秘书实务(期末范围)

《秘书实务》

一、秘书工作的基本原则：遵纪守法、求真务实、超前服务、团结协作、联系群众。

二、提升个人适应人才市场竞争的综合素质：

秘书工作具有综合性，“秘书实务”中的许多工作，与其他许多工作相互交叉。课程着力培养的调查研究的能力、处理信息的能力、综合协调的能力、组织会议的能力、应用写作的能力等，不仅是胜任高级秘书必须具备的能力，也是从事其他许多工作的基础能力。通过课程的学习和实际训练，为今后职业生涯奠定了厚实的能力基础。秘书专业的毕业生并不一定全部就业于秘书岗位，走上秘书岗位的秘书也不会永远干秘书，从这个意义上说“秘书实务”课程培养的各种能力大多具有一定的通用性，是当代社会最被需要的能力。

三、会务工作（看）

会前准备：

(一)制定会议预案

1.会议预案的内容和格式：

（1）.明确召开会议的目的，任务。即会议要实现什么目的，效果及哪些具体要求。

（2）.会议的规模。包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选，经费成本，确定会议的会期等。

（3）.会议名称、时间、地点。

（4）.会议材料的组织和大会发言安排。

（5）.其他事项的安排。

2.拟定会议议程和日程

议程是对会议议题进行先后次序的安排。

日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。

(二)编制会务工作程序表

(三)准备会议材料

1.会议文件的起草

2.会议文件的审校

3.文件材料的印制和分发

(四)发出会议通知

(五)布置与检查会场

(六)落实后勤服务

1.预订住宿客房

2.安排会议餐饮

3.落实交通保障

4.印制有关票证

四、会间服务（看）

(一)统计到会人数

常用的签到方式有：簿式签到、卡片签到、电子签到

(二)做好会议记录

1.会议记录的结构：1.会议基本情况

2.会议主题内容

2.会议记录的方法：1.详细记录2.择要而记

3.灵活使用省略法

4.用简便的写法代替复杂的写法

5.做好记录整理工

作

3.会议记录注意事项：1.实事求是2.注意保密

(三)编印会议简报

(四)会间后勤工作

1.会议现场服务

2.会间生活服务

3.会议文体活动

4.会议卫生保健

5.会议值班工作

五、会后处理（看）

(一)会后文字工作

1.会议纪要

2.会议新闻报道

(二)会议文书归档

1.会议文书材料的收集

2.会议文书材料的归档

(三)会后后勤工作

1.整理会议场地1.会场检查

2.会场清理

3.办理清退手续

2.安排返程工作1.提前做好与会人员返程票的登记、代购工作2.帮助与会人员做好返程准备

3.送别与会人员

3.结算会议经费

（1）会议经费结算工作内容

分为收入结算和支出结算两个方面。收入结算是将会前与会中收取的与会人员向主办方政府的必要费用，

如资料费、培训费、住宿费、餐饮费、参观考察费等。统计、汇总，清点无误后移交财务部分入账，并

由财务部门统一出具收据或发票，交付与会人员。

支出结算是在回忆结束时，结清会议中发生的会议场地、设备租赁费，主持人、嘉宾、工作人员劳务费，

交通费、通信费，住宿、餐饮费以及其他行政性费用支出，收取收据或发票，对照会前经费预算，逐笔

进行核点，将经费使用情况向上司报告。填写报销单据，请相关负责人签字后去财务部门办理报销手续。

（2）会议经费结算的注意事项

1）了解财务工作流程，明确收费标准与费用支付方式（如现金、支票、信用卡等），避免重复劳动和出现差错。

2）遵守单位关于零用现金、消费价格及会议用品报销的各种财务制度和规定，对超预算经费支出履行报批手续。

3）使用正规票据，认真清对好每张发票，仔细核对发票数额辨认真伪。对票据内容的开列方式与财务部门、会议代表协商，以利于双方的财务管理。

4）细化财务交接程序，必要时可以使用会议费用接受清单的形式，由交接双方签字确认，以明晰责任。

(四)会务工作总结

1.会务工作总结的方式方法：（主要分为）举行座谈会、召开总结表彰会议和书面总结三种。

2.会务工作总结的要求：

1）会务组织工作岗位职责和工作进程表的内容，逐条对照检查，以便查缺补漏。

2）科学的绩效考评体系为指导，绩效考评体系是对会务工作人员绩效的数量和质量进行监测的具有完整性、协调性和比例性的准则。

3）会务工作总结要实事求是，一分为二。既要有理有据，肯定成绩，总结经验，又要公正客观，发现问题，适当批评错误。

4）会务工作总结要全面评价，突出重点。

第四章

六、抽样调查：按照随机原则在需要调查的范围内抽取一部分对象（样本）加以调查。（作用）

七、典型调查：选类一类对象中少数有代表性的典型单位或个人进行调查，调查目的是为了了解此类对象的总体情况。例如，为了了解官员腐败的一般规律，可选择几名典型的贪官进行重点调查。（作用）

八、个案调查：对特定单位、个人或事件进行调查、调查目的是了解特定对象本身的具体情况。例如对官员违纪情况的调查，对某一重大责任事故真相的调查。（作用）

九、问卷调查：就是根据调查内容设计出相应的便于回答的调查表，交给调查对象填写然后集中统计、分析，以获得所需要的数据和情况。

★（一）调查问卷的基本结构：

1.卷首信（封面信）：是调查者写给调查对象的短信。其作用是说明调查者的身份、调查的内容、调查的目的和

意义，对调查对象的希望和要求，填写问卷的说明，回复问卷的方式和时间，调查的匿名和保密原则。

2.指导语（答卷说明）：用来帮助调查对象正确回答问卷的简短说明，其作用类似产品说明书，通常列在卷首信

之后。

3.问题和回答方式：是问卷的主体部分。

编码和其他资料：在较大规模的调查中，要将问卷答案转化为数字。有些调查问卷需要在首页印上调查员姓名、开始时间和结束时间、进行调查的地点和单位等资料。

（二）调查问卷的设计

★1.调查问卷设计的原则

①必要性原则：是指问卷的题量必须根据本次调查的主要目的来确定。违反必要性原则的一个表现就是题量太

大。

②可行性原则：是指问题的难度必须符合调查对象回答问题的能力。

③自愿性原则：是指问题的内容和问卷的形式应尽可能做到让调查对象乐于配合。可能引起心理和思想上不良

反应的情况有两种，第一是问题中涉及个人隐私等敏感内容，调查对象会产生种种顾虑，担心如实填写会给自己带来不利的影响，损害自己的切身利益。第二是问卷的格式呆板、文字拥挤、问卷语言不简洁等形式因素。

★2.问卷中问题的类型和形式

第一类，是有关调查对象个人基本情况的背景性问题，如年龄、性别、文化程度、职业、婚姻状况、家庭收入。

第二类，是有关已经发生和正在发生的各种事实和行为的客观性问题，如每天上网的时间是多少，用在子女教育方面的开支占家庭总开支的比例有多大，在大学读书期间是否参加过学生社团的活动。