会议组织规程

会议组织规程

第一条会议进行期间，为使工作人员认真做好会议服务工作，协助领导者掌握会议信息，

对会议实施有效指挥和控制，特制定本规程。

第二条签到

1、为及时了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好签到工作。

2、根据会议规模与形式分别采用不同的签到方法，一般有以下几种方法：

（ 1）簿式签到

一些小型会议可采用簿式签到。与会人员在会议工作人员预先准备好的签到簿上按要求ā搸

名、职务、所代表的单位等，

与会人员逐项填写，不得遗漏。

（ 2）证卡签到

一些大中型会议可采用证卡签到方法。会议工作人员将印好的签证卡事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的

姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。

（ 3）会议工作人员代为签到

对于一些小型会议和一些常规性会议可请会议工作人员代为签到。定好参加本次会议的花名册，开会时，来人就在该人名单后画上记号，假人员也要用规定的记号表示。会议工作人员事先制表示到会。缺席和请

（ 4）座次表签到方法

会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上与会人员

姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。

（ 5）电脑签到

一些大型会议，尤其是国际性会议，可采用电脑签到方法。会议工作人员事先要通过电脑制作签到卡，然后发给每位与会者。与会人员在进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，

然后将签到卡退还本人。

第三条接待

会议工作人员要彬彬有礼、热情周到地进行接待服务，让与会者有一种宾至如归的感觉。

第四条会议记录

1、工作人员要明确会议记录的重要性，了解会议记录是会议情况最原始、最全面、最真实的反映，是会议内容和过程的重要凭证；

2、工作人员要认真做好会议记录工作，对于重要会议的讲话、发言，有时还要进行录音、录像，以便会后整理、印发与存档；

3、详细记录要求有言必录，不但要记录要点，而且要按照原话的方式记录下论述要点

的材料和证据。做详细记录要求速度快，记录者要精力集中，思想不能分散，为了快速、准

确和全面、详细记录，可采用速记符号或借助录音机，会后再进行整理，原始记录和录音磁

带做原始资料保存；

4、会议记录人员不仅要有认真、负责的态度，而且要有一定的秘书工作的专业知识和实

际训练。

第五条编写会议简报

会议简报是反映会议进程、动态，向与会者通报会议情况的文字形式。工作人员在会议进行中编写会议简报，便于领导者及时了解会议、会貌和进程，便于与会者之间交流经验、

沟通信息。

第六条会间调度

工作人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议，协助领导者履行会议议程和任务。在特殊或意外情况下应沉着冷静、灵活应变，做好临时调度工作，以确保会议顺利进行。

第七条组织选举工作

如果会议中有选举的议题，工作人员还要做好选举的组织工作。

第八条安排会间生活

会间生活安排包括安排好住宿、伙食、交通和业余文化生活、参观访问等事宜，为与会者提供优良的生活服务。

第九条清理会议文件

会议过程中形成的大量文件材料，在会议结束时要及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密。

第十条离会与送别

船票，送与会者及时根据预先登记的返程日期和交通工具，工作人员要做好购、送车、

踏上归程等工作。对于个别需要暂留者则要做好安排食宿等事宜。

第十一条撰写会议纪要

重要会议结束后，工作人员要撰写会议纪要。即通过对会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神和议定事项，以便与会者共同遵守、执行。

第十二条会议总结工作

一次会议结束后，工作人员要对会务工作进行及时、认真地总结，肯定成绩，找出不足，便于做好以后的会务工作。总结的情况应向有关领导和上级部门进行汇报。