收文公文清单
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展期單請於每月20日前送至文書組， 否則將計入當月稽催件數
2ห้องสมุดไป่ตู้20/1/30
22
捌、公文電子公告欄之使用
目的：文書減量、縮短傳達時間 適用範圍：本校總收發公文，並以公布週
知之公文為主 提出申請者：公文承辦單位 負責張貼者：文書組
2020/1/30
23
捌、公文電子公告欄之使用 (續)
公告期限：上網之日起，計15天。 電子公告欄建構於本校網頁之「校園公佈
欄」。
各單位人員應每日瀏覽查看。 有附件者(含電子檔)，請一併送至文書組。 依據：本校公文電子公告欄管理作業要點
2020/1/30
25
玖、相關表格及簿冊之使用
一、收文公文清單 二、公文改分單 三、公文提陳單 四、簽稿會核單 五、公文登記簿 六、公文流程表 七、簡簽
附錄2：法律統一用字表
附錄3：法律統一用語表
附錄4：標點符號用法表
附錄5：公文書橫式書寫數字使用原則
Ps.參考附件p1-p10
2020/1/30
12
公文稿之蓋章原則：
由上而下、由左而右蓋用職章，日期 時間標記於職章的右下方如 95.3.15。
注意預留長官核印的空間。
課程大綱
壹、前言 貳、參考資料 參、本校之文書處理流程圖 肆、常用公文類別簡介 伍、公文製作入門
2020/1/30
1
課程大綱 (續)
陸、歸檔作業 柒、稽催作業 捌、公文電子公告欄之使用 玖、相關表格及簿冊之使用 拾、重點提示
2020/1/30
2
壹、前言
一、質量俱佳的公文是經驗的日積月累。 二、公文寫作原則：簡、淺、明、確。 三、正確的操作，是學習與經驗的成果。
先簽後稿：性質重要，必須先行簽准之案 件，如法令增修 、政策或重大 興革。
2020/1/30
7
三、書函使用時機：
公務未決階段，而需磋商、徵詢意 見或通報時。
寄送普通文件或書刊。
性質不如函之正式性。
2020/1/30
8
四、開會通知單：
開會時間、地點、事由、主持人、聯絡電 話應正確。
2020/1/30
5
肆、常用公文類別簡介
一、函使用時機：
上級機關對下級機關 下級機關對上級機關 同級或不隸屬機關 民眾與機關間
2020/1/30
6
二、函稿擬辦方式：
以稿代簽：案情簡單、例行承轉、文稿內 容一目瞭然之案件。
簽稿併陳：文稿內容須另為析述、說明， 或急需發文而不及先行請示。
2020/1/30
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一、收文公文清單 使用時機：文書組分文至相關業務承辦
• 歸檔地點：行政大樓一樓文書組 • 何時辦理歸檔
收文公文：長官批示後
2020/1/30
15
陸、歸檔作業 (續)
歸檔時應備文件 公文原件 公文登記簿、冊或自訂表格
歸檔前之注意事項 檢查公文是否有漏判或漏會(簽) 依批示之後續作業
2020/1/30
16
陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(一) 分類號及保存年限：
註記位置：首頁正上方
2020/1/30
20
柒、稽催作業
• 方式 由文書組統一製作「逾期未歸檔案 件稽催單」發送各單位
• 承辦單位配合辦理事項(一) 7個工作天內辦理歸檔 上述稽催單註記辦理情形經主管核 章後擲回文書組備查
2020/1/30
21
柒、稽催作業 (續)
• 承辦單位配合辦理事項(二) 如7天內無法歸檔者，應填寫「展 期申請單」並送回文書組
依據：本校檔案分類暨保存年限 區分表
一分類號皆對應一保存年限
2020/1/30
17
陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(二)
頁碼：
編寫位置：每頁右下角
順序：先編本文、續編附件
例外狀況：附件已編有頁碼或為書籍 型式
例外時之註記：本文有2頁，附件有
56頁，於本文第一頁註記為1-58(附
2020/1/30
10
伍、公文製作入門
受文者：
受文者應標示機關（構）或學校之全銜， 如「行政院文化建設委員會」，禁用簡稱 「文建會」。
受文者如為不常往來之機關或公司行號， 應於上方書寫地址。
2020/1/30
11
公文製作：
請參照文書處理手冊貳、公文製作
附錄1：行政機關公文製作表解
Ps.參考附件p11-p14
2020/1/30
13
公文夾之使用：
確實依速別套用不同顏 色公文夾
速別：希望受文機關 辦理之速別
每一公文夾限放一件公 文
公文夾請至保管組領取
最速件：紅色 速 件：綠色 普通件：白色 密 件：黃色
2020/1/30
14
陸、歸檔作業
• 應辦理歸檔之範圍 本校總收公文 本校總發公文
作法 情形一：來文機關希廣為週知消息時，
於「簡簽」上註明「擬刊登本校 公文電子公告欄」，經陳核後送 文書組辦理。
情形二：校內單位欲主動發布消息週知時， 由承辦單位擬「公文稿」，於稿 中註明「刊登本校公文電子公告 欄」，經陳核後送文書組辦理。
2020/1/30
24
捌、公文電子公告欄之使用 (續)
2020/1/30
3
貳、參考資料
一、行政院秘書處2005年版『文書處理手冊』 P.4~P.13、P.22~P.29及P.72~P.75
二、捷成公文製作系統技術操作層面、以及 檔案法規等規範。
2020/1/30
4
參、本校之文書處理流程圖
公文處理流程圖 發文簡略流程圖 檔案處理簡略流程圖 公文調卷簡略流程圖 申請公務用印簡略流程圖
出席者：校外單位或人士，應列於前； 本校單位與人員另起一行列於後。
範例：出席者：中央研究院、李院士○○ 本校人事室、會計室。
Ps.校外人士應附清單書明單位與地址以便寄發。
2020/1/30
9
五、稿與簽之性質不同：
簽：處理公務表達意見，以供長官瞭解案 情、並作抉擇之依據。
稿：公文之草稿，依機關規定之行政程序 核判後發出。
件56頁)，第二頁為2-58
2020/1/30
18
陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(二) 頁碼：
文件雙面列印者，亦同 發文文稿或發文併歸者，應就現 有之頁數編碼 (Ps.不歸檔之附件，勿連續編寫)
2020/1/30
19
陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(三) 主併文號：
情況：2件以上之收文公文併件 歸檔
2ห้องสมุดไป่ตู้20/1/30
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捌、公文電子公告欄之使用
目的：文書減量、縮短傳達時間 適用範圍：本校總收發公文，並以公布週
知之公文為主 提出申請者：公文承辦單位 負責張貼者：文書組
2020/1/30
23
捌、公文電子公告欄之使用 (續)
公告期限：上網之日起，計15天。 電子公告欄建構於本校網頁之「校園公佈
欄」。
各單位人員應每日瀏覽查看。 有附件者(含電子檔)，請一併送至文書組。 依據：本校公文電子公告欄管理作業要點
2020/1/30
25
玖、相關表格及簿冊之使用
一、收文公文清單 二、公文改分單 三、公文提陳單 四、簽稿會核單 五、公文登記簿 六、公文流程表 七、簡簽
附錄2：法律統一用字表
附錄3：法律統一用語表
附錄4：標點符號用法表
附錄5：公文書橫式書寫數字使用原則
Ps.參考附件p1-p10
2020/1/30
12
公文稿之蓋章原則：
由上而下、由左而右蓋用職章，日期 時間標記於職章的右下方如 95.3.15。
注意預留長官核印的空間。
課程大綱
壹、前言 貳、參考資料 參、本校之文書處理流程圖 肆、常用公文類別簡介 伍、公文製作入門
2020/1/30
1
課程大綱 (續)
陸、歸檔作業 柒、稽催作業 捌、公文電子公告欄之使用 玖、相關表格及簿冊之使用 拾、重點提示
2020/1/30
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壹、前言
一、質量俱佳的公文是經驗的日積月累。 二、公文寫作原則：簡、淺、明、確。 三、正確的操作，是學習與經驗的成果。
先簽後稿：性質重要，必須先行簽准之案 件，如法令增修 、政策或重大 興革。
2020/1/30
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三、書函使用時機：
公務未決階段，而需磋商、徵詢意 見或通報時。
寄送普通文件或書刊。
性質不如函之正式性。
2020/1/30
8
四、開會通知單：
開會時間、地點、事由、主持人、聯絡電 話應正確。
2020/1/30
5
肆、常用公文類別簡介
一、函使用時機：
上級機關對下級機關 下級機關對上級機關 同級或不隸屬機關 民眾與機關間
2020/1/30
6
二、函稿擬辦方式：
以稿代簽：案情簡單、例行承轉、文稿內 容一目瞭然之案件。
簽稿併陳：文稿內容須另為析述、說明， 或急需發文而不及先行請示。
2020/1/30
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一、收文公文清單 使用時機：文書組分文至相關業務承辦
• 歸檔地點：行政大樓一樓文書組 • 何時辦理歸檔
收文公文：長官批示後
2020/1/30
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陸、歸檔作業 (續)
歸檔時應備文件 公文原件 公文登記簿、冊或自訂表格
歸檔前之注意事項 檢查公文是否有漏判或漏會(簽) 依批示之後續作業
2020/1/30
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陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(一) 分類號及保存年限：
註記位置：首頁正上方
2020/1/30
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柒、稽催作業
• 方式 由文書組統一製作「逾期未歸檔案 件稽催單」發送各單位
• 承辦單位配合辦理事項(一) 7個工作天內辦理歸檔 上述稽催單註記辦理情形經主管核 章後擲回文書組備查
2020/1/30
21
柒、稽催作業 (續)
• 承辦單位配合辦理事項(二) 如7天內無法歸檔者，應填寫「展 期申請單」並送回文書組
依據：本校檔案分類暨保存年限 區分表
一分類號皆對應一保存年限
2020/1/30
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陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(二)
頁碼：
編寫位置：每頁右下角
順序：先編本文、續編附件
例外狀況：附件已編有頁碼或為書籍 型式
例外時之註記：本文有2頁，附件有
56頁，於本文第一頁註記為1-58(附
2020/1/30
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伍、公文製作入門
受文者：
受文者應標示機關（構）或學校之全銜， 如「行政院文化建設委員會」，禁用簡稱 「文建會」。
受文者如為不常往來之機關或公司行號， 應於上方書寫地址。
2020/1/30
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公文製作：
請參照文書處理手冊貳、公文製作
附錄1：行政機關公文製作表解
Ps.參考附件p11-p14
2020/1/30
13
公文夾之使用：
確實依速別套用不同顏 色公文夾
速別：希望受文機關 辦理之速別
每一公文夾限放一件公 文
公文夾請至保管組領取
最速件：紅色 速 件：綠色 普通件：白色 密 件：黃色
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陸、歸檔作業
• 應辦理歸檔之範圍 本校總收公文 本校總發公文
作法 情形一：來文機關希廣為週知消息時，
於「簡簽」上註明「擬刊登本校 公文電子公告欄」，經陳核後送 文書組辦理。
情形二：校內單位欲主動發布消息週知時， 由承辦單位擬「公文稿」，於稿 中註明「刊登本校公文電子公告 欄」，經陳核後送文書組辦理。
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捌、公文電子公告欄之使用 (續)
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貳、參考資料
一、行政院秘書處2005年版『文書處理手冊』 P.4~P.13、P.22~P.29及P.72~P.75
二、捷成公文製作系統技術操作層面、以及 檔案法規等規範。
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參、本校之文書處理流程圖
公文處理流程圖 發文簡略流程圖 檔案處理簡略流程圖 公文調卷簡略流程圖 申請公務用印簡略流程圖
出席者：校外單位或人士，應列於前； 本校單位與人員另起一行列於後。
範例：出席者：中央研究院、李院士○○ 本校人事室、會計室。
Ps.校外人士應附清單書明單位與地址以便寄發。
2020/1/30
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五、稿與簽之性質不同：
簽：處理公務表達意見，以供長官瞭解案 情、並作抉擇之依據。
稿：公文之草稿，依機關規定之行政程序 核判後發出。
件56頁)，第二頁為2-58
2020/1/30
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陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(二) 頁碼：
文件雙面列印者，亦同 發文文稿或發文併歸者，應就現 有之頁數編碼 (Ps.不歸檔之附件，勿連續編寫)
2020/1/30
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陸、歸檔作業 (續)
歸檔前之填寫項目(三) 主併文號：
情況：2件以上之收文公文併件 歸檔