文书档案整理方法步骤(市直)

3、增加归档文件组件和纸质归 档文件修整、装订、编页、排 架要求； 4、增加归档文件档号结构要求； （1）档号：归档文件在整 理过程中，体现归档文件类别、 排列顺序的一组数字、字符的 集合
（2）文书档案档号结构宜为： 全宗号—档案门类代码·年 度—保管期限—机构（问题）代 码—件号 上下位代码之间用“—”连接， 同一级代码之间用“·”分开。 如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001。
在分类方案的最低一级类 目内，按事由结合时间、 重要程度排列
发文件按文件字号排列， 办文件、批示件、其它 类可按时间先后顺序排 列，并“随办随归”。
6、编号 （编页）
首页上端居中空白处盖归档章
填写归档章各项目
归 档 文 件 整 理 步 骤
7、编目
使用统一的档案管理软件， 按要求录入所有文件信息即 可自动生成归档文件目录
1
第2页 有破损
归 档 文 件 目 录 封 面 式 样 及 填 写
归
档
文
件
目
录
全宗名称 年 度
昭通市档案局 2 0 1 5 永 昭市档发 久
保管期限 机 构 （问题）
第八步
装盒
将归档文件按室编件号顺序 装入档案盒，数量适度并逐项填 写档案盒封面、盒脊和备考表。
文书档案的装盒
同一类型的档案集中装一盒，属于发文的，每 一种发文单独装盒，只有一件的单独装盒。
例 ： 发 文 件
例 ： 发 文 件
（二）办文件
涵义：指对外单位来文（包括编号 及未编号文件、传真电报、信函等）或 本单位内设部门上报文件进行办理形成 的材料。其“文件处理签+办理意见+来 文或材料”为一件文件。 不是所有办文件都需要归档。普发 性文件或仅传阅而无须其他处理的文件 不归档，可根据需要纳入资料管理。
第一步
收集
将同一年度下本单位产生 的所有文件材料以及外单位来 文全部收集起来。
第二步
鉴定
根据本单位制定的文件材 料归档范围和保管期限表对文 件材料进行鉴定，剔除重份和 勿需归档的文件。
第三步
装订
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法 律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文 与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与 翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名 册、图册一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议记要、 会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本 的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告 与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿 纸与相关文件为一件。去除易锈蚀的订书钉，厚一 点的采用三孔一线装订，稍溥一点的采用直角装订、 缝纫机压边装订或不锈钢订书钉装订起来。 注意：正本在前，副本在后。
序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
三、文书档案整理的方法步骤
最重要的一点：首先依据8号令 （机关、团体）或10号令（企业）制 定文书档案归档范围、保管期限表及 分类方案。 步骤：收集—鉴定—装订—分 类—排列—编号（编页）—编目—装 盒—入柜九个步骤
整理人：李玉芳 检查人：王丽红
年 月 日 年 月 日
第九步
入柜
1、涵义：按照档案分类方法 和目录装订方式，将已经整理好 的文书档案案卷（盒）按次序进 行装橱或上架。 2、入柜原则：从左至右，由 上至下。
3、排列方法 （1）期限—年度法 永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、 办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……2013（发、办、批、其）……； 30年：2001-2002-2003-……-2014……； 10年：2001-2002-2003-……-2014……。 ※（2）年度—期限法 2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）； 2002年：永久+30年+10年； 2003年：永久+30年+10年； ……
1、收集
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
归 档 文 件 整 理 步 骤
2、鉴定
利用8号或10号令制定分类 方案确定归档不归档范围， 剔出勿需归档文件
3、装订
以件为单位 注意件内文件的 排列
去除金属物 对齐文件
用不锈钢订书 针装订左侧
4、分类
分为发文件、办文件、批 示件、其他四类
5、排列
第七步
编目
编制归档文件目录 使用云南省档案局统一要求 的档案管理软件，按要求录入相 关信息后，自动生成归档文件目 录，打印输出即可。
归档文件目录填写式样
序 号 档号
0076WS· 2015-YSDF-0001
文 号
昭市档发 〔2015〕 8号
责任者
题
名
日期
密 级
页 数
备注
关于转发《省档案局关于开展档案 昭通市 档案局 安全执法检查的通知》的通知 2015 0425 3
下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置
归档章
16×45mm
（全宗号） 2×8 ＊（机构或问题）
（ 年度）
（件号）
（保管期限）
(页数）
3×15
41
首页上端空白处
76
2016
1
SDF
Y
Leabharlann Baidu38
首页上端空白处
76
2016
1
昭市档发
永久
38
注意：在编号时不应考虑 分盒问题，即装盒后最低一级 类目中各盒内的文件编号是连 续的，如第一盒从1—20号， 第2盒从21号开始编起。
注意： 1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的 原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕 即刻向档案室归档。或由部门初步整理后， 按年度批量向档案室归档。 2、每份／册为一件； 3、机构（问题）栏统一填“其他”； 4、同一年度归档的“其他”类文件材料， 按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室 编件号”。
例 ： 办 文 件
例 ： 办 文 件
（三）批示件
涵义：指上级领导对本地区本单位 事务进行批示，本单位领导在相关材料 上直接批示形成的材料。 注意： 1、每份领导批示为一件文书档案。 2、由其管理部门或人员负责归档。 3、批示件应全部归档；
4、机构（问题）栏统一填写“批示 件”； 5、同一年度的批示件按归档时间排 序，从“1”开始顺序编制“室编件 号”； 6、即使当年度批示件数量较少，也 应单独分类整理装盒。 7、如领导仅在某份文件上仅签名表 示已阅而无其他意义的，无须归档。
例 ： 其 他
例 ： 其 他
例 ： 其 他
要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发 文件、办文件的转换
第五步 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时 间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成 先后顺序排列。 注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中 排列。 1、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就 等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一 栏填写“发文机关代字”； 2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对 集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的 先后顺序排列。
注意： 1、根据各单位具体管理模式，可由 单位公文管理部门集中统一归档，或由 承办部门初步整理后，按年度批量归档。 2、机构（问题）栏统一填写“办文 件”； 3、同一年度所有办文件按归档时间 排列，从“1”开始顺序编写“室编件 号”。
例 ： 办 文 件
《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
第四步 分类
根据省档案局要求分为： 发文件、办文件、批示件、其他四大类，保管期限都是永 久。即云南文书档案分类方法归结为四种： （一）规模大的单位 按“年度-机构（问题）-保管期限”分 1、“年度-发文件-永久” 2、“年度-办文件-永久”； 3、“年度-批示件-永久” 4、“年度-其 他-永久”。 或 按“年度-保管期限-机构（问题）”分 1、“年度-永久-发文件” 2、“年度-永久-办文件”； 3、“年度-永久-批示件” 4、“年度-永久-其 他”。 （二）规模小的单位 按“年度-保管期限”分 “年度-永久”
打印并装订归档文 件目录
8、装盒
将归档文件按 件号顺序装入 合适的档案盒
填写备考表
编制档案盒 封面及盒脊
9、入柜
年度—保管期限法、保管期限—年度法 从左至右、从上至下 放入防虫药
注意：1、昭通档案业务交流QQ群 号为： 173850591 2、请各单位档案人员自行 搜索加入本QQ群，以方便业务指 导和交流，加入时请简单注明单 位名称和姓名。 如：市××局×××
例 ： 批 示 件
例 ： 批 示 件
例 ： 批 示 件
例 ： 批 示 件
（国家档案局定于10月13-17日在广西南宁举办口述历史采集培训班（针对广 西档案部门），拟请我局熟悉该项工作的一位领导于10月16日下午到 培训班作一个小时的讲座，食宿由国家局负责，请派员支持，盼复。）
（四）其他
涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其 他文件材料。 如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本； 本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会 议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、 签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位单、 总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产 管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、 纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收 发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报 刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存 价值的文字、表册等。
文书档案整理方 法步骤
学习内容
一、2015版与2000版《归档文件整理 规则》的区别 二、云南省档案局文书档案整理新思 路 三、文书档案整理方法步骤
一、2015版与2000版《归档 文件整理规则》的区别
1、将标准适用范围由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材料； 2、调整归档文件的分类方法为： （1）规模大的单位采用“年度—机构 （问题）—保管期限”或“年度—保管 期限—机构（问题）”三级分类法； （2）规模小的单位可以采取“年度— 保管期限”两级分类法；
5、将室编件号和馆编件号统一为件号；
6、在附录中增加归档章示例、直角装订法。
归档章式样
（全宗号） （机构或问 题） （年度） （保管期限） （件号） （页数）
归档章示例1
Z109 BGS
2015 Y
1 38
长：3×15mm 宽：2×8mm
归档章示例2
Z109
2015
1
办公室
永久
38
直角装订法
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印 归档文件目录
第六步
编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。 2、编页：以件为单位，在文 件正面右上角或背面左上角的 空白位置编写页码。
2015版《规则》归档章式样
（一）发文件
涵义：指本单位正式发文（包括 编有文号的发文、编号发出的传真 电报、有编号的简报、信息等）形 成的材料。其正本文件+发文审批单 +文稿+附件（如：拟办意见、依据 材料、背景材料、有关材料等）为 一件档案。
注意： 1、由单位公文管理部门或人员负责归 档。 2、发文件应全部归档； 3、机构（问题）栏填写其“发文机关 代字”。如：“云档发”、“云档办发” 等； 4、同一年度的每种发文件，分别按其 发文字号顺序排列，并从“1”开始编 制“室编件号”。
全宗号 76 年度 2014 全宗号 76 年度 2014 保管期限 永久 *机构（问题） 昭市档发 1 起 止 件 号 28 起 止 件 号 1
保管期限 永久
*机构（问题） 昭市档发
28 盒号
盒号
档
案
盒
盒
脊
式
样
档
案
盒
底
边
式
样
盒内备考表填写式样
盒内文件情况说明 盒内第1件第2页原件有破损，第8件原件缺第4页