文书工作与档案管理11 第十一章 档案的提供利用
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
——泰戈尔
一、档案提供利用的一般形式
“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。
图10-1 “利用档案”和“档案提供利用工作”的区别和联系
一、档案提供利用的一般形式
档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。
图10-2 档案的提供利用工作的分类
图10-20 大事时间的写法要求
（三）组织沿革
组织沿革也叫组织机构沿革，是以 文字或者图表形式，系统地记述和反映 某一独立机关（包括党政机关、社会团 体、企事业单位）自身发展演变情况的 参考资料和工具。
（三）组织沿革
组织沿革的编写体例可采用四种方法， 见图10-21。
图10-21 组织沿革的编写体例的方法
图10-13 咨询服务的步骤
五、电子化服务
（一）电子化服务的概念 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛
发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方 式。它是指档案部门利用电子化办公设备和 现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的 数字化档案。
（二）电子化服务的优点
实现档案信息开发利用的电子化具有 诸多优势，见图10-14。
（一）全宗指南
1. 全宗指南的概念与作用 全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。
全宗指南
（一）全宗指南
2. 全宗指南的结构 全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。
图10-17 全宗指南的结构
（二）大事记
1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记 载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具 书。大事记的编写要求如下，见图10-18。
二、档案提供利用工作的要求
档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键 的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。
图10-3 档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
《档案用户是档案工作的服务对象，是
利用档案、实现档案价值的主体。 （一）档案用户的特点 要掌握档案用户的特点，首先应从档案
四、咨询服务
（一）咨询服务的概念 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人
员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话） 或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的 有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案 规章制度、档案检索途径等方面的问题。
（二）咨询服务的步骤
档案咨询服务工作程序一般可分为五个 步骤，见图10-13。
（二）阅览服务的特点
阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。
图10-8 阅览服务的优点
（三）阅览服务的分类
档案阅览服务可分为两种形式， 见图10-9。
图10-9 阅览服务的分类
二、外借服务
（一）外借服务的概念 档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
（二）外借服务的特点
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度， 见图10-10。
（五）机关基础数字汇集
机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关 或机关某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基 本情况统计表 ” 。
基础数字汇集从内容上分有综合性和专题性两种。 综合性基础数字汇集是记载某一机关各方面情况 的资料，它内容广泛，项目较多，篇幅较大。 专题性基础数字汇集则是记载某一机关某一个方 面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活 动的发生、发展、规模、变化、结果等情况。
图10-18 大事记的编写要求
（二）大事记
2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对 许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概 貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图 10-19。
图10-19 选择和确定大事时的要求
（二）大事记
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。大事时间的写法要求，见图10-20。
间接利用工作的特点有三点，见图10-16。
图10-16 间接利用工作的特点
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、间接利用工作的主要形式
档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参 考资料可以分为两种：一种是档案文献报道 型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案 文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包 括大事记、组织沿革等。
第十一章 档案的提供利用
学习目标 本章点睛 主要内容 知识框架图
1 了解档案的提供利用的形式与特点。 2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
用户分类入手，根据不同类型的档案用户， 加以区别对待。从不同的划分标准出发，可 以把档案用户划分为以下四类。
三、档案用户的特点和利用规律
1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。
图10-4 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可 分为三类，见图10-5。
（四）文件汇编
2. 重要文件汇编 它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编 纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤， 见图10-22。
图10-22 重要文件汇编的步骤
（四）文件汇编
3. 会议文件汇编 会议文件汇编是收录机关某一次或几次 会议的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。 会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关 会议文件的一种参考资料。
第二节 档案的直接利用工作
本节点睛 一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
积累的经验多了就会慎虑，就像积累 的学识多了就会博学一样。
——霍布斯
一、阅览服务
（一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。
图10-14 电子化服务的优点
（三）档案电子服务的分类
档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。
图10-15 档案电子服务的分类
第三节 档案的间接利用工作
本节点睛 一、间接利用工作的特点 二、间接利用工作的主要
形式
历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。
——韩非
一、间接利用工作的特点
图10-10 内部借阅的借阅制度
三、复制服务
（一）复制服务的概念 随着办公室自动化程度的提高，各种现 代办公工具的普及，特别是照相、复印技术 以及电脑文字处理技术的推广运用，档案 复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方 式。
（二）档案复制服务的优点
档案复制服务的优点很多，见图10-11。
图10-11 档案复制服务的优点
（四）文件汇编
文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思 义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件， 可以说是现行文件汇集的统称。
文件汇编
（四）文件汇编
1.发文汇编 它是发文机关将每年制发的公文按发文顺 序号排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编 一般按年度编辑，根据发文数量一年编一册或 数册。发文汇编内的文件一般按文件形成日期 先后或文号顺序排列，并重新统一编写页号， 加上目录、封面装订成册。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
本节点睛 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
我们认识人，只不过像看一个由虚线点画 而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还 有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。
图10-5 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
3. 从利用档案的目的来分，档案用户 可分为三类，见图10-6。
图10-6 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
4. 按利用者的利用频率来分，档案用 户可分为三类，见图10-7。
图10-7 档案用户的分类
（二）档案用户的利用规律
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还 会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生 前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事 件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时 间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除 了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一 些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意 发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准 备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的 工作更加主动。
（三）档案复制服务的方法
档案复制的方法很多，有静电复印、 缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
缩微复制
（三）档案复制服务的方法
在具体方式上还可以根据利用档案的不 同用途和不同利用范围，档案复制分两种， 见图10-12。
图10-12 档案复制的分类
（三）档案复制服务的方法
一、档案提供利用的一般形式
“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。
图10-1 “利用档案”和“档案提供利用工作”的区别和联系
一、档案提供利用的一般形式
档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。
图10-2 档案的提供利用工作的分类
图10-20 大事时间的写法要求
（三）组织沿革
组织沿革也叫组织机构沿革，是以 文字或者图表形式，系统地记述和反映 某一独立机关（包括党政机关、社会团 体、企事业单位）自身发展演变情况的 参考资料和工具。
（三）组织沿革
组织沿革的编写体例可采用四种方法， 见图10-21。
图10-21 组织沿革的编写体例的方法
图10-13 咨询服务的步骤
五、电子化服务
（一）电子化服务的概念 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛
发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方 式。它是指档案部门利用电子化办公设备和 现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的 数字化档案。
（二）电子化服务的优点
实现档案信息开发利用的电子化具有 诸多优势，见图10-14。
（一）全宗指南
1. 全宗指南的概念与作用 全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。
全宗指南
（一）全宗指南
2. 全宗指南的结构 全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。
图10-17 全宗指南的结构
（二）大事记
1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记 载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具 书。大事记的编写要求如下，见图10-18。
二、档案提供利用工作的要求
档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键 的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。
图10-3 档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
《档案用户是档案工作的服务对象，是
利用档案、实现档案价值的主体。 （一）档案用户的特点 要掌握档案用户的特点，首先应从档案
四、咨询服务
（一）咨询服务的概念 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人
员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话） 或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的 有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案 规章制度、档案检索途径等方面的问题。
（二）咨询服务的步骤
档案咨询服务工作程序一般可分为五个 步骤，见图10-13。
（二）阅览服务的特点
阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。
图10-8 阅览服务的优点
（三）阅览服务的分类
档案阅览服务可分为两种形式， 见图10-9。
图10-9 阅览服务的分类
二、外借服务
（一）外借服务的概念 档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
（二）外借服务的特点
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度， 见图10-10。
（五）机关基础数字汇集
机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关 或机关某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基 本情况统计表 ” 。
基础数字汇集从内容上分有综合性和专题性两种。 综合性基础数字汇集是记载某一机关各方面情况 的资料，它内容广泛，项目较多，篇幅较大。 专题性基础数字汇集则是记载某一机关某一个方 面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活 动的发生、发展、规模、变化、结果等情况。
图10-18 大事记的编写要求
（二）大事记
2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对 许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概 貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图 10-19。
图10-19 选择和确定大事时的要求
（二）大事记
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。大事时间的写法要求，见图10-20。
间接利用工作的特点有三点，见图10-16。
图10-16 间接利用工作的特点
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、间接利用工作的主要形式
档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参 考资料可以分为两种：一种是档案文献报道 型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案 文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包 括大事记、组织沿革等。
第十一章 档案的提供利用
学习目标 本章点睛 主要内容 知识框架图
1 了解档案的提供利用的形式与特点。 2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
用户分类入手，根据不同类型的档案用户， 加以区别对待。从不同的划分标准出发，可 以把档案用户划分为以下四类。
三、档案用户的特点和利用规律
1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。
图10-4 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可 分为三类，见图10-5。
（四）文件汇编
2. 重要文件汇编 它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编 纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤， 见图10-22。
图10-22 重要文件汇编的步骤
（四）文件汇编
3. 会议文件汇编 会议文件汇编是收录机关某一次或几次 会议的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。 会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关 会议文件的一种参考资料。
第二节 档案的直接利用工作
本节点睛 一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
积累的经验多了就会慎虑，就像积累 的学识多了就会博学一样。
——霍布斯
一、阅览服务
（一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。
图10-14 电子化服务的优点
（三）档案电子服务的分类
档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。
图10-15 档案电子服务的分类
第三节 档案的间接利用工作
本节点睛 一、间接利用工作的特点 二、间接利用工作的主要
形式
历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。
——韩非
一、间接利用工作的特点
图10-10 内部借阅的借阅制度
三、复制服务
（一）复制服务的概念 随着办公室自动化程度的提高，各种现 代办公工具的普及，特别是照相、复印技术 以及电脑文字处理技术的推广运用，档案 复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方 式。
（二）档案复制服务的优点
档案复制服务的优点很多，见图10-11。
图10-11 档案复制服务的优点
（四）文件汇编
文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思 义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件， 可以说是现行文件汇集的统称。
文件汇编
（四）文件汇编
1.发文汇编 它是发文机关将每年制发的公文按发文顺 序号排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编 一般按年度编辑，根据发文数量一年编一册或 数册。发文汇编内的文件一般按文件形成日期 先后或文号顺序排列，并重新统一编写页号， 加上目录、封面装订成册。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
本节点睛 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
我们认识人，只不过像看一个由虚线点画 而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还 有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。
图10-5 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
3. 从利用档案的目的来分，档案用户 可分为三类，见图10-6。
图10-6 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
4. 按利用者的利用频率来分，档案用 户可分为三类，见图10-7。
图10-7 档案用户的分类
（二）档案用户的利用规律
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还 会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生 前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事 件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时 间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除 了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一 些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意 发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准 备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的 工作更加主动。
（三）档案复制服务的方法
档案复制的方法很多，有静电复印、 缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
缩微复制
（三）档案复制服务的方法
在具体方式上还可以根据利用档案的不 同用途和不同利用范围，档案复制分两种， 见图10-12。
图10-12 档案复制的分类
（三）档案复制服务的方法