如何做好会务与接待工作优秀课件

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会务接待礼仪培训ppt课件

。
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完好，音质是否清晰。调试音量大小，确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作，画面是否清晰。准备好备用设备，以防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时向来宾介绍场地设施、功能区域等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会议组织者沟通，及时采取调整措施。

会务接待培训ppt课件

01
要求
02
03
04
具备良好的职业形象和沟通能力。
熟悉会议流程和服务标准。
具备应变能力和团队协作精神。
会务接待的礼仪规范
01
02
03
04
仪容仪表
整洁大方，穿着符合场合要求。
言谈举止
礼貌热情，使用敬语和礼貌用语。
接待流程
遵循规范的接待流程，提供周到的服务。
注意事项
尊重与会者的隐私和习惯，避免过度打扰或冒犯。
场地布置与设备检查
01
02
03
场地选择
根据会议规模和需求选择合适的场地。
场地布置
按照会议主题和流程进行场地布置，营造适宜的会议氛围。
设备检查
提前检查音响、投影、照明等设备，确保正常运行。
参会人员名单确认及座位安排
名单确认
核对参会人员名单，确保准确无误。
座位安排
根据名单和场地情况，合理安排座位，便于参会人员交流和互动。
02
会前准备工作
了解会议背景与目的
会议主题
明确会议的核心议题和讨论重点。
会议背景
了解会议的历史、现状以及未来发展趋势。
会议目的
明确会议的目标和期望达成的结果。
熟悉会议流程与安排
会议日程
注意事项
掌握会议的时间、地点、议程安排等详细信息。
了解会议纪律、礼仪规范等特殊要求。
会议流程
熟悉会议的开场、发言、讨论、总结等各个环节。
重要性
会务接待是会议成功的重要保障，直接影响与会者对会议的整体印象和评价，关乎组织形象和声誉。
会务接待的岗位职责与要求
岗位职责负责会议前期的筹备工作，如场地布置、设备检查等。

会务接待培训ppt课件

对。
快速反应
一旦出现问题，要迅速作出判断，采取有效措施解决。
预防措施
提前制定应急预案，降低突发情况带来的影响。
04
会务接待案例分析
分析成功案例的优点和经验
成功案例一
某国际会议接待，其成功的关键在于周密的策划和组织，以及与
参会者的良好沟通和互动。
成功案例二
某大型企业年会接待，其成功经验在于提供了丰富多样的活动安排，满足了不同参会者的需求。
提问技巧
通过适当的提问，了解对方的需求和关注点，有助于更好地满足其期望。
礼仪规范
仪表整洁
保持整洁的仪表，穿着得体，展现专业形象。
礼貌待人
使用礼貌用语，微笑服务，尊重对方的感受。
位次安排
根据会务接待的实际情况，合理安排位次，以示尊重。
应变能力
灵活应对
在会务接待过程中，可能会遇到突发情况，要保持冷静，灵活应
某会议接待服务水平低下，导致参会者不满。改进措施包括提升服务人员的专业素质，加强培训和考核。
总结会务接待的成功要素和关键点
成功要素
周密的策划和组织、良好的沟通和互动、丰富多样的活动安排、细致入微的服务、专业的场地布置。
关键点
制定详细的工作计划和分工、提升服务人员的专业素质、提前检查场地设施、有效的协调和管理。02源自会务接待流程会议筹备
确定参会人员
根据会议主题和目的，确定参会人员名单，并邀请相关人员参加。
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，明确会议的时间安排和议题。
确定会议主题和目的
明确会议的主题、目的和预期成果，为会议筹备提供指导。
安排会议时间和地点

办公室接待礼仪2与会务ppt课件

问题二：办公室接待一般访客要注意哪些礼仪？
办公室接待一般访客时的礼仪？
以愉快的心情向来访者打招呼。必须站起来向到访者的
人表示欢迎！（注意称呼）
问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约。填写签到表
请客人稍候，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。
客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
主动把手伸过去；如果无意同你握手，则
问候礼仪
一般的问候（不大熟悉或初次见面）
可以说“你好”、“一路辛苦了”之类。
特殊性的问候（用于彼此已相识、关系比较密切）
一般询问一下对方的工作、身体情况；如果关系比较密切，也可以询问一下对方的家庭情况。

问候时的称呼：
是领导同志则直接称呼姓加职务。一般同志就称呼姓或名，较熟悉的同志叫名更亲切。在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四
客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方
接待多个访客时的注意事项：
（1）应该依访客的先后顺序进行处理： A、请访客按顺序在沙发上候坐； B、如令他们等候，要向访客说声：“对不起，令您久等了。”
（2）联络会晤人员： A、联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已联络了。他现在正在前来接待处，请先坐一下。” B、如需等待或会晤人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会晤。
免造成浪费。
目录
办公室接待礼仪
一、迎接客人的礼仪二、办公室接待访客的礼仪三、为客人介绍和引见时的礼仪四、握手、问候、交换名片的礼仪五、陪客人乘车时的礼仪六、陪客人行路时的礼仪七、会见会面时的礼仪

接待工作和会务工作的礼仪及规范课件(PPT43张)

• 会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。
带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。
4、如何会见和会谈
• 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。
3、如何陪车和引导
• 客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢？ • 乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。
3、如何陪车和引导
• 如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。
5、如何宴请
• 定好就餐形式。宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。宴请形式有宴会、招待会、茶会（又称茶话会，是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会，重点不在“茶”，而在“话”）、工作餐。宴会中的正式宴会和招待会中的冷餐（即自助餐）是目前接待来宾最常用的两种宴请形式。 • 正式宴会是仅次于国宴的一种宴会，可安排席间乐，宾主均按身份排位就座，用地产白酒和其他饮料。正式宴会的现场，应布置得严肃庄重大方，不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花。正式宴会通常要挂“欢迎宴会”大字横幅，有时还配以标语，标语的内容可以根据宴会的主题来拟定。

会务接待培训ppt课件

利进行。
茶歇服务
在会议期间提供茶歇服务，为参会人员提供饮料、点心等，缓解
疲劳，促进交流。
会议后服务
会议总结
对会议进行总结，整理会议纪要和决议事项，以便后续跟进和落实。
反馈收集
收集参会人员对会议的反馈意见和建议，为下次会议提供改进依据。
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的支持和认可，增强彼此之间的联系和信任。
参会人员邀请
根据会议主题和目的，邀请相关人员参加会议，确保会议的针对性和有效性。
根据会议规模和需求，选择合适的会议地点，提供良好的会议环境。
会议现场服务
接待服务
提供专业的接待服务，包括签到、指引、安排座位等，确保参会
人员得到及时的接待和关注。
设备设施
提供必要的设备设施，如投影仪、音响、灯光等，确保会议的顺
要点二
详细描述
会务接待工作涉及多个环节，每个环节都需要精心组织和安排。在会议前，需要进行场地布置、接待安排、餐饮预定等准备工作；在会议中，需要提供专业的服务，包括签到、引导、餐饮服务等；在会议后，需要进行收尾工作，包括清理场地、结算费用等。整个流程需要协调各方资源，确保各项工作顺利进行，为与会人员提供优质的体验。
案例总结与启示
总结
通过成功和失败案例的对比分析，可以发现成功的会务接待需要周全的计划、专业的团队和细致的服务。同时，失败案例也提醒我们要注意细节，避免疏忽。
启示
在会务接待工作中，应注重细节，提前做好充分的准备工作；加强团队协作，提高服务水平；根据不同会议需求制定个性化接待方案；不断总结经验教训，提高会务接待质量。
名片礼仪
在交换名片时，接待人员应将名片正面对着对方，双手递上，并简单自我介绍。

如何做好会务与接待工作PPT课件

现场控制：流程进行（指引就坐、投影切换、音响麦克、拉幕、鸣放礼花、协调主持等）
后勤保障：设备就绪（检查会议使用电
脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪）、物品摆放(桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼品是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水纸巾、加餐准备等）、住宿协调
印刷
主持组
•
负责主持词编写、服装租赁、美妆联系等
现场控 • 负责各个流程紧密衔接，保证会
制组议顺利进行
礼仪组 • 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会
会议分类
陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线
培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年
度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）
总体思路
周密计划
每项任务均须制订周密的工作计划
任务分解
将会务工作分解为各专项任务，明确分
工责、任保到证质量人
每项任务均有专人负责
逐项落实
计划的每个环节、步骤均须严格落实
第二章会务流程基本流程是
什么做哪些准备
工作
流程
会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服务—会后服务
等
小型条线类中等综合类大型综合类
备注
该类会议议程简单且固定，需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组
该类会议人员较多且稍复杂，需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
该类会议人员众多议程多变，需要安排：① 后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ④现场控制组 ⑤礼仪组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
① 会议事由确定：确定会议主题、时间、地点、与会人员，确定会议室大小及酒店客房间数，组织人员联系相关事宜。

应该如何做好接待服务工作.pptx

一般第一餐和最后一餐是大戏，或者说是大餐。根据接待标准,要选择档次高、或者有特色的酒店。中途的小餐，
可以自由组合，根据领导胃口调整。
第二、确定饭局的陪同人员
一次完美的饭局，陪同人员非常重要，必须指出的是：饭局的档次很大程度上是由出席饭局的人决定的，这和一次会议的档次是由出席的最高领导身份决定的一样。选择陪同人员的原则有两个：对等原则和搭配原则。所谓对等就是根据领导的身份确定陪同人员
的身份级别。搭配不光是说男女搭配，还要综合挑选搭配有能喝酒的，有能活跃气氛的人作陪。
第三、菜系选择，或者叫酒店选择，酒店选择很重要，吃什么,那里吃都是酒店选择决定的。
酒店选择的原则是两个：一是档次，二是特色，两者兼顾当然最好，如果不考虑特色，高级别的饭局就是粤菜，也就是海鲜店。
以上是吃饭前就须要考虑好的，等领导进入酒店，准备开始用餐了，又须要那些注意点呢？
如果你实在点不出，你可以向服务员求助：本店的特色菜。但是熟悉饭店运做规律的人都知道这其实可能会点到推销菜。最好的办法就是多吃多记。
作为一方市场或项目的负责人,在领导来考察工作时,你应该如何做好接待工作呢?千万不要认为只需做份精美的书面工作汇报材料,市场基础工作展示好就可以了。领导对你的考察,对你个人能力的认可彳艮大一部分要靠你的接待工作的质量来加分。
虽然接待工作的要点千头万绪,但只要把握住”衣、食、住、行”四个要点,并根据客人身份和重要程度确定接待标准,就离一次完美的接待工作不远了。
2.布置场所
在客人到来之前,要事先了解客人是乘什么交通工具来的。如果是带车来访,只需在门口作好准备即可;如果是乘火车、轮船、飞机、汽车而来,则要作好接站的准备。另外,还要安排好客人的食宿。原则是:一方面要尽可能招待得好一些,另一方面也不可脱离实际一味追求高档豪华,切忌给人以华而不实的感觉。

办公室接待礼仪及会务工作培训课件(PPT 41张)

接待多个访客时的注意事项：

（1）应该依访客的先后顺序进行处理： A、请访客按顺序在沙发上候坐； B、如令他们等候，要向访客说声： “对不起，令您久等了。” （2）联络会晤人员： A、联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已联络了。他现在正在前来接待处，请先坐一下。” B、如需等待或会晤人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会晤。

一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。二是多用礼貌有语。三是尊重隐私。四是体现女士第一
面、手、衣、履要洁净。说话客气，注意身份。在公共场所应保持安静，遵守秩序，不打搅、影响别人。遵时守约。
如：您好、请、谢谢、对不起，再见。与人交往时做到五不问，即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。
左侧下行。）
3.电梯内
接待人员先进入电梯，按住 "开 "的按钮，等客人进入后关闭电梯门，按动目的楼层按钮，同时告诉访客目的地是在第几层。如果访客不只一个人，或者有很多公司内部的职员也要进入电梯并站在一角，按着开启的掣，引领访客进入，然后再让公司内部职员进入。即是说访客先进入，以示尊重。离开电梯，则刚好相反，按着开启的掣，让宾客先出。如果你的领导也在时，让你的领导先出，然后你才步出。
转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。感谢对方来电，并礼貌地结束电话,在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息

会务接待培训课件ppt

会务接待培训
XXX, 副标题
汇报人：XXX
目录
CONTENTS
01 添加目录标题 02 会务接待概述 03 会前准备 04 接待礼仪 05 会中服务
06 会后服务
单击添加章节标题
第一章
会务接待概述
第二章
定义与重要性
会务接待的定义
会务接待在组织中的作用
添加标题
添加标题
会务接待的重要性
添加标题
添加标题
明确会议主题：根据会议目的和内容，确定会议主题，确保会议内容与主题相符。
明确会议目的：明确会议的目的和目标，确保会议能够达到预期的效果。
确定参会人员：根据会议主题和目的，确定参会人员名单，确保参会人员与会议内容相关。
确定会议时间和地点：根据参会人员的时间安排和场地可用性，确定会议时间和地点，确保会议能够顺利进行。
冒犯的语言
表达清晰：用简洁明了的语言表达意图，避免含糊不清
倾听认真：认真倾听他人发言，不要打断
或插话
回应及时：对于他人的提问或请求，及时
回应并解决
餐饮礼仪
迎宾礼仪：微笑、问好、指引
点餐礼仪：了解客人需求，推荐特色菜品
用餐礼仪：注意形象，不发出声响，不浪费食物
结账礼仪：核对账单，支付款项，表示感谢
反馈与沟通：及时向相关部门和人员反馈会务接待过程中的问题和改进建议，促进团队协作和共
同进步。
培训与提升：通过培训和学习，提高会务接待人员的专业素养和服务意识，为持续改进提供有力
支持。
感谢您的观看
汇报人：XXX
总结反思：对每次接待活动进行总结反思，找出问题和不足，及时改进和优化，不断提高接待水平和质量。

接待工作和会务工作的礼仪及规范课件(PPT43页)

1、如何迎接客人？
• 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。 • 五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。
带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。
4、如何会见和会谈
• 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。
2、如何称呼、介绍和握手
• 关于称呼。国际上,对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士，还可直接称其职务、阁下。
2、如何称呼、介绍和握手
• 迎接一批客人，如何介绍呢？是先介绍客人，还是先介绍主人？通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时，怎么介绍呢？是先介绍男士，还是先介绍女士？是先介绍年幼者，还是先介绍年长者？是先介绍身份低者，还是先介绍身份高者？是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士？西方是先卑后尊，我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人，就是如何握手的问题？伸手次序：由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。 • 注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。

会务接待礼仪培训PPT课件

职业着装原则
符合场合
根据会议或活动的性质选择合适的着装，如正式、商务休闲或便装。
整洁得体
颜色搭配
注意服装颜色的搭配，避免过于花哨或过于沉闷。
服装应保持整洁、无破损，搭配得体。
03 会务接待场所礼仪
会场布置规范
会议桌布置
根据会议类型和人数，选择合适的会议桌布置形式，如长桌、圆
桌或U型桌。
座位安排
根据与会人员的级别、职务和地位，合理安排座位顺序，确保主
次分明。
会议设施
确保会议设施完备，包括投影仪、音响设备、白板、笔等，以满足
会议需求。
接待场所卫生
环境卫生
保持接待场所整洁，无垃圾、无污渍，定期清洁和消毒。
空气质量
确保空气流通，避免室内空气污染，可适当使用空气净化器。
个人卫生
与会人员应保持个人卫生，注意洗手、修剪指甲等细节。
如有必要，向参会者道歉并解释原因，同时提供必要的协助和补偿。
及时通知相关人员，共同解决问题，确保会议顺利进行。
接待过程中出现投诉的处理
对于投诉，要认真倾听参会者的意见和建议，并表示重视和关注。
积极采取措施解决问题，并给予合理的解释和补偿。
总结经验教训，加强管理和培训，避免类似问题再次发生。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
保持面部、双手和口腔清洁，头发整齐，指甲修剪整齐。
自然妆容
女性可化淡妆，以展现自然、健康的气色。
着装规范
根据场合选择合适的服装，保持整洁、得体。
言谈举止规范
礼貌用语
使用“您好”、“谢谢”、“对不起”等礼貌用语。
热情主动

会务接待培训ppt课件

人员安全撤离，并及时向相关部门报告。
提供紧急医疗救助
03
与会人员突发疾病或受伤时，提供紧急医疗救助，联系医疗机
构进行救治。
提供必要的会务支持与服务
协助布置会场
根据会议需求，协助布置会场，包括座位安排、摆放桌签、
调试设备等。
提供茶水服务
为与会人员提供茶水、饮料等服务，确保会议期间饮水充足。
协助签到和引导
会务接待培训ppt课件
汇报人：文小库 2023-12-28
目录
• 会务接待概述 • 会前准备工作 • 接待流程与规范 • 会场服务与协调 • 会后整理与总结 • 会务接待技巧与注意事项
01
会务接待概述
会务接待的定义与重要性
定义
会务接待是指会议期间对与会者进行的专业化、规范化服务，包括接待、引导、安排住宿、交通、餐饮、参观游览等方面。
迎接与会人员
热情主动
面带微笑，主动向前迎接，表达对与会人员的尊重和欢迎。
自我介绍
向与会人员自我介绍，说明自己的身份和职责，以便与会人员有问题时能够及时找到你。
确认身份
核实与会人员的身份，确保他们是被邀请的参会人员。
引导与会人员签到、入座
引导签到
带领与会人员到签到台签到，确认他们的出席，并提供必要的资
料或胸卡等。
安排座位
根据会议安排和与会人员的身份，引导他们到指定的座位入座。对于贵宾或特殊需求的与会人员
，应提前安排好座位。
维持秩序
在签到和入座过程中，维持好现场秩序，确保与会人员能够顺利
、有序地完成这些步骤。
提供茶水、饮料等服务
询问需求
在提供茶水、饮料等服务前，先询问与会人员的需求和喜好，以便提供个性化的服务。

怎样做好接待工作ppt模版课件

知道客人的基木情况（访单位的名称、主宾姓名、国籍、文化、性别、身份、人数等）
知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具
知道客人的活动日程、意见和要求知道我方的接待指导思想和接待规格
10
制定方案
迎送安排：迎送客人的时间、地点，我方参与迎送客人领导和工作人员的姓名及职务、迎送礼仪的要求。
“政务和事务是机关工作的两个轮子，两者缺一不可。”
—— 周恩来
3
接待工作的作用
服务保障作用交际结缘作用形象展示作用促进工作开展的作用
接待部门筹划和运用人力、物力、财力，通过迎接、安排吃住行、组织宴会、参观游览等具体的接待项目，为接待对象提供必要的工作和生活条件
通过接待人员开展接待工作为组织广结良缘，形成适宜的社会生态环境和广阔的社会关系网络
由经验型服务向管理型服务转变
由单纯承担服务保障任务向统筹运作、综合协调及服务保障转变
7
第二部分怎样做好接待工作
客人抵达前的准备客人抵达后的接待服务客人离去（后）的有关工作
8
客人抵达前的准备工作
受领任务制定方案组织配置资源检查落实
9
受领任务
掌握本次接待任务的基本情况和要求，做到“四个知道”
主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面，其他迎送人员不宜过多。不同的客人按不同的方式迎接做好服务工作。
将住房安排，活动日程及乘车安排，就餐时间、地点以及有关注意事项等进行妥善安排并告知客人。
16
会见和会谈
会见的基本情况
①包括会见（谈）人的姓名、职务、人数。 ②会见（谈）目的。 ③会见（谈）的对象 ④会见（谈）的性质。

会务接待与组织方案ppt课件

准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
7
制作会议证件会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
会议期间外围的卫生工作
留存照片资料
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
8
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归档
催办与反馈工作
员名单。
10
案例结果
接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。
11
会前准备
“有备无患！！”
会前准备工作是会议管理的第一步，无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
12
12、安排食住行
会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.
会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。
安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
19
13、 VIP服务会议要求确认
设备、物品、音乐
15
6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据
会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
16
9、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

会务接待培训ppt课件(精)

设备检查
对会议所需的各种设备进行检查和测试，如投影仪、音响、话筒等，确保设备正常运行。同时，准备好备用设备以应对突发情况。
03
会务接待礼仪与形象塑造
保持面部干净，无油光，女性可化淡妆。
面部清洁
发型整齐
口腔清新
头发清洁、整齐，无异味，男性发不过耳，女性发型文雅。
保持口腔清洁，无异味，牙齿无食物残渣。
信息沟通不畅
尽管整体服务质量有所提升，但在一些细节方面仍有不足。如部分设施设备的维护不及时，影响了与会人员的体验。应加强对设施设备的维护和更新工作。
服务细节待完善
在面对一些突发事件时，如设备故障、交通拥堵等，应对措施不够得力。未来应建立健全的应急预案，提高应对突发事件的能力。
应对突发事件能力不足
提升服务质量
会务接待培训ppt课件
汇报人：
2023-12-30
contents
目录
会务接待概述会务接待前期准备会务接待礼仪与形象塑造会务接待中的沟通与协调会务接待中的餐饮安排会务接待中的交通安排会务接待总结与反思
01
会务接待概述
会务接待是指会议期间对与会者进行的专业化、规范化服务，包括接待、安排、协调等一系列工作。
素食者：提供丰富的素食选择，包括蔬菜、水果、豆制品等。在菜单上明确标注素食选项，方便与会者选择。
06
会务接待中的交通安排
严格遵守交通法规，确保行车安全，避免违规行为导致的交通事故。
遵守交通规则
驾驶员需保持良好的驾驶习惯，注意行车安全，合理控制车速，保持车距。
安全驾驶
提醒参会人员注意乘车安全，系好安全带，不要随意更换座位或在车内走动。
乘车安全
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针对行动不便或有特殊需求的参会人员，提供专门的接送服务，确保他们的出行便利。