电子文件归档及管理规章制度OK
工程电子档案归档管理制度
工程电子档案归档管理制度第一章总则第一条为规范工程电子档案的管理，确保信息安全和有效性，提高工程项目管理的效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目所有涉及电子档案的管理工作，涵盖电子文件的创建、存储、传输、使用、检索、保护和销毁等内容。
第三条工程电子档案指工程项目相关的电子文件、数据和信息，包括但不限于设计文件、合同文档、施工图纸、技术数据等。
第四条工程电子档案管理原则包括规范性、保密性、可追溯性、完整性、可检索性和可控制性。
第五条工程电子档案管理责任制度明确负责人员的管理职责和权利，包括项目负责人、信息主管、技术负责人等。
第二章电子档案的创建与接收第六条电子档案应当按照规定的格式和标准创建，确保信息的完整性和准确性。
第七条接收电子档案的单位应当及时对接收到的电子档案进行分类、整理和索引，并确保其安全存储。
第八条电子档案应当按照时间顺序命名和编号，并建立档案目录和检索系统，方便信息的定位和检索。
第九条电子档案应当由专人进行审核和备案，确保档案的质量和完整性。
第十条电子档案的接收单位应当建立档案交接表，记录接收的电子档案的数量、日期和来源等信息。
第三章电子档案的存储与传输第十一条电子档案应当存储在安全、稳定的环境中，防止因软硬件故障导致信息丢失或泄露。
第十二条电子档案的传输应当采取加密、签名等安全手段，确保传输过程中信息不被篡改或泄露。
第十三条电子档案的存储介质应当定期进行备份和更新，确保信息的长期保存和可靠性。
第十四条电子档案的传输和存储应当符合相关法律法规和标准要求，保障信息的合法性和安全性。
第十五条电子档案应当建立访问权限和审批制度，避免未授权的人员获取和修改档案信息。
第四章电子档案的使用与检索第十六条电子档案的使用应当在授权的前提下进行，禁止私自复制、传播和修改档案信息。
第十七条使用电子档案的人员应当严格遵守保密协议和相关规定，避免因不当使用导致信息泄露。
第十八条电子档案的检索应当依据文件名称、关键字、日期等信息进行，确保信息的及时准确检索。
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
LW-QP-QMD-01文件管理程序 20180930 OK
文件管理程序生效日期：2018年09月30日发布日期：2018年09月30日编制品管部审核管理者代表批准副总经理文件更改记录表1目的本程序规定了公司所有文件和资料进行控制的方法，旨在确保全面管理体系有效运行起重要作用的场所使用有效的文件和资料。
2范围2.1本程序文件适用于公司内所有管制文件的编制、审批、更改、废止、发放、回收及销毁。
2.2本程序也适用于外来文件的管制。
3职责3.1文件管理程序由质量系统与品管部负责编制，质量管理者代表审核，总经理批准。
3.2文件的编制、审核、修订等管理责任依此表：定义（无）5内容5.1文件类别5.1.1体系文件：管理手册、程序文件、规程规范、作业指导书、表格、记录。
5.1.2外来文件：管理体系标准、国内外各类技术标准、适用法律法规、客户和供应商提供的标准和资料等。
注：体系运行的记录按《记录管理程序》管制。
5.2文件的标识5.2.1所有文件都应有现行编号、版本标识。
5.2.2使用中的文件（不包括表单记录和通知）应有“受控”字样标识，永久不用的文件应有“作废”字样标识，机密文件应有“机密文件”字样标识；有必要参考的“作废”文件另应有“仅供参考”字样标识。
5.3文件编写说明5.3.1所有文件的编写需包括以下项目：文件名称、版本、编制、审核、批准及文件的生效日期。
5.3.2管理手册﹝一阶文件﹞：是指执行与维持管理系统运作之基本指导纲要。
5.3.3程序文件（二阶文件）：是指公司管理系统运作衔接与管理文件；撰写应包括：目的、范围、职责、定义、内容及附件，为进行某项活动或过程所规定的途径。
5.3.4规程、标准、作业指导书（三阶文件）：是为某项活动或操作提供具体的规范、依据参考、说明的详细步骤。
除规程规范需文件封面外，其它文件不需要文件封面。
5.3.5表单：落实及维持管理系统运作所使用的空白表格，应包括：表格名称、编号、版本等。
5.4社会责任手册编号规则：LW-IWAY-cc，社会责任体系文件的编号规则：LW-IWAY-b-cc；质量体系文件的编号规则：LW/a-b-cc。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
公司归档管理制度
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
文件及资料管理制度
文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。
第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。
第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。
第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。
第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。
第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。
第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。
第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。
第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。
第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。
第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。
第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。
第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。
第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。
第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。
第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。
第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。
第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。
电子档案管理工作方案
电子档案管理工作方案
一、背景
随着信息化程度的提高，各种数据内容的不断增加，数据量的爆炸性增长，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代企业和机构的管理需求，电子档案的应用也日益广泛。
本方案主要针对一个机构的电子档案管理工作，旨在建立科学的电子档案管理体系，提高档案管理效率和服务质量，保证档案的完整性、真实性和保密性。
二、工作目标
1. 建立电子档案管理规章制度
根据电子档案管理有关规定和标准制定相应的管理规章制度，包括电子文件存储、传输、审批、归档等方面的规定。
2. 建立电子档案管理业务流程
根据各部门的业务流程，建立相应的电子档案管理业务流程，确保电子档案管理的规范化和标准化。
3. 建立电子档案备份和恢复机制
建立合理的备份机制，制定恢复方案，确保电子档案的安全性和可靠性。
4. 建立电子档案查询和使用制度。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
公司资料文件管理制度模版
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
09资料记录管理程序ok
1. 目的：确保公司所有资料、记录的保管有序，且查阅方便，防止不相关人员非授权查阅。
2. 范围：公司里所有的资料、记录。
3. 责任和权限：
4.1 各部门的资料、记录由各部门的主管人员保存，且重要的记录必须上锁，如船务文
件、装柜记录等，有借阅者应予以登记，非相关人员不得借阅。
4.2 人事行政部负责管理电子文件和电子记录。
4. 程序：
4.1 各部门应依据管理手册及相关的程序制作记录表，所有的记录表应作保存管理；4.2 记录不得使用铅笔，记录应及时、完整、准确、真实、清晰，可以根据记录查找安
全、生产活动的执行状况和信息；
4.3 记录的贮存应保持环境清洁、干燥，以防止变质、损坏和丢失。
4.4 记录的贮存可采用不同形式，如文字记录、电子媒体和硬拷贝等形式。
4.5 归档、整理后的记录应适当统一编目，便于查询，检索方便。
4.6 资料、记录的查阅：
如需查阅或借阅记录，应经记录保管人员同意后，方可查阅、借阅，船务资料、IT 资料、集装箱资料等重要资料的查阅必须登记。
4.7 资料、记录的处理：
1）来自供方或承包方的记录由接收记录的单位负责管理。
2）所有的资料、记录都要保存一年以上，安全记录保存一年。
5. 相关管理程序：
6. 相关管理图表：
《档案借阅申请单》
7. 附则：
1/1。
文件归档管理制度范本
文件归档管理制度范本第一章总则第一条为规范和加强文件归档管理，提高文件利用效率，保障信息安全，充分发挥文件管理的作用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有部门和人员，在文件归档管理活动中必须严格遵守。
第三条文件归档管理是指对单位产生和收到的文件按照规定的结构、程序和标准进行分类、整理、登记、传递、查阅和销毁等管理活动。
第四条文件归档管理应当坚持以下原则：(一) 法律合规原则：严格遵守国家法律法规，依法对文件进行管理。
(二) 科学规范原则：按照制度规定的标准和程序进行文件管理。
(三) 实用高效原则：提高文件利用效率，便于及时查阅和使用。
(四) 保密安全原则：加强文件的保密意识，确保信息安全。
(五) 审计监督原则：建立健全审核机制，加强管理监督。
第二章文件归档管理的组织架构第五条本单位文件归档管理实行部门主管负责制，文件归档管理工作由负责文件管理的部门统一负责。
第六条文件管理部门应当配备专门人员，负责文件归档管理工作的具体实施。
第七条各部门应当配合文件管理部门的工作，按照制度规定的要求积极参与文件归档管理活动。
第八条文件管理部门应当定期组织文件管理人员进行培训，提高他们的文件管理水平和专业素养。
第九条文件管理部门应当建立档案管理系统，规范文件的归档、借阅、传递和销毁等流程。
第三章文件归档管理的程序第十条文件归档管理的程序包括文件的收集、整理、归档、保管、报批、借阅、销毁等环节。
第十一条文件的收集应当及时、完整、准确，确保对单位工作的全面记录。
第十二条文件的整理应当根据文件的性质、用途和时效性进行分类整理，建立档案库房，并采用科学合理的存放方式。
第十三条文件的归档应当按照文件的重要性、保密级别和归档标准进行归类，制定归档计划，保证文件的安全性和完整性。
第十四条文件的保管应当制定明确的保管制度，确保文件的安全性和长期保存。
第十五条文件的报批应当经过审核、签字等程序，确保文件的合法性和规范性。
文件的有序管理规章制度
文件的有序管理规章制度一、总则为了提高工作效率，保证文件的安全性、准确性和及时性，实现文件管理的规范化、标准化和科学化，特制定本规章制度。
二、文件分类1、按照文件的性质，分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。
2、按照文件的来源，分为内部文件和外部文件。
3、按照文件的保密程度，分为公开文件、内部使用文件和机密文件。
三、文件编号1、所有文件应进行统一编号，编号应具有唯一性和可识别性。
2、编号规则应明确，包括文件类型代码、部门代码、年份、流水号等要素。
3、编号应在文件的首页或封面显著位置标注。
四、文件的存储1、设立专门的文件存储区域，包括纸质文件柜和电子文件库。
2、纸质文件应按照分类和编号顺序存放，便于查找和取用。
3、电子文件应存储在指定的服务器或云盘中，并设置相应的访问权限。
五、文件的登记1、建立文件登记台账，对每份文件的基本信息进行记录，包括文件编号、名称、来源、日期、页数等。
2、文件登记应及时、准确，确保无遗漏。
六、文件的传阅1、需要传阅的文件应制定传阅清单，明确传阅人员和顺序。
2、传阅过程中，传阅人员应在规定时间内阅读并签署姓名和意见。
3、对于紧急文件，应优先传阅并及时处理。
七、文件的借阅1、因工作需要借阅文件时，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。
2、借阅的文件应妥善保管，不得转借、复印或损坏。
3、借阅期满应及时归还，如需续借应办理相关手续。
八、文件的销毁1、对于超过保存期限或无保存价值的文件，应定期进行销毁。
2、销毁文件应经过审批，并建立销毁清单，记录销毁文件的名称、编号、数量等信息。
3、销毁过程应确保文件信息不被泄露。
九、文件的备份1、重要的电子文件应定期进行备份，防止数据丢失。
2、备份数据应存储在安全的地方，并定期进行检查和恢复测试。
十、文件的安全与保密1、严格限制文件的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、修改或删除文件。
2、对于机密文件，应采取特殊的安全措施，如加密存储、专人保管等。
归档与文件传递制度
归档与文件传递制度1. 前言本制度旨在规范企业内部文件的归档和传递流程，确保文件的安全性、准确性和及时性，提高工作效率和信息管理水平。
2. 适用范围本制度适用于公司各部门和员工，在工作中涉及到文件的归档和传递的情况。
3. 文件归档3.1 归档责任人每个部门应指定专人负责本部门文件的归档工作，他/她应具备肯定的文件管理知识和相关工作经验。
3.2 归档标准•文件应依照文件类型、内容、时间次序等合理分类，并采用标准的命名规定进行命名，以便于查找和管理。
•归档文件应注明归档日期、归档人员等相关信息，并填写相关归档记录。
•紧要的纸质文件应制作备份，确保文件的安全性，避开因意外或丢失导致信息丢失。
•当文件不再需要进行常规查阅时，应依照公司的文件保管期限进行归档或销毁。
3.3 归档存储•归档的硬拷贝文件应存放在特地的归档柜或文件夹中，定期进行整理和维护。
•对于电子文档，应采用网络共享、云存储等方式进行存储，确保文件的安全性和可访问性。
•归档文件的存储设备应进行定期的备份和设备检查，确保文件的完整性和可用性。
4.1 传递方式文件传递可以通过以下方式进行：•个人传递：适用于小范围内、紧急情况下的文件传递，可以通过口头转达或小范围会议传递。
•电子传递：适用于电子文档的传递，可以通过内部邮件、共享文件夹、即时通讯工具等进行传递。
•快递邮寄：适用于需要传递实物文件或大量文件的情况，应选择安全可靠的快递公司，并记录相关邮寄信息。
4.2 传递注意事项•文件传递前应确认文件的准确性和完整性，避开传递错误或不完整的文件。
•对于敏感或紧要文件的传递，应采取加密或密码保护的方式，确保文件的安全性。
•传递文件时应尽量选择可追踪的传递方式，并保存传递记录，便于追溯文件传递的过程和责任。
•接收文件的一方应及时确认文件的接收，并向发件人供应相关的回执或确认信息。
5. 文件查阅与借阅5.1 查阅权限各部门应设立文件查阅权限，并明确相关人员的查阅权限范围和方式。
电子公文归档管理制度
电子公文归档管理制度第一章总则第一条为了规范电子公文的归档管理工作，确保信息的及时、准确和完整，提高办公效率，便利查询和利用电子公文资料，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有相关部门和单位电子公文的归档管理工作。
第三条电子公文归档管理应遵循便民、高效、安全、准确、规范、便于查询和利用的原则。
第四条对于本单位内部部门之间的电子公文管理，应采取电子公文归档系统的方式进行管理，并建立统一的电子公文归档管理规范。
第五条对于涉密、重要的电子公文，应根据相关法律法规和安全管理要求进行保密处理，并建立相应的安全保密机制。
第二章电子公文归档管理的基本要求第六条电子公文归档管理应具备严格的规范性和记录性，确保公文真实性和可靠性。
第七条电子公文归档管理工作应按照相关法律法规和单位规定进行，不得随意更改、删除、私自处理公文。
第八条电子公文归档管理应按照文件分类、文件编号、文件目录、文件检索等规范进行操作，确保文件有序、规范。
第九条电子公文归档管理应具备备份、恢复、迁移等操作功能，确保电子公文数据的安全和可靠。
第三章电子公文归档管理的组织架构第十条本单位设立电子公文归档管理中心，负责电子公文的归档管理工作。
第十一条电子公文归档管理中心成员包括主任、副主任、工作人员等，负责具体的电子公文归档管理工作。
第十二条电子公文归档管理中心应建立健全的工作制度和规范，确保工作的高效性和准确性。
第十三条电子公文归档管理中心应定期进行培训和学习，提高工作人员的技能和综合素质。
第四章电子公文归档管理的具体操作第十四条电子公文的归档应按照文件的重要性、紧急程度进行分类，建立档案目录。
第十五条电子公文的编号应采用规范的编号规则，确保文件的唯一性和辨识性。
第十六条电子公文的归档应按照文件的主题、时间、单位等要素进行整理和保存。
第十七条电子公文的检索应采用关键词、日期、文件名等方式进行，便于查阅和利用。
第十八条电子公文的备份应定期进行，确保数据的安全和可靠性。
文件归档与管理制度
文件归档与管理制度一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，保证机构运行顺利，制定本文件归档与管理制度。
二、适用范围本制度适用于机构内各部门、各单位的文件管理工作，所有工作人员必须遵守本制度的规定。
三、文件归档规范1.重要文件归档所有机构的文件均有重要性，但对于重要性较高的文件，需进行单独归档。
重要文件包括但不限于决策文件、协议文件、财务文件等。
这些文件归档后应按照规定进行管理，并保证安全性。
2.文件归档分类根据文件的性质和用途，应进行分类归档。
一般可以分为行政文件、财务文件、人事文件、工作计划文件等。
每种分类下的文件应有明确的标识和归档位置。
3.文件归档时间文件归档时间应按照规定及时进行，对于要求长期保存的文件，应做好定期更新工作，以保证文件的完整性和可查性。
4.文件归档位置为了方便管理和检索，应设立专门文件室或文件柜进行文件归档存放。
同时，文件室或文件柜的管理应有专门负责人，对文件进行监管和维护。
5.文件归档编制归档文件应按照一定的编制格式进行，包括文件ID、文件名称、文件日期、归档位置等信息，使得文件管理更加规范和便捷。
6.文件安全保护对文件归档和管理过程中的文件保密性和安全性应当给予重视，严格遵守相关隐私保护规定，并制定相应的措施和管理办法。
四、文件管理流程1.文件的产生和合理利用文件的产生应当具有明确的目的和合法性，避免无谓的文书繁琐，为了提高工作效率，应合理利用文件。
2.文件的审核和批准对于重要文件，应设定审核和批准的程序，确保文件的真实性和合法性。
审核和批准应由相关部门或负责人负责。
3.文件的传递和传阅文件的传递和传阅应当遵循规定的程序和权限要求，不得私自转交，以避免信息泄露或失误。
4.文件的归档和保存文件归档和保存应当按照规定的要求，对文件进行分类、编制、归档，并加强定期检查和更新工作，保证文件的完整性和可检索性。
5.文件的销毁和报废对于已经失效或过期的文件，应及时进行销毁和报废处理，严禁私自保存或外借，避免造成文件混乱和泄露风险。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
医院电子文件管理制度
医院电子文件管理制度第一章总则第一条为规范医院电子文件管理，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院内所有电子文件的管理工作，包括电子病历、影像资料、科研教学资料、行政文件等。
第三条医院电子文件管理应遵循便捷、安全、规范、持续的原则，确保信息的完整性、可靠性和保密性。
第二章电子文件的分类管理第四条医院电子文件应根据内容和用途，分为科研文件、临床文件、行政文件等不同类别，设立相应的文件库进行管理。
第五条电子文件应按照文件类型、文件名称、创建时间等属性进行分类，建立清晰的目录结构，方便查找和使用。
第六条电子文件的存储应按照重要性和保密程度进行划分，设置不同的访问权限，保障信息的安全性。
第七条医院电子文件的归档周期应根据相关规定进行制定，定期清理过期、无用的文件，避免占用存储空间。
第八条医院电子文件应当及时备份，确保文件的安全可靠，防止数据丢失或损坏。
第三章电子文件的创建和编辑第九条医院电子文件的创建应当遵循规范格式，包括文件名称、作者、创建时间、修改记录等信息，确保信息的完整性和可追溯性。
第十条医院电子文件的编辑应当遵循规范操作流程，禁止篡改、删除、冒名顶替等不当行为，保障信息的真实性和可信度。
第十一条医院电子文件的审核和审批应按照规定的程序和权限进行，避免错误信息的传播和误导。
第十二条医院电子文件的共享和传输应当使用安全可靠的方式，避免信息泄露和窃取，确保信息的保密性。
第四章电子文件的使用和管理第十三条医院电子文件的使用应当遵守相关规定，不得私自传播、复制、抄袭他人作品，遵守知识产权法律规定。
第十四条医院电子文件的管理应当由专人负责，建立健全的管理制度和流程，确保文件的有效利用和保管。
第十五条医院电子文件的检索和查询应当方便快捷，设立统一的检索系统和索引，提高文件的查找效率。
第十六条医院电子文件的审计和监督应当定期进行，发现问题及时整改，确保信息的准确性和合规性。
记录电子保存管理规定(3篇)
第1篇随着信息技术的飞速发展，电子文件已成为国家机关、企事业单位和个人日常生活中不可或缺的一部分。
电子文件的保存与管理，对于维护国家安全、促进经济社会发展具有重要意义。
为规范电子文件的保存与管理，保障电子文件的完整、准确、安全和可用，特制定本规定。
一、总则第一条本规定适用于中华人民共和国境内各级国家机关、企事业单位和个人的电子文件保存与管理。
第二条电子文件保存与管理应遵循以下原则：1. 依法依规：严格遵守国家法律法规和有关政策，确保电子文件的真实性、完整性和安全性。
2. 分级管理：根据电子文件的重要性和敏感性，实行分级管理，确保电子文件的安全。
3. 科学合理：采用科学合理的保存方法和技术，确保电子文件的长期保存和有效利用。
4. 方便利用：确保电子文件的可检索、可阅读、可复制，方便利用。
二、电子文件的范围第三条本规定所称电子文件，是指以电子形式记录、处理、传输的信息，包括：1. 电子公文：各级国家机关、企事业单位在履行职责过程中形成的电子公文。
2. 电子档案：各级国家机关、企事业单位在履行职责过程中形成的具有保存价值的电子文件。
3. 电子账簿：各级国家机关、企事业单位在财务管理过程中形成的电子账簿。
4. 其他电子文件：各级国家机关、企事业单位在履行职责过程中形成的其他具有保存价值的电子文件。
三、电子文件的管理职责第四条各级国家机关、企事业单位应当建立健全电子文件管理责任制，明确管理职责。
第五条电子文件管理部门的主要职责：1. 制定电子文件保存与管理规章制度：根据国家法律法规和有关政策，制定本单位的电子文件保存与管理规章制度。
2. 组织实施电子文件保存与管理：组织实施电子文件的形成、收集、整理、归档、保存、鉴定、销毁等工作。
3. 监督指导：对本单位的电子文件保存与管理工作进行监督指导。
4. 提供技术服务：为电子文件保存与管理提供必要的技术支持和服务。
四、电子文件的形成与收集第六条电子文件的形成与收集应当符合以下要求：1. 规范命名：电子文件应当规范命名，包括文件名称、文件类型、文件编号等。
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电子文件归档及管理规章制度
第一条、为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/ti18894-2002）《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。
第二条、电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
第三条、档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条、凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第五条、电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。
第六条、电子文件物理归档的基本要求：
（1）办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；
（2）电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；
（3）经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；
（4）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；
（5）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；
第七条、电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条、电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制
成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第九条、电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。
第十条、各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条、归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案室，一份由电子文件形成单位保存。
第十二条、电子文件的检验应包括以下项目：
（1）载体有无划痕、是否清洁等；
（2）有无病毒；
（3）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；
（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；
第十三条、档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。
第十四条、移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
第十五条、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；
（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。
第十六条、电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新情况进行一次检查登记。
设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。
第十七条、档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；
（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
第十八条、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
第十九条、利用归档的电子文件，应使用拷贝件。
对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。
第二十条、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁。
第二十一条、档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十二条、本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
附录1
电子文件接收检验登记表
附录2
电子文件归档登记表
附录3
电子文件目录表文件档号：
附录4 归档文件检查表文件档号：
检查结论：
负责人：
年月日。