文件控制程序

文件控制程序

文件编号：OP-2001

文件版本：A

制订部门：品质保证部

发行日期：2015-6-1

分发部门：

财务部

业务管理部

人力资源部

产销协调部

模具开发部

品质保证部

CNC加工中心

核准：审核：制订：

※修订页

1.目的

本程序规定了公司文件和资料收集、整理、编制、发放、回收、更改、废止和保存的

管理方式，以保证公司所有工作场所使用的文件都是有效版本。

2.适用范围

本程序适用于公司发行所有的体系文件以及所有的外来文件和参考资料的管理。

3.责任部门

3.1文件制订部门

a）收集相关资料，并按规定的格式编写文件。

b）文件修订。

3.2各级主管

按照文件审核权责审批各级文件。（见4.3.1）

3.3文控中心(简称DCC)

a）负责对各类受控文件（本文4.1中所列的各类文件）进行编码，保存受控文件正本；

b）负责各类受控文件副本的分发、回收或作废文件的处理；

c）负责文控中心的日常管理，确保文件的及时性，保密性，有性效；

d）与各部门资料管理员一起对现场文件使用状况进行稽查。

3.4文件使用部门

a）只使用经文控中心分发的文件，不得私自复印、涂改受控文件；

b）合理保存各类受控文件，以避免遗失、损坏、脏污。

4.作业程序：

4.1资料收集

4.1.1在编写/修改文件前，文件编定人员需收集相关资料和信息，并确保所收集的资料和信

息为最新版次。资料的收集包括以下方面：

a）客户文件和图面﹔

b）行业标准；

c）国家法令/规章、国际标准；

d）公司内部各相关部门的要求；

e）相关方要求。

4.1.2文件编定人员应对收集的相关资料和信息做前期的整理和评估，确保内容要正确，清

晰，完整。

4.2文件编写与修订

4.2.1文件制订人在编写/修改文件时，要确保符合以下要求。

a）文件格式：

➢一、二级文件、三级文件管理规范类使用模版【OP-2001-01】编定。

➢三级文件产品关联标准类使用在文件模版库中使用规定格式进行编写。

4.2.1.2文件编号规则：

a）一级文件编号规则：

➢《五标管理手册》—【OM－1001】

➢《社会责任手册》—【SA/OM-1002】

➢《信息安全手册》—【ISMS/OM-1003】

b）二级文件编号规则：

c）三级文件编号规则：

➢管理规范类

➢产品关联类

如：SIP-238-001表示产品编号为238的产品检查标准

d）表单编号规则：用产生该表单的【文件编号+流水号】组成，如：OP-2001-01 e）外来文件编号规则：由【文件收集+流水号】组成，如20150718-001。

4.2.1.3有效识别文件版本：

a）一、二、三、四阶文件须以版本管制，版本代号从A开始文件依此类推；

b）若文件（除产品图纸外）做修订后，版本由A版依次升到B、C …Z等。

c）图纸版次与变更：

➢量产前图纸版次变更用【X+流水号】识别，依次为X1、X2……类推。

➢量产后图纸版次变更用【A+流水号】识别，依次为A0、A1……类推。4.2.2文件的修订

a）文件修订由原文件编写部门执行。

b）每一次修订都要把修订履历记录在修订页上。

c）最后一次修订内容在文件中用斜体字标识出来。

4.3文件的审批

4.3.1文件制订与审批权限

4.3.2文件编写完成后，由编写人员（打印）按照审批权限提交给相应人员审核和批准。4.3.3针对顾客汽车产品的工程标准/规范要求及其更改，必须及时进行，需在“两周内”完

成评审、分发、执行，并保存各项更改在生产中实施的时间记录。

4.4文件的发行与回收

4.4.1文件经过批准，文件编写部门按下列文件类型填写受控发行申请，拟定发行部门、数

量，按照4.3.1界定的权限审批，文件类型分类：

a）属管理手册、程序文件、通用作业指导书、表单类的文件，填写《文件申请单》；

b）与产品有关的文件（如图纸、SOP、SIP、FLOWAHART等），填写《工程变更申请/通知单》

4.4.2审批后的文件（包括纸质与电子档）与《文件申请单》或《工程变更申请/通知单》一

起交给文控中心受控发行。文控中心收到《文件申请单》与文件之后，更新《文件控

制一览表》。

4.4.3文控中心按照《文件申请单》拟定的发行数量复印，在复印件上盖上蓝色【文件受控

章】后分发。

4.4.4文控中心发行新版文件时，要求各部门在《文件申请单》或《工程变更申请/通知单》

上签收，若属换版文件的，应按以前的发行记录回收旧版文件，并在旧版文件上盖红

色【作废】印章。

4.4.5文控中心应及时将分发与回收记录，登录于电子档《文件收发记录表》中。

4.4.6临时文件发行：

a）文件在标准化之前，如急需使用，作为临时文件，加盖【临时文件章】发行。

b）“临时文件”有效期为七天，发行时间与有效期需要在文件注明。

c）发行和回收的过程按照4.4.1~4.4.5条款要求做文件发行与回收动作。

4.5文件的保管与使用

4.5.1公司内部、外来文件正本（含作废正本）保存在文控中心，副本由各使用部门保存；

记录保存依《记录控制程序》中规定的保存期限保存。

4.5.2所有正式生效发行之文件资料不可在文件上作任何修改、涂写，使用过程中需要变更

需知会文控中心或制订人，由制订人负责更新文件。

4.5.3非现场若需挂参考类作业指导时，需盖蓝色【仅供参考】印章。参考文件不得在产品

制造、检验、采购等场合使用。

4.5.4现场所有文件都必须通过正常的途径由文控中心发行，不可以自行打印和复制，如有

需求，向文控中心申请。

4.5.5使用部门应确保在使用处可获得适用文件的最新版本。

4.6文件作废与销毁

4.6.1保存期限

a）作废受控文件，保存电子档，纸质档作废；

b）停止生产客户图面与技术资料，有害物质资料保存5年；

c）环境、职业健康安全方面资料，保存3年；

d）社会责任/信息安全方面，保存3年。

4.6.2销毁责任与销毁方式

作废正本与受控文件超过保存期限由文控中心销毁，原则上采用纸碎的方式销毁。4.7外来文件管理

4.7.1各部门收到外来文件由文控中心按照4.2.1.2对文件进行编号，并登录《外来文件一览

表》，并保留最新版本的外来文件。

4.7.2法律法规等外来文件的管理参考《法律法规和其他要求控制程序》。

4.7.3外来文件发放和回收由文控中心按4.4要求进行。

4.8电子媒体文件的控制

4.8.1文件在申请发行的同时，电子文档同时提交给文控中心。

4.8.2电子文档与纸质文档同文控中心同步更新，共享最新版本的文件。

4.8.3文控中心根据文件的发放对象设置电子文档共享权限，供有权限部门查阅。

4.8.4电子文档与受控文件如有差异，以受控文件为准。

4.9文件的保密