秘书实务(期末范围)

《秘书实务》一、秘书工作的基本原则：遵纪守法、求真务实、超前服务、团结协作、联系群众。

二、提升个人适应人才市场竞争的综合素质：秘书工作具有综合性，“秘书实务”中的许多工作，与其他许多工作相互交叉。

课程着力培养的调查研究的能力、处理信息的能力、综合协调的能力、组织会议的能力、应用写作的能力等，不仅是胜任高级秘书必须具备的能力，也是从事其他许多工作的基础能力。

通过课程的学习和实际训练，为今后职业生涯奠定了厚实的能力基础。

秘书专业的毕业生并不一定全部就业于秘书岗位，走上秘书岗位的秘书也不会永远干秘书，从这个意义上说“秘书实务”课程培养的各种能力大多具有一定的通用性，是当代社会最被需要的能力。

三、会务工作（看）会前准备：(一)制定会议预案1.会议预案的内容和格式：（1）.明确召开会议的目的，任务。

即会议要实现什么目的，效果及哪些具体要求。

（2）.会议的规模。

包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选，经费成本，确定会议的会期等。

（3）.会议名称、时间、地点。

（4）.会议材料的组织和大会发言安排。

（5）.其他事项的安排。

2.拟定会议议程和日程议程是对会议议题进行先后次序的安排。

日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。

议程和日程是会议方案的组成部分。

(二)编制会务工作程序表(三)准备会议材料1.会议文件的起草2.会议文件的审校3.文件材料的印制和分发(四)发出会议通知(五)布置与检查会场(六)落实后勤服务1.预订住宿客房2.安排会议餐饮3.落实交通保障4.印制有关票证四、会间服务（看）(一)统计到会人数常用的签到方式有：簿式签到、卡片签到、电子签到(二)做好会议记录1.会议记录的结构：1.会议基本情况2.会议主题内容2.会议记录的方法：1.详细记录2.择要而记3.灵活使用省略法4.用简便的写法代替复杂的写法5.做好记录整理工作3.会议记录注意事项：1.实事求是2.注意保密(三)编印会议简报(四)会间后勤工作1.会议现场服务2.会间生活服务3.会议文体活动4.会议卫生保健5.会议值班工作五、会后处理（看）(一)会后文字工作1.会议纪要2.会议新闻报道(二)会议文书归档1.会议文书材料的收集2.会议文书材料的归档(三)会后后勤工作1.整理会议场地1.会场检查2.会场清理3.办理清退手续2.安排返程工作1.提前做好与会人员返程票的登记、代购工作2.帮助与会人员做好返程准备3.送别与会人员3.结算会议经费（1）会议经费结算工作内容分为收入结算和支出结算两个方面。

收入结算是将会前与会中收取的与会人员向主办方政府的必要费用，如资料费、培训费、住宿费、餐饮费、参观考察费等。

统计、汇总，清点无误后移交财务部分入账，并由财务部门统一出具收据或发票，交付与会人员。

支出结算是在回忆结束时，结清会议中发生的会议场地、设备租赁费，主持人、嘉宾、工作人员劳务费，交通费、通信费，住宿、餐饮费以及其他行政性费用支出，收取收据或发票，对照会前经费预算，逐笔进行核点，将经费使用情况向上司报告。

填写报销单据，请相关负责人签字后去财务部门办理报销手续。

（2）会议经费结算的注意事项1）了解财务工作流程，明确收费标准与费用支付方式（如现金、支票、信用卡等），避免重复劳动和出现差错。

2）遵守单位关于零用现金、消费价格及会议用品报销的各种财务制度和规定，对超预算经费支出履行报批手续。

3）使用正规票据，认真清对好每张发票，仔细核对发票数额辨认真伪。

对票据内容的开列方式与财务部门、会议代表协商，以利于双方的财务管理。

4）细化财务交接程序，必要时可以使用会议费用接受清单的形式，由交接双方签字确认，以明晰责任。

(四)会务工作总结1.会务工作总结的方式方法：（主要分为）举行座谈会、召开总结表彰会议和书面总结三种。

2.会务工作总结的要求：1）会务组织工作岗位职责和工作进程表的内容，逐条对照检查，以便查缺补漏。

2）科学的绩效考评体系为指导，绩效考评体系是对会务工作人员绩效的数量和质量进行监测的具有完整性、协调性和比例性的准则。

3）会务工作总结要实事求是，一分为二。

既要有理有据，肯定成绩，总结经验，又要公正客观，发现问题，适当批评错误。

4）会务工作总结要全面评价，突出重点。

第四章六、抽样调查：按照随机原则在需要调查的范围内抽取一部分对象（样本）加以调查。

（作用）七、典型调查：选类一类对象中少数有代表性的典型单位或个人进行调查，调查目的是为了了解此类对象的总体情况。

例如，为了了解官员腐败的一般规律，可选择几名典型的贪官进行重点调查。

（作用）八、个案调查：对特定单位、个人或事件进行调查、调查目的是了解特定对象本身的具体情况。

例如对官员违纪情况的调查，对某一重大责任事故真相的调查。

（作用）九、问卷调查：就是根据调查内容设计出相应的便于回答的调查表，交给调查对象填写然后集中统计、分析，以获得所需要的数据和情况。

★（一）调查问卷的基本结构：1.卷首信（封面信）：是调查者写给调查对象的短信。

其作用是说明调查者的身份、调查的内容、调查的目的和意义，对调查对象的希望和要求，填写问卷的说明，回复问卷的方式和时间，调查的匿名和保密原则。

2.指导语（答卷说明）：用来帮助调查对象正确回答问卷的简短说明，其作用类似产品说明书，通常列在卷首信之后。

3.问题和回答方式：是问卷的主体部分。

编码和其他资料：在较大规模的调查中，要将问卷答案转化为数字。

有些调查问卷需要在首页印上调查员姓名、开始时间和结束时间、进行调查的地点和单位等资料。

（二）调查问卷的设计★1.调查问卷设计的原则①必要性原则：是指问卷的题量必须根据本次调查的主要目的来确定。

违反必要性原则的一个表现就是题量太大。

②可行性原则：是指问题的难度必须符合调查对象回答问题的能力。

③自愿性原则：是指问题的内容和问卷的形式应尽可能做到让调查对象乐于配合。

可能引起心理和思想上不良反应的情况有两种，第一是问题中涉及个人隐私等敏感内容，调查对象会产生种种顾虑，担心如实填写会给自己带来不利的影响，损害自己的切身利益。

第二是问卷的格式呆板、文字拥挤、问卷语言不简洁等形式因素。

★2.问卷中问题的类型和形式第一类，是有关调查对象个人基本情况的背景性问题，如年龄、性别、文化程度、职业、婚姻状况、家庭收入。

第二类，是有关已经发生和正在发生的各种事实和行为的客观性问题，如每天上网的时间是多少，用在子女教育方面的开支占家庭总开支的比例有多大，在大学读书期间是否参加过学生社团的活动。

第三类，是有关态度、情感、愿望、评价等方面的主观性问题，如关于衡量一个人成功的主要标志的观点，对当前房价居高不下的原因的看法，对某一职业现任领导的工作是否满意。

从形式上看有开放式（是指不提供任何具体的备选答案，而由调查对象自由填写答案的问题；优点：调查对象可自由地发表各种观点，收集的信息比较丰富、生动；缺点：是要求调查对象有较高的思想水平和较强的文字表达能力，且答卷花费的时间较多，而且主观性答案难以进行定量分析。

）和封闭式（是在提出问题的同时会给出几种甚至一切可能的答案，要求调查对象从中选取一种或几种答案。

特点：答题方便，问卷回收率高，数据容易进行量化处理，但是难以得到丰富、生动的建设性意见。

统计性调研常用封闭式。

）3.调查问卷答案的形式开放式问题不需要列出答案，只需要在问卷上留下一块空白即可，设计时需要考虑是所留空白的大小是否适合。

对封闭式问题，问卷要给出备选答案。

答案的具体形式主要有：（1）填空式，即在问题后面的横线上或括号内填写答案，适用于回答比较简单的问题，通常只需要给出一个很小的数字。

（2）是否式，即有两种答案可供选择的回答方式，适用于互相排斥的两者择一的问题。

（3）选择式，即列出多种答案，由调查对象自由选择一项或者多项的回答方式，适用于有三种以上可能答案的问题。

（4）排序式，即列出若干种答案，请调查对象给各种答案排列先后顺序。

（5）表格式，将同一类型的若干问题集中在一道题中，让调查对象在相应的表格中给出答案，实际上是多道选择题的浓缩。

第五章十、高层次信息还可以分为三类：1）是经验型高层次信息特点：做法具体，经验典型，可操作性强。

三要素：做法（成绩）效果、经验，核心要素是经验。

2）问题型高层次信息特点：是反映的问题具有普遍性和典型性。

三要素：问题、原因、对策，核心要素是对策。

3）是建议型高层次信息它是针对某些人所共知的热点，难点提问而提出的解决方案。

三要素：是建议事项、建议理由、建议方案，核心要素是建议方案。

其价值在于建议方案必须就可行性。

十一、信息工作的基本要求：1.准确完整2.及时高效3.使用适量十二、信息真伪的鉴别：1.信息内容与已经掌握的可靠数据资料是否有明显冲突。

如果有，对该信息就要进一步调查核实。

2.信息内容中是否有自相矛盾的地方，若干条信息之间有无相互矛盾的地方。

如果存在矛盾，则其中必有不真实的内容，必须加以核实。

3.信息来源是否可靠。

一般来说，通过正式文件、正规媒体、亲自调查观察得到的信息比较可靠，而道听途说、口头汇报以及一些非正式的书面材料得到的信息则应慎重对待。

4.信息传输的环节是否可靠。

传输的环节越多，信息就越容易失真。

信息源直接输送到信息中心的信息比较可靠，而经过多次中转的信息可靠程度就要打折扣。

十三、信息的深度加工：1.信息的浓缩提炼2.信息的综合研究十四、高层次信息：所谓高层次信息，是指反映事物全貌，揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。

它应具备三个要素：1.全面典型、明确简洁的情况概括。

2.有理有据、细致深刻的因果分析。

3.切实可行、有分析、有建议。

第六章十五、秘书参谋咨询的特点1.随机性：是指在和领导的共同工作中，秘书可以随时随地地发现问题，提出参谋意见。

2.从属性：是指由于秘书的参谋咨询活动是以领导的信任程度为基础。

3.多样性：一方面体现在参谋咨询内容的多样性；另一方面是形式的多样性。

4.主动性：是指秘书的参谋咨询没有明确的限定性，因此不能等领导提出研究任务再开始收集信息、分析情况，而应该积极主动地为领导工作提供智力服务。

十六、领导决策过程中的参谋咨询1.发现存在问题中的参谋咨询。

（详细P237）2.确定决策目标中的参谋咨询。

3.拟定备选方案中的参谋咨询。

4.选择决策方案中的参谋咨询。

5.实施完善决策中的参谋咨询。

6.为领导决策提供信息资料服务。

十七、日常工作中的参谋咨询1.调查研究和信息工作中的参谋咨询。

2.督查和协调工作中的参谋咨询。

3.文件起草中的参谋咨询。

4.会务工作和信访工作中的参谋咨询。

5.日程安排和突发事件处理中的参谋咨询。

6.对职能部门工作的参谋咨询。

十八、秘书机构的参谋咨询主要体现在哪些环节一是在领导确定调查对象和范围时，秘书机构要为领导提供初步信息，并提出具体建议。