机关办公自动化系统开发实例.pptx

第5章 机关办公自动化系统开发实例
接待人员办公室：负责组织安排接待上级领导机 关、外单位来校检查、参观访问的食、住、行等事宜 ；负责全校性大型会议的协调组织工作；负责接待室 和会议室的使用、管理工作；负责学校工作餐的安排 和管理；编印《校友通讯录》；负责日常的校友接待 工作，处理校友的来信来访。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上
红头文件
级
P1.1.1.1
机 回文 关
草拟公文
P1.1.1.4 提交审批
红头文件 请示发文单
校领导
P1.1.1.2 填写意见
P1.1.1.6 完成公文
公文印刷 P5 收 发 文 印 室
P1.1.1.3 填写备注
P1.1.1.5 填写主题词
P1.1.2内 部 办 文 子 系 统
P4 档 案 办 公 室
图5-5 机关办公管理信息系统第三层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5. 机关办公管理信息系统第四层 1) 公文办理子系统P1.1.1(主任办公室) 公文办理子系统如图5-6所示。 2) 内部办文子系统P1.1.2(主任办公室) 内部办文子系统如图5-7所示。 3) 档案管理子系统P1.1.3(主任办公室) 档案管理子系统如图5-8所示。
上级机关 校外单位
红头文件、通知
红头文件、请示发文单 校领导
回文、介绍信
办文任务、批示、 机关办公 工作安排表 管理信息系统
来访人员
邮局
报刊、信、函
投送报刊、信、函
校内人员
D1 校 办 档 案
图5-2 机关办公管理信息系统数据流程图
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上 级
红头文件 回文
机
关
一般
文件 撰写
P1.1.3档 案 管 理 子 系 统
图5-6 公文办理子系统
第5章 机关办公自动化系统开发实例
需修改公文
校领导
P1.1.2.1
草拟公文
P1.1.2.5 完成公文
P1.1.2.2 填写意见
文件办理单
P1.1.2.3 填写备注
P1.1.2.4 提交
请示单
任务
通 知
P2
Fra Baidu bibliotek
文秘办公室
校
外 介绍信 单
位
重 要 会 议 内 容 记 录
接 待 工 作 任 务 单
P3
接待办公室
P1 主任办公室 行政会议安排 一般文件归档
工作安排表
邮局
内部文件印刷 报刊、信、函 投送报刊、信、函
P5 收发文印室
红头文件 办文任务、文件批示
发文请示单
P6 校领导
红 头 文 件 归 档
档案办公室：及时认真地做好各门类档案文件和 材料的收集、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管 利用工作；把会议记录按不同的会议类别归档，所有 会议记录应由专人负责立卷归档；行政文件的归档； 有计划地编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开 发档案信息资源。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
收发文印人员办公室：负责报刊、信件、公函、 电报、挂号信、汇款单等投送工作，急件要随到随发 ；打印学校行政红头文件；打印校办交办的有关材料 。
根据上述部门的任务和职能，机关办公管理信息 系统具体分六个子系统，它们是：文件处理子系统、 信息发布子系统、校刊管理子系统、会议管理子系统 、档案管理子系统和电子邮件子系统，如图5-1所示。 本章主要对文件处理子系统做较详细的讲述。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
机关办公管理信息系统
文
信
校
会
档
电
P4
档案办公室
D1 文件
来
访
备备
人
份份
员
文公
件文
校
报刊、信、函
内
下发印刷的公文
人 员
图5-3 机关办公管理信息系统第一层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
3. 机关办公管理信息系统第二层(主任办公室P1) 机关办公管理信息系统第二层如图5-4所示。 4．机关办公管理信息系统第三层(P1.1文件审批) 机关办公管理信息系统第三层如图5-5所示。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
主任办公室：负责起草学校行政综合性文件；协 助校长组织安排校长办公会议程；审定每周召开的各 种行政会议；及时批阅、处理上级发给学校的各种行 政文件；参与学校重要的讨论、制定工作。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
文秘办公室：起草文件，审核公文；进行专题调 查，撰写调查报告，撰写校领导讲话稿；负责学校《 年鉴》大事记以及《北京联合大学简报》的编写；负 责学校每周活动日程的安排；为校领导安排用车；负 责收文的拆封、登记、传阅以及对文件的催、查办工 作；管理校长信箱工作，处理群众来信来访；负责学 校行政发文的编号、登记、上报和发放工作；收集校 办各个环节形成的材料，并立卷、归档，定期移交档 案办公室。
件
息
刊
议
案
子
处
发
管
管
管
邮
理
布
理
理
理
件
图5-1 机关办公管理信息系统模块图
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1.2 系统数据流程图 1. 机关办公管理信息系统 机关办公管理信息系统数据流程图如图5-2所示。 2．机关办公管理信息系统第一层 机关办公管理信息系统第一层如图5-3所示。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
图5-4 机关办公管理信息系统第二层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
红头文件 上
级
机
回文
关 重
要
文
件
红头文件、请示发文单
P1.1.1
P6 校领导 红头文件批示
公文办理子系统
红头
批示单
文件 归档
办文任务
P1.1.2 内部办文子系统
内部文件归档
P1.1.3
备份
档案管理子系统 印刷
P5 收发文印室
P2 文 秘 办 公 室
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上级机关
红头文件 回文
红 头备 文份 件文 归件 档
通知
P1.1
红头文件、请示发文单
办文任务、批示
P6 校领导
文件审批 D3 文 件 管 理 档 案
P1.2
需印刷 一 文件 般
撰 写
任 务
P5 收发文印室
P2 文秘办公室
日常工作处理
行政会议安排
P4 档 案 办 公 室 D4 会 议 时 间 安 排 表
第5章 机关办公自动化系统开发实例
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1 办公系统分析与设计 5.2 办公系统数据库设计 实践题
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1 办公系统分析与设计
5.1.1 系统任务 本系统是根据北京联合大学实际办公情况，对校
长办公室各部门的工作需求进行分析而设立的。校长 办公室主要有五个部门，它们是主任办公室、文秘办 公室、接待人员办公室、档案办公室和收发文印人员 办公室。现分别介绍这五个部门的职能。