时间管理课程：工具改变思维方式(第三章-3)

第三章工具改变思维方式30录音+手写的软件推荐38纸质资料电子化管理39无线打印系统操作流程40便捷式录音工具推荐易效能就是把时间管理的理念融会贯通，并通过工具把它落地。

今天我们分享的工具是“录音”。

很多软件都会带录音的功能，比如：印象笔记、手写软件---Notability等等。

不过我的理念是：专业的事情，你就要用专业的工具去做。

也就是说你做某件事涉及到某个专业领域，这时你就要用相对专业的工具去完成它。

比如说，我现在录喜马拉雅，就会用易录这款软件。

平时，如果需要长时间录音：开会、学习、出去参加培训，我也都会用易录这款软件。

易录是一款蛮专业的录音软件。

平时随便录一录，临时有一件什么事情需要录音，我也会用印象笔记。

比如我正在写笔记的时候，就会用印象笔记录一下。

易录有什么功能呢？它的核心特点是：1、静音的时候不录。

我不建议你用录音笔。

因为使用录音笔的话，你后期还要到导入，很麻烦，易录完全可以替代它。

在你的手机或iPad上下载一个易录，使用起来非常方便。

而且录音笔不智能，即使在静音时它也会一直录，你需要人为地去把它关掉。

如果你忘记关了，它就会一直录下去。

并且之后的操作很麻烦，你想要删掉静音的部分很难。

所以用易录替代录音笔的价值之一就是：在没有声音的时候，它会自动暂停，有声音了又会自动启动。

晚上睡觉时，你可以试试用易录来录你的梦话。

我曾经就录过自己的梦话，晚上睡觉之前开启易录放在床边，第二天早上起来，看到有很短的一段录音，只有几秒钟，于是我就听到了自己昨晚说的梦话了。

是不是很好玩？今天你也可以试试看。

2、易录可以简要编辑。

易录录制完成之后，我们可以简要地剪辑、粘贴，还可以重新录音，插入、覆盖等等。

这些功能是一般软件没有的，只有特别专业的设备才会有。

我在录制喜马拉雅的节目时，有时候需要剪掉一段，比如出现了过多的语气词等等，易录就能很方便地做到，它在录音领域的软件里就显得比较专业了。

如果你需要更专业的录音软件，这时如果你使用的是苹果设备，那你就可以使用“AU”这个软件了，不过AU的操作比较复杂，需要电脑才能操作，所以还是易录来得更方便简洁。

易录的两个核心功能凸显了它的专业性：第一个是可以在没有声音时自动停止录音，有声音了又会自动启动录音；第二个是可以简要做编辑。

而且易录这款软件应该是全平台的，大家可以去下载一下。

边学习，边整理，边分享，在朋友圈分享或是找一群人分享，共同研究，我们提升的速度就会非常快。

这也是易效能在中国能够快速地开办这么多期课程的成功要诀之一。

知识学一遍是没有用的，你要重复学，学很多遍，直到最终完全掌握。

在这个过程中，你的分享就变得很有价值。

录音+手写的软件推荐给大家推荐一个新的工具，叫手写。

很多人很习惯用纸笔，之后我也会讲讲纸笔的系统。

那我们先来谈谈在iPad上的“手写”，就是用“一指禅”来写文字的系统。

这个软件叫做Notability。

我建议你在iPad上使用这款工具，这样用起来更方便。

我大概用了它五六年了，自从有了iPad以后就开始用的。

应用场景是怎么样呢？一般情况下，我是在去参加培训课的时候用这款软件。

有时候是在公司开会的时候，或者个人写一些东西，写日记的时候用。

我们介绍过印象笔记，印象笔记和它的区别是什么？印象笔记主要是用来输入文字和存储所有类型笔记的工具。

而Notability主要是用来手写的。

我来介绍一下Notability有什么功能，一共3个部分：第一部分，我综合性地概要介绍一下它的功能。

第一，它可以输入文字，也就是说你可以打字。

第二，就是我们讲的手写。

它有铅笔，还有粗的荧光笔、喷笔，还有橡皮。

很重要的是，它可以同时记录和录音。

在你手写或者是输入文字的时候，还可以同时录音，这样就很方便地把文字和音频记录在一起。

这些功能，在开会，或者听课程的时候，是非常好的。

第二部分，我来讲讲它的共享。

首先，它可以直接备份在iCloud当中，也就是调用苹果系统的iCloud，可以实现在iPad、iPhone设备之间的共享。

同时，我们可以把手写完的文件共享到印象笔记当中，它会转化成为PDF。

也可以发邮件给别人。

一般情况下，我会通过共享这个功能，把它存在印象笔记的相应的笔记本当中。

所以，这个软件是我加工过程的软件，不是我最终存入的软件。

如果我们把所有的资料散落存放在各个APP当中，那么将来查找会很不方便。

如果完全用印象笔记去做手写笔记，它虽然可以，但是功能不是最强大的。

所以我用Notability来手写，然后用共享的功能存在印象笔记当中。

最后一个部分，我要谈谈手写铅笔具体来怎么用，这很关键。

我用它的时候，这个功能是用的最多的。

如果你用iPad，用手指在屏幕上直接写字的话，那你的字不可能写得太小。

如果你要去买数码笔，现在有很多种，你要携带、充电，那会很不方便，所以我不太建议你使用。

我还是建议你用一个手指来写。

Notability这款软件有一个特殊的功能，就是你可以在一个小框里面写字，然后它自动会缩小，进入到整个屏幕里面变成一小行。

具体怎么做呢？点击上半部的铅笔，点完铅笔之后再点一下，就可以选择轨迹的类型以及轨迹的大小。

在右下角有一个放大镜，点开它，会出来一个窗口，这个窗口大概会占到整个iPad屏幕下半部分的1/3到1/4，甚至是1/5，你可以根据自己的情况来选择。

然后写字就会很方便，写到右边它也会自动换行。

它还可以设置左撇子或右撇子的功能，非常方便。

你在这个窗口里面写字，它会自动变成上面的一小行字，具体的比例你可以调，这是我经常用的软件功能，这也是我喜欢Notability的原因。

纸质资料电子化管理为大家分享一个新的工具，它叫做“扫描全能王”。

相信大部分职场人士都遇到过这样的情况：工作中会产生的大量纸质文件，我们通常把它放在家里或是办公室里，当我们外出的时候，可能会突然要用到它们，这时候我们根本拿不到它们，这时我们应该怎么办？到目前为止，我们离不开纸质的系统，然而为了使用方便，我们也要开始慢慢将许多重要的资料电子化储存！对纸质的文件、文档进行电子化，我运用的工具是扫描全能王。

它类似于上一讲我们所讲的手写工具Notability。

Notability是一个过程性的软件，扫面全能王也是一个过程性的软件。

把纸质文件的拍照，经过简要的处理后，最终我还是会把它存在印象笔记当中。

我先来介绍一下扫描全能王的基本功能，再来强调一下它的一些关键功能。

第一部分我们讲基本功能。

扫描全能王有拍照生成的功能和导入图片生成的功能。

这两个基本的功能你只要点开软件，进去就会使用了。

界面下方的正中间有个拍照的按钮，右下方还有一个图片的按钮，分别是拍照和图片导入的功能。

第二部分我们讲讲它的特殊功能。

1、标签分类功能扫描全能王可以建立标签，其实这就是分类的功能。

我们有大量的文件，如果你不进行分类，不便于寻找。

所以分类和标题非常重要！我来介绍一下我是怎么分类的：我有很多证件，把它们电子化以后，建立“证件”这个类别。

有时候我会读一些书，我不需要把书籍整本的拍照，所以，我拍关键的页面，然后建立“书籍”这个分类。

很多健康的记录，比如体检报告等等，我会把它分类一个叫“健康”的标签。

我们的合同、说明书、保修卡，旅行......都是需要有一些记录分类的。

还有关于家庭事务的记录，比如说关于孩子的一些文档，成绩单之类的。

工作当中的会议纪要、重要文档，学习笔记等等都需要有记录和分类。

可能你的分类和我的不太一样，不过没关系，我们要做到的只是建立好分类！这样你拍照和记录的时候就有地方存了。

2、共享功能扫描全能王有一个云空间，也就是说软件本身就提供了在多个设备之间存储以及同步的功能，你注册一个账号就可以使用。

有的需要花钱买，但是它有给一定的免费空间，不够用了你可以再买。

我一般会用一用它的空间，但是我不把它作为最终存储的地方，我先在这里做一些编辑整理工作，然后再把整理好的资料导出，最后存到印象笔记当中。

它的导出也很方便，而且我们可以把它导出成PDF。

PDF的好处是文档比较小，但它也有坏处，就是不易更改。

所以扫描全能王的底稿也要保存好。

比如说当我们的证件更换了的时候，“全家的证件”这个文档，就需要更改了。

要用扫描全能王再拍一遍，然后再把原来的删除掉，重新生成一个PDF的文档，放在印象笔记当中。

大家可能会问我：为什么不直接用印象笔记呢？印象笔记可以用来保存，但它目前没有生成PDF的功能，你只能拍一张张的图片进去。

这样的话，第一，它的坏处是文档比较大；第二，要分享给别人很不方便，而PDF的分享是很方便的。

每一个软件都有它的特点，不能按照厂商所宣传的那样，认为它能满足用户的所有需要。

每一款软件都不能满足大家的所有需要。

即使有软件真的做到了能满足大家的所有需要，那它也不见得是做得最好的，这叫术业有专攻。

来参加易效能的课程，我们就会告诉你每个软件之间的优势和劣势，然后你融会贯通，把它用好，就能提升效率。

扫描全能王还有一个非常好的功能，我最后来讲一下：它可以在拍照和导入图片的时候，对每一张图片自动裁边。

你拍的图片可能歪歪扭扭，有点像梯形，但是，它可以给你裁成方方正正的长方形，这样真的是很妙！扫描全能王应该是全平台的。

它也是一款过程性的软件。

你通过拍照、导入图片，然后把它编辑好导入到印象笔记当中存储，但是一定记住要保留原稿在扫描全能王中。

最后需要特别强调的是：一定要建立好标题和标签！无线打印系统操作流程今天分享一个我用了多年的系统，叫无线打印系统。

我会推荐一款软件和两款硬件给大家参考使用。

首先，我推荐的这款软件名叫Printer Pro，它能够让我们很方便地管理打印内容。

iPad和iPhone上，很多软件都有一个发送键，点开它，往往就会有打印的功能。

但是如果你没有无线打印系统，就不能打印。

在多年前，我就通过这个发送键，往下探索、研究。

后来，我在苹果官方网站上看到了它的无线路由器可以支持无线打印。

我就买了一款，之前我也推荐过，叫Airport。

它能提供无线上网的功能；也能提供无线播放音乐的功能，当然是需要连接音箱的。

它还能提供无线打印的功能，可以通过USB接口连接到一款支持无线打印的无线打印机上面就OK了。

无线打印机都有什么型号呢？你可以上苹果的官方网站去看一看，它推荐了有哪些打印机是支持的。

这是透过苹果系统，通过一个软件Printer Pro，通过无线路由器Airport，通过无线打印机来实现无线打印的方式。

现在市面上也有很多路由器，都支持无线打印的功能。

所以，你可以详细地去看看那些路由器的说明，以及产品的介绍。

无线打印机有各种各样的：有的可以直接生成一个WiFi，每次打印都需要连接，非常麻烦。

我推荐的这个系统，你把无线打印机连接到无线路由器上，只要你的手机和它在同一个WiFi当中，你一点打印，它就能自动地激活无线打印机，既省电又方便。