位 外收发 内收发
办文部门
或人员
（各处、室 （各处、室
日程安排
工作日志例表（上司用）03年3月25日星期二
时间 9：00 9：30 10：00 10：30
11：00
事项 部门会议
地点 7楼705室
备注
行业协会李先生 （私人谈话）
据说是上一次 打电话之事
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
11：30 与李先生午餐 公司餐厅 座位已定
工作日志例表（秘书用）03年3月25日星期二
事务性
“务虚”与“务实”(工作目标同一， 但职权任务有差异)
只有搞好事务工作，才能使领导从事 务中摆脱，更高效地进行领导。
二、秘书工作的特点
秘书工作自身所面临的矛盾
（一）被动性与主动性的统一
• 辅助地位决定工作中的被动性
“要我做什么，我就做什么”
受制于领导的意图与指示 工作具有不可预测性
“国内的女秘书大都年轻漂亮，个性较强又任性， 多数未经过培训，欠专业化，被动性工作，责任心 较差，工作起来像个闹钟，拧一下，转一下。”
－－第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会 “65%的执行人员预见，秘书职称将在2005前加 入‘协调者’ 字眼以反映秘书这方面的工作。 ”
－－来自美国一项调查
• “秘书工作”外延的模糊性
第二节 秘书工作的性质、特点 及作用
一、秘书工作的性质
秘书实务之信息工作
信息工作的基本要求 • 及时、准确、全面、适用 目前最急需的信息 • 预测性信息 动态性信息 • 反馈性信息 综合性信息 秘书信息工作的特点 • 普遍性 紧迫性 开拓性
2 信息工作程序图
收集
整理
传递
开发
存储
利用
反馈
3 信息的收集与整理
信息的收集
1、范围 • 政策法规信息； 社会动态信息 • 组织内部信息； 国际信息 • 同级相关信息； 贸易信息 • 客户信息； 交际信息
信息反馈的形式 1、 正反馈和负反馈 2、纵向反馈和横向反馈 3、前反馈 和后反馈
信息反馈的方法 1、口头反馈 2、书面反馈 3、通讯反馈
注意事项
• 既报喜也报忧 • 做到快准结合 • 做到深浅结合 • 做到冷热结合
7 技能训练
• 1．收集有关环保信息，然后将信息资料整理成一 本小册子，供宣传普及用。
存档号
柱状图
企业业务与网站的结合程度（网站比例%）
35 30 25 20
系列2 15 10 5 0
非常紧密 比较紧密 一般 不太紧密 基本没有
饼状图
各类网站拥有的在线数据库数和所占比例
其他5887 政府网站9099 企业网站92302 商业网站23951 教育科研机构网11241 个人网站11541 其他非赢利机构15846
大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。 经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同 意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行 技术改造。
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的， 他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了 一个亿!
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说 法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”
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( 秘书基础)
姓名：____________________ 单位：____________________ 日期：____________________
编号：YB-BH-025271
秘书信息工作案例Secretary information work case
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例
1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?
2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?
答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值
答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用
一、凭证价值
了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值
档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
(2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做?
答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。
3.作为秘书人员，要培养自己的信息意识，从相关资料中获取到有用的信息，按照与会人员的要求，合理的安排住宿。
作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练
逐步提升。
一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。
(1)现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向。
(2)多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。
二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。
收集和摄取信息在过程中，要抓住三点：(1)位置准、(2)内容新、(3)角度好。
三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。
(1)筛选细致、(2)整理准确。
请求、听取汇报、演说等.是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。
语言传递简洁、直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信息接收者来说较难储存。
文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。
电信传递是先进的信息传递方式，目前已有电话(包括手机和固定电话)、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式。
小林要求信息传递要准确及时，所以采用了电信的传递方式，老师要求信息传递要准确不失真，可以进行远距离的传递和多次传递，所以采用了文字传递的方式。
科长需要在会议上直接与与会者交流沟通采用了语言传递的方式，为了避免语言传递信息凌乱不易储存的特点，辅以文字资料，使信息传递更准确，更具说服力。
省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。
这属于哪一种形式信息反馈?除此以外信息反馈还有哪些形式?
信息反馈的涵义是什么?
信息反馈的方法有哪几种?
信息反馈形式..：(1)纵向反馈和横向反馈。
纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式;横向反馈是同级组织之间的信息反馈。
(2)正反馈和负反馈。
决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。
(3)前反馈和后反馈。
在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈;在信息发出后信息接收者对信息做出的反应是后反馈。
案例中他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，属于纵向反馈、负反馈和后反馈。
所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程。
信息反馈有连续型、系列型、广角型三种方法..。
(1)连续型反馈信息。
对工作过程中的某个关键问题在短期内连续不断地进行反映。
(2)系列型反馈信息。
将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映。
(3)广角型反馈信息。
对工作活动的某个过程从不同角度进行反映。
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