文书工作与档案管理11 第十一章 档案的提供利用
文书工作与档案管理说课课件11.pptx
二、课程目标
知识目标 能力目标 素质目标
知识目标
教学目标
通过学习使学生掌握秘 书文书格式、办理流程 、收文处理、发文处理 、档案管理等相关理论 知识。
能力 目标
二、教学目标
提高秘书职场办文 、 立卷、 归档能 力，从而有效地完 成工作任务成为社 会所需要的综合型 人才。
素质目标
二、教学目标
使学生在充分意识到 文书工作与档案管理 在人才培养中的重要 意义的基础上积极培 养现代秘书人员的职 业素养，培养积极主 动工作态度和耐心细 致的工作习惯，树立 刻苦奉献、注重团队 协作的精神。
三、课程的教学内容构建
教材： 普通高等教育“十二五”规划
教材《文书与档案管理》 潘春胜主编， 中国财政经济出版社出版。
参考资料： 《档案管理学》，邓绍兴、陈智为主编，中国人民大学出版社《档案 管理学基础》，陈兆吴、和宝荣主编，中国人民大学出版社
《档案学概论》，吴宝康主编，中国人民大学出版社出版《中国档案》 （国家档案局主管）
《文书工作与档案管理 》
管理工程学院
曾位
文书工作与档案管理说课内容
课程作用和定位
课程目标 课程的教学内容构建
教学方法
课程设计的理念与思路
考核评价
07
教学条件
08
课程特色
一、课程作用和定位
在专业调研及岗位工作过程分析的基础上， 以办公室一线工作及管理岗位中具有相近知识、能力素养要求 的岗位集合，形成电信商务专业（商务文秘方向）的职业岗位群
实行学中做、 做中学的教学 模式，构建实 践与理论一体 化。
1、教材内容 选择的特色
2、教学方法 的特色
3、教学模式 的特色
课程建设改革思路
文书工作与档案管理
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。
2、电⼦档案的归档⽅式：（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。
3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说，档案是原始的历史记录。
4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。
（2）⾏为规范作⽤。
（3）公务联系和知照作⽤。
（4）凭据记载作⽤。
（5）传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答：需要登记的收⽂有：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书工作与档案工作
文书工作与档案工作第一篇：文书工作与档案工作文书工作与档案工作一、教学目标1．知识和技能目标：理解文书与档案工作的特征，掌握文书与档案工作的内容和一体化操作的步骤。
2．操作技能目标：能进行“一体化”操作。
3．情感目标：通过对文档工作内容的学习，使学生建立起对本专业学习的兴趣和感情。
二、教学重点：掌握一体化操作的步骤。
（1）登记时便对文件进行分类；（2）处理文件时便进行价值鉴别；（3）建立立卷类目，随时立卷；（4）标引档号、分类号、主题词；（5）注录文件特征。
三、教学难点：理解一体化的概念。
四、教学策略：自主学习和协作学习、探究学习相结合。
五、课时安排：2 课时(45 分钟×2)。
六、教学环境：多媒体电教室。
七、授课过程：一、导课通过一段录像介绍文书与档案工作，由此引入新课。
（播放录像）二、讲授新课（一）、文书工作与档案工作的特征1．服务性插入图片展示2．政治性3．管理性提问：试比较班级管理工作与（二）、文书档案工作的不同之处文书工作与档案工作的内容：用幻片展示阅读内容，用表格形式体现文书与档案工作内容插入表格（原文件）（三）、文档一体化用幻灯片例举实1．文档一体化的概念提问：文档一体化是否是将文书与档案工作合二为一？2．文档一体化的操作步骤用录像展示列举生活中的一体化现象学生参与三、课堂训练让学生描述文档一体化的概念四、课堂小结五、布置作业第二篇：文书工作与档案管理1、文书的概念;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人。
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
2、文书包括公务文书和私人文书。
3、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请示、批复、报告、通知等。
4、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。
文书工作教材与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理课程标准高等教育出版社高职教育中心编写人：***2 0 0 7 年 6 月目录一．本课程教学目标 (3)二．本课程的专业地位和作用 (3)三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解（结构） (3)四．教学起点（学生必备基础） (4)五．教学内容和具体标准 (4)六．教学进度和时间安排 (16)七．教学模式和教学方法 (17)八．教学效果的考核评价 (17)九．教学条件与资源 (18)一、本课程教学目标《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理专业的专业必修课程，该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基本概念与一般知识和技能，文书的种类，文书的体式与稿本，文书的形成与处理，文书的整理与归档，档案的收集与鉴定，档案的整理与保管，档案的检索与利用，以及电子档案等。
本课程教学以培养应用型和操作型秘书人才，以及相关工作岗位的职业要求为目标，帮助秘书专业、行政管理等专业学生掌握文书与档案工作的知识与技能，提高专业素质和工作能力；以就业为导向，以掌握基本的知识和技能为原则，强调实际操作与技能训练；并注重学生心理素养和职业意识培养，为从事秘书工作和相关工作奠定良好的基础。
二、本课程的专业地位和作用《文书工作与档案管理》是文秘专业、行政管理等专业的主干与核心课程，它不仅是秘书专业的专业基础，也是相关职业岗位群的关键技能模块，是国家文秘职业资格考试的重要内容。
特别是根据教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用性人才培养的要求，本课程在知识体系以及教学方法、学习方法等方面，都有凝炼与新的要求，认真搞好本课程教学，对培养现代秘书人才以及相关人才的专业目标的实现具有十分重要的地位和作用。
三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解（一）总体目标：《文书工作与档案管理》课程是秘书专业的必修课，是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。
本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势，培养学生职业意识；在内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变，培养学生实际职业技能；在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变，突出实际案例和技能训练，以及电子文档等新知识的掌握，配合以网络教学，扩大学生的知识面，达到知识宽厚，技能熟练，职业意识强的目标。
文书与档案管理
1.文书工作的概念。
广义的文书工作就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。
2.文书工作的作用。
（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用3.文书工作的任务。
就是要科学地组织机关的文书工作，及时准确的处理机关的往来文书，有条理地、安全地运转文书，完整地保管文书，正确地发挥文书的作用，沟通对内对外的联系，有效的推进机关文书工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
4.文书工作的特点。
（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性5.文书人员的分类。
（1）文书写作人员（2）文书处理人员（3）文书运转人员（4）文书工作辅助人员（5）文书保管人员6.文书人员的职责。
（1）文书写作人员，负责文稿起草、修改、审核、编号、盖印等。
（2）文书处理人员，负责文书的拟办、催办、承办等。
（3）文书运转人员，负责文书的登记、分文送批送签、安排传阅等。
（4）文书工作辅助人员，负责文书的打印、校对、收发、传递等。
（5）文书保管人员，负责文书的归档、立卷、保管等。
二．理解题1.文书工作于秘书工作、行政工作、档案工作的关系。
（1）文书工作是秘书工作重要组成部分。
（2）文书是实施行政管理的一种书面工具，文书工作是行政管理的组成部分。
（3）文书工作于档案工作是前后紧密联系的工作，文书是档案的主要来源，文书工作是档案工作的基础。
文书工作于档案工作有着姐妹亲缘关系。
2.文书工作的基本原则。
（1）及时（2）准确（3）安全3.文书工作的机构及组织形式。
（1）文书工作的机构：收发室、打印室、秘书科、机要科、办公室、信访科、信息科、档案室。
（2）文书工作的组织形式：集中形式、分散形式、混合形式。
4.文书人员的素质要求。
（1）有较高的政治素质（2）要有良好的工作作风（3）要有较强的业务水平三．应用题1.谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
（1）集中形式既可以节省人力、物力，又便于简化手续，提高效率。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第十一章 档案登记与统计
第二节 档案统计工作
二、档案统计工作的要求
档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的 专业要求两个层次。
第二节 档案统计工作
1.一般统计工作的基本要求 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定
上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行 统计的必要性。 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可 进行量的描述与量化研究的。
第二节 档案统计工作
三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、 反映客观实际。
四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、 分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。
五是坚持规范化、体系化、制度化原则。
第二节 档案统计工作
2.档案统计工作的专业要求 首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和
表11-13
档案销毁清册
顺序号 案卷或文件题名
起止日期
案卷号或 文件字号
数量
规定保管 已保管年
年限
限
备考
6.档案利用效果登记
利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调 查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、 改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。
第二节 档案统计工作
第二节 档案统计工作
一、档案统计的类别和形式
1.档案统计的类别 从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档
案事业的组织与管理状况的统计两大类型。 从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系
统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工 作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
档案提供利用工作概述课件
移动终端服务
社交媒体服务
用户可以通过手机、平板电脑等移动终端 设备访问档案馆或图书馆的网站或应用程 序，进行档案的查阅和检索。
档案馆或图书馆通过社交媒体平台发布信 息、宣传活动和提供在线咨询等服务。
档案提供利用方式的创新与发展
虚拟现实技术
利用虚拟现实技术为用户提供沉浸式 的档案参观体验，提高用户的参与度 和兴趣。
档案提供利用工作是档案馆（室）服务社会、服务公众的重要途径，也是实现档案 价值、发挥档案作用的重要手段。
档案提供利用工作包括档案原件、复制件和档案信息、档案编研成果等的提供利用。
档案提供利用工作的目的和意 义
01
满足社会各方面对档案 信息的需求，为经济社 会发展提供有力支持。
02
促进档案馆（室）的对 外交流与合作，提升档 案馆（室）的社会影响 力和知名度。
复制服务
档案馆或图书馆为用户提供档 案复制服务，包括复印、拍照、 扫描等。
电子邮件服务
通过电子邮件方式向用户提供 档案的电子版或查询结果。
现代档案提供利用方式
在线查阅
数字化服务
通过档案馆或图书馆的网站，用户可以在 线浏览、检索和下载档案。
档案馆或图书馆将传统档案进行数字化处 理，并提供在线检索和下载服务。
响力。
档案提供利用工作面临的挑战与机遇
挑战
随着档案信息量的增长，如何有效管理和利用这些海量数据成为一大挑战；同 时，如何满足用户个性化、多元化的需求，提高服务质量也是亟待解决的问题。
机遇
随着信息技术的发展，档案提供利用工作可以借助先进的技术手段，提高工作 效率和管理水平；同时，随着社会对档案文化的需求增加，档案提供利用工作 可以拓展服务领域，提升社会影响力。
文书工作与档案管理9243364页PPT文档
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学
1 了解档案的提供利用的形式与特点。
2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
利，也会使自己的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
文书工作与档案管理
区别
1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，
档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成 和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组 合的，集中的，多份的。 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的 工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用， 档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以 备利用，发挥着历史的价值作用。 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应 用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案 以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越 长久，越发珍贵。
利用管理系统将公文处理与档案管理相结合充分利用文书处理过程中形成的数据信息避免档案部门的重复劳动使文书工作中文件的收发登记运转承办催办以及文件的收集整理立卷和归档利用统计形成一个有序的整体
文书工作与档案管理
一、文书与档案管理的基础
文书：行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具 有应用的和特定格式的文字材料。 包括以下几项基本内容： （一）文书是人类社会实践中形成的。 （二）文书是出于人类主观意图而形成的。 （三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。
文书工作人员的职业道德要求
文书人员在工作活动中应当具备的行为 规范，体现文书人员的服务意识和求实 精神。 要求服从组织、恪尽职守、清正廉洁、 光明磊落。
档案工作人员应具备的职业道德
1、维护历史真实面貌 2、忠于和热爱档案事业 3、具有全心全意为人民服务的精神 4、养成良好的保密习惯 5、树立高度的法制意识与观念 6、保持严谨细致的工作作风 7、发扬开拓进取的奋斗精神
档案的分类
文书档案：一般包括党政档案、人物档 案及家庭档案。 科技档案：技术档案。 专门档案：干部档案、会计档案、地名 档案、诉讼档案、艺术档案、教学档案、 书稿档案、新闻档案、人口档案等。还 有一种特殊档案，声音档案。
秘书文书档案工作实务：档案的保管和利用
具有价值的⽂件经过⽴卷归档、收集整理、移归档案室后，剩下的任务就是妥善保管，以便最终⽬的的充分利⽤。
要⼴泛、长久地发挥档案材料的作⽤，就必须维护档案材料的完整和安全，克服和限制档案损毁的各种因素，延长档案的寿命，不断提⾼档案管理⼯作的现代化⽔平。
a、档案材料损毁的防治 ⼀、档案材料损毁的原因 1）内因。
是指档案本⾝制成材料的质量。
如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何，将直接影响档案材料的保管。
2）外因。
主要有⾃然环境、保管条件和⼈为的因素等。
如不适宜的温度、湿度、各种有害⽣物、光线、灰尘、⽓体、⼈为的破坏，借阅⼈员不注意爱护⽽造成的揉折、撕裂、磨损、污染等等。
⼆、档案损毁的防治 针对档案损毁的原因，除在形成⽂件过程中，如在印制⽂件时选⽤质量较好的纸张（含纤维素较多、颜⾊较⽩、表⾯平细、拉⼒强的纸），墨⽔、墨汁、油墨外，还必须要有专门放置档案的处所和箱柜。
还应根据需要和可能，配置温、湿度计、防⾍剂、吸⽔剂、防尘和除湿器械。
档案库房应严格控制温、湿度（温度⼀般在14摄⽒度~18摄⽒度，湿度控制在50%~65%左右），要避光和密闭，防⽌并限度减少光线、有害⽓体、灰尘、微⽣物侵害档案材料；要注意防⾍和防霉；注意防⽕、防盗和防⿏。
b、档案的利⽤ 为公司的各项⼯作需要提供利⽤档案，是档案⼯作任务的中⼼环节；是档案⼯作的根本⽬的。
⼀、档案利⽤⼯作的基本要求 *必须熟悉⾃⼰的“家底”，即熟悉档案室（柜）内保存档案材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整情况和作⽤等。
*摸清公司利⽤档案的规律，了解上司和各部门需要利⽤内容和要求。
*有计划、有重点地编制必要的检索⼯具和参考资料。
*建⽴查阅制度，主要有查阅⼿续、摘抄、复印范围及清点、核对⼿续、查阅注意事项等。
⼆、提供利⽤的⽅式 *设⽴阅览室，开展阅览⼯作。
*将档案材料借出，供利⽤者暂时使⽤。
*将档案材料进⾏复制提供利⽤。
*根据档案内容编写综合资料提供利⽤。
文书工作与档案管理说课课件11
《档案学通讯》（中国人民大学主办，《档案学通讯》杂志社出 《历史档案》（中国第一历史档案馆主办，历史档案杂志社出版）
《档案学通讯》（中国人民大学主办，《档案学通讯》杂志社出
教学重点难点分析
文书格式、处理 档案管理 专门档案
学习自主性 思维创造性 技能实用性
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7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年8 月上午9 时23分 20.8.25 09:23A ugust 25, 2020
•
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年8 月25日 星期二9 时23分 31秒09 :23:312 5 August 2020
•
9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 9时23 分31秒 上午9时 23分09 :23:312 0.8.25
(2)以实践作为课程教学的主线，通过实践带动知识与技能的学习、职业态度的养成。 教学体系按工作项目布排，项目的设计以文书工作与档案管理中的核心技能为载体。
(3)作为一门文科类课程，实训中很少有设备操作的内容，工学结合的实施面临着较多 的困难，因而在创设工作任务时，本课程较多采用虚拟情境的形式，学生在学习过程中 扮演虚拟企业中的一定角色，完成虚拟的工作任务，较好地解决了文科专业工学结合难 以实施的难题。
参观企事业单位的行 政部门，了解不同企 事业的文书工作
八、课程特色
1
2
高职的课程具 有鲜明的职业性， 从课程的实用性 出发，并根据我
灵活运用多 种教学方法，调 动学生学习的积 极性，促进学生
院毕业生今后可 学习能力的发展，
能就职的工作岗 位需求对教学内
培养学生综合能 力和职业素养。
档案管理学基础(人大版)讲义：10.1 档案提供利用工作概述.doc
第十章档案提供利用工作
第一节档案提供利用工作概述
一、含义
档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。
为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。
档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。
二、利用工作的地位
档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。
它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。
它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。
总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。
三、注意问题
1．服务思想
（1）全面地为档案用户服务
（2）及时地为档案用户服务
（3）准确地为档案用户服务
（4）有效地为档案用户服务
2．正确处理提供利用与保密之间的关系
提供利用和保密，从根本上来说是一致的。
提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。
要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
文书工作与档案管理 课后习题答案 作者 徐 彦 章后习题参考答案.doc
章后习题参考答案第1章1.1什么是文书？答：文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
1.2什么是档案？档案的特性是什么？答：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等以及其他各种方式和载体的历史记录。
概括地说，档案是原始的历史记录。
档案的特性是：（1）来源的广泛性；（2）形成的条件性；（3）记录方式和载体形式的多样性；（4）原始的记录性。
1.3文书与档案的区别和联系是什么？答：（1）文书与档案的联系。
两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
文书记录的是现实活动，档案是保存起来的历史活动记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。
两者在内容和格式上完全一致。
两者互为因果。
文书是档案的前身，档案是文书的归结。
在有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
（2）文书与档案的区别。
两者的性质和形式不同。
文书是具有现行效用的信息，为现行应用而产生；档案是保存起来的历史信息，是为了今后的应用而按照一定规律组成和保存的。
两者的目的和作用不同。
形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，发挥历史价值的作用。
两者存在和发挥效用的时间不同。
文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了现实效用；档案由于是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性。
1.4文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么？答：文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。
档案保管与利用
档案管理之档案保管与档案利用讲义概述：档案来源于文件，（文件办理完毕后都要归档）文件的质量好坏直接影响到档案的质量文件用纸是A4还是16开，第一节档案的保管总述：一、档案保护技术是研究档案制成材料的损坏原因及科学的保护方法，最大限度地延长档案的寿命。
1、档案制成材料是记录和体现档案内容的物质材料，就是档案制成材料。
2、档案制成材料损坏原因（1）内因：本身的制成材料的性质。
（2）外因：遭到破坏的外在因素。
二、保护档案的方法和原则以防为主，防治结合。
第二节纸质档案制成材料及其耐久性一、纸（一）纸张组成纸张材料品种繁多，如书写纸、新闻纸、牛皮纸、宣纸、钞票纸等，构成它们的原料不同其表现的特征不同，但它们都是由造纸植物纤维经过加工制成的。
纤维植物主要由纤维素、半纤维素、木质素等组成。
（二）纸张老化的因素1、酸：是促使纤维素水解的催化剂。
（1）空气中有害气体（2）造纸过程中化学成份2、氧化性气体二、字迹材料（一）色素成份1、炭墨2、颜料、3、染料（二）结合方式1、结膜2、吸收3、粘附（三）常见字的评价：1、最耐久的字迹材料2、较耐久的字迹材料3、不耐久的字迹材料第三节有害生物对档案的危害及其防治一、霉菌（一）霉菌生长的条件1、养料2、湿度3、温度4、酸碱度（二）霉菌对档案的危害1、色斑2、纸张老化（三）霉菌的预防1、控制温湿度2、防灰尘3、进库档案消毒4、使用防霉剂（四）档案消毒档案室可以用档案消毒箱消毒。
二、档案害虫（一）生长的条件1、温度：22—32度2、湿度：70%以上3、食物（二）常见的几种害虫蟑螂（三）防治预防：1、改善库房建筑，切断害虫进入通道；2、档案入库前检查和杀虫处理；3、保持库内外环境清洁卫生；4、控制和调节库房温湿度；5、使用驱虫药。
治理：1、化学杀虫法2、物理杀虫法第四节防光、有害气体、防灰尘一、防光（一）光对档案的危害1、使纸张纤维素老化、破坏纸张强度；2、使字迹材料褪色。
（二）防光措施1、档案库房少设窗；2、库房内使用白炽灯；3、使用毛玻璃。
文书工作与档案管理
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办
公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐
渐成为档案利用的主要方式。
档案复制的方法很多，有静电复印、缩 微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
的编撰。 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 了解网络信息服务。 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编 研服务。 掌握档案原件服务，档案复制服务。
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档案的利用是档案工作的目的，
也是档案工作的出发点和归宿。
第一节
档案提供利用的形式 与特点
第二节
档案的直接利用工作
第三节
档案的间接利用工作
（二）大事记
大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地
记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和
工具书。
机关大事记的结构
（1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过 对许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展 的概貌及其规律性。
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。
（三）组织沿革
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展 的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是 指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术， 向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
档案电子服务的方式主要有以下四种：
三类
3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分 为三类
2024年文书档案管理制度范文（四篇）
2024年文书档案管理制度范文一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年____月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。
二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。
2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。
3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。
4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。
5、本局召开全区教育工作会议____、议程、____、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。
6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。
7、本局关于干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动____、批复等文件。
8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。
9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。
10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。
11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。
12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。
13、本局关于机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团组织关系介绍信存根)等文件材料。
14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。
15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。
16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。
17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。
第八章 档案的提供利用与统计《文书工作与档案管理》PPT课件
EIGHT
第八章
档案的提供利用与统计
8.1 档案提供利用的形式及特点
8.1.1 档案提供利用的一般形式
• 档案的提供利用工作也称档案信息的开发利用工作，它是
指通过一定的方式和方法尽可能地开发档案信息，直接向
有关单位和人员提供信息服务。
所谓档案信息的直接利用工作
就是档案工作人员通过阅览、外借、复制、咨询、 制发档案证明等服务方式，直接向利用者提供档案 材料，满足利用者需要的工作。
• 档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业的所 有方面，凡是档案事业领域内可进行量的描述与量化研究 的现象，都可以纳入档案统计工作的范畴。
• 档案统计工作是一般统计方法应用于档案管理工作的过程， 它具有统计工作与档案管理工作的双重性质。正因为如此， 档案统计工作具有统计工作规范化、科学化、制度化和体 系化的基本特征。
8.4 档案统计工作
8.4.3 档案统计工作的步骤
➢ 1）统计设计
• 统计设计是统计工作的前期准备阶段，其目的是对统计工 作的目标、具体任务、进程、方法等进行统筹规划。在统 计设计的方案中，对统计项目（指标）、名称及含义、计 量单位、填报与计算方法、表格、所采用的分析技术、拟 解决的问题，以及统计所涉及的时间和空间范围、工作进 度和完成时限等，要予以明确规定，以保证统计工作有序 进行。
其登记的重点内容。
1 1）档案工作日志 2 2）人员进出库房登记本 3 3）档案出入库登记簿 4 4）档案清点、检查登记簿 5 5）档案利用登记簿 6 6）档案借出登记簿 7 7）档案复制、摘抄登记表 8 8）档案利用效果登记表
8.4 档案统计工作
8.4.1 档案统计工作的对象和体系
➢ 1）档案统计工作的对象
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一、档案提供利用的一般形式
“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。
图10-1 “利用档案”和“档案提供利用工作”的区别和联系
一、档案提供利用的一般形式
档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。
图10-2 档案的提供利用工作的分类
第二节 档案的直接利用工作
本节点睛 一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
积累的经验多了就会慎虑，就像积累 的学识多了就会博学一样。
——霍布斯
一、阅览服务
（一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。
图10-14 电子化服务的优点
（三）档案电子服务的分类
档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。
图10-15 档案电子服务的分类
第三节 档案的间接利用工作
本节点睛 一、间接利用工作的特点 二、间接利用工作的主要
形式
历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。
——韩非
一、间接利用工作的特点
图10-18 大事记的编写要求
（二）大事记
2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对 许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概 貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图 10-19。
图10-19 选择和确定大事时的要求
（二）大事记
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。大事时间的写法要求，见图10-20。
图10-13 咨询服务的步骤
五、电子化服务
（一）电子化服务的概念 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛
发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方 式。它是指档案部门利用电子化办公设备和 现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的 数字化档案。
（二）电子化服务的优点
实现档案信息开发利用的电子化具有 诸多优势，见图10-14。
四、咨询服务
（一）咨询服务的概念 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人
员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话） 或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的 有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案 规章制度、档案检索途径等方面的问题。
（二）咨询服务的步骤
档案咨询服务工作程序一般可分为五个 步骤，见图10-13。
图10-10 内部借阅的借阅制度
三、复制服务
（一）复制服务的概念 随着办公室自动化程度的提高，各种现 代办公工具的普及，特别是照相、复印技术 以及电脑文字处理技术的推广运用，档案 复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方 式。
（二）档案复制服务的优点
档案复制服务的优点很多，见图10-11。
图10-11 档案复制服务的优点
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
本节点睛 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
我们认识人，只不过像看一个由虚线点画 而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还 有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。
图10-5 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
3. 从利用档案的目的来分，档案用户 可分为三类，见图10-6。
图10-6 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用分为三类，见图10-7。
图10-7 档案用户的分类
（二）档案用户的利用规律
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还 会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生 前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事 件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时 间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除 了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一 些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意 发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准 备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的 工作更加主动。
第十一章 档案的提供利用
学习目标 本章点睛 主要内容 知识框架图
1 了解档案的提供利用的形式与特点。 2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
（四）文件汇编
文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思 义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件， 可以说是现行文件汇集的统称。
文件汇编
（四）文件汇编
1.发文汇编 它是发文机关将每年制发的公文按发文顺 序号排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编 一般按年度编辑，根据发文数量一年编一册或 数册。发文汇编内的文件一般按文件形成日期 先后或文号顺序排列，并重新统一编写页号， 加上目录、封面装订成册。
（四）文件汇编
2. 重要文件汇编 它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编 纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤， 见图10-22。
图10-22 重要文件汇编的步骤
（四）文件汇编
3. 会议文件汇编 会议文件汇编是收录机关某一次或几次 会议的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。 会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关 会议文件的一种参考资料。
用户分类入手，根据不同类型的档案用户， 加以区别对待。从不同的划分标准出发，可 以把档案用户划分为以下四类。
三、档案用户的特点和利用规律
1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。
图10-4 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可 分为三类，见图10-5。
（一）全宗指南
1. 全宗指南的概念与作用 全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。
全宗指南
（一）全宗指南
2. 全宗指南的结构 全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。
图10-17 全宗指南的结构
（二）大事记
1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记 载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具 书。大事记的编写要求如下，见图10-18。
图10-20 大事时间的写法要求
（三）组织沿革
组织沿革也叫组织机构沿革，是以 文字或者图表形式，系统地记述和反映 某一独立机关（包括党政机关、社会团 体、企事业单位）自身发展演变情况的 参考资料和工具。
（三）组织沿革
组织沿革的编写体例可采用四种方法， 见图10-21。
图10-21 组织沿革的编写体例的方法
间接利用工作的特点有三点，见图10-16。
图10-16 间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要形式
档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参 考资料可以分为两种：一种是档案文献报道 型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案 文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包 括大事记、组织沿革等。
（二）阅览服务的特点
阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。
图10-8 阅览服务的优点
（三）阅览服务的分类
档案阅览服务可分为两种形式， 见图10-9。
图10-9 阅览服务的分类
二、外借服务
（一）外借服务的概念 档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
（二）外借服务的特点
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度， 见图10-10。
二、档案提供利用工作的要求
档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键 的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。
图10-3 档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
《档案用户是档案工作的服务对象，是
利用档案、实现档案价值的主体。 （一）档案用户的特点 要掌握档案用户的特点，首先应从档案
（三）档案复制服务的方法
档案复制的方法很多，有静电复印、 缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
缩微复制
（三）档案复制服务的方法
在具体方式上还可以根据利用档案的不 同用途和不同利用范围，档案复制分两种， 见图10-12。
图10-12 档案复制的分类
（三）档案复制服务的方法
（五）机关基础数字汇集
机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关 或机关某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基 本情况统计表 ” 。
基础数字汇集从内容上分有综合性和专题性两种。 综合性基础数字汇集是记载某一机关各方面情况 的资料，它内容广泛，项目较多，篇幅较大。 专题性基础数字汇集则是记载某一机关某一个方 面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活 动的发生、发展、规模、变化、结果等情况。